Come partecipare al bando Intelligent Energy Europe 2011 Silvia Vivarelli Project Officer Executive Agency for Competitiveness and Innovation (EACI) IEE Info Day Venezia, 04 marzo 2011

 La valutazione delle proposte: principi & tempistiche  Scrivere una proposta  Come ottenere informazioni sul programma IEE  Come presentare una buona proposta: raccomandazioni e suggerimenti Sommario

 La valutazione delle proposte: principi & tempistiche  Scrivere una proposta  Come ottenere informazioni sul programma IEE  Come presentare una buona proposta: raccomandazioni e suggerimenti

Principi base della valutazione >Equo trattamento per tutti i proponenti Effettuata sulla base dei criteri indicati nel testo del bando Procedura confidenziale, no conflitto d’interessi Valutatori esperti esterni indipendenti >Tre differenti controlli nel processo di valutazione 1.Criteri di eleggibilità 2.Criteri di selezione 3.Criteri di aggiudicazione

Tempistica del bando 2011: dalla proposta alla firma del contratto Realizzazione del progetto Bando di garaValutazioneNegoziazione Scadenza*: 12 Maggio 2011 Risultati: Novembre 2011 Gen./Feb Gennaio 2011 * Eccetto: 15 Giugno 2011 per la priorità del bando

 La valutazione delle proposte: principi & tempistiche  Scrivere una proposta: i criteri di valutazione  Come ottenere informazioni sul programma  Come presentare una buona proposta: raccomandazioni e suggerimenti

Do not miss the ‘musts’: criteri di eleggibilità e selezione  Le proposte possono essere presentate esclusivamente online (EPSS)  Le proposte devono rispettare la scadenza  Le proposte devono essere complete  Minimo 3 partner indipendenti provenienti da 3 paesi eleggibili (EU27, Croazia, Norvegia, Islanda, Liechtenstein)**  I proponenti devono dimostrare capacità finanziarie e tecniche per portare a termine l’azione ** Criteri differenti/aggiuntivi per ‘Building Workforce Training & Qualification Initiative’ e ‘Mobilising local energy investment’ – riferirsi al testo del bando

… e i criteri di aggiudicazione >5 criteri, ciascuno con 3 sotto-criteri >0-10 punti per criterio >Soglia minima per criterio 50% (6+) >Soglia minima per le proposte raccomandate: 70% (punteggio totale 35+) >Criteri di aggiudicazione pubblicati nel testo del bando >Istruzioni e suggerimenti sono contenuti nella ‘Guida per i proponenti’

Criteri di aggiudicazione** 1.Relevance of the proposed action 2.Quality of implementation methodology 3. Ambition and credibility of the impacts of the proposed action 4. EU added value 5. Resources allocated to the proposed action  each with 3 sub-criteria 9 ! ** Criteri diversi per ‘Building Workforce Training & Qualification Initiative’ – riferirsi al testo del bando

Criterio 1: L’idea progettuale è rilevante? >Riferitevi alle priorità indicate nel bando 2011 >Mostrate come l’azione proposta risponde alle esigenze del mercato >Descrivete il valore aggiunto del progetto rispetto ad altre attività esistenti Trovate le priorità 2011 nel testo del bando – cercate: “Priorities for action in 2011” Non dedicate una parte sostanziale alla revisione dello stato dell’arte. Coinvolgete fin dall’inizio i market players 10

Criterio 2: Come essere convincenti nella metodologia? >Fate attenzione alla metodologia, è importante. Coinvolgete i vostri target groups / stakeholders >Definite con cura il programma di lavoro e la pianificazione delle attività. Riflettete su come misurare e monitorare il successo del progetto. >La comunicazione è un aspetto importante del programma IEE – e del vostro progetto. Proponete un piano di comunicazione esauriente. Siate precisi, spiegate. Chiarite la terminologia. La metodologia deve rispondere adeguatamente agli obiettivi del progetto. Ci deve essere coerenza tra le diverse parti della proposta. 11

La comunicazione nei progetti IEE La comunicazione nei progetti IEE Principi fondamentali: Proponete un piano di comunicazione esauriente. Non tutti i dettagli devono essere definiti. Tuttavia, la pura elencazione di una serie di strumenti di comunicazione non è sufficiente. Proponete strumenti di comunicazione adeguati. La comunicazione deve cominciare fin dall’inizio del progetto. Orientata verso le esigenze dei target group. Rivolta ai vostri target group, non alla Commissione Coinvolgete specialisti se necessario, e.g. per website, pubblicazioni, media work 12

Criterio 3: Risultati “ambiziosi e credibili”? >Indicate quali risultati otterrete >Indicate l’impatto atteso durante e dopo la fine del progetto >Dimostrate la sostenibilità delle azioni al termine del finanziamento IEE S pecific M easurable A chievable R elevant T ime-bound Usate indicatori SMART. Siate ambiziosi. Usateli nel programma di lavoro! 13

IMPACT Indicators: Training scheme example EUREM during the action after the action N° of schemes launched N° of people trained MWh saved N° of people trained MWh saved SMART = Quantification required !! EUREM – European Energy Manager – transferred to 11 States, including Austria. The Austrian results so far: 2005 – 28 energy managers certified after first course >Result: MWh and 1,1 million EUR costs savings; 3,5 million EUR investment 2010 – 219 energy managers certified; 10th course started, 11th scheduled. 2 additional spin-offs. >Expected result: MWh/a and 22,7 million EUR costs savings/a; 138,8 million EUR investment EU FUNDING for transfer to three countries: EUR 14

Criterio 4: Come ottenere «European added value» ? >Dimostrare che la collaborazione fra paesi diversi comporta maggiori benefici >Motivare e convincere della scelta dei paesi coinvolti nel progetto (appropriate geographical focus) >Dimostrare di avere un’idea chiara di a chi e come trasferire i risultati del progetto EU added value è qualcosa di più che riunire più paesi in un consorzio Motivate le scelte Includere nel programma di lavoro delle attività per trasferire i risultati 15

Criterio 5: Risorse allocate >Composizione del consorzio, responsabilità dei partner, management >Ammontare delle ore per ciascun work package e task >Giustificazione dei costi e del co-finanziamento Il budget deve essere realistico, bottom-up approach Il management deve essere consistente con gli obiettivi, le capacità devono essere adeguate ai task, la quantità di ore deve corrispondere ai task, etc. Il co-finanziamento con proprie risorse deve essere chiaramente giustificato 16

17 Principi generali per il calcolo del budget: >Nei progetti IEE c’è una condivisione dei costi: non possono generare profitti >Costi del personale + overhead sono voci di costo predominanti >Costi del personale basati sui salari reali+oneri sociali >Giustificativi richiesti per i costi del personale (e.g.: buste paga, orari di presenza) >Percentuale fissa del 60% sui costi del personale per coprire i costi indiretti (“overheads”) – non servono giustificativi >Costi per attività di ricerca e hardware non sono accettati >Finanziamento europeo fino ad un massimo del 75% sul totale dei costi ammissibili

18  La valutazione delle proposte: principi & tempistiche  Scrivere una proposta: i criteri di valutazione  Come ottenere informazioni sul programma  Come presentare una buona proposta: raccomandazioni e suggerimenti

IEE documenti chiave & supporto EACI >‘Call for Proposals’-bando : criteri di aggiudicazione, priorità e scadenze >‘Work Programme’-programma di lavoro : background, priorità e budget >Moduli & Guida per i proponenti : moduli e istruzioni su come scrivere e presentare una proposta >EACI IEE enquiry service: domande su bando, regole, moduli attraverso la ‘contact’ area del sito IEE >Pre-proposal check : controllo della corrispondenza tra priorità ed idea progettuale (nessuna “pre-evaluation”!) Documenti chiave: Supporto EACI: 19

Come trovare partner? >Sentite le associazioni regionali/nazionali per i contatti che hanno in altri paesi >Partner search facility su Manag’Energy >Consultate il vostro National Contact Point (NCP) ! (lista sul sito IEE)  EACI non può suggerire partner per progetti >Nuova partner search facility:

Il sito IEE come fonte di informazioni  IEE News  Bando & come presentare le proposte  Project database con informazioni relative a tutti I progetti finanziati da IEE (>400 progetti)  Bando per valutatori esperti & come candidarsi  Informazioni su come gestire un progetto IEE  Contatti & help-desk 21

22 >La valutazione delle proposte: principi & tempistiche >Scrivere una proposta: i criteri di valutazione >Come ottenere informazioni sul programma  Come presentare una buona proposta: raccomandazioni e suggerimenti

Alcune raccomandazioni su come scrivere una buona proposta (1) >Forte competizione: Siate ambiziosi >Inizio: Cominciate presto – la preparazione di una proposta richiede tempo e diversi passaggi >Obiettivi di progetto & Target group: Sono ben definiti? Con un chiaro focus? Il valore aggiunto per la UE è evidente? >Consorzio: è adeguato? Tutti i partner hanno un ruolo chiaro e giustificato? Le risorse e le responsabilità sono ben bilanciate? Rappresentano la voce del mercato per poter fare la differenza? >Indicatori: Sono sufficientemente ambiziosi per giustificare il finanziamento? Sono adatti per monitorare il successo o meno delle attività proposte? >Strumenti e canali di comunicazione: Le risorse e le competenze professionali sono sufficienti? Sono adatti specificatamente per il progetto? 23

>Budget: Cost-efficient e bottom-up? Basato su chiare indicazioni di ciascun partner? Le regole IEE sono state seguite? >Co-finanziamento: Siate trasparenti e spiegate le motivazioni del co- finanziamento– non lasciate questa parte in bianco, non mettete la stessa giustificazione per tutti i partner… >Copertura geografica: Deve essere appropriata agli obiettivi del progetto >Trasferibilità: Dimostrate chiaramente che il denaro pubblico è ben speso nel vostro progetto – mostrate come altri possano beneficiare dei risultati del vostro progetto! …e infine: >Facile da leggere?: Siate chiari e concisi. Solo le informazioni contenute nella proposta contano. I valutatori hanno a disposizione 2-3 ore per valutarla. 24 Alcune raccomandazioni su come scrivere una buona proposta (2)

GRAZIE PER LA VOSTRA ATTENZIONE ! Silvia Vivarelli, Project Officer Executive agency for Competitiveness and Innovation (EACI) IEE Renewable Energy Unit