La gestione documentale nella CN-ER Modello Progetto di Pilotaggio

Elaborato nell’ambito della CN-ER, in collaborazione con il Polo Archivistico Regionale e con il supporto del Centro di Competenza, il modello è stato condiviso nell’ambito della Comunità Tematica Gestione Documentale… …ed è ora a disposizione di tutti gli enti della CN-ER per: – orientare al meglio l’azione di dematerializzazione e conseguire risultati sostenibili e duraturi –consentire lo sviluppo congiunto di applicazioni e servizi a vantaggio dell’intero sistema – individuare standard (tecnologici e non), prassi e linee guida in grado di indirizzare il lavoro e la pratica quotidiana Un modello per la CN-ER

Il modello concettuale di riferimento Il sistema di gestione informatica dei documenti è al centro della vita dell’ente, a supporto di tutti i processi

Il modello concettuale di riferimento Obiettivo : gestire l’intero ciclo di vita dei documenti entro l’ente il modello è incentrato sulla gestione unitaria dell’Archivio Corrente di ogni singolo ente. L'intera produzione documentale dell'ente viene organizzata in un sistema unitario che consente di descrivere i legami tra i documenti e la loro gestione all'interno dell'archivio corrente (classificazione, repertori, fascicoli, ecc.). il modello si applica: –ai documenti interni prodotti all’interno dell’ente –ai documenti in ingresso / in uscita che vengono ricevuti ed inviati a soggetti terzi in varie modalità il sistema di gestione informatica dei documenti comprende servizi di ERMS (per i documenti d’archivio) e servizi di EDMS (volti ad agevolare la produzione dei documenti). La scelta strategica del modello è di rendere possibile anche la gestione di fascicoli in cui siano inseriti documenti in fase di formazione

Lavorare per costruire una gestione documentale unitaria, attraverso l’implementazione del modello e l’utilizzo di soluzioni e strumenti a ciò preposti, significa garantire: –La corretta acquisizione della documentazione all’interno dell’archivio dell’ente –La gestione del patrimonio documentale nel tempo –La fruibilità e ricercabilità di tutti i documenti e fascicoli dell’Ente –La conservazione a norma e a lungo termine dei documenti informatici –La possibilità di utilizzare l’archivio corrente come un vero e proprio sistema informativo a supporto di tutti i processi (operativi, decisionali, di pianificazione, di controllo, ecc.) Vantaggi

Obiettivo ambizioso: come realizzarlo? 6 Persone: Comunità Tematica Linee Guida e metodologia «Strumenti»: DOC/ER e PAR-ER Sperimentazioni: Parma e Ravenna

Per l’implementazione del modello è a disposizione degli enti il Sistema Doc/er (*), un middleware di servizi in grado di interfacciare i sistemi di protocollo (attraverso delle specifiche interfacce) e, potenzialmente, qualunque repository documentale, nonché integrare le filiere di produzione documentale verticale, al fine di costruire un sistema di gestione documentale unitario. dal Sistema doc/er è inoltre possibile accedere a diversi servizi, tra cui quello di invio in conservazione al Polo Archivistico Regionale. (*) il Sistema Doc/er è stato sviluppato in evoluzione al middleware Docarea, risolvendo alcune della criticità presenti e implementando nuove funzionalità Gli strumenti a disposizione

Sistema doc/er I servizi a catalogo illustrano l’intera gamma di funzionalità (potenziali) necessarie alla gestione dell’intero ciclo di vita del documento. I servizi sono contemplati anche in un’ottica di utilizzo parziale delle funzionalità disponibili, in base alle specifiche caratteristiche di ciascun ente. I servizi verranno sviluppati in relazione alle esigenze degli enti. I primi a disposizione saranno: invio in conservazione collegamento con il timbro digitale

Diversi scenari a disposizione degli enti Il modello è aperto : pur definendo un modello comune, ciascun Ente è infatti libero di gestire la propria documentazione in base alle proprie peculiari esigenze – Ente con DocArea : potranno evolvere il modello preesistente con i servizi aggiuntivi erogati da Doc/eR – Enti senza DocArea ma che hanno proceduto autonomamente a dotarsi di una propria soluzione documentale: il modello permette di salvaguardare le soluzioni esistenti presso gli enti sfruttando anche solo alcuni dei servizi di Doc/er Il modello si presta ad essere implementato presso realtà estremamente differenti tra loro, che dispongono di sistemi di gestione informatica dei documenti differenti e presentano esigenze diverse. Sono stati individuati quattro modelli gestionali di utilizzo applicativo di DOC/ER Un unico modello Più declinazioni applicative disponibili Un unico modello Più declinazioni applicative disponibili

Scenario A (1/2) Utilizzo Minimo di DOC/ER situazione di partenza : l’ente dispone di un proprio sistema di gestione informatica dei documenti centralizzato. Le varie applicazioni presenti entro l’ente utilizzano i servizi di gestione informatica dei documenti e riversano i documenti in un unico Repository Aziendale. utilizzo di DOC/ER Proposto : si propone un utilizzo minimo di DOC/ER, che minimizza gli impatti sul sistema informativo dell’ente salvaguardando gli investimenti intrapresi. In questo modello vengono utilizzati solo i servizi del Catalogo e il Middleware (per consentire l’interfacciamento fra tali servizi e gli applicativi chiamanti). Non viene utilizzato il Repository in quanto l’ente mantiene il proprio sistema documentale.

Scenario A (2/2) Caso A: Utilizzo Minimo di DOC/ER

Scenario B (1/3) Integrazione Forte/Debole degli Applicativi situazione di partenza : ente in cui non è stata realizzata una gestione documentale unitaria. Alcune applicazioni dell’ente dispongono di un Repository Documentale specifico per quella data applicazione; altre applicazioni sono integrate al sistema di protocollo che funge anche da sistema documentale. In questi enti il sistema di protocollo gestisce solo alcune filiere documentali

Scenario B (2/3) Caso B.1: Integrazione Forte Utilizzo di DOC/ER Proposto L’applicativo da integrare non ha un proprio Sistema Documentale, ma attraverso il Middleware viene collegato al sistema di gestione documentale presente nell’ente L’applicativo così integrato può utilizzare i servizi di gestione documentale dell’ente e, in questo modo, produrre, gestire e organizzare i propri documenti che confluiscono nel Repository documentale dell’Ente il Middleware viene utilizzato per permettere ai diversi applicativi dell’ente di interfacciarsi al catalogo servizi DOC/ER e al Repository Documentale dell’ente.

Scenario B (3/3) Caso B.2: Integrazione Debole Utilizzo di DOC/ER Proposto Gli applicativi da integrare hanno un proprio Sistema Documentale. Viene realizzato un processo di riversamento della documentazione in modalità asincrona che si occuperà di inserire e mantenere sincronizzati sul repository documentale tutti i documenti e i fascicoli creati o aggiornati sul programma chiamante. In questa modalità attraverso il Middleware l’ente riesce a gestire un Repository Documentale Unico, sul quale confluiscono i documenti già presenti nel Repository documentale dell’ente e i documenti gestiti autonomamente dagli applicativi.

Scenario C (1/2) Caso C: Enti aderenti a Docarea situazione di partenza : ente ha adottato il modello DOCAREA. Il Middleware Docarea permette l’interfacciamento tra i servizi di gestione documentale e il Repository Documentale dell’Ente

Scenario C (2/2) Caso C: Enti aderenti a Docarea Utilizzo di DOC/ER Proposto : In DOC/ER il Middleware viene potenziato di ulteriori servizi, che permetteranno agli enti di migliorare la propria gestione d’Archivio, fermo restando il ruolo del Middleware e le sue modalità di utilizzo.

Sperimentare la soluzione Doc/er (installazione e collaudo) in ambienti di test collegando i servizi messi a disposizione dalla CNER attraverso Doc/er Aggiornare la documentazione a corredo della soluzione Doc/er, Dispiegare la soluzione in un gruppo ristretto di enti (primo dispiegamento) Produrre il “kit riuso”. Documentazione tecnica e organizzativa, formativa a supporto di tutti gli enti che vogliano implementare il modello. Obiettivi del Pilota

Realizzare lo scenario proposto dalla CNER Il sistema di gestione informatica dei documenti è al centro della vita dell’ente, a supporto di tutti i processi

Per realizzare gli obiettivi: Analizzare la situazione di partenza per individuare il modello di riferimento confrontandola con i modelli proposti dalla CNER (scenario A B o C)

Analizzare l’infrastruttura tecnologica dell’ente o degli enti che si accingono a introdurre Doc/er per implementare il giusto modello di Gestione Documentale –Scegliere il tipo di ERMS/DBMS –Definire l’infrastruttura tecnologica con policy di sicurezza –Verificare la compatibilità del/dei software di Protocollo Informatico e delle filiere verticali di produzione documentale (Gestione Atti, Suap e Commercio, etc.) agli standard della CN-ER Per realizzare l’obiettivo 20

Analizzare la situazione organizzativa interna e il grado di diffusione dell’informatica per la produzione e gestione della documentazione amministrativa –Quanti utenti accedono ai sistemi e quindi verranno coinvolti dall’introduzione dei servizi offerti da Doc/er –Il grado di diffusione della Firma Digitale per la produzione degli atti e della PEC per la spedizione (il passaggio potrebbe essere un momento ottimo per introdurre iter completamente digitali) –Considerare e analizzare i luoghi fisici in cui la documentazione informatica prodotta dall’ente viene attualmente conservata (il passaggio potrebbe essere un ottimo momento per ridefinire le politiche di produzione e archiviazione dei documenti) Per realizzare l’obiettivo 21

LTT s.r.l. – società in house di 50 enti della provincia di Parma – oltre a gestire la connettività per tutti gli enti, offre anche servizi tecnologicamente avanzati 30 enti della provincia di Parma fruiscono in ASP del sistema di protocollo informatico e della gestione degli atti amministativi L’infrastruttura tecnologica adottata rispettava il modello DOCAREA quindi: –E’ stato adottato Hummingbird per la gestione dei documenti prodotti da tutti gli enti –I software scelti dai comuni erano certificati dal progetto Docarea Scenario di partenza del progetto Pilota a Parma 22

Scenario di partenza del progetto Pilota 23

Abbiamo potuto verificare le seguenti caratteristiche generali di DOC/ER: –piena compatibilità del sistema con le interfacce DOCAREA: è possibile utilizzare indistintamente le nuove interfacce e quelle DOCAREA da parte di tutti gli applicativi integrati (ivi inclusi gli applicativi di protocollo); –compatibilità del sistema con gli ambienti Linux e Windows; –possibilità di utilizzare diversi sistemi EDMS/ERMS per l’archiviazione dei documenti: nel caso specifico è stato utilizzato Hummingbird ed Alfresco ; –compatibilità del documentale Hummingbird di DOCAREA con Doc/er: è stato necessario un semplice upgrade della base dati per renderlo disponibile con il sistema Doc/er. Primi risultati 24

Obiettivo da raggiungere 25

Estendere a tutti i 30 enti l’utilizzo dei servizi di Doc/er partendo da: –Invio in conservazione a PARER dei documenti prodotti dall’ente –Uso del Timbro Digitale –Collegamento del protocollo a SUAP e Gestione Commercio in attesa della predisposizione del SIEDER Implementare un’infrastruttura aperta anche agli altri enti che volessero portare presso la server farm di LTT i propri archivi collegando anche altri software, purché abbiano in linea con gli standard CN-ER Obiettivi finali 26

Creare un network di persone e di enti che traggono vantaggio dal lavorare assieme per fare in modo che le esperienze di uno diventino innovazione per tutti. Condividere un’infrastruttura tecnologica per risparmiare risorse e ottimizzare le operazioni di aggiornamento e mantenimento degli archivi informatici Condividere piattaforme e standard per porre le basi di una vera cooperazione applicativa che renda più agevole lo scambio e l’interscambio di dati e documenti fra le pubbliche amministrazioni. Obiettivi finali dott.ssa Alice Ceriati – Laboratorio di Telematica per il Territorio srl 27

Ambiente Linux –Alfresco e web 28

Ambiente Linux –Alfresco e web 29

Ambiente Linux –Alfresco e web 30

Ambiente Linux –Alfresco e web 31

Ambiente Linux –Alfresco e web 32

Ambiente Linux –Alfresco e web 33

Ambiente Linux –Alfresco e web 34

Ambiente Linux –Alfresco e web 35

Ambiente Linux –Alfresco e web Inserimento da interfaccia Doc/er 36

Ambiente Linux –Alfresco e web Inserimento da interfaccia Doc/er 37

Ambiente Linux –Alfresco e web Inserimento da interfaccia Doc/er 38

Ambiente Windows – Hummingbird e IRIDE 39

Ambiente Windows – Hummingbird e IRIDE 40

Ambiente Windows – Hummingbird e IRIDE 41

Ambiente Windows – Hummingbird e IRIDE 42