AA LEZSistemi per la Gestione Aziendale - Prof. Giuseppe Zollo1 Sistemi per la Gestione Aziendale. AA Ingegneria Gestionale (LS) Facoltà di Ingegneria di Napoli SGA0809 Lez. Un caso di BPI

AA LEZSistemi per la Gestione Aziendale - Prof. Giuseppe Zollo2 Il BPI applicato al Dipartimento di Biologia e Patologia Cellulare e Molecolare Caso tratto dalla tesi di Laurea in Ingegneria Gestionale dell’ing. Laura Comes AREA DIDATTICO-SCIENTIFICA DI IMMUNOPATOLOGIA GRUPPI DI RICERCA DBPCM AREA ASSISTENZIALE (10 aree funzionali) AREA DIDATTICO- SCIENTIFICA (17 aree didattico-scientifiche) Azienda Ospedaliera Università Finalità istituzionali Didattica Ricerca scientifica Assistenza sanitaria Contesto di analisi Rallentamento della ricerca dovuto allo stock-out, spesso duraturo, di tutti i prodotti necessari agli esperimenti utilizzati nel laboratorio di ricerca: reagenti speciali, reagenti comuni e materiale monouso. Bisogno emerso

AA LEZSistemi per la Gestione Aziendale - Prof. Giuseppe Zollo3 Fasi della metodologia di BPI FASI STRUMENTI Fase 1 Identificazione dei processi su cui intervenire Interviste informali Fase 2 Formazione di un team Coinvolgimento del management Fase 3 Analisi del processo critico Mappatura del processo “as is” ( attuale) Fase 4 Individuazione aree di miglioramento Tabella attività. Criticità, indicatori, misure, obiettivi Fase 5 Identificazione interventi mirati Tabella attività. Criticità. Obiettivi e soluzioni Fase 6 Attuazione interventi e gestione del cambiamento Mappatura del processo “to be” (come dovrebbe essere) Fase 7 Verifica dei risultati

AA LEZSistemi per la Gestione Aziendale - Prof. Giuseppe Zollo4 Fase 1: Identificazione del/i processo/i Identificazione del processo critico: criteri di scelta 1.Criticità del processo all’interno dell’organizzazione aziendale Rilevazione dei fattori critici con maggior impatto sull’organizzazione del laboratorio e sul problema emerso. Dalle interviste agli operatori del laboratorio è emerso che il processo critico è il processo di approvvigionamento 2. Stato di funzionamento del processo di approvvigionamento Inadeguato a soddisfare le esigenze dei ricercatori: prodotti non sempre disponibili, attività del processo senza responsabile, lead time del processo troppo elevato. 3. Concreta fattibilità dell’intervento Azione di miglioramento promossa dal Professor ordinario dell’area scientifica di immunopatologia e sponsorizzata con convinzione dal capogruppo del gruppo di ricerca.

AA LEZSistemi per la Gestione Aziendale - Prof. Giuseppe Zollo5 Fase 3: Analisi “as is” del processo di approvvigionamento Elementi rilevanti del processo di approvvigionamento Mission del processo Il processo deve garantire che i beni e i servizi siano disponibili nel più breve tempo possibile e siano conformi ai requisiti specificati per il loro uso. Output del processo Disponibilità del bene acquistato Input del processo Richiesta materiale Clienti del processo e loro esigenze Personale del laboratorio richiedente il bene o il servizio: Capo gruppo, Dottorande, Tesiste. Le esigenze dei clienti del processo sono: - disponibilità costante dei beni e servizi utilizzati per la ricerca. - disponibilità del bene o del servizio richiesto nel più breve tempo possibile. - bene o servizio richiesto conforme ai requisiti specificati. Attori del processo Direttore del dipartimento, Professor ordinario dell’area scientifica di immunopatologia, Responsabile del gruppo di ricerca, Dottorande, Tesiste, Tecnico di laboratorio, Amministrazione, Fornitori.

AA LEZSistemi per la Gestione Aziendale - Prof. Giuseppe Zollo6 Fase 3: Analisi “as is” del processo di approvvigionamento Scomposizione del processo in fasi (o macroattività) e attività Processo di approvvigionamento Formulazione ordine Emissione ordine Monitoraggio ordine Ricevimento merci Processo Fasi Attività Attività relative alle fasi in cui è scomposto il processo.

AA LEZSistemi per la Gestione Aziendale - Prof. Giuseppe Zollo7 Fase 3: Analisi “as is” del processo di approvvigionamento Input Richiesta materiale Clienti Ricercatori Output Disponbililità del bene o del servizio richiesto ATTORI Direttore del dipartimento, Professore ordinario,Responsabile del gruppo di ricerca, Dottorande, Tesiste, Tecnico di laboratorio, Amministrazione. PROCESSO DI APPROVVIGIONAMENTO

AA LEZSistemi per la Gestione Aziendale - Prof. Giuseppe Zollo8 Ordine inviato? Fine si no Controllo Avanzamento ordine Rintraccio ordine Sollecito amministrazione Sollecito fornitore Ordine fuori tempo? Approvazione professore ordinario Approvazione direttore di dipartimento Emissione ordine Archivio bolla pagamanto fattura Ricevimento merci Controllo merci Immagazzinamento Archivio bolla Scarico ordine Controll o superato ? Trattamento n.c. si no E’ presente la merce? Scelta fornitore Valutazione ordine Individuazione priorità Verifica presenza merce Richiesta d’acquisto E’ prioritaria? Richiesta materiale si no si Fine no

AA LEZSistemi per la Gestione Aziendale - Prof. Giuseppe Zollo9 ATTIVITA’/RESPONSABILITA’TesisteDottorandeTecnico di laboratorio Capogruppo Prof. ordDirettore dipartimento Amministr. Richiesta materiale Verifica presenza materiale: materiale specifico Verifica presenza materiale:uso comune Scelta fornitore: materiale specifico Scelta fornitore materiale: uso comune Valutazione ordine Individuazione priorità Richiesta d’acquisto: materiali di uso comune Richiesta d’acquisto: materiale di uso specifico Approvazione Emissione ordini Controllo avanzamento ordine Rintraccio ordine Sollecito fornitore Sollecito amministrazione Ricevimento merci Controllo merci Trattamento delle non conformità Scarico ordine Immagazzinamento Archivio bolla Consegna bolla Pagamento fatture Fase 3: Analisi “as is” del processo di approvvigionamento Matrice delle responsabilità è coinvolto Responsabilità formale

AA LEZSistemi per la Gestione Aziendale - Prof. Giuseppe Zollo10 ATTIVITA’ CRITICITA’ INDICATORI INTERVENTI Richiesta materiale e verifica presenza merce Valutazione tempi di riordino e scorta di sicurezza inesistenti Scelta fornitore Utilizzo di data base non aggiornati Richiesta d’acquisto Non viene effettuata con regolarità Approvazione Tempi troppo lunghi Emissione ordine Il laboratorio non viene avvisato dell’ ordine Fase 5: Identificazione Interventi

AA LEZSistemi per la Gestione Aziendale - Prof. Giuseppe Zollo11 Rintraccio ordine Il rintraccio ordine non è immediato Non effettuato con regolarità e non esiste un responsabile Controllo merci Non esiste magazzino Immagazzinamento Archivio bolla Personale non istruito Fase 5: Identificazione Interventi ATTIVITA’ CRITICITA’ INDICATORI INTERVENTI

AA LEZSistemi per la Gestione Aziendale - Prof. Giuseppe Zollo12 Informazioni sul processo di approvvigionamento Il laboratorio non riesce a gestire il magazzino e si verifica che mediamente il 45% dei beni a magazzini va sotto scorta in un mese, inoltre il 20% degli ordini emessi non è conforme. Il laboratorio non ha informazioni sul numero di richieste fatte in un mese ed, inoltre, il processo di approvazione delle richieste è molto lento in quanto impiega 18 giorni. Inoltre, una volta emesso l’ordine il laboratorio non è avvisato ed attualmente vengono fatte due copie dell’ordine che devono restare in amministrazione. Inoltre, non è possibile rintracciare immediatamente l’ordine, ed attualmente il tempo è di circa 14 giorni. Una volta arrivata la merce viene controllata circa l’85% delle schede d’ordine, il bene immagazzinato non è registrato ed si perdono circa il 60% delle bolle.

AA LEZSistemi per la Gestione Aziendale - Prof. Giuseppe Zollo13 Reingegnerizzare il processo di approvvigionamento - Costruire la WBS del processo di approvvigionamento (raggruppare le attività in fasi) - Date le attività critiche e le informazioni aggiuntive individuare gli indicatori e possibili interventi di miglioramento - Sulla base delle informazioni aggiuntive ridisegnare il processo di approvvigionamento - Costruire la nuova matrice di responsabilità