La legislazione archivistica 2013 Maria Guercio

la svolta normativa sulla tutela degli archivi: il testo unico del 1999 e il codice del 2004 Delega al governo con legge 352/1997 Obiettivo pratico del testo unico del 1999: coordinare, chiarire e semplificare il complesso di norme sulla tutela, conservazione e valorizzazione del patrimonio culturale e ambientale che si sono giustapposte e sovrapposte nel tempo Previsione di una revisione entro tre anni Codice per i beni culturali (42/2004)

le premesse - 1 La prima legge che disciplina gli archivi e la loro tutela fu emanata nel Regno d’Italia unito nel 1875 (Regio decreto 27 maggio, n. 2552, ordinamento generale degli Archivi del Regno: è il primo e fondamentale provvedimento che il nuovo Stato adotta per la tutela degli archivi delle pubbliche amministrazioni, con disposizioni anche per la loro corretta formazione Più tardi furono emanati i regolamenti di attuazione, con la pubblicazione degli strumenti fondamentali per la organizzazione e corretta conservazione degli archivi: i titolari (sistemi di classificazione delle carte) pubblicati nel 1897 peri Comuni e il regolamento n. 35 del 1900 per gli uffici statali

le premesse - 2 Da 1875 ad oggi i provvedimenti normativi sugli Archivi di Stato (legge n del 22 dicembre 1939; DPR n del 1963; il D.Lgs 490 del 1999, e infine D.lgs 42 del 2004) hanno ribadito, in parte ridisegnandoli, gli istituti di tutela e perfezionato gli strumenti di intervento attribuiti allo Stato, senza mai abbandonare il principio che l’archivio pubblico è tutelato dal momento della sua formazione, per garantirne la conservazione permanente in condizioni di accessibilità e di integrità della documentazione. il d.lgs 490 del 1999 e successivamente il codice dei beni culturali 42/2004 definisce gli archivi pubblici come beni culturali, degni di tutela fin dalla loro formazione.

le norme coordinate nel Codice dei beni culturali e del paesaggio (d.lgs 42/2004) legge 1089/1939 sui beni culturali (che ha costituito il tracciato per la formazione dei nuovi testi) legge 1497/1939 sui beni paesaggistici dpr 1409/1963 sui beni archivistici d.lgs 112/1998 sul trasferimento alle Regioni delle funzioni stabilite dall’art. 117 della Costituzione d.lgs 281/1999 sulla consultabilità e tutela della riservatezza legge costituzionale n. 2/2001 (artt sulla valorizzazione del patrimonio culturale) norme di diversa importanza: ad esempio, in materia di circolazione dei beni culturali, di agevolazione fiscale per gli interventi a favore del patrimonio culturale (legge 512/1982) Si tiene inoltre conto della normativa sulla gestione informatica dei documenti

la struttura del codice Parte I. Disposizioni generali Parte II. Beni culturali –Titolo I. Tutela: esercizio delle funzioni e delle attività diretta ad individuare i beni facenti parte del patrimonio culturale e a garantirne la protezione e conservazione a fini di pubblica fruizione (art. 3); è competenza esclusiva dello Stato al fine di garantirne l’esercizio unitario (art. 4); sono previste deleghe di competenza (es. beni librari) –Titolo II. Fruizione e valorizzazione: esercizio delle funzioni e attività dirette a promuovere la conoscenza del patrimonio culturale e ad assicurarne le migliori condizioni di utilizzazione fruizione pubblica compatibilmente con le esigenze di tutela (art. 6); è in regime di legislazione concorrente: le regioni legiferano nell’ambito di principi generali posti dalla legge statale Parte III. Beni paesaggistici Parte IV. Sanzioni Parte V. Disposizioni transitorie, abrogazione ed entrata in vigore

in particolare le disposizioni generali - 1 Sono l’attuazione del nuovo dettato della costituzione in materia di fruizione e valorizzazione e di definizione delle responsabilità per la tutela: funzioni dello Stato e cooperazione tra enti pubblici Enunciano (art. 2) i principi generali cui la legge si conforma: –rispetto alla normativa precedente stabiliscono l’obbligo (in precedenza rimesso all’interpretazione giurisprudenziale) di conservazione e di salvaguardia dei beni culturali a carico di tutti i soggetti, pubblici e privati, che ne siano proprietari, possessori o detentori; –prevedono inoltre l’obbligo per i soggetti pubblici della pubblica fruizione

la definizione di patrimonio culturale Art. 2: “sono beni culturali le cose immobili e mobili che ai sensi degli articoli 10 e 11 presentano interesse artistico, storico, archeologico, etno-antropologico, archivistico e bibliografico”: –diviene esplicito il riferimento ai beni archivistici –per il riferimento agli articoli successivi, consegue che nel caso degli archivi privati la dichiarazione di importante interesse storico da parte del soprintendente archivistico è costitutiva della qualità di bene culturale

in particolare il Titolo I Titolo I. Beni culturali –Capo I. Oggetto della tutela (tipologia dei beni, individuazione e disposizioni generali) –Capo II. Vigilanza e ispezione –Capo III. Protezione e conservazione –Capo IV. Circolazione in ambito nazionale (alienazione, prelazione, commercio) –Capo V. Circolazione in ambito internazionale –Capo VI. Ritrovamenti e scoperte –Capo VII. Espropriazione

codice e norme archivistiche Il codice (come già del resto il testo unico) non sostituisce integralmente la normativa archivistica del 1963 (il dpr 1409/1963) poiché interviene esclusivamente sul problema della tutela, conservazione e valorizzazione e ingloba, riscrivendole, solo le norme relative alla vigilanza e alla conservazione. Poiché è basato sulla legge 1089/1939 non mantiene la struttura logica e razionale della specifica normativa archivistica approvata nel 1963 con il dpr 1409 e “spalma” le norme sugli archivi (in precedenza concentrati in un solo sintetico provvedimento) in tutto il complesso di disposizioni (184 articoli contro i 22 articoli abrogati del dpr) Il codice introduce sanzioni e risolve alcune ambiguità in materia di poteri delle sovrintendenze sull’osservanza degli obblighi di conservazione Il codice stabilisce come principio normativo la collaborazione con gli enti territoriali, che in passato (dopo la nascita delle Regioni nel 1975) avveniva di fatto ma non era regolamentata.

i beni archivistici nella normativa - 1 I beni culturali sono oggetto delle disposizioni di tutela, conservazione e valorizzazione (dlgs 112/1998, art. 148) I beni archivistici sono definiti beni culturali (art. 10) in quanto cose mobili appartenenti allo Stato, alle regioni, agli altri enti pubblici territoriali, nonché ad ogni altro ente ed istituto pubblico e a persone giuridiche private senza fine di lucro, che presentano interesse….storico (comma 1) e in particolare sono: –gli archivi e singoli documenti dello Stato, delle regioni, degli altri enti pubblici territoriali nonché di ogni altro ente ed istituto pubblico (comma 2, lett. b) –gli archivi e singoli documenti dei privati per i quali sia intervenuta una dichiarazione di interesse storico particolarmente importante (comma 2, lett. b)

i beni archivistici nella normativa - 2 Nel caso degli archivi dello Stato o degli enti pubblici si riconosce la tutela sugli archivi sin dalla formazione (più esplicitamente rispetto al dpr 1409/1963), mentre per gli archivi privati si definisce un limite di rilevanza per l’applicazione della norma di tutela nell’importanza particolare del patrimonio documentario. Tuttavia, gli archivi privati sono comunque beni culturali (anche se non necessariamente tutelati) I commercianti d’arte e titolari di case di vendita e pubblici ufficiali preposti alle vendite mobiliari hanno l’obbligo di comunicare al soprintendente archivistico l’elenco dei beni archivistici posti in vendita (art. 63 comma 4).

dichiarazione dell’interesse culturale (articoli 12-16) Il Ministero (il soprintendente archivistico ai sensi del dpr 29 dic. 2000) dichiara il notevole interesse storico dei beni archivistici privati indicati nell’articolo 2, comma 4 lettera c). Il procedimento è avviato direttamente o su proposta formulata dal soprintendente anche su richiesta della Regione, della Provincia o del Comune, dandone comunicazione al proprietario, possessore o detentore. Nella comunicazione (trasmessa anche al Ministero) sono indicati gli elementi identificativi del bene e la sua valutazione, l’indicazione degli effetti previsti e l’indicazione del termine (non inferiore a 30 gg) per la presentazione di osservazioni L’avvio del procedimento, ai sensi della legge 241/1990, rende efficace il vincolo per quanto riguarda gli obblighi di conservazione e il potere di ispezione

individuazione dei beni archivistici Accertamento dell’esistenza di beni archivistici (articolo 9): –Obbligo di denuncia al soprintendente archivistico da parte dei privati proprietari, possessori o detentori a qualsiasi titolo di archivi di cui facciano parte documenti anteriori all’ultimo settantennio, entro 90 giorni dall’acquisizione –Accertamento d’ufficio dell’esistenza di archivi o di singoli documenti anche di data più recente, dei quali siano proprietari, possessori o detentori a qualsiasi titolo i privati e di cui sia presumibile il notevole interesse storico

vigilanza e cooperazione (articolo 18) La vigilanza sui beni culturali compete al Ministero che esercita la vigilanza anche con la cooperazione delle regioni La vigilanza sui beni culturali di proprietà dello Stato compete esclusivamente al Ministero che può procedere mediante accordi e intese per quanto riguarda gli obblighi di conservazione, la collocazione e l’approvazione di progetti di opere

la catalogazione (art. 17) La catalogazione acquista un importante ruolo nell’attività di tutela: consentire la ricerca e restituire il patrimonio alla pubblica fruizione: il Ministero assicura la catalogazione dei beni culturali per il censimento del patrimonio storico e artistico nazionale, cui contribuiscono anche gli enti pubblici territoriali (per il patrimonio loro appartenente e per gli altri beni culturali presenti sul territorio). E’ considerata un onere dello Stato, ma è condiviso con gli altri enti territoriali Tutte le informazioni confluiscono nel catalogo nazionale dei beni culturali Le modalità operative sono definite con il regolamento attuativo Le metodologie comuni per la raccolta e l’elaborazione di dei dati a livello nazionale e l’integrazione in rete delle banche dati regionali o locali sono definite dallo Stato, in cooperazione con la regioni (principio della sussidiarietà stabilita dalla legge 59/1997 e dal dlgs 112/1998

obblighi di conservazione e controlli sulla collocazione E’ affermato il principio per cui “gli archivi non possono essere demoliti o modificati senza l’autorizzazione del Ministero”, non possono essere adibiti ad usi non compatibili con il loro carattere storico” oppure “tali da creare pregiudizio alla loro conservazione o integrità”. In particolare gli archivi non possono essere smembrati, a qualsiasi titolo, e devono essere conservati nella loro organicità. Il trasferimento di complessi organici di documentazione di archivi di persone giuridiche a soggetti diversi dal proprietario, possessore o detentore è subordinato ad autorizzazione del soprintendente” (art. 21): si è allargato anche agli archivi pubblici il principio già previsto per gli archivi privati Il divieto di smembramento può essere uno strumento per gestire i problemi delle privatizzazioni del settore pubblico “I beni culturali non possono essere rimossi senza l’autorizzazione del Ministero” e “sono fissati al luogo di loro destinazione nel modo indicato dalla soprintendenza” con l’eccezione degli archivi correnti (ma non degli archivi di deposito) degli enti pubblici e degli organi amministrativi e giudiziari dello Stato (art. 21) (si introducono per la prima volta conseguenze di rilievo penale e strumenti di controllo delle attività di outsourcing)

vigilanza sugli archivi prodotti dagli organi amministrativi e giudiziari dello Stato (art. 41) Gli organi giudiziari e amministrativi dello Stato versano all’ACS e agli archivi di Stato i documenti relativi agli affari esauriti da oltre 40 anni unitamente agli strumenti che ne garantiscono la consultazione. Le liste di leva e estrazione sono versate dopo 70 anni dall’anno di nascita della classe cui si riferiscono Gli archivi notarili versano gli atti notarili ricevuti dai notai che cessarono l’esercizio professionale anteriormente agli ultimi 100 anni Gli AS possono accettare versamenti più recenti in caso di pericolo di dispersione o danneggiamento Nessun versamento può essere accettato senza effettuare le operazioni di scarto Le spese di versamento sono a carico delle amministrazioni versanti Gli archivi degli uffici statali soppressi e degli pubblici estinti sono versati agli AS a meno che non se ne renda necessario il trasferimento in tutto o in parte ad altri enti Le disposizioni non si applicano al MAE e agli stati maggiori dell’esercito, della marina e dell’aeronautica per quanto attiene la documentazione di carattere militare e operativo. Gli organi costituzionali istituiscono propri archivi storici

commissioni di sorveglianza (art. 41 comma 5) Sono istituite presso gli uffici amministrativi e giudiziari dello Stato (le AOO). Composizione e funzionamento sono disciplinati con regolamento. Ne fanno parte rappresentanti del Ministero, del Ministero dell’interno e degli uffici medesimi (coerentemente con quanto indicato dal dpr 428/1998) con i compiti di: –vigilare sulla corretta tenuta degli archivi correnti e di deposito, –collaborare alla definizione dei criteri di organizzazione, gestione e conservazione dei documenti, –proporre gli scarti, di curare i versamenti previsti, – identificare gli atti di natura riservata Gli scarti sono autorizzati dal Ministero

vigilanza sugli archivi degli enti pubblici e sui privati Ispezione (articolo 19): i soprintendenti possono in ogni tempo, in seguito a preavviso, procedere ad ispezioni per accertare l’esistenza e lo stato di conservazione e di custodia dei beni culturali La vigilanza è esercitata dallo Stato anche con forme di coordinamento e intesa con le regioni (articolo 18)

il restauro: definizione e autorizzazione (artt ) Per restauro si intende “l’intervento diretto sulla cosa volto a mantenere l’integrità materiale e ad assicurare la conservazione e la protezione dei suoi valori culturali”(art. 29) La funzione conservativa risponde al principio della concertazione tra amministrazioni dello Stato, regionali e degli enti pubblici territoriali detentori di beni) Gli interventi di restauro di iniziativa del proprietario, possessore o detentore di beni culturali sono autorizzat1 o approvati dal Ministero (art. 30) Nel caso degli archivi non è prevista la presentazione e l’approvazione di un progetto, ma si richiede l’autorizzazione all’esecuzione dell’intervento e, a richiesta dell’interessato, la pronuncia del soprintendente sull’ammissibilità dell’intervento ai contributi statali e sulla loro necessarietà ai fini della concessione di agevolazione tributarie. In questi due casi la presentazione del progetto è obbligatoria

misure conservative (artt. 34 e 35) Il Ministero può provvedere direttamente agli interventi necessari per assicurare la conservazione ed impedire il deterioramento dei beni. La spesa è a carico del destinatario, anche se lo Stato può assumere degli oneri che non superino la metà della spesa (articolo 35, comma 1) con l’eccezione dell’intervento su opere di particolare interesse o in uso o godimento pubblico (articolo 35, comma 1) : nel caso degli archivi privati, il soprintendente redige una relazione tecnica e dichiara la necessità dei lavori da eseguire, assegna un termine per la presentazione del progetto esecutivo. L’esecuzione diretta ha luogo in caso di inadempienza o per motivi di urgenza: si tratta di concetti già presenti nelle norme preesistenti di tutela archivistica L’intervento finanziario (che può essere erogato anche per stati di avanzamento) può riguardare anche enti ecclesiastici o istituti e associazioni di culto proprietari, possessori o detentori di archivi che, a giudizio del soprintendente, rivestano interesse storico. La concessione del contributo è subordinata all’osservanza da parte del beneficiario degli obblighi di conservazione e di accesso del pubblico previsti dall’articolo 6.

obblighi di conservazione degli archivi (articolo 30) Obbligo di ordinamento e inventariazione degli archivi storici per gli enti pubblici e per i proprietari, detentori e possessori di archivi privati dichiarati di notevole interesse storico Vigilanza dei soprintendenti archivistici sull’osservanza di tale obbligo

custodia coattiva e deposito (artt. 43 e 44) Il ministero ha facoltà di far trasportare e temporaneamente custodire in pubblici istituti i beni culturali mobili (quindi anche gli archivi) al fine di garantirne la sicurezza, assicurarne la conservazione o impedirne il deterioramento o per l’esecuzione di un intervento di restauro I proprietari, possessori o detentori di archivi pubblici o privati possono chiedere di depositarli presso i competenti AS. Nel caso di enti pubblici le spese per il deposito sono a carico dell’ente.

circolazione in ambito nazionale e internazionale Recepimento della disciplina dettata dalla legge n. 88/2009 che aveva adeguato il regime della circolazione ed esportazione dei beni culturali, inclusi gli archivi, alla normativa europea Si prevede il rilascio dell’autorizzazione per l’alienazione di archivi di notevole interesse storico appartenenti a persone giuridiche private senza fini di lucro (artt ). La condizione per l’autorizzazione è che non ne derivi grave danno alla conservazione e alla pubblica fruizione del bene.

beni del demanio archivistico (art. 54) I beni culturali indicati nell’articolo 822 del codice civile appartenenti allo Stato, alle regioni, alle province costituiscono il demanio storico, artistico, archivistico e bibliografico e sono assoggettati al regime proprio del demanio pubblico. In particolare si stabilisce che gli archivi degli enti pubblici ed i singoli documenti dello Stato, delle regioni, degli enti territoriali e degli altri enti pubblici sono inalienabili

la prelazione (artt ) Può essere esercitata solo in caso di alienazione a titolo oneroso, entro il termine di due mesi dalla ricezione della denuncia

accesso e consultabilità (artt ) Si tratta di norme superate dalle successive disposizioni, in particolare dal dlgs 281/1999 che, attuando la delega contenuta nella legge 676/1996, ha emanato una nuova disciplina per il trattamento dei dati personali a fini storici, di ricerca e di statistica sulla base dei principi stabiliti dalla legge 31 dicembre 1996 n. 675 (di recepimento della normativa europea, la direttiva CE 46/95 che introduce principi molto rigidi per la protezione di alcuni tipi di dati personali). La norma italiana ricalca l’impianto della direttiva europea per quanto riguarda la protezione rigida dei dati sensibili, cioè dei “dati personali idonei a rivelare l’origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche, o di altro genere, le opinioni politiche, l’adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere religioso e filosofico, politico o sindacale, nonché i dati idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale” (art. 22).

il confronto con la normativa precedente Rispetto alla vecchia normativa archivistica in materia di consultabilità (dpr 1409/1963) il dlgs 281/99 lega i criteri di riservatezza alle definizioni della legge 4675 e pone un limite di 40 anni “dalla data del documento” per la libera consultazione dei dati sensibili e dei dati penali, mentre innalza tale limite a 70 anni per i dati relativi allo stato di salute, alle abitudini sessuali e ai rapporti riservati di tipo familiare. Resta ferma la disciplina relativa ai documenti riservati per ragioni di politica interna ed estera, consultabili dopo 50 anni. E’ stabilito un importante principio di democrazia (art. 8) per cui l’autorizzazione è concessa a parità di condizioni, ad ogni richiedente.

diritto del privato al blocco e alla distruzione delle informazioni “I documenti detenuti presso l’ACS e gli AS sono conservati e consultabili anche in caso di esercizio dei diritti dell’interessati ai sensi dell’articolo 13 della legge 31 dicembre 1996 n. 675, qualora ciò risulti necessario per fini storici di studio, di documentazione o di ricerca…Su richiesta di chiunque vi abbia interesse ai sensi del medesimo articolo 13, può essere comunque disposto il blocco dei dati personali, qualora il loro trattamento comporti un concreto pericolo di lesione della dignità, della riservatezza o dell’identità personale degli interessati, e i dati non siano di rilevante interesse pubblico” La nuova disciplina conferma la facoltà del Ministero dell’interno di autorizzare ricerche per scopi storici su dati protetti da particolari ragioni di riservatezza anche prima della scadenza dei 40 e 70 anni. Viene istituita la commissione per le questioni inerenti alla consultabilità degli atti d’archivio riservati. Della Commissione fa parte un rappresentante del MBAC che, in base al dpr 441/2000, è il soprintendente all’Archivio centrale dello Stato.

accesso agli archivi degli enti pubblici e agli archivi privati dichiarati L’art. 122 del testo unico estende la normativa sull’accesso e elimina l’intermediazione del soprintendente archivistico, in accoglimento del principio di liberalizzazione dell’accesso dei cittadini agli archivi pubblici, senza altro filtro o impedimento che quelli posti in essere per tutelare la riservatezza delle notizie contenute nei documenti. Il dlgs 281/1999 prevede anche norme per la consultabilità degli archivi privati, siano essi conservati negli AS o dai loro proprietari: per entrambi è previsto un accordo tra Stato e privato in ordine alla consultabilità delle carte, il codice di deontologia e di buona condotta.

i codici deontologici per il trattamento dei dati personali Sono previsti dal dlgs 281/1999 per finalità di ricerca scientifica, statistica, storica e medica a cura delle associazioni professionali di settore. I codici impegnano coloro che trattano i dati e i ricercatori che li utilizzano: i trattamenti di dati in violazione dei codici stessi sono considerati dalla legge illegittimi. Il codice elaborato dall’Associazione nazionale archivistica italiana, dall’amministrazione archivistica, dalle associazioni degli storici e dal Garante per la privacy è disponibile sul sito del Garante (

il contenuto del codice della privacy La sottoscrizione del codice è promossa per legge dal Garante ma è anche espressione delle associazioni professionali e delle categorie interessate (società scientifiche, associazioni degli storici, ecc.) Il codice include: –regole di correttezza e di non discriminazione nei confronti degli utenti da osservare anche nella comunicazione e diffusione dei dati, armonizzate con quelle che riguardano il diritto di cronaca e la manifestazione del pensiero –particolari cautele per la raccolta, consultazione e diffusione di documenti concernenti dati sensibili –modalità di applicazione agli archivi privati della disciplina in materia di trattamento dei dati a scopi storici

L’amministrazione archivistica

la struttura del Ministero

le direzioni generali a livello centrale Gli uffici di livello dirigenziale generale: –D.G. per l'organizzazione, gli affari generali, l'innovazione, il bilancio ed il personale –D.G. per la valorizzazione del patrimonio culturale –D.G. per il paesaggio, le belle arti, l'architettura e l'arte contemporanee D.G. per i beni archeologici –D.G. per gli archivi –D.G. per i beni librari, gli istituti culturali e il diritto d’autore –D.G. per il cinema –D.G. per lo spettacolo dal vivo Alle D.G. afferiscono le soprintendenze di settore, altri uffici periferici e le gestioni autonome

la Direzione generale degli archivi Svolge le funzioni in materia di beni archivistici previsti dal testo unico e da altre disposizioni in materia. In particolare: –cura i rapporti con gli organi del Ministero dell’interno in materia di documenti statali e non statali riservati –cura i rapporti con gli organismi nazionali e internazionali del settore –coordina l’attività delle scuole di archivistica istituite presso gli AS –approva i piani di conservazione e lo scarto degli archivi degli uffici dell’amministrazione statale –concede contributi per interventi sugli archivi vigilati

gli istituti centrali Svolgono in autonomia funzioni di ricerca, indirizzo e coordinamento tecnico nei settori della inventariazione, catalogazione, conservazione e restauro in collaborazione con le regioni e gli enti locali (art. 15 del testo unico) Con apposito regolamento sono disciplinati: –L’Istituto centrale per gli archivi –L’Istituto centrale per i beni sonori e audiovisivi –L’Istituto centrale per il catalogo e la documentazione –L’Istituto centrale per il catalogo unico delle biblioteche italiane –L’Opificio delle pietre dure –L’Istituto superiore per la conservazione e il restauro (dotato di autonomia speciale) –L’Istituto centrale per il restauro e la conservazione del patrimonio archivistico e librario –L’Istituto centrale per la demo-etnoantropologia

amministrazione periferica: le direzioni regionali per i beni culturali e paesaggistici Con sede nel capoluogo di regione, coordinano l’attività delle altre strutture periferiche presenti nel territorio e curano i rapporti con regioni, enti locali e altre istituzioni Il dirigente generale –propone gli interventi da inserire nei piani di spesa, individuano le priorità sulla base delle indicazioni fornite dalle soprintendenze e dagli AS –si esprime sui ricorsi proposti –comunica alla regione e agli enti locali le denunce di trasferimento a titolo oneroso di beni culturali e trasmette al direttore generale competente le proposte di prelazione –predispone, d’intesa con le regioni, programmi e piani finalizzati all’attuazione degli interventi di riqualificazione, recupero e valorizzazione di aree tutelate –collabora con le regioni al catalogo dei beni culturali secondo gli standard fissati dagli istituti centrali –propone al Segretariato generale la distribuzione del personale per l’ottimizzazione dei servizi –partecipa alle riunioni della Commissione regionale per i beni e le attività culturali nominata dal Ministro (art. 154 del dlgs 112/1998)

amministrazione periferica: gli archivi di Stato: la conservazione Archivi di Stato e ACS: dipendono dalla D.G. degli archivi e svolgono funzioni di tutela, conservazione e valorizzazione del patrimonio documentario dello Stato. In particolare: –conservano, tutelano e valorizzano: gli archivi degli Stati italiani preunitari i documenti degli organi giudiziari e amministrativi dello Stato non più occorrenti alle ordinarie esigenze del servizio e acquisiti ai sensi dell’articolo 30 del testo unico tutti gli altri archivi e singoli documenti che lo Stato abbia in proprietà o in deposito per disposizione di legge e a qualsiasi titolo –L’Archivio centrale dello Stato è un istituto dotato di autonomia speciale

amministrazione periferica: gli archivi di Stato: altre attività –esercitano la sorveglianza mediante la partecipazione alle commissioni di sorveglianza sugli archivi correnti e di deposito degli organi amministrativi e giudiziari dello Stato e sulla gestione dei flussi documentali, qualunque ne sia il supporto, anche in base alla normativa vigente in materia di riproduzione sostitutiva di documenti digitali e gestione elettronica dei documenti (dpr 513/1997 e dpr 445/2000); partecipano alla decisione sullo scarto degli archivi degli organi dello Stato mediante la partecipazione all’attività delle commissioni di sorveglianza –esplicano compiti relativi al trattamento e alla comunicazione dei documenti riservati –svolgono attività di promozione –curano lo studio, la ricerca, l’ordinamento, l’inventariazione, la riproduzione e conservazione dei documenti conservati e per tali fini e per quelli di didattica e valorizzazione possono sottoscrivere convenzioni con enti pubblici e istituti di ricerca e studio

amministrazione periferica: le soprintendenze archivistiche (1) Il soprintendente archivistico: –partecipa ai procedimenti di competenza della direzione generale regionale –attua gli indirizzi impartiti dal direttore generale competente –approva i progetti per l’esecuzione degli interventi sui beni –provvede alla vigilanza sull’osservanza degli obblighi imposti dalla legislazione di tutela ai soggetti pubblici e privati proprietari, possessori o detentori degli archivi –decide sulle proposte di scarto degli enti pubblici

amministrazione periferica: le soprintendenze archivistiche (2) Il soprintendente archivistico: –promuove l’organizzazione di studi, ricerche ed iniziative culturali anche in collaborazione con università e istituzioni culturali e di ricerca –in deroga a quanto previsto dall’articolo 13 per le altre soprintendenze, adotta i provvedimenti di dichiarazione di notevole interesse storico di archivi e documenti di soggetti privati –cura l’istruttoria per l’acquisizione di archivi non statali –rivendica i beni archivistici demaniali –esercita i compiti di ufficio esportazione per i beni archivistici –fornisce assistenza ai soggetti proprietari, possessori o detentori degli archivi nella formazione dei massimari di conservazione e di scarto e dei quadri di classificazione dei documenti, nella definizione delle procedure di protocollazione e archiviazione con particolare riferimento alla gestione informatica –fornisce a richiesta assistenza alle regioni e agli enti locali nell’attività di formazione