Bologna 10 marzo 2011 Disciplinare informativo delle procedure di gestione e di controllo per l’erogazione dei voucher di carattere conciliativo, destinati alle famiglie dell’Emilia-Romagna per la frequenza ai nidi d’infanzia, di cui alla deliberazione della Giunta regionale n. 106 dell’1 febbraio 2010 Approvato con determinazione n del 24 febbraio 2011

2 Confronto disciplinari Disciplinare 2009 – 2010 Stato avanzamento intermedio 1° rendicontazione intermedia 2° rendicontazione intermedia Modello 3 – liquidazioni mensili Modello 4 – dichiarazione di stato avanzamento Rendicontazione finale - entro il 20/10 Modello 3 – liquidazioni mensili Modello 5 – relazione finale Modello 6 – proposta di rendiconto Modello 7 – dichiarazione pagamenti effettuati Modello 1 bis aggiornato - anagrafiche 2 Disciplinare 2010 – 2011 Stato avanzamento intermedio Modello 4- relazione di stato avanzamento intermedio – Dati al 28/2 da inviare entro il 31/3 Il modello 3 – “Lista spese sostenute” dovrà essere comunque tenuto aggiornato presso l’ente ma andrà inviato alla Regione solamente in sede di rendicontazione finale Rendicontazione finale - entro il 31/10 Modello 3 – lista spese sostenute Modello 5 – relazione finale Modello 6 – dichiarazione finale della spesa Modello 7 – monitoraggio offerta complessiva Modello 1 bis aggiornato – anagrafiche (solo nei casi di subentri o rinunce) NEW

3 A. Informazione dell’iniziativa, selezione dei destinatari, avvio attività 1 Gli Enti referenti per l’ ambito distrettuale provvedono a:  garantire adeguata e tempestiva informazione dell’iniziativa  espletare le procedure di ammissione e di selezione delle domande di voucher  verificare i requisiti di ammissibilità al voucher prima dell’invio alla Regione delle graduatorie  inviare al “Servizio Lavoro” della Regione Emilia Romagna, ai fini della presa d’atto delle graduatorie, formale comunicazione contenente quanto segue. 3

4 A. Informazione dell’iniziativa, selezione dei destinatari, avvio attività 2  Contenuti della comunicazione:  estremi degli atti di approvazione delle graduatorie;  numero complessivo dei posti voucher attivati (corrispondente al numero dei destinatari indicati nel Modello 1 sotto citato);  numero totale dei voucher richiesti (corrispondente al numero complessivo delle mensilità di erogazioni previste;  importo del finanziamento FSE richiesto (corrispondente al numero totale dei voucher richiesti e coincidente con l’importo indicato nel Quadro di controllo del Modello 1);  Modello 1 - Elenco destinatari avvio (anche in formato elettronico a Si rammenta che la percentuale prevista nel Modello 1 deve essere uguale o superiore a quella prevista in fase di 4

5 B. Liquidazione anticipo Entro 15 gg dalla comunicazione dell’avvenuta presa d’atto delle graduatorie, inviata dal “Servizio Lavoro”, gli Enti sono tenuti ad inviare al Servizio “Gestione e Controllo delle Attività realizzate nell'ambito delle Politiche della Formazione e del Lavoro”:  Richiesta di anticipo del 70% della quota FSE, come da Modello 2 – “Richiesta di anticipo”;  Modello 1-bis “Tracciato anagrafica Destinatari” (anche in file excel alla casella di posta elettronica dedicata). 5

6 C. Adempimenti in corso d’opera 1 Obbligatorietà della raccolta e conservazione presso il Comune referente per l’ambito distrettuale delle fatture/ricevute fiscali (o copie conformi all’originale e comunque documenti contabili aventi forza probatoria equivalente) emesse dalle strutture. La somma dovrà coincidere con l’importo totale della retta. Tracciabilità del pagamento totale delle rette attraverso l’acquisizione di una dichiarazione emessa dalle strutture per i servizi nido dalla quale si evinca che tutte le rette sono state incassate o dal Comune nel solo caso in cui sia lo stesso ad erogare la quota spettante alle singole famiglie. Il valore massimo del voucher, finanziato dal Fondo Sociale Europeo, non deve essere superiore al 50% della retta effettiva a carico dell’utente comprensiva di tutte le spese e in ogni caso non superiore ai 250,00 Euro 6

7 C. Adempimenti in corso d’opera 2 Tracciabilità di tutti i mandati di liquidazione dei Comuni (da presentarsi in sede di verifica anche in formato elettronico); Verifica, da parte dell’amministrazione erogante, della fruizione del servizio all’interno delle strutture private autorizzate; Aggiornamento periodico del foglio di monitoraggio delle liquidazioni mensili (Modello 3 – Lista spese sostenute) da conservare presso i propri uffici; Monitoraggio dei subentri e ritiri ai fini dell’aggiornamento del modello 1-bis; Invio del Modello 4 “Stato di avanzamento” entro il 31/03 dell’anno successivo all’anno di avvio delle attività (es. voucher conciliativi 2010/2011, invio del modello 4 entro il 31/03/2011). 7 NEW

8 Stato di avanzamento intermedio (Modello 4) Richiede alcuni dati di avanzamento al 28/2, tra essi: Numero dei destinatari (approvati e alla data di cui sopra); Numero totale voucher approvati e alla data di cui sopra (N°destinatari x n°mesi di fruizione); Finanziamento FSE (in presa d’atto ed erogato alla data); Contributo Comunale (in presa d’atto ed erogato alla data); Percentuale di contribuzione Comunale (in presa d’atto e alla data); Numero di destinatari voucher avviati ed indicati nel Mod. 1; Numero di rinunce, di subentri e di coloro che hanno perso i requisiti; Una descrizione delle modalità organizzative (in particolare se ci sono stati scostamenti rispetto alle previsioni); Eventuali criticità; L’attività di controllo attivata nel corso dell’erogazione dei voucher. 8

9 Stato di avanzamento intermedio (Modello 4) 9

10 Nuovo allegato 3 – lista spese sostenute 10

11 Nuovo allegato 3 (una riga per mensilità) Il mandato di pagamento con il quale è stata liquidata la quota FSE o Numero, data, comune titolare del mandato, importo mandato Il mandato di pagamento con il quale è stata liquidata la quota comunale. Tali dati sono da compilare solo nel caso in cui la quota comunale sia riferibile ad un mandato diverso da quello che liquida la quota FSE. I dati specifici della mensilità di voucher: o Il comune che ha ammesso alle agevolazioni, con propria graduatoria, la struttura nido, il destinatario, i valori in euro delle quote della retta: Quota FSE, Quota Comune, Quota Destinatario, Retta totale, il mese, i controlli: inserire una crocetta (x) in quelle mensilità nelle quale il comune ha effettuato i controlli sostanziali sui requisiti di ammissibilità al voucher. o Si ricorda che il valore delle quote FSE delle mensilitià controllate deve rappresentare almeno il 5% del totale del progetto. 11

12 D. Rendicontazione dell’iniziativa 1 Gli Enti referenti, ai fini della rendicontazione finale, dovranno inviare entro il 31/10  Modello 3 – Lista spese sostenute: contiene l’elenco di tutte le spese sostenute relative all’operazione e va inviato all’amministrazione regionale solo al termine dell’attività;  Modello 5 – Relazione finale;  Modello 6 – Dichiarazione finale della spesa sostenuta;  Modello 7 - Dati di monitoraggio sull’offerta complessiva;  File aggiornato del Modello 1-bis “Tracciato destinatari”, nel caso di subentri o rinunce. 12 NEW

13 D. Rendicontazione dell’iniziativa 2 Dalla lista spese sostenute (Modello 3) deve potersi evincere che la quota di contributo degli Enti beneficiari venga mantenuta almeno come medesima percentuale di rapporto sul finanziamento. L’amministrazione regionale in seguito al ricevimento della rendicontazione finale provvederà alla quantificazione e comunicazione del saldo spettante e all’erogazione dello stesso previo invio della relativa richiesta di erogazione su presentazione di regolare nota. 13

14 Modello 7 (dati monitoraggio offerta) Nel modello 7 vengono richiesti alcuni dati in merito all’offerta di posti nido. Si richiedono i dati dell’annualità conclusa e quelli dell’annualità precedente In particolare: I posti nido a gestione pubblica I posti nido a gestione privata convenzionati (con indicazione dei posti voucher messi a disposizione) I posti nido a gestione privata non convenzionati (con indicazione dei posti voucher messi a disposizione) 14

15 E. Monitoraggio e controllo da parte degli Enti referenti Gli Enti sono tenuti a verificare la veridicità delle autodichiarazioni dei genitori destinatari dei voucher, in merito al permanere del possesso dei requisiti per l’ammissione al voucher, attraverso controlli su un campione di mensilità che rappresenti un totale di quota FSE non inferiore al 5% dell’importo FSE complessivo. I tre requisiti previsti per l’ammissione al voucher sono: 1. Reddito 2. Condizione occupazionale 3. Residenza Per evidenziare le mensilità su cui è stato effettuato il controllo a campione su tutti e tre i requisiti di cui sopra è sufficiente apporre una X nell’apposita colonna dell’Allegato 3 – “Lista spese sostenute”. 15

16 F. Monitoraggio e controllo da parte della Regione 1 La Regione effettuerà controlli in loco sulla documentazione e sui dati trasmessi dagli Enti, in occasione della rendicontazione finale, al fine di verificare la presenza e la correttezza della seguente documentazione:  Avvisi pubblici rivolti ai nidi privati e alle famiglie.  Si ricorda che, come da precedente “raccomandazione per l'attuazione dell'intervento”, l’informazione e la pubblicizzazione dovrà essere garantita secondo i principi di trasparenza, parità di accesso ed equità di trattamento a tutti i soggetti privati potenzialmente interessati attraverso forme di pubblicizzazione (quali ad esempio albo pretorio, siti internet, ecc.) 16

17 F. Monitoraggio e controllo da parte della Regione 2 Altra documentazione soggetta a controllo:  Avvisi pubblici rivolti ai nidi privati e alle famiglie  Fatture o documenti contabili aventi forza probatoria equivalente, emessi dalle strutture e documenti collegati (vedi punto 2);  Mandati di pagamento dei Comuni (visibili in loco anche in formato elettronico);  Documentazione attestante l’intero pagamento delle rette;  Le dichiarazioni di certificazione dei destinatari e la documentazione attestante la verifica e i controlli effettuati anche in merito alla frequenza, al reddito, alla residenza e alla condizione occupazionale. 17

18 G. Informazione I Modelli 1, 1bis, 1bis finale e 3 finale dovranno essere inviati da parte degli Enti referenti per l’ambito distrettuale anche in formato elettronico al seguente indirizzo: Referenti regionali:  per il Servizio Gestione e Controllo delle Attività realizzate nell'ambito delle Politiche della Formazione e del Lavoro:  Unità Gestione: Tolomelli Silvia e Podetti Cristiana  Unità Rendicontazione: Marinosci Annarita, Papi Laila, Chiarini Barbara  Unità Pagamenti: Falbo Luigi  per il Servizio Lavoro: Stanzani Luisa 18