UNIVERSITÀ DEGLI STUDI DI NAPOLI FEDERICO II « IL CICLO DEL PERSONALE E CICLO MONETARIO » Dott. Filippo Genna Napoli, 5 maggio

INDICE 1.Il ciclo del personale 2.Rischi del ciclo del personale 3.Verifiche ed attenuazione del rischio di revisione del ciclo del personale 1.Il ciclo monetario 2.Rischi nel ciclo monetario 3.Verifiche ed attenuazione del rischio di revisione del ciclo monetario 4.Revisione «cassa e banche» ed obiettivi del revisore 2

IL CICLO DEL PERSONALE 3

Il ciclo del personale Il ciclo paghe e personale (“Ciclo payroll”) è costituito dall’insieme delle operazioni relative all’assunzione, da parte di un’azienda, dei servizi prestati dal personale dipendente (collaborazione all’attività di impresa) a fronte del riconoscimento di una retribuzione in parte immediata (retribuzione periodica) e in parte differita (trattamento fine rapporto), nel rispetto delle leggi e degli accordi che disciplinano tale rapporto. 4 4

Gli obiettivi della revisione Completezza Il fondo TFR si riferisce a tutti i dipendenti alla chiusura dell’esercizio. Esistenza Le retribuzioni addebitate al conto economico si riferiscono a effettive prestazioni di lavoro dipendente e gli altri costi del personale sono inerenti ai dipendenti a libro paga. Valutazione Il fondo TFR deve rappresentare l’effettiva quota maturata ai sensi di legge dai dipendenti per il trattamento di fine rapporto che sarà a loro erogato al momento della cessazione del rapporto di lavoro subordinato. I costi del personale comprendono tutte le indennità di diritto maturate dai dipendenti alla data di chiusura del bilancio. Competenza Tenere conto di tutti gli elementi componenti la retribuzione di competenza dell’esercizio, comprese le mensilità aggiuntive spettanti al lavoratore in base al contratto di lavoro e le ferie maturate e non godute. 5 5

Gli obiettivi della revisione Esposizione Tutti i debiti relativi al personale dell’azienda alla data di bilancio sono stati correttamente accolti e classificati nel bilancio stesso. Uniformità Qualora i principi contabili adottati in un esercizio siano diversi rispetto a quelli dell’esercizio precedente il revisore deve verificare i motivi del cambiamento e assicurarsi che sia correttamente riflesso in bilancio l’effetto di tale cambiamento sul patrimonio netto e sul risultato d’esercizio. 6 6

FATTORI DI RISCHIO 7

Fattori di rischio 1 ORI DI RISCHIO 1)Rischio che i costi del personale non siano : a. Relativi a personale regolarmente assunto ed in forza all’organico b. Autorizzati e controllati c.Relativi a prestazioni di lavoro dipendente effettivamente svolte d.Determinati secondo le norme di legge e gli accordi contrattuali 8

Fattori di rischio 1 – Controlli chiave 1)Fattori limitativi del rischio a. Procedure di assunzione b. Procedure di autorizzazione e controllo delle retribuzioni c. Procedure di controllo dei tempi di lavoro d. Controlli sul rispetto delle norme di legge e contrattuali e. Uso e controllo di documenti idonei e approvati 9

Rispetto norme legali e contrattuali  Esistenza e regolarità della lettera di assunzione  Esistenza della documentazione degli aumenti di grado  Esistenza e corretta tenuta dei libri obbligatori (libro matricola, libro paga, registro infortuni, registro visite mediche periodiche)  Qualifica e categoria da riconoscere ai dipendenti in relazione alle mansioni effettivamente svolte  Corresponsione dei minimi contrattuali, dell’indennità di contingenza, degli aumenti periodici (“elementi essenziali della retribuzione”)  Corresponsione degli elementi accessori della retribuzione, quali: -compensi per lavoro straordinario, festivo, notturno; -premi di produzione; -indennità di mensa, di trasferta, per festività e ferie non godute, ecc 10

Rispetto norme legali e contrattuali  Modalità di risoluzione del rapporto di lavoro, in particolare per quanto riguarda: - esistenza di lettere di dimissioni o di licenziamento - rispetto dei termini di preavviso -elementi considerati per il conteggio della indennità di anzianità -corretto trattamento fiscale dell’indennità di anzianità -restituzione al dipendente del libretto di lavoro e degli altri documenti -compilazione del prospetto di liquidazione -richiesta al dipendente di ricevuta liberatoria 11

Uso e controllo di documenti idonei e approvati I controlli normalmente considerati opportuni per garantire la correttezza formale e sostanziale delle operazioni, in riferimento ai principali documenti relativi ai costi e ai debiti per indennità di anzianità, sono: Carteggi personali (lettera di assunzione, contratti di lavoro,ecc.): - ordinata classificazione e custodia dei documenti - regolare sottoscrizione dei documenti che formalizzano impegni tra l’azienda ed il dipendente (assunzione, promozioni, trasferimenti, ecc.) Liste di calcolo e prospetti di liquidazione delle indennità di anzianità: - controllo della corretta determinazione dell’anzianità con i dati risultanti dai carteggi personali e dai libri matricola - controllo della corretta determinazione della retribuzione con i dati risultanti dai carteggi personali, dai libri matricola e dai libri paga 12

Rischio che i costi, le passività e i pagamenti nei confronti del personale non siano rilevati: a.In modo completo e tempestivo b.Correttamente c.Nel rispetto del principio della competenza Fattori di rischi

Fattori di rischio 2 – Controlli chiave a.Procedure di controllo della contabilizzazione delle retribuzioni b.Procedure di controllo dei calcoli delle retribuzioni c.Procedure di controllo dei pagamenti delle retribuzioni 14

Fattori di rischi - 3 Rischio che gli accantonamenti al TFR non siano determinati in accordo all’art del c.c. e secondo i contratti collettivi di lavoro Controlli chiave a.Procedure relative alle soluzioni del rapporto di lavoro b.Controllo del trattamento di Fine rapporto c.Controllo di eventuali integrazioni 15

Fattori di rischi - 4 Rischio che eventuali fondi per trattamento di quiescenza o fondi integrativi di previdenza non siano calcolati secondo gli accordi contrattuali e contabilizzate in funzione delle previste metodologie attuariali 16

Fattori di rischio 4 – Controlli chiave a.Adeguate procedure sono attuate per accertare che i fondi di quiescenza e i fondi integrativi di previdenza:  Siano calcolati in ottemperanza alle specifiche clausole di contratto;  Includano i debiti maturati verso tutti gli aventi diritto;  Riflettano passività accantonate in misura congrua e determinate secondo le opportune metodologie attuariali b.Nei casi in cui siano stipulati contratti di assicurazione a fronte dei fondi maturati, vengono effettuati controlli per accertare la corretta contabilizzazione degli elementi patrimoniali ed economici connessi con il rapporto assicurativo. 17

VERIFICHE AD ATTENUAZIONE DEL RISCHIO DI REVISIONE 18

Verifiche di Analisi Comparativa Dopo aver identificato e descritto i controlli chiave esistenti nella procedura del personale è necessario ottenere gli elementi probativi che essi siano operativi. Per ottenere questa conferma e quindi essere in grado di valutare il sistema di controllo interno e decidere l’ampiezza del lavoro di revisione da effettuare sui dati di bilancio, si effettuano le verifiche di conformità. 19

Verifiche di Analisi Comparativa 1.Piegare le variazioni tra anno corrente, anno precedente e budgets, indagando quelle non normali od inattese relativamente a costi del personale per reparto, centro di costo o linea di produzione costi del personale per un campione di mesi selezionati pagamenti mensili 2. Spiegare le variazioni tra anno corrente, anno precedente e budgets, indagando quelle non normali od inattese relativamente a numero dipendenti per reparto, centro di costo o linea di produzione numero di dipendenti inclusi nel T.F.R. costo medio per categoria 20

Verifiche di Analisi Comparativa 3. Spiegare le variazioni tra anno corrente, anno precedente e budgets, indagando quelle non normali od inattese relativamente al rapporto costi del personale/vendite. 4. Confrontare, per tipologia, l’importo di contributi sociali e delle imposte con il totale dei salari e degli stipendi. 5. Confrontare il rapporto tra costo del personale amministrativo e costo del lavoro diretto, con quello dell’esercizio precedente. 6. Confrontare i rapporti tra bonus, ore lavorate, numero di personale e totale costi del personale con quelli dell’esercizio precedente. 7. Confrontare le provvigioni di vendita con le vendite. 8. Analizzare il numero dei dipendenti, riconciliando le presenze dell’esercizio precedente con quelle attuali 9. Rivedere le registrazioni di salari e stipendi analizzando gli importi eccedenti i limiti autorizzati o stabiliti. 10. Spiegare le variazioni tra anno corrente, anno precedente e budgets, indagando quelle non normali od inattese relativamente alle altre passività connesse al personale. 21

Verifiche di Analisi Comparativa 11. Verificare la riconciliazione tra le operazione registrate da due o più uffici indipendenti: -totale costi del personale registrati dall’Ufficio Paghe = totale salari e stipendi registrati da Uff. Personale - totale dei salari e stipendi netti registrati dall’Ufficio Paghe = pagamenti registrati da Ufficio Cassa/Banche totale ore pagate registrate dall’Ufficio Paghe = totale ore lavorate registrate dai reparti produttivi 12.Verificare i costi di lavoro: -moltiplicando il numero medio del personale per l’importo medio dello stipendio -moltiplicando la percentuale della componente lavoro per le quantità prodotte 22

Verifiche di Analisi Comparativa 13.Verificare i costi di lavoro prendendo i costi per reparto dell’esercizio precedente e rettificandoli per: le variazioni nel numero del personale le variazioni nella composizione del personale gli incrementi nelle componenti salariali. 23

Verifiche di Dettaglio 1. Quadratura dei dipendenti (completezza) Dipendenti all’inizio dell’esercizio (da quadrare con le carte dell’anno precedente) + assunti (quadrare con libro matricola) - dimessi (da TFR) - eventuali servizi militare, aspettativa, altro = dipendenti alla fine del periodo (o esercizio), (da quadrare con libro paga, se utilizzato) 24

2.Test di dettaglio - Libro paga (accuratezza) Dall’ufficio Personale ottenere il libro paga e, per un periodo scelto a campione, effettuare i seguenti controlli:  Verificare a campione la correttezza dei totali del libro paga  Riconciliare i totali dal libro paga con i totali riassuntivi mensili e con i totali registrato nel libro mastro  Riconciliare i totali dei contributi sociali, delle trattenute fiscali, del netto pagato, ricavati dal libro paga con le rispettive registrazioni in contabilità e con i versamenti corrispondenti (IRPEF, contributi sociali, dipendenti)  Individuare un gruppo di retribuzioni a dipendenti (dirigenti, impiegati, intermedi, operai) erogate durante l’esercizio e riportare i nominati su un foglio di lavoro e svolgere per ognuno di essi i controlli previsti nei punti successivi (la scelta deve fare riferimento alla struttura produttiva della società e deve aiutare a coprire altre aree della verifica come, ad esempio il controllo dei costi orari) Verifiche di Dettaglio 25

Verifiche di Dettaglio  Analizzare le ritenute non obbligatorie (esempio rimborso prestiti concessi) e, consultando la cartella personale del dipendente o qualsiasi altra documentazione accertarne la validità  Presenziare se ritenuto necessario alla distribuzione delle paghe ai dipendenti, verificando che gli emolumenti siano consegnati ai dipendenti della Società in servizio effettivo. 26

Verifiche di Dettaglio - Controllo della retribuzione lorda e delle ritenute (accuratezza) Per i dipendenti selezionati effettuare i seguenti controlli :  Accertarsi che tutti gli elementi componenti la retribuzione mensile lorda (minimo contrattuale, indennità di contingenza, superminimo ed altri elementi variabili) siano elencati separatamente nel cedolino paga;  Accertare che gli elementi di cui al punto precedente, fissati dai contratti collettivi di lavoro o soggetti a cambiamenti periodici, siano quelli in vigore alla data delle verifica.  Confrontare le ore pagate con i documenti giustificativi (cartellini orologio, registri di presenza, etc….);  Verificare che le ore di lavoro straordinario siano state autorizzate e che la loro valorizzazione sia in linea con quanto previsto dai contratti collettivi di lavoro;  Controllare l’esatta applicazione delle ritenute previdenziali;  Controllare che l’imponibile fiscale tenga conto dei seguenti elementi: stipendi o salario, competenza accessoria (indennità), lavoro straordinario, indennità di trasferta, altri compensi eccezionali, indennità di malattia 27

Verifiche di Dettaglio  Controllare l’esatta applicazione delle ritenute fiscali e le detrazioni d’imposta spettanti;  Controllare le ricevute del pagamento fatte al dipendente o altri documenti analoghi;  Verificare che l’indennità di trasferta sia stata inclusa nell’imponibile fiscale solo per la quota che eccede il limite di legge;  Verificare che nella cartella personale del dipendente sia inserita la dichiarazione, firmata dal dipendente stesso delle detrazioni di imposta spettanti e che detta dichiarazione sia aggiornata a seguito delle eventuali variazioni avvenute nel periodo;  Controllare che la società abbia provveduto alla fine dell’anno o precedentemente - in caso di cessazione del rapporto di lavoro al conguaglio ai fini IRPEF;  Verificare i calcoli del conguaglio ed accertare l’esatta spettanza delle detrazioni d’imposta secondo la vigente legislazione;  Accertarsi che nella cartella personale del dipendente ci sia copia del modello fiscale attestante l’ammontare delle somme corrisposte e delle ritenute effettuate 28

Verifiche di Dettaglio Controllo globale dei versamenti dei contributi previdenziali e delle imposte  Controllare che il versamento dei contributi sociali obbligatorio sia stato effettuato, tramite il modello obbligatorio, entro i termini di legge e che una sezione del modello stesso sia rimasta in possesso della società;  Accertare inoltre che le aliquote contributive applicate siano quelle in vigore e che la rilevazione dei contributi a carico della società sia avvenuta in modo corretto;  Verificare che la compilazione dei moduli necessaria all’INPS sia stata fatta entro i termini stabiliti;  Controllare che i versamenti siano stati effettuati all’esattoria competente e che il codice sia esatto; 29

Verifiche di Dettaglio Controllo delle retribuzioni Per un periodo scelto a campione, possibilmente già individuato per le verifiche precedentemente elencate, eseguire i seguenti controlli:  Identificare le mansioni svolte e rintracciare le ore lavorate nel periodo scelto nel riepilogo delle retribuzioni e degli oneri a carico dell’azienda  Se trattasi di personale addetto alla produzione verificare che l’imputazione delle ore lavorate alle commesse, processi, reparti, etc… sia avvenuta sulla base “dei rapportino giornalieri delle ore lavorate con quelle figuranti nel cartellino orologio” 30

Verifiche di Dettaglio  Verificare che il metodo utilizzato per stabilire il costo orario di manodopera, preso a base per la determinazione del costo del prodotto, sia in linea con i dati in precedenza verificati (questo controllo deve essere concepito quale lavoro preliminare per la verifica della valutazione delle componenti di magazzino)  Accertare che per la manodopera diretta ed indiretta esista la quadratura tra le ore pagate e quelle imputate alle commesse, processi, reparti di produzione di manutenzione o altri servizi aziendali  Qualora le ore vengano prese a base per la determinazione delle ore di produzione accertarne la corretta imputazione 31

Verifiche di Dettaglio 3. Verifica sui saldi di fine anno  Verificare la corretta determinazione e, se possibile, l’avvenuto pagamento dei debiti di fine anno.  Controllare la completezza e accuratezza nella determinazione degli accantonamenti di fine periodo relativi ad oneri quali: ferie, mensilità aggiuntive, premi, ecc. 32

Verifiche di Dettaglio 4. Trattamento di fine rapporto di lavoro subordinato  Predisporre un prospetto con i movimenti del fondo durante l’esercizio. Quadrare il saldo iniziale con le carte di lavoro dell’anno precedente  Effettuare un ricalcolo di tipo overall del fondo TFR a fine esercizio (vedi working paper) 5. Test di dettaglio sul TFR  Ottenere il tabulato analitico di determinazione del TFR della società, quadrarlo con il bilancio e verificarne l’accuratezza matematica 33

Verifiche di Dettaglio 6. Verifica del TFR liquidato per personale dimesso  Valutare l’opportunità di ricalcolare il TFR liquidato ad uno o più dipendenti dimessi durante l’esercizio  Verificare la correttezza e l’uniformità d’applicazione dei principi contabili 34

Ciclo monetario Definizione Il ciclo monetario è caratterizzato dall’analisi delle aree di transazioni di pagamento ed incasso degli acquisti e delle prestazioni ricevute, delle vendite e delle altre operazioni che si effettuano nella gestione caratteristica e operativa dell’impresa. Le aree di bilancio interessate al ciclo monetario sono quelle della cassa, dei crediti e dei debiti verso banche, normalmente a breve termine. Principi di revisione applicati al ciclo monetario In sede di interim occorre analizzare ogni componente del ciclo dalla genesi del processo fino ad arrivare alle scritture contabili. 35

36 Il processo del ciclo monetario I processi fondamentali del ciclo monetario riguardano principalmente: i flussi finanziari, cioè le operazioni di incasso da clienti, il pagamento a fornitori e prestazioni di servizi, i pagamenti delle retribuzioni, i pagamenti per gli investimenti in immobilizzazioni o incassi relativi ai disinvestimenti delle immobilizzazioni, l’evasione delle rate dei finanziamenti, le fuoriuscite di cassa per gli investimenti di liquidità, la conservazione e la custodia dei valori bollati e altri valori; la gestione dei conti correnti, della cassa contante, l’equilibrio tra le operazioni di finanziamento e quelle di investimento di liquidità; la gestione e la copertura dei rischi finanziari.

37 Il processo del ciclo monetario Il flusso documentale relativo alla gestione operativa della funzione tesoreria può essere così sintetizzato: Richiesta di pagamento Modulo di approvazione della richiesta Ordine di pagamento Avviso di incasso Modulo di attribuzione cliente per incasso Richiesta di copertura (cambi, interesse ecc) Modulo di approvazione della richiesta Ordine di copertura Richiesta di anticipo cassa Modulo di approvazione della richiesta Modulo di anticipo cassa.

RISCHI NEL CICLO MONETARIO 38

39 Rischi nel ciclo monetario Considerazioni generali: Saldi di contabilità generale imprecisi, che non riflettono l’operazione originaria Registrazioni contabili imprecise Possibilità di imprecisioni ed errori nelle registrazioni contabili Errori di competenza I saldi di cassa e banche non sono in linea con le esigenze ed i fabbisogni delle attività aziendale Incapacità di stabilire e mantenere adeguati rapporti con le fonti di finanziamento Errori nelle previsioni dei flussi di cassa

40 Rischi nel ciclo monetario Mancanza di documenti o informazioni: Incassi non registrati Incassi persi o distolti Inadeguatezza della sicurezza fisica dei valori e dei documenti utilizzabili per trasferirli Possibile perdita di valuta Assegni persi

41 Rischi nel ciclo monetario Conti bancari: Saldi non attendibili, non autentici o con errori non riscontrati Pagamenti non autorizzati Spese non autorizzate Saldi monetari differenti dai saldi contabili che, ad esempio, non tengono conto di anticipi al personale, sospesi di cassa o spese non registrate Doppi pagamenti Incassi persi o distolti Incassi non registrati Interessi e competenze non conformi agli accordi presi con le banche Vincoli alla disponibilità non conosciuti I saldi bancari della contabilità potrebbero non corrispondere con quelli effettivi presso le banche Incassi non registrati sui conti dei clienti

42 Rischi nel ciclo monetario Sottrazioni e rischi sul patrimonio: Appropriazioni indebite Riutilizzo di documenti giustificativi per altri pagamenti Creazione di documenti fittizi.

PROCEDURE AD ATTENUAZIONE DEI RISCHI NEL CICLO MONETARIO 43

Sistema di controllo interno Un efficace sistema di controllo interno del ciclo dovrebbe perseguire i seguenti obiettivi: 1. Tutti gli incassi ricevuti devono essere documentati e correttamente contabilizzati 2. Tutti i pagamenti devono essere effettuati in base a giustificativi (fatture, fogli paga, mandati di pagamento) debitamente autorizzati 3. I valori devono essere salvaguardati mediante la separazione dei ruoli/responsabilità e attraverso sistemi di protezione fisica e logica 4. I dati tra contabilità analitica e contabilità generale devono essere riconciliati in modo periodico ed indipendente 5. Le informazioni sui derivati devono essere riconciliate tra la tesoreria e gli uffici di amministrazione 6. Il fair value è sufficientemente monitorato e documentato. 44

45 Segregazione dei ruoli La funzione di tesoreria è indipendente dalla funzione di contabilità: la custodia dei valori è responsabilità del tesoriere, il controllo delle registrazioni è responsabile del capo contabile. L’addetto alle registrazioni sui conti banche è indipendentemente a conoscenza di tutti i conti bancari e delle informazioni relative ad operazioni bancarie. La separazione dei compiti permette di monitorare l’attività svolta dalle singole funzioni, di effettuare un controllo reciproco del lavoro svolto da ogni area, di salvaguardare il patrimonio aziendale e che i dati contabili siano autentici ed esistenti.

46 Riconciliazioni È importante che alla fine di ogni mese, il capo contabile effettui le riconciliazioni dei saldi affinchè vengano riconciliati tutti i conti banche le operazioni incluse nelle riconciliazioni bancarie siano chiarite, tutte le operazioni di cassa e banca siano comprovate da appositi documenti (controllati ed approvati prima della loro rilevazione contabile), i fondi cassa vengano regolarmente contati ed i saldi di tesoreria vengano confrontati con i saldi co.ge, i protocolli dei valori in arrivo siano concordati da persona indipendente con le registrazioni del cassiere, le registrazioni dei pagamenti siano periodicamente confrontate con l’archivio delle fatture scoperte, i pagamenti effettivi siano periodicamente confrontati con quelli previsti a budget.

47 Salvaguardia del patrimonio I fondi cassa devono essere adeguatamente custoditi L’utilizzo dei fondi cassa è limitato ad importi di modesto ammontare Le transazioni in prodotti derivati sono adeguatamente programmate, autorizzate, seguite, riviste e valutate Le procedure contabili per le registrazioni di trasferimenti interbancari assicurano che l’esborso e il deposito vengano correttamente e tempestivamente registrati nello stesso periodo nei conti bancari di pertinenza I trasferimenti interbancari sono periodicamente elencati e rivisti dalla direzione; l’elenco indica le date di addebito e di accredito applicate dalle banche Gli incassi vengono effettuati direttamente nei conti bancari della società.

48 Autorizzazioni Le responsabilità per l’approvazione dei pagamenti sono separate da quelle per la preparazione dei pagamenti Dopo la firma dell’assegno o del bonifico, le fatture o le note di addebito sono adeguatamente annullate a cura del firmatario o sotto la sua supervisione Le persone che operano sui conti bancari sono state autorizzate dal Consiglio di amministrazione o da persona autorizzata Le operazioni di trasferimento di fondi (sia per trasferimenti interbancari che per pagamenti a fornitori) sono autorizzate e/o riviste da personale adeguato

49 Prevenzione ed individuazione di errori e frodi I documenti giustificativi vengono annullati dopo il pagamento Gli incassi sono annotati dalla persona che li riceve; i valori sono trasmessi al cassiere e la relativa documentazione di incasso è trasmessa direttamente al personale dell’ufficio contabilità Gli incassi vengono accreditati direttamente sui conti bancari della società

REVISIONE «CASSA E BANCHE» 50

REVISIONE «CASSA E BANCHE» – Obiettivi del revisore 51 Nella valutazione dell’area «cassa e banche», il revisore deve asseverare tali obiettivi: 1.Esistenza 2.Accuratezza 3.Valutazione 4.Completezza 5.Legittimità di diritti ed obblighi 6.Competenza 7.Corretta esposizione in bilancio 8.Uniformità dei principi contabili dell’esercizio precedente.

PRINCIPALI PROCEDURE DI REVISIONE 1. Analisi dei saldi di bilancio comparati tra un esercizio e l’altro; 2. conteggio fisico della cassa; 3. analisi riconciliazioni saldi banche; 4. circolarizzazioni banche; 5. procedure alternative (ad esempio, sui debiti a medio lungo termine, verifica dei contratti di mutuo e dei piani di ammortamento); 6. analisi documentazione a supporto dell’indebitamento a breve e lungo termine (esempio contratti e piani di ammortamento); 7. cut off finanziario. 52

Grazie per l’attenzione 53