C OS ’ È UN EVENTO Il termine evento viene solitamente usato per descrivere uno specifico rituale, una cerimonia, una manifestazione o una performance, specificatamente creata e scrupolosamente pianificata per celebrare una particolare occasione o per raggiungere determinati scopi, di natura sociale, economica o culturale.

Per evento si intende ogni possibile tipo di avvenimento : manifestazioni, sfilate,inaugurazioni, congressi, simposi, tavole rotonde, workshop, ricorrenze stagionali, serate apparentemente ludiche che hanno però scopi comunicazionali. L’elenco potrebbe davvero essere molto lungo, hanno tutte un solo denominatore comune: la necessità di un organizzatore che sappia mettere insieme alcuni ingredienti.

Il desiderio di riunirsi e di celebrare è insito nell’essere umano ed è alla base di qualsiasi evento “A special event is that which is different from a normal day of living” (1955 Robert Jani responsabile relazioni esterne Disneyland)

E VENTI COME MARKETING TERRITORIALE Gli eventi (fiere, festival, mostre, convegni, percorsi di sensibilizzazione ecc.) hanno assunto negli ultimi anni un peso crescente nelle politiche di sviluppo del territorio, catturando l’attenzione dei responsabili degli enti locali in un’ottica di promozione del welfare e della coesione sociale. Il ruolo degli eventi è considerato come uno strumento importante di marketing territoriale e può essere utile analizzare i vari tipi di impatto che l’organizzazione di un evento produce sul territorio ospitante.

E VENTI COME MARKETING TERRITORIALE Capacità di attrarre la cittadinanza Diffondere e migliorare l’immagine dell’area che li ospita Attirare sponsorizzazioni

P ERCHÉ SI VUOLE ORGANIZZARE UN EVENTO ? Con la creatività e la pianificazione, si può realizzare un evento che sia divertente e stimolante. Per definire un sensazionale evento, è importante individuare lo SCOPO I bisogni e le motivazioni dei volontari sono molto rilevanti nella costruzione del programma di comunicazione questi esprimono propositi e obiettivi

I L PROCESSO Pianificazione Gruppo di lavoro (ruoli chiave e supervisore dell’intero processo) Logistica ( biglietteria, pulizia, staff….) Gestione finanziaria dell’evento ( fonti di finanziamento reperibili e costi da sostenere budget plan) Marketing Gestione del rischio ( rischi fisicidi sicurezza, di capacità nel controllo dei flussi di persone …) Valutazione dei risultati conseguiti ( follow up )

L EVE DI MARKETING Scelta della location Sistema di prenotazione ed erogazione biglietti ( diversi canali) Comunicazione con mezzi promozionali ( advertising, relazioni pubbliche, promozioni, direct marketing, e sito internet) Sponsorizzazione pubbliche o private (attenzione odv!) Partner media

C OME FARE PER ATTIRARE L ’ ATTENZIONE DI UN E NTE PUBBLICO ? I territori cercano con crescente attenzione di attuare strategie imprenditoriali per rendere visibile l’operato dell’Ente

I MPORTANZA DELLA COOPERAZIONE E’ fondamentale creare una rete di soggetti che possano una volta condiviso lo scopo, condividere gli sforzi e le esperienze al fine di una migliore gestione degli eventi stessi e per creare nuove opportunità

L A PROSSIMITÀ ALLA CITTADINANZA Organizzare un evento non significa preparare tutto nei minimi dettagli e poi data visibilità all’organizzazione “aspettare”. Per far sì che l’evento sia di buona riuscita è importante: “animare”- coinvolgere – rendere partecipe il pubblico - divertire o far riflettere – “stare nei tempi”

P ER CREARE UN ’ ATMOSFERA DA EVENTO Spirito festivo Unicità Qualità Tradizione Ospitalità Il tema

P ER PIANIFICARE UN EVENTO SONO ESSENZIALI ALCUNI PASSAGGI : preparare un piano d’azione e una tabella di marcia; serviranno a monitorare i progressi fatti e a modificare, se necessario, strategie e obiettivi; assegnare i compiti ai collaboratori in base alle attitudini personali e chiarire mansioni e responsabilità di ciascuno; preparare una bozza del programma tenendo conto delle esigenze e delle eventuali precedenti esperienze; chiedere consigli a chi ha già organizzato un evento analogo; inviare un invito formale e una descrizione dettagliata degli argomenti da sviluppare a ciascuno degli attori coinvolti; scegliere una sede che abbia i requisiti adatti; è utile chiedere una conferma scritta della prenotazione; trovare gli spazi per le sessioni plenarie e i gruppi di lavoro; programmare le iscrizioni e gli altri aspetti logistici se necessari; stipulare un’assicurazione sui danni alle persone

F ASE PRELIMINARE individuazione degli obiettivi individuazione del budget individuazione della sede individuazione della data individuazione dei tempi definizione degli aspetti organizzativi individuazione dello staff organizzativo individuazione dei patrocini

F ASE INTERMEDIA definizione e approfondimento dei contenuti che caratterizzeranno l’evento calendario individuazione degli attori elaborazione mailing degli invitati ideazione della linea grafica stesura dell’invito

F ASE ESECUTIVA Analisi di tutti gli aspetti organizzativi e logistici spedizione degli inviti arredo della sede servizi: segreteria, catering, servizio fotografico, ecc. organizzazione logistica accoglienza preparazione dei materiali informativi copertura assicurativa pubblicizzazione dell’evento aspetti organizzativi valutazione

F ASE CONCLUSIVA verifica dei risultati archiviazione dei materiali prodotti atti nel caso di convegni e conferenze

P RECISAZIONE SU ELABORAZIONE MAILING INVITATI È necessario individuare in maniera corretta il pubblico che si intende coinvolgere quale destinatario del messaggio di comunicazione. Per la realizzazione di una buona mailing si procede a individuare le categorie di riferimento e poi, all’interno di queste, gli eventuali referenti per l’argomento di interesse. Si dovranno considerare sempre le autorità politiche di riferimento (locali e nazionali); ove opportuno, si possono coinvolgere, per conoscenza, anche le altre autorità istituzionali non direttamente interessate (prefetto, sindaco ecc.).

La mailing list deve essere sempre aggiornata sia nei recapiti sia nel ruolo dei soggetti. Una volta selezionati i nomi, infatti, si tratta di verificare attentamente il titolo (dottore, ecc.), il nome di battesimo e il cognome, la struttura di appartenenza e l’eventuale incarico (per esempio: direttore, coordinatore ecc.) La lista degli invitati di solito risulta dalla collaborazione fra gli “ideatori” dell’evento (ad esempio il responsabile scientifico di un convegno) e l’eventuale responsabile delle comunicazioni, il quale ha la possibilità, in virtù del ruolo ricoperto, di conoscere in quale modo e rispetto a quale pubblico di riferimento l’evento stesso può essere rivolto.

Nell’organizzazione di un convegno è opportuno valutare anche l’apporto dei relatori che possono segnalare una serie di nominativi di persone interessate a partecipare all’evento. Per ogni evento è possibile individuare, all’interno della lista degli invitati, un gruppo di soggetti che l’ente organizzatore ritiene di particolare interesse per il conseguimento degli obiettivi prefissati per l’evento. Per assicurarsi la loro partecipazione - o per lo meno per stimolarla in modo incisivo - è opportuno realizzare chiamate di follow-up a qualche giorno di distanza dalla spedizione degli inviti e poco prima dell’evento stesso, così da chiedere notizie sulla ricezione dell’invito stesso e al contempo caldeggiare la partecipazione.

PER LA BUONA RIUSCITA DI UN EVENTO ASSICURARSI SEMPRE ANCHE DELLA PARTECIPAZIONE DEL PUBBLICO GRAZIE VIVIANA VELTRE