1 Milano, 8 marzo 2011 Good Practice 2011 Performance: modalità di rilevazione

2 Agenda GP performance: le modalità di rilevazione: –Efficienza –Efficacia oggettiva percepita

3 Efficienza Output volume (Efficienza) Output caratteristiche (Efficacia) Input Modalità Gestione

4 Efficienza Costo totale per servizio Costo unitario  identificare un driver per ciascun servizio: costo per unità di output Costo Output (o driver)

5 Efficienza Strutture oggetto dell’analisi –AMMINISTRAZIONE CENTRALE –DIPARTIMENTI –FACOLTA’ –POLI –ALTRE STRUTTURE 20 servizi oggetto di analisi –Rilevazione di dettaglio su SBA: analisi di efficienza per attività

6 Efficienza Servizi oggetto di analisi 1. Pianificazione, controllo e statistica 2. Contabilitá 3. Affari legali e istituzionali 4. Comunicazione 5. Servizi sociali e welfare 6. Personale 7. Edilizia 8. Approvvigionamenti 9. Servizi generali e logistici 10. Sistemi informativi 11. Orientamento in entrata 12. Diritto studio 13. Didattica in itinere 14. Orientamento in uscita 15. Internazionalizzazione 16. Biblioteche 17. Trasferimento tecnologico 18. Supporto alla gestione dei progetti 19. Consulenza interna e comunicazione 20. Medicina

7 Il protocollo di rilevazione Un protocollo di rilevazione per ciascuna struttura: –Elencare le persone che appartengono alla struttura AC DIP FAC POLI ALTRE STRUTTURE –Definire la percentuale di tempo che le persone dedicano a ciascun servizio Valorizzare i costi legati alle persone: –Costo lordo a carico ateneo Inserire i dati tramite un file excel composto di 3 fogli: 1.Input personale 2.Input servizi 3.Input indicatori

8 Quali persone? Sono previste 3 categorie di personale: –Interni (personale dipendente a tempo determinato e indeterminato) –Consulenti esterni con uso di strutture interne –Consulenti esterni senza uso di strutture interne/acquisto di servizi

9 Quali costi? Costo lordo del personale a carico dell’ateneo –Costi stipendiali –Costi accessori Riferimento alla banca dati DALIA per rilevazione dei costi

10 Costi stipendiali: DALIA COSTI STIPENDIALI Nome GP Codice DALIA Nome DALIA retribuzione base lorda annua A015 + A035stipendio+ XIII mensilità ISSA020ISS indennità di AteneoI304indennità di Ateneo assegni familiariA050assegni familiari RIAA030RIA assegno personale pensionabileI450assegno personale pensionabile indennità ex art.41 comma 4 CCNL (27/01/2005)S705indennità accessoria mensile A070Recuperi da assenze, scioperi A090adeguamento annuale retrib pers A115acconti per contratti A120arretrati anno corrente A091adeguamento mensile retr pers. COSTI ACCESSORI Nome GP Codice DALIA Nome DALIA valore annuo in € della somma di indennità di responsabilità (B, C, D),I445indennità di responsabilità retribuzione di posizione (EP/dir)I207retribuzione di posizione retribuzione di risultato (EP/dir)I212retribuzione di risultato indennità di reperibilitàS212 indennità di reperibilità lavoro straordinarioT101straordinario indennità di rischio da radiazioniI146indennità di rischio da radiazioni S630compensi produttività I305indennità di posizione

11 Input personale DIPARTIMENTOnome dipartimento RISORSE UMANE INTERNE LIVELLO DI ATTIVITA' LIVELLO o equivalente COSTI STIPENDIALICOSTI ACCESSORI Personale dipendente (tempo indeterminato e determinato) Percentuale di tempo lavorativo ID%testo o numeroValore (Euro) R1100%categoria D225,0242,854 R225%categoria C14, R3100%categoria C124, R467%categoria B513, R5100%categoria D427,2391,141 R6100%categoria C422,7411,267 R7100%categoria B419, R8100%categoria B419, R9100%categoria C219,046428

12 Input servizi Pianificazione, controllo e statistica Contabilita' Affari legali e istituzionali Comunicazi Servizi sociali e welfare PersonaleEdilizia Personale dipendente LA SOMMA DELLE % DI TEMPO INSERITE DEVE ESSERE 100% %%%% check 100% R1 10%5%30% 20% 30% 10%100%OK R2 20%40% 100%OK R3 35% 20%100%OK R4 40% 30%100%OK R5 50% 100%OK R6 60% 40% 100%OK R7 40% 60% 100%OK R8 20% 80% 100%OK R9 30% 70% 100%OK 0%

13 File istruzioni ServizioAttivitá 1. Pianificazione, controllo e statistica Auditing e risk management Supporto ai Valutazione (Nuclei e OOGG) Servizi statistici Pianificazione strategica Controllo di gestione supporto alla valutazione del sistema organizzativo Supporto direzione amministrativa e OOGG Sviluppo Sistema Informativo di Ateneo Attività di analisi e valutazione per lo sviluppo dei sistemi informativi di ateneo Presidio banche dati produttività scientifica + elementi (convegni, ecc.) Altre attività 2. Contabilitá Gestione contribuzioni studentesche Gestione altre entrate Gestione spese Gestione compensi e missioni Adempimenti fiscali Budget e bilancio di previsione Bilancio Contabilità analitica, monitoraggio e reportistica Gestione istituti, consorzi e strutture senza autonomia amministrativa Gestione rapporti con strutture autonome Rapporti con istituto tesoriere e gestione del fabbisogno Gestione patrimoniale Altre attività

14 Altre attività e attività extra Rispetto alle edizioni precedenti, é cambiata la rilevazione di altre attivitá e attivitá extra: –Altre Attività: categoria residuale che contiene tutte le attività progettuali legate allo specifico servizio –Attività Extra: scompare

15 Input indicatori DESCRIZIONEVALOREUnità misura 1 totale entrate migliaia di € 2 totale uscite migliaia di € 3 n.docenti n. 4 n.ricercatori n. 5n. personale TAn. 6 n.assegnisti di ricerca n. 7 n.dottorandi n. 8 Mq della struttura n. 9 n.immatricolati n. 10 n.CFU per studente n. 11 n.studenti iscritti n. 12 n.laureandi n. 13 n.laureati n. 14 n. studenti stranieri + n. studenti totali in mobilità n. 15 n. specializzandi medicina n. 16 n. utenti potenziali biblioteche n. Indicatori differenti a seconda della struttura

16 Rilevazione SBA ATTIVITA’DRIVER Gestione monografien. monografie Gestione periodici cartacein. periodici cartacei Gestione risorse elettronichepatrimonio on line Catalogazione tesin. tesi catalogate Prestito Utentin. prestiti + rinnovi Reference strutturatah reference strutturata Internet Library Loan (ILL) attivo e passivon. ILL attivi e passivi Document Delivery (DD) attivo e passivon. DD attivi e passivi Formazione utenteh formazione utente Gestione web e gestione ed evoluzione della biblioteca digitale Gestione infrastruttura (postazioni) Gestione help desk sistema automazione Gestione amministrativa Gestione progetti innovazione Presidio e gestione della sala Formazione bibliotecari Altre attivitá legate a biblioteche

17 Rilevazione SBA: il protocollo RISORSE UMANE INTERNE STRUTTURA LIVELLO DI ATTIVITA' LIVELLO o equivalente COSTI STIPENDIALI COSTI ACCESSORI Personale dipendente (tempo indeterminato e determinato) SBA O DEC Percentuale di tempo lavorativo ID%testo o numeroValore (Euro) R1SBA100%categoria D225,0242,854 R2DEC25%categoria C14, R3DEC100%categoria C124, R4SBA67%categoria B513, R5DEC100%categoria D427,2391,141 R6SBA100%categoria C422,7411,267 R7DEC100%categoria B419, R8DEC100%categoria B419, R9DEC100%categoria C219,046428

18 Rilevazione SBA: il protocollo Gestione monografie Gestione periodici cartacei Gestione risorse elettroniche Catalogazione tesi Prestito Utenti Reference strutturata ILL attivo e passivo DD attivo e passivo Formazione utente Gestione web e Gestione infrastruttura Gestione help desk sistema automazione Gestione amministrativa Gestione progetti innovazione Presidio e gestione della sala Formazione bibliotecari Altre attivitá %%%%%%%%% R1 10%5% 50%5% R2 5%10% 5% 55% R3 100% R4 10% 60% 20% 5% R5 100% R6 100% R7 20% 30% 40%5% R810% 80% 5% R980% 5%

19 Efficacia Output volume (Efficienza) Output caratteristiche (Efficacia) Input Modalità Gestione

20 Efficacia Obiettivo: analizzare le caratteristiche qualitative di alcuni servizi –EFFICACIA OGGETTIVA: caratteristiche quali - quantitative dei servizi –EFFICACIA PERCEPITA: la percezione di diverse categorie di persone che usufruiscono di tali servizi  questionario

21 Efficacia oggettiva: protocollo rilevazione Discussione e validazione degli indicatori proposti Un file excel per ateneo; un foglio per struttura

22 Efficacia oggettiva: protocollo rilevazione Esempio: supporto alla didattica DESCRIZIONEVALOREUnità misura 1n. visitatori alla pagina sull'orientamento n. 2n. posti OCCUPATI negli alloggi per studenti n. 3n. posti DISPONIBILI negli alloggi per studenti n. 4 n. reclami ACCOLTI per errata attribuzione della fascia contributiva n. 5 n. reclami PRESENTATI per errata attribuzione della fascia contributiva n. 6 ore di apertura settimanali della segreteria studenti fino alle ore 13 h 7 ore di apertura settimanali della segreteria studenti dopo le ore 13 h 8ore di apertura della segreteria studenti il sabato h 9n. di stage attivati nell'anno solare per i laureandi n.

23 Efficacia percepita: protocollo rilevazione Indagine customer satisfaction  Questionario Diverse categorie di persone esprimono un giudizio di gradimento sui servizi di cui usufruiscono –Studenti Studenti del I anno di corso Altri studenti –Personale universitario (docenti + personale TA) Diverse tempistiche e modalità di rilevazione –Studenti  cartaceo; invio a breve –Personale universitario  via web

24 Questionario studenti Dimensioni del campione –300 studenti per primo anno –300 studenti per ogni gruppo di facoltà Facoltà su cui effettuare l’indagine –Tre gruppi di Facoltà: 1. economia, giurisprudenza, scienze politiche 2. ingegneria, scienze M.F.N. 3. lettere e filosofia, scienza della formazione, architettura Modalità di somministrazione –Cartaceo distribuito in aula

25 Questionario studenti: le aree ServiziSolo I anno Tutti studenti 1. Pianificazione, controllo e statistica 2. Contabilitá 3. Affari legali e istituzionali 4. Comunicazione X X 5. Servizi sociali e welfare 6. Personale 7. Edilizia 8. Approvvigionamenti 9. Servizi generali e logistici XX 10. Sistemi informativi X 11. Orientamento in entrataX 12. Diritto studio X 13. Didattica in itinere XX 14. Orientamento in uscita 15. Medicina 16. Internazionalizzazione XX 17. Biblioteche XX 18. Trasferimento tecnologico 19. Supporto alla gestione dei progetti 20. Consulenza interna e comunicazione

26 Questionario studenti: esempio Ritieni CORTESE il personale della segreteria studenti?  Decisamente NO  Più NO che SI  Più SI che NO  Decisamente SI Ti è capitato nell’ultimo anno di non trovare posto nelle aule per la didattica?  Mai  Raramente (1 – 2 volte)  Ogni tanto (massimo 5 volte)  Frequentemente (massimo 10 volte)  Molto frequentemente (più di 10 volte)

27 Questionario docenti e TA Non viene definito un campione a priori. –Questionario inviato all’intero universo di riferimento –Il tasso di risposta è fondamentale per la validità manageriale delle valutazioni all’interno di ciascun ateneo  sarà valutato nel GP audit Per dare un idea dell’ordine di grandezza, nella scorsa edizione del progetto GP, hanno risposto ai questionari: –Circa docenti  tasso risposta: 11% –Circa 4000 persone del personale tecnico amministrativo  tasso risposta: 53% Modalità rilevazione –Via web

28 Questionario docenti e TA Le aree coperte ServiziDOCENTITA 1. Pianificazione, controllo e statistica 2. Contabilità 3. Affari legali e istituzionali 4. Comunicazione 5. Servizi sociali e welfare 6. Personale 7. Edilizia 8. Approvvigionamenti 9. Servizi generali e logistici 10. Sistemi informativi 11. Orientamento in entrata 12. Diritto studio 13. Didattica in itinere 14. Orientamento in uscita 15. Medicina 16. Internazionalizzazione 17. Biblioteche 18. Trasferimento tecnologico 19. Supporto alla gestione dei progetti 20. Consulenza interna e comunicazione