La revisione del ciclo acquisti - debiti VALUTAZIONE DEL CONTROLLO INTERNO E REVISIONE La revisione del ciclo acquisti - debiti PROF. ALBERTO TRON UNIVERSITA’ DI PISA

CICLO ACQUISTI-DEBITI: PREMESSA Decisione di acquisto Analisi e selezione dei fornitori Emissione e sollecito ordine di acquisto Ricevimento beni e servizi Ricevimento fattura Pagamento fornitore

Il reparto operativo inoltra una richiesta all’ufficio acquisti CICLO ACQUISTI-DEBITI: PREMESSA Il reparto operativo inoltra una richiesta all’ufficio acquisti Reparto richiedente Ufficio acquisti Richiesta d’acquisto

Ufficio acquisti Fornitore CICLO ACQUISTI-DEBITI: PREMESSA L’ufficio acquisti effettua una selezione dei fornitori e inoltra una richiesta d’offerta Ufficio acquisti Fornitore Richiesta d’offerta

I fornitori prescelti inviano un’offerta all’azienda CICLO ACQUISTI-DEBITI: PREMESSA I fornitori prescelti inviano un’offerta all’azienda Ufficio acquisti Fornitore Offerta

Ufficio Fornitore acquisti Ordine di acquisto CICLO ACQUISTI-DEBITI: PREMESSA Effettuata la tabulazione e la comparazione delle offerte, l’ufficio acquisti predispone l’ordine di acquisto Fornitore Ufficio acquisti Ordine di acquisto

Il fornitore spedisce le merci ed il documento di trasporto CICLO ACQUISTI-DEBITI: PREMESSA Il fornitore spedisce le merci ed il documento di trasporto Fornitore Ricevimento materiali Merci e documento di trasporto

materiali Buono di entrata CICLO ACQUISTI-DEBITI: PREMESSA L’ufficio ricevimento materiali compila il buono di entrata per le merci da consegnare al magazzino Ricevimento materiali Magazzino Buono di entrata

Contabilità fornitori Fornitore Fattura CICLO ACQUISTI-DEBITI: PREMESSA Il fornitore spedisce la fattura che verrà ricevuta dalla contabilità fornitori Contabilità fornitori Fornitore Fattura

L’ufficio pagamenti effettua il pagamento al fornitore CICLO ACQUISTI-DEBITI: PREMESSA L’ufficio pagamenti effettua il pagamento al fornitore Ufficio pagamenti Fornitore Pagamento

PIANIFICAZIONE DEL LAVORO Finalizzato alla stesura del programma di lavoro per il ciclo acquisti-debiti. Si tiene conto di: O Caratteristiche del processo acquisti (Flow Chart) O Sistema informativo-contabile e modalità di alimentazione dei conti O Indagine circa le composizioni dei saldi (Analitical review) O Caratteristiche dell’ambiente di controllo interno O Altro

Fatture da ricevere (Transitorio) Fatture da ricevere (Transitorio) ESEMPIO DI MAPPING DEL CICLO PASSIVO Bilancio di verifica Fatture da ricevere (Transitorio) Fatture da ricevere (Transitorio) Merci Fornitori Fornitori Banca (CE) (S/P) (S/P) (S/P) (S/P) (S/P) DR AV DR AV DR AV Ordine d’acquisto merci o servizi Entrata merce Reg. Fattura Pagamento Ciclo Magazzino Ciclo Tesoreria

VALUTAZIONE DEL CONTROLLO INTERNO Dopo aver valutato l’ambiente di controllo è necessario valutare i controlli applicativi (a livello di processo) verificando ad esempio: O Separazione dei compiti nelle fasi del processo O Esistenza documentazione giustificativa delle operazioni (Richiesta acquisti, ordini, bolla entrata merce, fattura, bonifici) O Corretta autorizzazione conforme a deleghe e limiti di spesa O Controlli automatici (o manuali) di: Confronto documenti; Verifiche di corrispondenza (Es. Partitario forn./Co. Ge) 14

VALUTAZIONE DEL CONTROLLO INTERNO O Valutazione del disegno (come il CI è progettato) tramite Questionario Tabella rischi/controlli Analisi delle procedure Altro O Valutazione del funzionamento (Test conformità) Effettuato a campione e tramite verifiche di funzionamento dell’IT 15

ESEMPIO TEST DI CONFORMITA’ Descizione controllo Test revisione Eccezione Verifica correttezza saldi intercompany Per i mesi di Gennaio e Febbraio, il revisore ha verificato la documentazione a supporto delle riconcilazioni intercompany e le comunicazioni inviate a società interessate SI Il responsabile non effettua un controllo sul lavoro svolto contabilità fornitori che svolge materialmente attività di riconciliazione. Il revisore ha predisposto un programma per analisi di dettaglio dei saldi intercompany MANAGEMENT LETTER 16 IMPATTO SUI TEST SOSTANZIALI