TUTTO IN ORDINE CON L’AMMINISTRAZIONE DI UNA ASSOCIAZIONE 23 OTTOBRE 2010 TERZO INCONTRO: - ISCRIZIONE AD ALBI E REGISTRI - ADEMPIMENTI SOCIETARI ED AMMINISTRATIVI

MODALITA’ DI ISCRIZIONE AD ALBI E REGISTRI L’iscrizione al Registro del Volontariato garantisce: l’accesso alle agevolazioni fiscali previste dalla Legge 266/91 art. 8 la possibilità di beneficiare dei contributi pubblici la possibilità di stipulare convenzioni con gli enti pubblici la qualifica di Onlus di diritto ISCRIZIONE ALL’ALBO PROVINCIALE DEL VOLONTARIATO

La domanda deve essere presentata al Settore Politiche Sociali della Provincia di Bergamo con una delle seguenti modalità: Inviata a mezzo raccomandata alla PROVINCIA DI BERGAMO, VIA TORQUATO TASSO, 8 – BERGAMO; Presentata a mano all’Ufficio Protocollo (da lun. a ven. dalle 8.30 alle oppure da lun. a giov. dalle alle 16.30) della PROVINCIA DI BERGAMO VIA TORQUATO TASSO, 8 – BERGAMO; (risponde con un decreto d’iscrizione La domanda deve essere inoltrata anche al Comune in cui si svolge l’attività dell’organizzazione stessa al fine dell’espressione del parere di competenza. (intestare al Sindaco) – 60 gg di tempo per esprimere parere – vale silenzio assenso La domanda deve includere esplicitamente le seguenti dichiarazioni ( oppure le stesse devono essere allegate a mezzo di documentazione) : Dichiarazione, sottoscritta in originale dal legale rappresentante, attestante la prevalenza di prestazioni gratuite rese dai volontari rispetto a quelle erogate da lavoratori dipendenti o professionisti convenzionati Dichiarazione attestante la data della avvenuta presentazione al Comune di appartenenza dell’istanza ai sensi e per gli effetti dell’art.4, comma 3°, della l.r. 24 luglio 1993, n°22 Dichiarazione attestante che l’organizzazione opera attraverso prestazioni rese dai propri aderenti secondo le modalità indicate dall’ art. 2 l.r. 22/1993 per il raggiungimento degli scopi dell’organizzazione di volontariato in questione ISCRIZIONE ALL’ALBO PROVINCIALE DEL VOLONTARIATO: DOMANDA DI ISCRIZIONE – (ALLEGATO 1)

La domanda deve essere corredata dalla seguente documentazione: copia autentica dell’atto costitutivo redatto in forma di atto pubblico o scrittura privata registrata con autentica o autocertificazione di conformità all’originale del legale rappresentante apposta in calce all’atto; copia autentica dello statuto redatto in forma di atto pubblico o scrittura privata registrata con autentica o autocertificazione di conformità all’originale del legale rappresentante apposta in calce all’atto; Ultimo rendiconto economico completo della situazione patrimoniale (elenco beni mobili e/o immobili) sottoscritto in originale dal Legale Rappresentante; Bilancio di previsione sottoscritto in originale dal Legale Rappresentante; Relazione sull’attività svolta nell’anno precedente a quello della presentazione dell’istanza sottoscritta in originale dal Legale Rappresentante; Relazione sull’attività in programma sottoscritta in originale dal Legale Rappresentante; Dichiarazione di non possesso di beni o situazione patrimoniale sottoscritta in originale dal Legale Rappresentante; Copia del certificato di attribuzione del codice fiscale o della Partita I.V.A.; Dichiarazione, a firma del Legale Rappresentante, delle polizze assicurative stipulate o copia semplice delle stesse con autocertificazione di conformità posta in calce (D.M ); Per le organizzazioni che svolgono attività di trasporto sanitario, copia conforme dell’autorizzazione sanitaria rilasciata dal Direttore Generale dell’ASL territorialmente competente per sede operativa ai sensi della D.G.R. n.7/12753 del 16 aprile ISCRIZIONE ALL’ALBO PROVINCIALE DEL VOLONTARIATO: GLI ALLEGATI ALLA DOMANDA DI ISCRIZIONE

L’iscrizione al Registro delle APS (sezione F) garantisce: l’accesso alle agevolazioni fiscali previste dalla Legge 383/00 la possibilità beneficiare dei contributi pubblici la possibilità di stipulare convenzioni con gli enti pubblici non commercialità delle prestazione rese verso soci detraibilità (persone fisiche) e deducibilità (imprese) delle erogazioni liberali alle APS Per l’iscrizione al registro serve un anno di attività ISCRIZIONE ALL’ALBO PROVINCIALE DELLE ASSOCIAZIONI DI PROMOZIONE SOCIALE

L a domanda deve essere presentata al Settore Politiche Sociali della Provincia di Bergamo con una delle seguenti modalità: Inviata a mezzo raccomandata alla PROVINCIA DI BERGAMO, VIA TORQUATO TASSO, 8 – BERGAMO; Presentata a mano all’Ufficio Protocollo (da lun. a ven. dalle 8.30 alle oppure da lun. a giov. dalle alle 16.30) della PROVINCIA DI BERGAMO VIA TORQUATO TASSO, 8 – BERGAMO; (risponde con un decreto d’iscrizione La domanda NON deve essere inoltrata anche al Comune in cui si svolge l’attività dell’organizzazione stessa al fine dell’espressione del parere di competenza. (intestare al Sindaco). Nella domanda deve essere indicato l’ambito con i rispettivi sottoambiti di intervento dell’attività dell’Associazione di promozione sociale. La sezione F) del Registro regionale e provinciale dell’Associazionismo, secondo quanto stabilito con nota esplicativa della regione Lombardia 25 luglio 2006, è articolato nei seguenti ambiti di intervento: A) SOCIALE/CIVILE - RICERCA ETICA E SPIRITUALE B) CULTURALE C) AMBIENTALE D) RELAZIONI INTERNAZIONALI E) SPORT/TEMPO LIBERO E INNOVAZIONE TECNOLOGICA ALTRE ATTIVITÀ DI UTILITÀ SOCIALE ex art.1 comma 1 e 2 L.383/00 ISCRIZIONE ALL’ALBO PROVINCIALE DELLE ASSOCIAZIONI DI PROMOZIONE SOCIALE – (ALLEGATO 2)

La domanda deve essere corredata dalla seguente documentazione: copia autenticata dell’atto costitutivo redatto in forma di atto pubblico o scrittura privata registrata con autentica o autocertificazione di conformità all’originale del legale rappresentante apposta in calce all’atto; copia autenticata dello statuto redatto in forma di atto pubblico o scrittura privata registrata con autentica o autocertificazione di conformità all’originale del legale rappresentante apposta in calce all’atto; relazione sull’attività svolta nell’anno precedente e su quella in programma sottoscritta dal legale rappresentante; ultimo rendiconto economico completo della situazione patrimoniale sottoscritto dal legale rappresentante; bilancio di previsione sottoscritto dal legale rappresentante; elenco nominativo delle cariche sociali; elenco nominativo degli associati oppure la consistenza numerica dell’associazione; copia dell’assegnazione del codice fiscale e/o della partita I.V.A. ISCRIZIONE ALL’ALBO PROVINCIALE DELLE ASSOCIAZIONI DI PROMOZIONE SOCIALE: GLI ALLEGATI ALLA DOMANDA DI ISCRIZIONE

Le Associazioni senza fine di lucro e di promozione sociale iscritte al Registro provinciale, entro il 30 giugno di ciascun anno devono presentare la relazione sull'attività svolta nell'anno precedente, utilizzando l'apposito modello approvato dalla Regione Lombardia. Le Organizzazioni di Volontariato iscritte al Registro regionale, entro il 30 maggio di ciascun anno devono presentare la relazione sull'attività svolta nell'anno precedente, utilizzando apposito modello approvato dalla Regione Lombardia. ISCRIZIONE ALL’ALBO PROVINCIALE DELLE ASSOCIAZIONI DI PROMOZIONE SOCIALE & DEL VOLONTARIATO: ADEMPIMENTI SUCCESSIVI

L’iscrizione alla Anagrafe delle Onlus garantisce, fra le altre agevolazioni: esenzione totale dalle imposte dirette e indirette sulla attività istituzionale detraibilità (persone fisiche) e deducibilità (imprese) delle erogazioni liberali esenzione dall’imposta di bollo agevolazione da parte degli enti locali L’ISCRIZIONE ALL’ANAGRAFE UNICA DELLE ONLUS

Entro 30 giorni dalla costituzione dell’Associazione Onlus è necessario iscriversi all’Anagrafe delle Onlus della Direzione Regionale dell’Agenzia delle Entrate di Milano. Documentazione necessaria: Statuto & Atto Costitutivo oppure Dichiarazione sostitutiva redatta e firmata dal legale rappresentante che attesti le attività svolte ed il possesso dei requisiti. Modello di comunicazione compilato in ogni sua parte. E’ possibile consegnare 2 copie di ogni documento a mano, oppure spedire 1 copia della documentazione a mezzo raccomandata con ricevuta di consegna. N.B. Spedire la documentazione in plico senza busta. L’indirizzo è: Direzione Regionale dell’Agenzia delle Entrate (D.R.E.) di Milano, Via Manin, 25 – Milano. Entro 40 giorni dalla ricezione della documentazione, la D.R.E. deve valutare la richiesta. Vale la regola del silenzio/assenso. ISCRIZIONE ALL’ANAGRAFE UNICA DELLE ONLUS – (ALLEGATO 3)

LE ASSOCIAZIONI SENZA SCOPO DI LUCRO GLI ADEMPIMENTI Fra gli adempimenti fondamentali cui sono soggetti le associazioni si segnalano: tenuta dei libri sociali; tenuta dei libri contabili; approvazione del bilancio annuale; la gestione della privacy; gestione dell’assicurazione.

LE ASSOCIAZIONI SENZA SCOPO DI LUCRO I LIBRI SOCIALI I libri sociali rappresentano la memoria di tutte le attività svolte dall’associazione verso i soci e verso i terzi e hanno una funzione di trasparenza, di documentazione e di rendicontazione. Quelli fondamentali sono: libro soci; (Allegato 4) libro verbale degli organi direttivi; libro verbale dell’assemblea dei soci; libro verbale di ogni altro organi sociale.

LE ASSOCIAZIONI SENZA SCOPO DI LUCRO I LIBRI SOCIALI I libri sociali delle associazioni non sono soggetti a particolari obblighi di tenuta. E’ però opportuno prevedere alcune modalità formali: vidimazione iniziale (a cura di un notaio, di un pubblico ufficiale o del presidente); regolare tenuta; aggiornamento; conservazione. Una OdV ha l’obbligo di tenere anche un registro dei volontari attivi in cui vengono indicati tutti i soci assicurati precisando nome, cognome, luogo di nascita, data di nascita e residenza. Questo registro deve necessariamente essere numerato e vidimato (da un notaio o da un messo comunale). (Come Allegato 4)

LE ASSOCIAZIONI SENZA SCOPO DI LUCRO LA GESTIONE DELLA PRIVACY Gli adempimenti della privacy variano in base al tipo di dato che l’associazione tratta: DATI IDENTIFICATIVI C.F. P.I. Nome / Cognome Indirizzo N. Tel. Dati sensibili Origine razziale o etnica Convinzioni religiose o filosofiche Opinioni politiche Adesione a partiti/sindacati/organizzazioni religiose Diagnosi o referti medici Dati giudiziari Provvedimenti in materia di casellario giudiziale Provvedimenti in anagrafe sanzioni amministrative da reato COSA SI INTENDE PER TRATTAMENTO DEI DATI? RACCOLTA / ORGANIZZAZIONE / CONSERVAZIONE / CONSULTAZIONE / ELABORAZIONE / MODIFICAZIONE / ESTRAZIONE / RAFFRONTO / UTILIZZO / INTERCONNESSIONE / BLOCCO / COMUNICAZIONE / DIFFUSIONE / CANCELLAZIONE / DISTRUZIONE

LE ASSOCIAZIONI SENZA SCOPO DI LUCRO LA GESTIONE DELLA PRIVACY Tipo di dato ed adempimenti: Dati biometrici / genetici Stato di salute / vita sessuale / salute psichica Profilo della personalità / abitudine / scelte di consumi trattati elettronicamente Dati sensibili per la selezione del personale Notifica al garante della Privacy TUTTI I DATI, anche quelli NON SENSIBILI trattati in forma orale o scritta Informativa all’interessato TUTTI I DATI, anche quelli NON SENSIBILI trattati in forma orale o scritta, prima dell’inizio del trattamento Richiesta di consenso Dati sensibili o giudiziali Dati personali non sensibili usati per finalità amministrative o contabili Decreto programmatico per la Sicurezza

Caratteristiche fondamentale degli adempimenti minimi: Che cosa è: La notificazione è una dichiarazione con la quale un soggetto pubblico o privato rende nota al Garante per la protezione dei dati personali l'esistenza di un'attività di raccolta e di utilizzazione dati. A chi è trasmessa: Al Garante, telematicamente da In quale momento si presenta: La notificazione va effettuata prima che inizi il trattamento dei dati. Quante volte si notifica: Una sola volta, indipendentemente dalla durata, dal tipo e dal numero delle operazioni di trattamento, sia che si effettui un solo trattamento, sia che si curino più attività di trattamento con finalità correlate tra loro. Che cosa riguarda: la notificazione riguarda l'attività di trattamento di dati specifici (vedi slide precedente), sia che siano registrati in banche dati o archivi indicati dalla legge o dal Garante, sia non organizzati in una banca dati. Notifica al garante della Privacy LE ASSOCIAZIONI SENZA SCOPO DI LUCRO LA GESTIONE DELLA PRIVACY

Caratteristiche fondamentale degli adempimenti minimi: Che cosa è: L’informativa è una dichiarazione con la quale un soggetto pubblico o privato rende nota al proprietario dei dati trattati l'esistenza di un'attività di raccolta e di utilizzazione dati. A chi è trasmessa: Non va trasmessa al Garante per la Privacy In quale momento si presenta: L’informativa va consegnata ad ogni nuovo associato dell’associazione al momento in cui fa richiesta di ammissione nell’associazione e compila la scheda con i suoi dati personali e/ o sensibili. Informativa (Allegato 5) LE ASSOCIAZIONI SENZA SCOPO DI LUCRO LA GESTIONE DELLA PRIVACY

Caratteristiche fondamentale degli adempimenti minimi: Che cosa è: Il Consenso è una dichiarazione con la quale il proprietario dei dati autorizza un soggetto pubblico o privato a procedere con la raccolta e l’utilizzo dei propri dati. In quale momento si presenta: L’informativa va consegnata ad ogni nuovo associato dell’associazione al momento in cui fa richiesta di ammissione nell’associazione e compila la scheda con i suoi dati personali e/ o sensibili. Consenso all’utilizzo dei dati (Allegato 6) LE ASSOCIAZIONI SENZA SCOPO DI LUCRO LA GESTIONE DELLA PRIVACY

Caratteristiche fondamentale degli adempimenti minimi: Che cosa è: E’ un programma degli interventi che si prevede di adottare durante l’anno di riferimento per migliorare la sicurezza dei dati raccolti. Serve a fotografare la politica dell’associazione in tema di sicurezza dei dati, per definire rischi e misure di controllo. Chi la deve fare: Il Titolare del Trattamento Quando: entro il 30 marzo di ogni anno Come redigerlo: Trattamenti effettuati /natura dei dati/struttura dell’ufficio Compiti e responsabilità nella struttura Analisi dei rischi e conseguenze possibili Misure di sicurezza in essere e da adottare Criteri e procedure informatiche di trattamento e riprstino dati Pianificazione interventi informativi Il Documento Programmatico per la Sicurezza dei dati (Allegato 7) LE ASSOCIAZIONI SENZA SCOPO DI LUCRO LA GESTIONE DELLA PRIVACY

CENTRO SERVIZI BOTTEGA DEL VOLONTARIATO DOVE E COME Centro Servizi Bottega del Volontariato di Bergamo Via Palma il Vecchio, 1/ Bergamo Tel. 035/ Fax. 035/ E Mail - Sito Lunedì – Giovedì / Martedì Venerdì Mercoledì e Sabato CHIUSO