C ONVOCAZIONE DELLA C ONFERENZA P ERMANENTE. E SAME PROBLEMATICHE DIGITALIZZAZIONE DELLA P UBBLICA A MMINISTRAZIONE COMUNICAZIONE DIGITALE tra ENTI e PREFETTURA 27-28/11/2014 Prefettura - Ufficio territoriale del Governo di Pesaro e Urbino 1 PASSA ALLA DIAPOSITIVA SUCCESSIVA CON UN CLICK DEL MOUSE

S ERVIZIO PER LA GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI DEI FLUSSI DOCUMENTALI E DEGLI ARCHIVI A RT. 61 DPR 445/2000 DPR 445/20 In particolare l’art 61: Articolo 61 (R) Servizio per la gestione informatica dei documenti dei flussi documentali e degli archivi 1. Ciascuna amministrazione istituisce un servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi in ciascuna delle grandi aree organizzative omogenee individuate ai sensi dell'articolo 50. Il servizio è posto alle dirette dipendenze della stessa area organizzativa omogenea. 2. Al servizio è preposto un dirigente ovvero un funzionario, comunque in possesso di idonei requisiti professionali o di professionalita' tecnico archivistica acquisita a seguito di processi di formazione definiti secondo le procedure prescritte dalla disciplina vigente. 3. Il servizio svolge i seguenti compiti: a) attribuisce il livello di autorizzazione per l'accesso alle funzioni della procedura, distinguendo tra abilitazioni alla consultazione e abilitazioni all'inserimento e alla modifica delle informazioni; b) garantisce che le operazioni di registrazione e di segnatura di protocollo si svolgano nel rispetto delle disposizioni del presente testo unico; c) garantisce la corretta produzione e la conservazione del registro giornaliero di protocollo di cui all'articolo 53; d) cura che le funzionalita' del sistema in caso di guasti o anomalie siano ripristinate entro ventiquattro ore dal blocco delle attivita' e, comunque, nel piu' breve tempo possibile; e) conserva le copie di cui agli articoli 62 e 63, in luoghi sicuri differenti; f) garantisce il buon funzionamento degli strumenti e dell'organizzazione delle attivita' di registrazione di protocollo, di gestione dei documenti e dei flussi documentali, incluse le funzionalita' di accesso di cui agli articoli 59 e 60 e le attivita' di gestione degli archivi di cui agli articoli 67, 68 e 69; g) autorizza le operazioni di annullamento di cui all'articolo 54; h) vigila sull'osservanza delle disposizioni del presente testo unico da parte del personale autorizzato e degli incaricati /11/2014 Prefettura - Ufficio territoriale del Governo di Pesaro e Urbino 2

A RT. 47 DEL D.LG S 7 MARZO 2005 N. 82 Il Codice dell’ amministrazione digitale: le Pubbliche Amministrazioni hanno l’obbligo di istituire e pubblicare nell’Indice della PA almeno una casella di posta elettronica certificata per ciascun registro di protocollo Indice delle Pubbliche Amministrazioni /11/2014 Prefettura - Ufficio territoriale del Governo di Pesaro e Urbino 3

L A S EGNATURA La segnatura di protocollo è l’apposizione all’originale del documento, in forma permanente non modificabile, delle informazioni riguardanti il documento. La segnatura identifica univocamente ciascun documento protocollato: Numero progressivo protocollo Data protocollo Identificazione dell’ UO (unità Organizzativa) Es. (la segnatura in uscita viene disposta lungo il bordo del documento) Analoga alla segnatura è l’apposizione di una etichetta con: numero protocollo data classifica numerica codice a barre 27-28/11/2014 Prefettura - Ufficio territoriale del Governo di Pesaro e Urbino 4

T ITOLARIO DELLA P REFETTURA DI P ESARO E U RBINO La classificazione dei documenti in ingresso e in uscita prevede, per ogni area organizzativa, un titolario a due livelli (voce principale-sottovoce); tale titolario, a richiesta degli utenti e sotto la supervisione del dirigente dell’area organizzativa, può essere aggiornato e migliorato /11/2014 Prefettura - Ufficio territoriale del Governo di Pesaro e Urbino 5

S TRUTTURA ORGANIZZATIVA La Prefettura di Pesaro e Urbino, in quanto entità dotata di un sistema di protocollo e gestione documentale, è individuata quale Area Organizzativa Omogenea (AOO)e risulta articolata nelle seguenti Unità Organizzative (UO): 27-28/11/2014 Prefettura - Ufficio territoriale del Governo di Pesaro e Urbino Prefettura Area I – Ordine e Sicurezza Area III – Sistema Sanzionatorio Area IV – Cittadinanza Immigrazione Area V – Protezione Civile Gabinetto Ragioneria Servizi Comuni – Area Vicario Area II – Enti Locali Elettorale 6

C ORRISPONDENZA CON LA PREFETTURA La corrispondenza va sempre inviata alla casella PEC di protocollo ufficiale (indirizzo PEC associato con il sistema di protocollazione WebArch)della Prefettura di Pesaro e Urbino: Scrivere sempre con la PEC ufficiale dell’Ufficio/Comune (in quanto comunicazioni non PEC vengono scartate dal nostro protocollo ufficiale) 27-28/11/2014 Prefettura - Ufficio territoriale del Governo di Pesaro e Urbino 7

Altri Canali di ingresso Prefettura 27-28/11/2014 Cartaceo (via posta o consegna a mano) FAX PEC t WebArch 4 Sistema di protocollazione comune Ufficio pubblico comuneufficio Prefettura - Ufficio territoriale del Governo di Pesaro e Urbino MAIL (Non PEC) Utilizzare PEC ufficiale ufficio/comune indirizzata a 8

C OME COMPORRE LA PEC DA INVIARE ALLA P REFETTURA Indirizzo destinatario: Utilizzare sempre e solo la PEC ufficiale del comune/ente Allegare il documento principale (preferibilmente in formato. pdf) Non utilizzare il campo OGGETTO per scrivere le comunicazioni ma allegarle come documento principale Nel campo OGGETTO o nel campo TESTO in alternativa inserire sempre la Parola Chiave (esempio CITTADINANZA, CAMBIO COGNOME ) obbligatoriamente in Maiuscolo 27-28/11/2014 Prefettura - Ufficio territoriale del Governo di Pesaro e Urbino 9

L ISTA P AROLE C HIAVE ( ESEMPI ) 27-28/11/2014 Prefettura - Ufficio territoriale del Governo di Pesaro e Urbino 10 L’elenco è in evoluzione perché si stanno analizzando alcune aree della Prefettura; conclusa questa operazione, l’elenco verrà distribuito a tutti i Comuni; ovviamente ci sarà un continuo Feedback con i Comuni per migliorare/aggiornare tale elenco in base alle Nostre e Vostre esigenze.

C OSA SI INTENDE PER I NTEROPERABILITÀ L’interoperabilità delle registrazioni di protocollo e relative informazioni accessorie con altri sistemi, nel rispetto delle regole tecniche previste dall’Agenzia per l’Italia digitale: L'Agenzia per l'Italia Digitale (AgID) coordina le azioni in materia di innovazione per promuovere le tecnologie ICT a supporto della pubblica amministrazione, garantendo la realizzazione degli obiettivi dell’Agenda digitale italiana in coerenza con l’Agenda digitale europea.Agenda digitale italiana 27-28/11/2014 Prefettura - Ufficio territoriale del Governo di Pesaro e Urbino 11

A LTRE RISORSE INFORMATICHE PER LA COMUNICAZIONE CON LA P REFETTURA u /11/2014 Prefettura - Ufficio territoriale del Governo di Pesaro e Urbino 12 Caselle di posta corporate -NON PEC Caselle di posta PEC di area

U TILIZZO DELLE ALTRE CASELLE DI POSTA DIVERSE DA PROTOCOLLO. PEC. INTERNO. IT Alla mail o alle mail di area a disposizione della Prefettura (VEDI SLIDE PRECEDENTE)VEDI SLIDE PRECEDENTE vanno inoltrate solo le comunicazioni che non devono essere protocollate Le PEC di area che la Prefettura ha a disposizione non colloquiano direttamente con il protocollo WebArch 27-28/11/2014 Prefettura - Ufficio territoriale del Governo di Pesaro e Urbino 13

U TILIZZO DELLA PEC P ROTEZIONE C IVILE DA PARTE DEGLI ENTI ESTERNI La PEC Va utilizzata solo per la diramazione di comunicazioni di emergenza della SOUP comunicazioni emergenza di Protezione Civile 27-28/11/2014 Prefettura - Ufficio territoriale del Governo di Pesaro e Urbino 14 Fine presentazione – premere tasto ESC per uscire