CONVEGNO NAZIONALE INFN Assergi 13 e 14 ottobre 2011 Attività della Commissione di Audit: esito dell’esperienza condotta presso la Sezione INFN di Perugia Dott.ssa Lucia Pampanella – Associazione CNSPP I Sistemi di Gestione. Gli auditor per la Salute e Sicurezza: una nuova professionalità

percorso sperimentale di “Audit interno” La Sezione INFN di Perugia, ha intrapreso per prima, un percorso sperimentale di “Audit interno” con lo scopo di predisporre basi concrete per l’attuazione del sistema di gestione della salute e sicurezza sul lavoro Commissione di Audit interno Presidente della Commissione: Membri della Commissione:  Viene costituita una Commissione di Audit interno composta come segue: Presidente della Commissione: Dr Lucia Pampanella (unico membro esterno al contesto INFN, ASPP Università di Perugia), Membri della Commissione: Prof. Michele Paoluzzi (Vice Direttore del Dip.to di Fisica dell’Università di Perugia e Associato INFN); Sig. Gianluca Scolieri (RLS Sezione INFN Perugia)

Perché la scelta della Commissione? sistema interno di verifica e controllo Per attivare rapidamente un sistema interno di verifica e controllo dello stato di attuazione del piano di miglioramento aziendale; strumento di misura per disporre di uno strumento di misura atto a valutare l’operato del SPP e delle altre figure della sicurezza aziendale; ottimizzare i tempi per ottimizzare i tempi di adeguamento per gli adempimenti aventi priorità di intervento; analisi e superamento delle difficoltà operative incontrate in campo per creare i presupposti di base per l’avvio di un vero e proprio sistema di gestione (analisi e superamento delle difficoltà operative incontrate in campo).

Criteri di scelta degli auditor Nessuno dei componenti ha una formazione come auditor Nessuno dei componenti ha una formazione come auditor ma la Commissione nel suo insieme può dare un contributo concreto in termini di:  valutazione dei rischi;  conoscenza dei processi lavorativi;  conoscenza della rete di relazioni fra soggetti coinvolti,  capacità di pianificazione, ispezione e verifica. L’attività della Commissione è condotta in stretta collaborazione con il S.P.P. della Sezione

Criteri di scelta degli auditor membro esterno Il membro esterno è scelto nell’ambito del contesto universitario, è un ASPP con esperienza consolidata; membri interni I membri interni sono scelti per fornire in maniera omogenea: Chi coordina e sovrintende  il contributo di Chi coordina e sovrintende l’attività sperimentale e di ricerca; Chi rappresenta i Lavoratori.  il contributo di Chi rappresenta i Lavoratori. La collaborazione con l’R.S.P.P. della Sezione fornisce il contributo di Chi è consulente del Datore di Lavoro

Integrazione composizione della Commissione Recentemente è stata integrata la composizione della Commissione con l’inserimento di un ulteriore membro esterno che è formato come auditor; Il membro aggiunto sta effettuando il tirocinio pratico per l’addestramento degli auditor; Tale membro ha pura funzione di osservatore esterno

Esame documentale Effettuazione di sopralluoghi ad integrazione dell’esame documentale; Individuazione delle criticità, delle carenze, delle priorità di intervento; Individuazione delle modalità operative: report di sopralluogo, condivisione con i preposti; rilevazioni strumentali, valutazione di rischi non ancora effettuate o non esaustive; attività di formazione ● Soluzioni e azioni correttive per raggiungere l’obiettivo; ● Verifica di efficacia (REPORT FINALE) Attività del gruppo Audit esame iniziale e pianificazione delle attività

Attività del gruppo Audit individuazione degli step attuativi  I STEP:laboratorio SERMS sede a Terni  I STEP: laboratorio SERMS (laboratorio per lo studio delle radiazioni elettromagnetiche sui materiali nello spazio) con sede a Terni;  II STEPesame delle procedure operative  II STEP: esame delle procedure operative, coinvolgimento e formazione dei preposti;  III STEP:laboratori e servizi sede di Perugia  III STEP: laboratori e servizi sede di Perugia  IV STEP:rischio stress lavoro correlato  IV STEP: valutazione del rischio stress lavoro correlato

Attività del gruppo Audit operatività degli step I STEP: LABORATORIO SERMS PRIORITA’ DI INTERVENTO: PRIORITA’ DI INTERVENTO: uso promiscuo di spazi ed attrezzature da parte dell’INFN, dell’Università dello spin-off (priorità assoluta: impiego del BANCO VIBRANTE – condivisione degli obblighi di sicurezza); AZIONE: AZIONE: coinvolgimento dei singoli D.L. per la condivisione di procedure operative, controllo degli accessi, uso dpi, individuazione dei preposti e loro responsabilità. Redazione di un dvr condiviso (NON CONCLUSA); ESITO: ESITO: riscontro positivo ma parziale all’azione richiesta; SOLUZIONE PROPOSTA: SOLUZIONE PROPOSTA: conclusione dell’azione proposta

Attività del gruppo Audit operatività degli step I STEP: LABORATORIO SERMS CARENZE STRUTTURALI/FUNZIONALI E DOCUMENTALI: CARENZE STRUTTURALI/FUNZIONALI E DOCUMENTALI: certificato di agibilità, certificato di conformità dell’impianto elettrico, impianto di rilevazione fumi; certificazione e manutenzione dell’impianto dei gas tecnici; linea telefonica all’interno della “camera pulita”; ampliamento della scala di accesso al piano rialzato e sostituzione della porta REI120 di accesso area open space; AZIONE: AZIONE: risanamento delle carenze a carico dei soggetti chiamati ad intervenire (Università e INFN), entro 6 mesi fatta eccezione per il certificato di agibilità che richiede 12 mesi; ESITO: ESITO: riscontro positivo ma parziale all’azione richiesta (manca certificato di agibilità); SOLUZIONE PROPOSTA: SOLUZIONE PROPOSTA: conclusione dell’azione proposta

Attività del gruppo Audit operatività degli step I STEP: LABORATORIO SERMS CARENZE NELLA VALUTAZIONE DEI RISCHI: CARENZE NELLA VALUTAZIONE DEI RISCHI: Rischio rumore, rischio chimico, smaltimento in sicurezza dei rifiuti speciali; AZIONE: AZIONE: valutazione dei suddetti rischi. Individuazione, formazione, dei Delegati SISTRI, individuazione procedura gestione rifiuti; ESITO: ESITO: riscontro positivo e totale all’azione richiesta SOLUZIONE PROPOSTA: SOLUZIONE PROPOSTA: integrare la procedura di gestione dei rifiuti in relazione alle variazioni che dovranno essere apportate al sistema SISTRI

II STEP:esame delle procedure operative, coinvolgimento e formazione dei preposti II STEP: esame delle procedure operative, coinvolgimento e formazione dei preposti PRIORITA’ DI INTERVENTO/CRITICITA’: PRIORITA’ DI INTERVENTO/CRITICITA’: delineare attività e responsabilità dei preposti ai laboratori e ai servizi. Ottenere collaborazione dei preposti, far acquisire loro piena consapevolezza della propria posizione AZIONE: AZIONE: fornire ai preposti materiale documentale articolato riguardante l’individuazione di ruoli e responsabilità, procedure d’accesso, POS, procedure d’uso dei DPI, RICHIESTA DI CONDIVISIONE ATTIVA. Giornata di formazione sulla figura del preposto; ESITO: ESITO: riscontro negativo all’azione richiesta, scarsa partecipazione, atteggiamento spesso polemico e disfattista, nessun riscontro alla documentazione fornita SOLUZIONE PROPOSTA: SOLUZIONE PROPOSTA: ripetizione della formazione; supporto alla compilazione documentale e all’attuazione degli adempimenti; incontri con singoli preposti per l’individuazione di soluzioni ad hoc. Attività del gruppo Audit operatività degli step

III STEP: laboratori e servizi sede di Perugia PRIORITA’ DI INTERVENTO/CRITICITA’: PRIORITA’ DI INTERVENTO/CRITICITA’: viene effettuata la ricognizione, con effettuazione di sopralluoghi, sullo stato di tutti i laboratori, che rileva l’inosservanza degli adempimenti previsti dal piano di miglioramento AZIONE: AZIONE: per gli adempimenti aventi priorità immediata, il D.L. richiama all’osservanza il preposto pena l’interruzione dell’attività. Per tutti gli altri adempimenti si ripropone la scheda rilevazione con individuazione dell’intervento, della tempistica e del soggetto attuatore e si chiede riscontro; ESITO: ESITO: nessun riscontro all’attività richiesta, l’azione intrapresa si è rivelata inefficace SOLUZIONE PROPOSTA: SOLUZIONE PROPOSTA: In assenza di riscontro al richiamo del D.L. per gli adempimenti urgenti, immediata sospensione dell’attività. Nuovo coinvolgimento dei preposti, supporto alla compilazione della documentazione e all’attuazione degli adempimenti richiesti, ripetizione della formazione. Attività del gruppo Audit operatività degli step

IV STEP: valutazione del rischio stress INDIVIDUAZIONE DELLA MODALITA’ DI VALUTAZIONE: INDIVIDUAZIONE DELLA MODALITA’ DI VALUTAZIONE: entro il 31/12/2010 predisposizione modalità di valutazione secondo le linee guida ISPESL, adesione al Progetto Magellano ideato e proposto dal Dip.to della Funzione Pubblica e adottato dall’INFN a livello centrale; AZIONE: AZIONE: la Commissione non interviene sulla scelta metodologica ma predispone la formazione del personale della Sezione. Il Membro esterno della Commissione prende parte alla fase oggettiva della valutazione, come osservatore esterno per le sole finalità dell’audit; ESITO: ESITO: positivo, immediato e costruttivo confronto. Si focalizza l’attenzione sul fatto che la valutazione non può e non deve andare alla ricerca dell’individuo stressato me deve bensì consentire la rilevazione delle criticità sulle quali impiantare eventualmente la fase soggettiva. Si chiarisce che in ogni caso un buon interlocutore può essere ritenuto il Medico Competente e che la valutazione di tale particolare rischio è in continua evoluzione SOLUZIONE PROPOSTA: SOLUZIONE PROPOSTA: illustrazione ai lavoratori della Sezione dell’esito della fase oggettiva. Attività del gruppo Audit operatività degli step

Bilancio parziale dell’attività audit In circa 1 anno di attività sono stati avviati 4 step operativi. La % di insuccesso degli step La % di insuccesso degli step avviati può essere ritenuta pari: I STEP (SERMS) = 20% II STEP(condivisione procedure preposti) = 85% III STEP (laboratori e servizi Perugia) = 85% IV STEP (stress lavoro correlato) = 0% Solo per il IV step è stato possibile il raggiungimento totale dell’obiettivo ed è programmabile il riesame periodico della valutazione Solo per il IV step è stato possibile il raggiungimento totale dell’obiettivo ed è programmabile il riesame periodico della valutazione

Analisi delle % di insuccesso - I step (SERMS):20% di insuccesso - I step (SERMS): il 20% di insuccesso è determinato dalla scarsa/inadeguata condivisione delle procedure da parte di diversi datori di lavoro; molto significativo “ogni gruppo di ricerca è impegnato a coltivare il proprio orto, senza considerare che le azioni di un gruppo/di singolo appartenente ad un gruppo - in termini di sicurezza di tutti gli operatori presenti nel momento in cui l’attività è in corso - possono avere ripercussioni anche gravi sull’attività di un altro gruppo/di un singolo appartenente ad un altro gruppo”; - È un dato molto significativo perché evidenzia un atteggiamento ancora troppo diffuso nell’ambito della ricerca e della sperimentazione: “ogni gruppo di ricerca è impegnato a coltivare il proprio orto, senza considerare che le azioni di un gruppo/di singolo appartenente ad un gruppo - in termini di sicurezza di tutti gli operatori presenti nel momento in cui l’attività è in corso - possono avere ripercussioni anche gravi sull’attività di un altro gruppo/di un singolo appartenente ad un altro gruppo”; - Si tratta di uno zoccolo duro che deve essere rimosso, altrimenti il SGSS non può decollare.

Analisi delle % di insuccesso - II step (condivisione procedure preposti) e III step (laboratori e servizi Perugia): mancata percezione - II step (condivisione procedure preposti) e III step (laboratori e servizi Perugia): l’85% di insuccesso è essenzialmente legata alla mancata percezione del ruolo da parte dei preposti; senza considerare gli aspetti legati alla sicurezza (si è preposti di fatto, non è una libera scelta) - colui che coordina e sovrintende l’attività di altri, esercita le proprie azioni senza considerare gli aspetti legati alla sicurezza (si è preposti di fatto, non è una libera scelta); - Va riproposta l’azione operativa per ottenere il coinvolgimento di queste figure, senza le quali il SGSS non può decollare

Analisi delle % di insuccesso - IV step (stress lavoro correlato): - IV step (stress lavoro correlato): 0 % di insuccesso; - In questo caso il sistema di valutazione coinvolge la governance e solo indirettamente i lavoratori, attraverso l’analisi di dati oggettivi, supportata dalla presenza del R.L.S. e del M.C. - L’esito della valutazione va reso noto ai lavoratori, vanno accolti i loro suggerimenti e va riproposta l’azione operativa periodicamente. I presupposti per l’avvio del SGSS sono ottimali.

In conclusione report finale L’attività della Commissione deve ancora essere conclusa con la redazione di un report finale, entro la fine del 2011; orientando le azioni riparatrici e correttive con l’intento di ottimizzare le tempistiche di intervento L’attività si rivelata uno strumento molto prezioso in quanto ha consentito di focalizzare l’attenzione su priorità/criticità/non conformità orientando le azioni riparatrici e correttive con l’intento di ottimizzare le tempistiche di intervento; valido di test di prova L’attività può essere considerata un valido di test di prova all’avvio del SGSS

In conclusione esperienza pilota Il report finale della sezione INFN di Perugia verrà messo a disposizione delle altre sedi come esperienza pilota; ringraziamento particolare Dott. Pasquale Lubrano Un ringraziamento particolare va al Direttore della Sezione INFN di Perugia, Dott. Pasquale Lubrano, per aver consentito la conduzione di questa attività; ringraziamento altrettanto sentito va ai Membri Interni della Commissione Un ringraziamento altrettanto sentito va ai Membri Interni della Commissione per aver dato il loro contribuito fattivo al buon andamento dell’attività

GRAZIE PER L’ATTENZIONE