BREVE PRESENTAZIONE DELLE PROCEDURE PER LA COMPILAZIONE DEI DOCUMENTI aggiornamento AGOSTO 2016

R E S O C O N T O E S C U R S I O N E compilare la cartella 1-resoconto compito del COORDINATORE CONTENUTO DELLA PRESENTAZIONE compilare la cartella 2-rimborso operazioni preliminari note per la lettura compito della SEGRETERIA istruzioni compilare la cartella 4-iscrizioni compito dell’ ACCOMPAGNATORE

Tutte le celle che in questa presentazione sono bordate di ROSSO si compilano in modo automatico NOTE PER LA LETTURA di questa presentazione Tutte le celle che in questa presentazione sono bordate di BLU devono essere compilate inserendo i dati richiesti

Compilazione RESOCONTO ESCURSIONE OPERAZIONI PRELIMINARI Layout Resoconto Escursione 201x aprire il file Per prima cosa compilare la cartella iniziare la compilazione 1-resoconto Per esempio Resoconto 2015_casaCollina rinominarlo con un nome breve 2-rimborso 3-indirizzi x GRINBA 4-iscrizioni … a seguire compilare

Per esempio: la casa in collina scrivere il titolo dell’escursione nella 1 parte di questa cartella verranno compilati i DATI IDENTIFICATIVI DELL’ESCURSIONE compilare la cartella 1-resoconto

la data del primo giorno dell’escursione compilare la cartella 1-resoconto bisogna scrivere 1-1 perché la data venga restituita in questo formato il numero di giorni dell’escursione scrivere 1 per 1 giorno 2 per 2 giorni 3 per 3 giorni 0,5 per 1/2 giornata

il nome del primo accompagnatore ….. per poi proseguire con le parti successive ….. compilare la cartella 1-resoconto la difficoltà indicata sulla scheda

nella 2 parte verranno fornite indicazioni su ANDAMENTO ESCURSIONE compilare la cartella 1-resoconto CONDIZIONI METEREOLOGICHE INCONTRATE ORE DI CAMMINO EFFETTUATE - si prevedeva di scendere con l'autobus, ma si è deciso di completare l'escursione a piedi importante segnalare in questa casella eventuali infortuni accorsi durante l’uscita - (motivo per cui è stata rilasciata una tessera omaggio) EVENTUALI NOTE che l’accompagnatore ritiene di dovere comunicare Per esempio giornata soleggiata con temperatura gradevole cielo coperto con schiarite tutti i giorni Per esempio circa 6/giorno Per esempio - gruppo numeroso e bene integrato

Ricordarsi di segnalare in questa casella eventuali infortuni con descrizione sommaria delle modalità e di eventuali soccorsi prestati compilare la cartella 1-resoconto

Nella 3 parte dovranno essere compilati i dati relativi a PARTECIPANTI – TESSERAMENTI – QUOTE è una delle parti più importanti da compilare compilare la cartella 1-resoconto compilare solo le celle colorate in giallo chiaro

senza preoccuparsi se rimangono delle righe vuote al fondo In caso di tessera famiglia non compilare nulla in questa sezione, ma solamente nell’apposita sezione FAMIGLIE a seguire compilare la cartella 1-resoconto elenco dei PARTECIPANTI compilare Cognome e Nome

scrivere x se il socio è maggiorenne scrivere minore se il socio è minorenne scrivere omaggio se la tessera è regalata compilare la cartella 1-resoconto “quarto MIN” è nuovo socio minorenne e non paga “sesto” è nuovo socio a cui è stata regalata la tessera i NUOVI ISCRITTI “ottavo” è nuovo socio e paga 15 Euro In questo caso il totale sarà di 15,00 Euro perché: se l’iscrizione viene fatta dopo il 1 ottobre la tabella restituirà 10,00 Euro

scrivere x se il socio è maggiorenne scrivere minore se il socio è minorenne scrivere omaggio se la tessera è regalata compilare la cartella 1-resoconto “secondo” e “nono” sono i soci che pagano il rinnovo di 15 Euro / cd che vanno sommati al precedenti di “ottavo” i RINNOVI In questo caso il totale sarà di 45,00 Euro perché: se il rinovo viene fatto dopo il 1 ottobre la tabella restituirà 30,00 Euro

compilare la cartella 1-resoconto può iscriversi per la prima volta oppure rinnovare l’iscrizione utilizzando la scheda base (cioè senza usufruire della tessera famiglia) ma occorre che questa sia firmata da un genitore Nuovo tesseratoRinovo tessee Nuovo tesseratoRinovo tesseeNuovo tesseratoRinovo tessee se il socio è MINORENNE e non viene iscritto nelle tessera famiglia può effettuare l’escursione anche NON accompagnato dai genitori, purchè sia presente un altro adulto di riferimento, ma deve esibire ogni volta la delega di autorizzazione del genitore

ogni caso va compilato nelle apposite sezioni del modulo si iscrive per la prima volta oppure rinnova compilare la cartella 1-resoconto IMPORTANTE la SCHEDA ISCRIZIONE deve essere COMPILATA anche quando le tessera è data in OMAGGIO un socio MINORENNE sia che il socio si iscriva per la prima volta sia che rinnovi

“sesto” + “ottavo” pagano 1 giorno perché come nuovi iscritti hanno la prima uscita gratuita x per 1 giorno xx per 2 giorni xxx per 3 giorni oppure omaggio accompagnatore compiliamo la QUOTA DI PARTECIPAZIONE facendo attenzione che la nostra escursione è di 2 giorni compilare la cartella 1-resoconto “quinto” ha avuto rinnovo omaggio ed ha camminato 1 solo giorno Considerazioni: “quarto” + “settimo” sono minori quindi nuova tessera, rinnovo e partecipazione sono gratuiti “secondo” + “nono” hanno rinnovato la tessera e partecipato all’uscita 2 giorni “terzo” + “decimo” erano già iscritti ed hanno camminato 2 giorni

totale incassato 100,00 Euro. compilare la cartella 1-resoconto quote di partecipazione 55,00 Euro RIASSUMIAMO fino a questo punto quote iscrizioni/rinnovi 45,00 Euro numero schede 7

PUO’ ESSERE SOTTOSCRITTA SOLO DA NUCLEI FAMILIARI COMPOSTI DA ADULTI CON MINORI A CARICO Nella 4 parte dovranno essere compilati i dati relativi alle FAMIGLIE compilare la cartella 1-resoconto si ricorda che la IN CASO DI NUCLEI FAMILIARI CON FIGLI MAGGIORENNI NON E’ POSSIBILE UTILIZZARE LA TESSERA FAMIGLIA in questo caso tutti i componenti dovranno essere iscritti come socio singolo DEVE ESSERE UTILIZZATA SOLO PER LE ESCURSIONI INDICATE NEL CALENDARIO COME PICCOLI PASSI

In questo caso il totale sarà di 3 famiglie numero componenti che partecipano indichiamo i dati relativi ai nuclei familiari di seguito per semplificare chiamati FAMIGLIE compilare la cartella 1-resoconto I nominativi dei COMPONENTI sarano riportati in una tabella successiva. scrivere cognome famiglia di riferimento composte in tutto da 9 componenti.

In questo caso il totale sarà di 60 Euro (20 Euro / famiglia x 3 famiglie) scrivere una sola x per famiglia compilare la cartella 1-resoconto NUOVI ISCRITTI e/o RINNOVI Nel caso in cui la famiglia abbia precedentemente sottoscritto la tessera e partecipi all’uscita, tutti i componenti dovranno essere riportati in “elenco partecipanti” QUESTA COLONNA NON SERVE

compilare la cartella 1-resoconto si compilano automaticamente immettere i nominativi degli ADULTI immettere i nominativi dei MINORI la dicitura “padre – madre” è puramente esemplificativa per questa presentazione la dicitura “figlio” è puramente esemplificativa per questa presentazione

Nella 5 parte avremo il RIEPILOGO DEI DATI PRECEDENTI compilare la cartella 1-resoconto QUOTE NUOVI TESSERATI QUOTE RINNOVIQUOTE FAMIGLIE (compilare solo se serve altrimenti lasciare 0,00) QUOTE GIORNALIERENUMERO PARTECIPANTI TOTALE INCASSATO

calcolo automatico dell'importo che spetta come rimborso gita (30,00 Euro / giorno) Nella 6 parte dovranno essere riportati i costi sostenuti e il RIMBORSO PER L’ACCOMPAGNATORE compilare la cartella 1-resoconto se è solo 1 giorno di escursione il rimborso sarà di 30 Euro se i giorni di escursione sono 3 il rimborso sarà di 90 Euro (160,00 Euro incassati – 60,00 di rimborso) RIMANENZA DI CASSA

scrivere importo eventuale donazione devolute dai soci o dai rimborsi degli accompagnatori e potrà essere indicata l’eventuale DONAZIONE VOLONTARIA compilare la cartella 1-resoconto (160,00 Euro incassati – 60,00 di rimborso + 15,00 donativo) RIMANENZA DI CASSA (compilare solo se serve altrimenti lasciare 0,00)

Nella 7 parte avremo il RIEPILOGO DELLE SCHEDE con le modalità di invio o trattenuta degli originali compilare la cartella 1-resoconto questa è la somma dei nuovi iscritti + rinnovi + tessere famiglia che dovranno essere consegnate al coordinatore compilare dal coordinatore quando invia direttamente alla segreteria (compilare solo se serve altrimenti lasciare 0)

Compilazione RESOCONTO ESCURSIONE PASSAGGIO SUCCESSIVO dopo aver compilato la scheda 2-rimborso … continuare a compilare 1-resoconto

compilare la cartella 2-rimborso si precompilano automaticamente devono essere compilate ACCOMPAGNATORE CITTA’

Compilazione RESOCONTO ESCURSIONE PASSAGGI SUCCESSIVI dopo aver compilato le schede 4-iscrizioni 3-indirizzi x GRINBA … continuare a compilare 1-resoconto … ed infine … 2-rimborso

compilare la cartella 4-iscrizioni il foglio 4-iscrizioni comparirà in questo modo se ci sono righe non compilate e non evidenziate LASCIARLE COSÌ NON MODIFICARE l’aspetto di questa tabella si deve compilare solamente se ci sono NUOVE ISCRIZIONI

compilare la cartella 4-iscrizioni compilare solo le celle di colore più intenso le celle evidenziate corrispondono alle NUOVE ISCRIZIONI DOVE COMPILARE I DATI DEI NUOVI ISCRITTI

compilare la cartella 4-iscrizioni dopo aver compilato questi campi con i dati delle schede con la data riportata sulla scheda COME SI COMPORTA LA TABELLA DOPO LA COMPILAZIONE le celle diventano automanticamente del colore giusto

compilare la cartella 0-iscrizioni COMPILAZIONE FAMIGLIE NUOVE ISCRITTE compilando questi campi le celle diventano automaticamente del colore giusto compilare questi campi con i dati delle schede scrivere la data riportata sulla scheda

Compilazione RESOCONTO ESCURSIONE cosa deve fare l’ ACCOMPAGNATORE cosa deve fare il COORDINATORE … ED INFINE … cosa deve fare la SEGRETERIA

... tramite mail compito dell’ ACCOMPAGNATORE LA RICEVUTA DEL RIMBORSO / DONATIVO CONSEGNARE AL COORDINATORE LE QUOTE E LE RICEVUTE ESCURSIONI IL FILE RESOCONTO compilato.... LE SCHEDE DI ISCRIZIONE ORIGINALI

dopo aver ricevuto i MODULI DI ISCRIZIONE deve (l’indirizzo è indicato nella scheda “ISTRUZIONI” del file) E’ possibile raccogliere un certo numero di schede prima di fare l’invio. Si chiede che tali invii non siano superiori ai 2 mesi CONTROLLARE che siano compilati in tutte le sue parti che abbiano la data che siano firmati SPEDIRE le schede originali alla SEGRETERIA di PassoBarbasso compito del COORDINATORE

dopo aver ricevuto le QUOTE DI PARTECIPAZIONE deve effettuare il BONIFICO sul Conto Corrente dell’Associazione (le coordinate sono indicate scheda “ISTRUZIONI” del file) CONTROLLARE che i conti siano corretti che sia compilato e firmato in originale il RIMBORSO ACCOMPAGNATORE

compito del COORDINATORE dopo aver ricevuto il FILE deve SPEDIRLO a CONTROLLARE che sia correttamente compilato in tutte le sue parti

CONTROLLARE di aver ricevuto i files RESOCONTO DEVE di aver ricevuto le SCHEDE ISCRIZIONE AGGIORNARE il registro dei Soci l’andamento delle escursioni SEGNALARE AL TESORIERE di aver ricevuto MODULO RIMBORSO eventuali inesattezze contabili CONTATTARE il Coordinatore in caso di inesattezze nella compilazione dei documenti ricevuti i MODULI RIMBORSO ricevuti compito della SEGRETERIA

RICORDARE AI COORDINATORI CHE I DATI RELATIVI AI SOCI SONO DISPONIBILI SU DRIVE NELLA CARTELLA SEGRETERIA – ISCRIZIONI CONSULTABILI SUL FILE ISCRITTI-totale.PDF compito della SEGRETERIA

RICORDARE AI COORDINATORI CHE I DATI RELATIVI ALLE ESCURSIONI SONO DISPONIBILI SU DRIVE NELLA CARTELLA SEGRETERIA – RESOCONTI (anno) compito della SEGRETERIA E C C E T E R A … …

B U O N L A V O R O A T U T T I N O I INCONTRO ACCOMPAGNATORI Ferrara 31 ottobre – 1 novembre 2015 revisione n.1 – agosto 2016