La valutazione del SW contabile Manuela Bertei

Valutazione economico-tecnica del SW contabile La valutazione economica del software contabile rappresenta: i)una problematica di non facile soluzione ii)attraversa livelli maggiori di complessità con i progressivi sviluppi della tecnologia. Nonostante questo la valutazione del software rimane una fase fondamentale per la formulazione di adeguati giudizi di convenienza nella selezione, tra le diverse alternative, di quella ritenuta più soddisfacente.

Valutazione economico-tecnica del SW contabile In passato: HW acquisito esternamente mentre il SW realizzato internamente dalla funzione CED Valutazioni di tipo tecnico- quantitativo Confronto fra gestione manuale VS informatizzata delle informazioni Scarso miglioramento e razionalizzazione dei processi aziendali. Oggi : HW e SW acquisiti sul mercato esterno Oltre a valutazioni di tipo tecnico – quantitativo sono richieste valutazioni di tipo qualitativo Confronto fra soluzioni informatizzate differenti Revisione radicale dei processi aziendali.

Il processo decisionale degli investimenti 1. definizione delle esigenze informative aziendali; 2. valutazione del software interno; 3. valutazione delle diverse alternative; 4. selezione del software; 5. implementazione del software selezionato. La valutazione del software contabile consta di cinque fasi:

1.Definizione delle esigenze informative aziendali Definizione di un set di obiettivi informativi comuni, minimi e condivisi, da raggiungere mediante l’installazione del SW contabile. Tali obiettivi costituiscono la base di partenza da cui prende avvio il processo di valutazione del SW.

2. Valutazione del software esistente Individuazione, formalizzazione e condivisione dei punti di debolezza e delle mancanze strutturali del vecchio software contabile che non possono essere più tollerate né tantomeno ignorate.

3. Valutazione delle diverse alternative Tale fase prevede: a)La valutazione dei diversi software contabili disponibili sul mercato; b)La valutazione della SW house/ VAR produttrice del software analizzato (background, parco clienti, ecc…)

4. Selezione del software In merito a ciascun software analizzato sarà espresso un giudizio che dovrà riassumere considerazioni circa : - Gli aspetti tecnici; - Le funzionalità; In base ai giudizi espressi su ciascun software contabile la scelta dovrà ricadere sul software PIU’ ADATTO alla propria realtà e NON necessariamente sul il MIGLIORE presente sul mercato

5. Implementazione e parametrizzazione del software selezionato Tale fase si articola nei seguenti passi: 1.Nomina dei soggetti responsabili dell’attivazione del software; 2. Individuazione dei processi che a seguito della sostituzione del SW dovranno essere ridisegnati; 3.Identificazione delle persone e dei mezzi messi a disposizione per l’attività di passaggio; 4.Definizione delle personalizzazioni necessarie.

Le dimensioni di analisi Due dimensioni di analisi: SPAZIOSPAZIO ANALISI COSTI/BENEFICI TEMPOTEMPO ANALISI COSTI/PRESTAZIONI

La valutazione costi/prestazioni La valutazione costi/prestazioni riguarda le prestazioni informatiche del software da valutare rispetto ai costi da sostenere per l’acquisto. L’idea è quella di confrontare da un lato le risorse completamente assorbite dal software e dall’altro le performance tecniche del programma ottenute impegnando quelle risorse

La valutazione costi/prestazioni Il COSTO DEL SW, acquisito all’esterno, è formato dalle seguenti voci: 1.Il costo del modulo base + altri moduli eventuali. 2.Costo della licenza che la software house rilascia alla azienda per l’utilizzo del programma. 3.Costi accessori dovuti all’installazione del programma o dell’hardware o delle eventuali personalizzazioni richieste dell’azienda.

La valutazione costi/prestazioni La valutazione delle prestazioni prende in considerazioni sia i requisiti tecnici che informatici della installazione al fine di determinare l’adeguatezza della soluzione informatica alle esigenze aziendali. Dividiamo i requisiti tecnici in: 1.Parametri che valgono per qualsiasi programma 2.Parametri che valgono per un software gestionale

La valutazione costi/prestazioni Nei parametri che valgono per qualsiasi programma abbiamo: 1.Facilità d’uso; 2.Flessibilità; 3.Affidabilità; 4.Manutenibilità; 5.Portabilità; 6.Funzionalità; 7.Efficienza

La valutazione costi/prestazioni I parametri che riguardano nello specifico i software gestionali sono: 1.Multiaziendalità 2.Multiutenza; 3.Multitasking; 4.Modularità; 5.Parametrazione

La valutazione costi/benefici La valutazione costi/benefici conduce alla misurazione dell’impatto delle diverse alternative software sia in termini di costi per le risorse necessarie sia in termini di benefici dovuti all’utilizzo dell’informazione nei processi decisionali.

La valutazione costi/benefici L’analisi in oggetto implica il riscontro di: -costi e benefici diretti: imputabili in modo immediato all’acquisizione del software gestionale; -costi e benefici indiretti: imputabili in modo mediato all’acquisizione del software.

La valutazione costi/benefici I COSTI DIRETTI riguardano principalmente: 1.Il costo del software 2.I costi per l’attività di analisi e di studio della progettazione 3.I costi organizzativi: a) Costo risorse umane b) Costo addestramento c) Costo ristrutturazione organizzativa 4.Costi di manutenzione: a) Ordinaria: per la conservazione dello stato di efficienza del programma; b) Straordinaria: per l’aggiornamento della procedura.

La valutazione costi/benefici I COSTI INDIRETTI riguardano principalmente gli oneri indotti da rischi connessi all’acquisizione di un nuovo software: Scarsa aderenza del programma alle reali esigenze informative; L’insufficiente addestramento del personale; La non corretta valutazione dell’impatto del nuovo sistema su ruoli e mansioni organizzative La misurazione di questi elementi è estremamente difficile, di non facile quantificazione e scarsamente preventivabile.

La valutazione costi/benefici I BENEFICI DIRETTI possono essere così sintetizzati: -Maggiore efficienza nella gestione dell’informazione -Risparmio di tempo nel completare una transazione -Riduzione del personale amministrativo

La valutazione costi/benefici I BENEFICI INDIRETTI sono indotti da migliori condizioni di lavoro e migliore qualità nell’informazione ottenuta. Rientrano tra i benefici indiretti: 1.La riduzione dei costi amministrativi: minori attività di verifica; 2.Una migliore gestione delle variabili di capitale circolante netto dovute ad una migliore gestione del magazzino; 3.Una riduzione del fabbisogno di cassa 4.Aumento del fatturato Questi benefici possono essere definiti come benefici tangibili e quantificabili

La valutazione costi/benefici Tra i BENEFICI INTANGIBILI che possono non trovare valutazione quantitative avremo: 1.Riduzione dei costi di coordinamento; 2.Flussi comunicativi corretti e basati su un linguaggio standardizzato; 3.Maggiore sicurezza sul contesto informativo.

Riferimenti per l’esame - Marchi L., Mancini D.; Gestione informatica dei dati aziendali, Milano, Franco Angeli, 2009 (capitolo 2: pag 81–102)