Gestione centralizzata caselle PEC per l’INFN Alessandro Brunengo, per il gruppo Mailing

Caselle attive Numero caselle PEC INFN acquistate(attive) – 70 (65) presso Postecom (~6.5 euro/casella/anno) tutte su dominio cliente pec.infn.it – 164 (90) presso Aruba (~4.5 euro/casella/anno) su domini clliente (pec..infn.it) o del provider (pec.it, gigapec.it, …) Aruba fornisce dati diversi: ~160 attive Tipologia: tutte caselle da 1 GB 14-16/09/15Riunione CCR - Roma2

Obiettivo Indirizzamento omogeneo su dominio INFN – implica unico fornitore e gestione coordinata in un singolo centro di management Vantaggi – indipendenza della casella dal fornitore – visibilita’ delle attivita’ dell’Ente – ottimizzazione dei costi di acquisto e gestione inclusa migliore efficienza nell’utilizzo delle caselle – procedure semplici, chiare ed efficienti per ottenere l’attivazione di una casella 14-16/09/15Riunione CCR - Roma3

Requisiti Definire chi paga acquisto e rinnovi (CCR, AC, …) Definire un nucleo di persone che: – operi acquisti, rinnovi, eventuali espansioni – implementi e mantenga una interfaccia di interazione con gli utenti (attivazione, dismissione, documentazione, eventuali altre attivita’ utili o necessarie) – faccia da tramite tra gi utenti ed il supporto tecnico del fornitore (ove non sufficiente l’interazione diretta) – Il gruppo mailing ritiene che i SSNN della CCR siano la sede adatta per collocare tale servizio Definire in modo chiaro chi abbia diritto a chiedere attivazioni di caselle (Direzione, Amministrazione delle diverse sedi) 14-16/09/15Riunione CCR - Roma4

Scelta del dominio Il dominio pec.infn.it e’ la scelta migliore: – ha le caratteristiche desiderate – non comporta la necessita’ di modificare gli indirizzi PEC istituzionali (registrazioni all’IPA, comunicazione ai fornitori, pubblicazione sui siti Web istituzionali) Il gruppo Mailing suggerisce di utilizzare pec.infn.it come dominio per tutte le caselle PEC dell’INFN 14-16/09/15Riunione CCR - Roma5

Analisi tecnico-commerciale Aruba e’ il forntore piu’ economico oggi presente sul MePA – esperienza positiva da utenti INFN per il servizio offerto Esplicita richiesta ad Aruba di prendere in carico la gestione di un domino cliente da altro fornitore – si puo’ fare – tempi tecnici di disservizio in ricezione: pressoche’ nulli (dipende da coordinamento tra i fornitori) – tempi tecnici di disservizio in accesso ai messaggi: un week-end (trasferimento messaggi, configurazione accessi, …) Offerta commerciale per il servizio di migrazione: gratuito (ma…) – associata al costo di 3 euro/casella per pacchetto di 150 caselle 14-16/09/15Riunione CCR - Roma6

Proposta La CCR prende le decisioni per soddisfare i requisiti Le persone incaricate ovviamente opereranno nella loro autonomia per realizzare la migrazione delle 65 caselle attualmente gestite da Postecom e la successiva gestione di tutte le caselle pec.infn.it (vedi slide successive) Dato l’attuale utilizzo di caselle, si ritiene opportuno l’acquisto di almeno 200 caselle iniziali, di cui 65 saranno attive subito – In base alla offerta comerciale: 600 €+ 500 € di attivazione pannello 14-16/09/15Riunione CCR - Roma7

Proposta (II) Le caselle attive su dominio pec.infn.it dovranno essere migrate verso il nuovo gestore (vedi slide successive) Le caselle su altro dominio non possono essere migrate – sono essenzialmente caselle per RUP – si propone di utilizzarle fino a completamento delle procedure in corso, lasciandole poi scadere senza rinnovo (per non perderne il contenuto, vedi slide successive) – il titolare che necessiti di una casella PEC per nuove procedure, dovra’ richiedere l’attivazione di una nuova casella nel dominio pec.infn.it – nell’arco di un anno tutte le caselle PEC avranno indirizzamento e gestione omogenee 14-16/09/15Riunione CCR - Roma8

Schema procedura 1.dimensionare e realizzare l’acquisto delle nuove caselle 2.prendere accordi con i fornitori vecchio e nuovo per la definizione della data in cui ricertificare il dominio presso il nuovo fornitore – contestualmente e’ necessario prendere accordi con l’attuale fornitore in modo da garantire l’accesso ai messaggi recapitati sui server del vecchio provider fino a redirezione avvenuta 3.reperire e fornire tutte le informazioni necessarie al nuovo fornitore in modo che le caselle da migrare siano create con anticipo sufficiente da permettere la migrazione dei messaggi 14-16/09/15Riunione CCR - Roma9

Schema procedura (II) 4.(opz.) implementare e rendere operativo un meccanismo di backup per salvare su sistemi INFN i messaggi PEC delle caselle da migrare – non e’ una opzione se la migrazione sara’ effettuata da noi 5.definita la tempistica, produrre documentazione con le informazioni necessarie ai titolari delle caselle pec.infn.it per sapere come accedere alla casella del nuovo fornitore a migrazione avvenuta – incluse le informazioni relative alla inaccessibilita’ del servizio nei due giorni della migrazione 14-16/09/15Riunione CCR - Roma10

Schema procedura (III) 6.implementare una interfaccia per la richiesta di attivazione di future caselle ed eventuale supporto da parte degli utenti INFN 7.gestire in collaborazione con il nuovo fornitore la fase della migrazione – questa fase richiede la collaborazione dei gestori della zona infn.it. del DNS per lo spostamento del record MX pec.infn.it al momento opportuno 14-16/09/15Riunione CCR - Roma11

Backup caselle PEC Le caselle PEC contengono messaggi con rilevanza legale – ricevute (di accettazione, di consegna) I messaggi nelle caselle PEC vengono rimossi – dal provider, in occasione della chiusura di una casella – dal titolare, in caso di necessita’ di liberare spazio I titolari possono spostare i messaggi dalla casella PEC ad una casella personale, ma la garanzia del mantenimento di validita’ impone alcuni requisiti – trasferimento della mail completa, incluse envelope, firme, attachment xml – trasferimento mediante protocollo opportuno (imap) non e’ sufficiente un forward verso altra casella l’interfaccia webmail non sempre consente di realizzarlo: serve accesso imap 14-16/09/15Riunione CCR - Roma12

Backup caselle PEC (II) Il gruppo Mailing ritiene utile rendere disponibile ai titolari una utlity di backup che garantisca di mantenere copia dei messaggi PEC in modo conforme al mantenimento del loro valore legale – in affiancamento alle procedure obbligatorie per la protocollazione e la conservazione dei documenti digitali – e’ un servizio di utilita’ per gli utenti – se necessario puo’ anche essere utilizzata per realizzare la migrazione delle caselle pec.infn.it 14-16/09/15Riunione CCR - Roma13

Backup caselle PEC (III) Nell’ambito di questa analisi ne e’ stata sviluppata una versione alpha presso la sezione di Genova, per testarne la fattibilita’ (Brunengo/Corosu) – URL di accesso: – accesso controllato via AAI – realizza un backup incrementale di una casella PEC – applicazione molto semplice e facilmente gestibile (500 linee python) – versione minimale ma funzionale (copia incrementale, solo on- demand, report non dettagliato via ); da sviluppare 14-16/09/15Riunione CCR - Roma14

Conclusioni La gestione degli indirizzi PEC cosi’ suggerita raggiunge gli obiettivi prefissati Con opportuna documentazione e definizione dei compiti, fornira’ un servizio piu’ rapido e semplice Permette di implementare soluzioni utili per tutti gli utenti (documentazione, backup, supporto) La tempistica dipende essenzialmente dal preavviso necessario per la decertificazione del dominio da parte di Postecert Sono comunque da svolgere preparativi preliminari come suggerito (punti 3, 4, 5 e 6 dello schema della procedura) – un m.u. dovrebbe essere sufficiente per prepararsi alla migrazione 14-16/09/15Riunione CCR - Roma15