Convegno annuale

Programma della giornata Ore 8:30 Registrazione partecipanti Ore 9:00 Intervento introduttivo del Direttore del Corso Ore 09:15 Il CAD applicato alle Istituzioni Scolastiche L’Amministrazione trasparente Gli adempimenti per la pubblicazione sul sito web istituzionale Relatore ANQUAP Ore 11:15 Coffee break Ore 11:30 La gestione della comunicazione legale (Albo on-line) dal dominio.it al dominio.gov.it Ore 12:30 Il progetto Segreteria Digitale – Presentazione applicativa Esperto Gruppo Spaggiari Ore 13:00 “Question time” - Le domande dei corsisti e le risposte del relatore

Mario Grimaldi e Marco Santini Gli obiettivi della dematerializzazione e la conservazione di contenuti informatici Mario Grimaldi e Marco Santini

La rivoluzione digitale nelle scuole L’avvio di un progetto di digitalizzazione dei servizi amministrativi richiede uno sforzo organizzativo importante. Le amministrazioni dello Stato, scuole comprese, sono in piena rivoluzione digitale e, volenti o nolenti, tutti noi siamo costretti a farci entrare in testa le novità (alcune non possono essere definite tali) introdotte dal legislatore.

Le scuole sono davanti a un bivio Possiamo scegliere se continuare a lavorare alla “vecchia maniera” o possiamo decidere di svoltare – magari gradualmente – verso il digitale. Nella fase di ri-progettazione del proprio sistema di gestione documentale vanno individuate regole condivise che debbono necessariamente prevalere sugli “individualismi” presenti in ogni scuola! Le difficoltà derivano dal fatto che le scuole sono tante, ed ognuna ha le sue peculiarità e le sue caratteristiche.

I canali di ingresso Per quanto riguarda l’uso della PEC e della PEO è opportuno che le Istituzioni Scolastiche riducano al minimo i “canali di ingresso”, mantenendo solo l’indirizzo PEC fornito dal MIUR e presente nell’indicePA – quindi l’unico ufficiale - e, al massimo, due indirizzi di PEO: istituzionale/ministeriale codice_mecc_scuola@istruzione.it associato al dominio della scuola info@dominioscuola.gov.it Di questi indirizzi di posta elettronica ogni istituzione deve conoscere i parametri della posta in uscita e della posta in entrata (password comprese).

Evoluzione della normativa 5 febbraio 2014 Evoluzione della normativa Il Codice dell’Amministrazione digitale D. Lgs. 82/2005 (CAD) Legge 15/2005 e 80/2005 D. Lgs. 150/2009 (Legge Brunetta) D. Lgs. 235/2010 (Modifiche ed integrazioni nuovo CAD) D. L. 5/2012 convertito con L. 35/2012 (Decreto Semplificazioni) D. L. 83/2012 convertito con L. 134/2012 (Decreto Sviluppo) D. L. 95/2012 convertito con L. 135/2012 (Spending Review) D. L. 179/2012 convertito con L. 221/2012 (Decreto crescita 2.0) L. 228/2012 (Legge Stabilità 2013) D. Lgs 14 marzo 2013, n. 33 (riordino della disciplina riguardante gli obblighi di pubblicità, trasparenza e diffusione di informazioni da parte delle pubbliche amministrazioni)

Evoluzione della normativa 5 febbraio 2014 Evoluzione della normativa Il Codice dell’Amministrazione digitale DPCM 3/12/2013 (protocollo) DPCM 3/12/2013 (conservazione) D.L. 24 giugno 2014, n 90 – (Decreto Pubblica Amministrazione) DPCM 13/11/2014 (Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonche' di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni ai sensi degli articoli 20, 22, 23-bis, 23-ter, 40, comma 1, 41, e 71, comma 1, del CAD.)

Il Codice dell’Amministrazione digitale 5 febbraio 2014 Il Codice dell’Amministrazione digitale Nella P.A. digitale le Amministrazioni cooperano tra loro e costituiscono una rete integrata di cui il CAD definisce principi e finalità: la riorganizzazione gestionale e dei servizi (art. 12) la gestione informatica dei procedimenti (art. 41) la trasmissione informatica dei documenti (art. 45 ss.) la disponibilità dei dati (artt. 50, 58) le basi di dati di interesse nazionale (art. 60)

SANCISCE I NUOVI DIRITTI 5 febbraio 2014 Il Codice dell’Amministrazione digitale SANCISCE I NUOVI DIRITTI diritto all’uso delle tecnologie (art. 3) diritto all’accesso e all’invio di documenti digitali (art. 4) diritto ad effettuare qualsiasi pagamento in forma digitale (art. 5) diritto a ricevere qualsiasi comunicazione pubblica per e-mail (art. 6) diritto alla qualità del servizio e alla misura della soddisfazione (art. 7) diritto all’alfabetizzazione informatica (art. 8) diritto alla partecipazione (art. 9) diritto a trovare on-line tutti i moduli e i formulari validi (art. 57)

Il Codice dell’Amministrazione digitale 5 febbraio 2014 Il Codice dell’Amministrazione digitale I nuovi diritti sono garantiti dalla disponibilità dei seguenti strumenti innovativi: i documenti informatici le firme elettroniche l’archiviazione ottica e la conservazione sostitutiva la posta elettronicae la posta elettronica certificata i siti Internet delle P.A.

Il Decreto semplificazioni modifica il CAD 5 febbraio 2014 Il Decreto semplificazioni modifica il CAD Tra quelle di maggiore impatto si annovera senza dubbio quella introdotta con il nuovo art. 47 quinques, con cui si aggiunge il comma 3 bis all’art. 63 del Codice dell’amministrazione digitale (d. lgs. n. 82/2005), che a partire dal 1 gennaio 2014 impone alle pubbliche amministrazioni di avvalersi esclusivamente di canali e servizi telematici, ivi inclusa la posta elettronica certificata, per l'utilizzo dei propri servizi, anche a mezzo di intermediari abilitati, per la presentazione da parte degli interessati di denunce, istanze, atti e garanzie fideiussorie, per l'esecuzione di versamenti fiscali, contributivi, previdenziali, assistenziali e assicurativi, nonché per la richiesta di attestazioni e certificazioni.

Il Decreto sviluppo modifica il CAD 5 febbraio 2014 Il Decreto sviluppo modifica il CAD Il Decreto Legge 83/2012, recante "Misure urgenti per la crescita del Paese", convertito con modificazioni dalla legge 134/2012, ha introdotto invece le seguenti modifiche: l’istituzione dell’Agenzia per l'Italia digitale e la soppressione di DigitPA e dell’Agenzia per la diffusione delle tecnologie per l’innovazione; la sostituzione del comma 1 dell’art. 68 in merito all’acquisizione di programmi informatici.

Il Decreto spending review modifica il CAD 5 febbraio 2014 Il Decreto spending review modifica il CAD ... si parte con iscrizioni online, pagelle e registri in formato elettronico ed e-mail per comunicare con le famiglie Il Decreto Legge 95/2012, convertito con modificazioni dalla Legge 135/2012, ha introdotto ulteriori modifiche al testo vigente del CAD ed, in particolare, ha previsto: l’abrogazione dei commi 3-bis, 3-ter, 3-quater, 3-quinquies, 3-sexies, 3-septies e 3-octies dell'articolo 15 del CAD (istituiti con il decreto legge 5/2012), in merito alla gestione in forma associata delle funzioni ICT. Vengono quindi abrogate le recenti indicazioni inserite nel CAD, riportando la gestione associata dell’ICT alle funzioni fondamentali nell’art. 14, comma 28, del Decreto Legge 78/2010, convertito con modificazioni dalla Legge 122/2010.

Il Decreto crescita 2.0 modifica il CAD 5 febbraio 2014 Il Decreto crescita 2.0 modifica il CAD Il Decreto Legge 179/2012, convertito con modificazioni in Legge 221/2012, ha introdotto nuove modifiche al testo vigente del CAD. In particolare si evidenziano i seguenti nuovi obblighi: l’inserimento dei requisiti tecnici di accessibilità all'art 57 su moduli e formulari; l'ampliamento dell'indice degli indirizzi delle pubbliche amministrazioni ai gestori dei pubblici servizi nell'art. 57bis; l'ulteriore modifica all'art. 68, dedicato all’analisi comparativa delle soluzioni informatiche, stilando un elenco di soluzioni che le PA devono adottare per acquisire programmi informatici o parti di essi; principio dell’open by default;

Il Decreto crescita 2.0 modifica il CAD 5 febbraio 2014 Il Decreto crescita 2.0 modifica il CAD La novella degli articoli 52 e 68 CAD Art. 50 c.1 I dati delle pubbliche amministrazioni sono formati, raccolti, conservati, resi disponibili e accessibili con l'uso delle tecnologie dell'informazione e della comunicazione che ne consentano la fruizione e riutilizzazione, alle condizioni fissate dall'ordinamento L'articolo 52 c.1 I dati e i documenti che le amministrazioni titolari pubblicano, con qualsiasi modalità.... , si intendono rilasciati come dati di tipo aperto ai sensi all'articolo 68, comma 3, del presente Codice. L'articolo 68 c.2 Le pubbliche amministrazioni nella predisposizione o nell'acquisizione dei programmi informatici, adottano soluzioni informatiche, quando possibile modulari, basate sui sistemi funzionali resi noti ai sensi dell' articolo 70 , che assicurino l'interoperabilità e la cooperazione applicativa e consentano la rappresentazione dei dati e documenti in più formati, di cui almeno uno di tipo aperto, salvo che ricorrano motivate ed eccezionali esigenze

Il Decreto crescita 2.0 modifica il CAD 5 febbraio 2014 Il Decreto crescita 2.0 modifica il CAD La novella degli articoli 52 e 68 CAD L'articolo 68 c.3 Agli effetti del presente decreto legislativo si intende per: a) formato dei dati di tipo aperto, un formato di dati reso pubblico, documentato esaustivamente e neutro rispetto agli strumenti tecnologici necessari per la fruizione dei dati stessi; b) dati di tipo aperto, i dati che presentano le seguenti caratteristiche: sono disponibili secondo i termini di una licenza che ne permetta l'utilizzo da parte di chiunque, anche per finalità commerciali, in formato disaggregato; sono accessibili attraverso le tic,..., in formati aperti ai sensi della lettera a), sono adatti all'utilizzo automatico da parte di programmi per elaboratori e sono provvisti dei relativi metadati; sono resi disponibili gratuitamente attraverso le tecnologie dell'informazione e della comunicazione, ivi comprese le reti telematiche pubbliche e private, oppure sono resi disponibili ai costi marginali sostenuti per la loro riproduzione e divulgazione

Il Decreto crescita 2.0 modifica il CAD 5 febbraio 2014 Il Decreto crescita 2.0 modifica il CAD perché in OPEN DATA ? Open governement La dottrina dell’Open Government si basa sul principio per il quale tutte leattività dei Governi e delle Amministrazioni dello Stato devono essere aperte e disponibili per favorire azioni efficaci e garantire un controllo diffuso sulla gestione della cosa pubblica. In tal senso, l’Open Government si basa su tre elementi: trasparenza collaborazione partecipazione

Il Decreto crescita 2.0 modifica il CAD 5 febbraio 2014 Il Decreto crescita 2.0 modifica il CAD perché in OPEN DATA ? Trasparenza La trasparenza favorisce e promuove la responsabilità fornendo ai cittadini le informazioni sulle attività dell’Amministrazione. Una Amministrazione trasparente, per questo, è un’Amministrazione più controllata e nel contempo più aperta e affidabile. Partecipazione La partecipazione dei cittadini alle scelte della Pubblica Amministrazione aumenta l’efficacia dell’azione amministrativa e migliora la qualità delle decisioni dell’Amministrazione. Collaborazione La collaborazione vede un coinvolgimento diretto dei cittadini nelle attività dell'Amministrazione

Il Decreto crescita 2.0 modifica il CAD 5 febbraio 2014

Il Decreto crescita 2.0 modifica il CAD 5 febbraio 2014 Il Decreto crescita 2.0 modifica il CAD Perché in OPEN DATA ? Per distinguere i diversi formati utilizzabili nella codifica dei set di dati, è stato proposto un modello di catalogazione che li classifica in base alle loro caratteristiche su una scala di valori da 1 (una stella) a 5 (cinque stelle): livello base, costituito da file non strutturati dati strutturati ma codificati con un formato proprietario dati strutturati e codificati in un formato non proprietario dati strutturati e codificati in un formato non proprietario (URI) Linked Open Data (LOD).

Il Decreto crescita 2.0 modifica il CAD 5 febbraio 2014 Il Decreto crescita 2.0 modifica il CAD Perché in OPEN DATA ?

Il Decreto crescita 2.0 modifica il CAD 5 febbraio 2014 Il Decreto crescita 2.0 modifica il CAD Il nuovo articolo 68 CAD: siamo davvero alla svolta open source nella PA? Art 68 c.1 Analisi comparativa delle soluzioni. Le pubbliche amministrazioni acquisiscono programmi informatici o parti di essi nel rispetto dei principi di economicità e di efficienza, tutela degli investimenti, riuso e neutralità tecnologica, a seguito di una valutazione comparativa di tipo tecnico ed economico tra le seguenti soluzioni disponibili sul mercato: - riutilizzo di software o parti di esso sviluppati per conto della pubblica amministrazione;  - software libero o a codice sorgente aperto;  - software fruibile in modalità cloud computing;  - software di tipo proprietario mediante ricorso a licenza d'uso;  - software combinazione delle precedenti soluzioni. 

5 febbraio 2014 Il nuovo CAD D.L. 90/2014 Articolo 58 - Modalità della fruibilità del dato Le pubbliche amministrazioni comunicano tra loro attraverso la messa a disposizione a titolo gratuito degli accessi alle proprie basi di dati alle altre amministrazioni mediante la cooperazione applicativa. L'Agenzia per l'Italia digitale, sentiti il Garante per la protezione dei dati personali e le amministrazioni interessate alla comunicazione telematica, definisce entro novanta giorni gli standard di comunicazione e le regole tecniche a cui le pubbliche amministrazioni devono conformarsi.

5 febbraio 2014 Il nuovo CAD D.L. 90/2014 Sanzioni in arrivo per tutte le pubbliche amministrazioni che non ottemperano all'obbligo di erogazione dei servizi in rete e di accesso telematico alle basi di dati, secondo quanto prescritto dall'art. 63 e dall'art. 52 del Codice dell'Amministrazione Digitale. • trascorsi 180 giorni dall'entrata in vigore della legge di conversione (avvenuta il 19.08.2014), le PP.AA. che non rispettano le norme relative all'erogazione dei servizi online e all'accesso e riutilizzo dei dati (artt. 63 e 52, comma 1, d.lgs. 82/2005) sono soggette alla sanzione amministrativa non inferiore a 1.000 euro e non superiore a 10.000 euro (di cui all'art. 19, comma 5, lett. b) del decreto) • trascorsi entro 30 giorni dall'entrata in vigore della legge di conversione (avvenuta il 19.08.2014), le PP.AA., cui si applica il codice dell'amministrazione digitale, comunicano all'Agid

Il Codice dell’Amministrazione digitale 5 febbraio 2014 Il Codice dell’Amministrazione digitale A norma dell’art. 63 del CAD, le Pubbliche Amministrazioni devono progettare e realizzare i servizi in rete mirando alla migliore soddisfazione delle esigenze degli utenti adottando, a tal fine, tutti gli strumenti idonei alla rilevazione immediata, continua e sicura del giudizio degli utenti. attivare forme semplici di raccolta dei reclami e delle segnalazioni dei cittadini con modalità dirette ed on line; assicurare un sistema permanente per la raccolta e l’elaborazione dei dati sulla customer satisfaction dei servizi erogati attraverso diversi canali;   garantire la pubblicazione degli stessi mediante una sezione del sito web dedicata; utilizzare i dati raccolti per attivare processi di razionalizzazione e miglioramento dei servizi erogati.

delle pubbliche amministrazioni – GU 12 gennaio 2014) 5 febbraio 2014 DPCM 13/11/2014 (Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonche' di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni – GU 12 gennaio 2014) entrerà in vigore “decorsi trenta giorni dalla data della sua pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale le pubbliche amministrazioni adeguano i propri sistemi di gestione informatica dei documenti entro e non oltre diciotto mesi dall'entrata in vigore del presente decreto acquisizione automatica di copie di documenti le pubbliche amministrazioni formano gli originali dei propri documenti attraverso gli strumenti informatici riportati nel manuale di gestione sistema di conservazione non solo dei documenti amministrativi informatici (art. 11), ma anche di fascicoli informatici, registri e repertori informatici della PA

Analisi della strumentazione e delle dotazioni tecnologiche che possono essere utilizzare per il sistema informativo

La dematerializzazione 5 febbraio 2014 La dematerializzazione Il termine dematerializzazione indica il progressivo incremento della gestione documentale informatizzata e la conseguente sostituzione dei supporti tradizionali della documentazione amministrativa in favore del documento informatico. Atto di indirizzo 2014

La dematerializzazione: gli strumenti 5 febbraio 2014 La dematerializzazione: gli strumenti L’ introduzione all’interno delle amministrazioni di un sistema per la gestione documentale informatizzata presenta non pochi problemi e criticità di tipo organizzativo, di ordine tecnologico e di natura archivistica. Gli elementi di un sistema informativo scolastico, quali la dotazione tecnologica, le risorse umane e il processo di gestione del flusso documentale, dovranno essere attentamente valutati al fine di individuare la migliore soluzione possibile adeguata ad ogni singola realtà/dimensione.

Il Processo di dematerializzazione dei documenti 5 febbraio 2014 Il Processo di dematerializzazione dei documenti Il processo di dematerializzazione dei documenti prevede che le pubbliche amministrazioni debbano formare, gestire, trasmettere, pubblicare, conservare gli originali dei propri documenti e gestire i procedimenti amministrativi, utilizzando le tecnologie dell'informazione e della comunicazione. contesto, forma e contenuti obbligatori, autenticità, paternità, integrità protocollo informatico modalità di tenuta, modalità di emissione, trasmissione, notifica, ricezione; modalità di memorizzazione e archiviazione, modalità di conservazione Formazione Gestione Trasmissione Conservazione

documento informatico 5 febbraio 2014 Il Processo di dematerializzazione dei documenti formazione firma digitale gestione protocollo informatico conservazione archiviazione digitale trasmissione PEC documento informatico

Il documento informatico 5 febbraio 2014 Il documento informatico La possibilità per la P.A. di sostituire completamente il documento cartaceo col documento informatico è stato confermato dal nuovo quadro normativo che ha conferito all’attività amministrativa informatica la medesima efficacia di quella posta in essere attraverso la modalità tradizionale. Rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti art . 1 c. 1, p Il documento informatico da chiunque formato, la registrazione su supporto informatico e la trasmissione con strumenti telematici conformi alle regole tecniche sono validi e rilevanti agli effetti di legge, ai sensi delle disposizioni del codice. Art 20

5 febbraio 2014 La firma elettronica [Art. 1, c. 1, lett. q, CAD] - definisce firma elettronica “l’insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici ed utilizzati come metodo di identificazione informatica” [Art 21, c. 1, CAD] - il documento informatico, cui è apposta una firma elettronica, sul piano probatorio è liberamente valutabile in giudizio, tenuto conto delle sue caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità e immodificabilità

5 febbraio 2014 La firma elettronica [art. 64, c. 1 e 2, CAD] – la CIE e la CNS costituiscono strumenti per l’accesso ai servizi erogati in rete dalle pubbliche amministrazioni per i quali sia necessaria l’identificazione informatica. Le pubbliche amministrazioni possono consentire l'accesso ai servizi in rete che richiedono l'identificazione informatica anche con strumenti diversi dalla CIE e CNS, ma in ogni caso devono consentire l’accesso ai loro servizi tramite la CIE e la CNS [art. 64, c. 2-bis, CAD] – Per favorire la diffusione di servizi in rete e agevolare l'accesso agli stessi da parte di cittadini e imprese, anche in mobilità, è istituito, a cura dell'AGID, il sistema pubblico per la gestione dell'identità digitale di cittadini e imprese (SPID)

5 febbraio 2014 Sistema pubblico per la gestione dell'identità digitale di cittadini e imprese (SPID) Con l'istituzione del Sistema Pubblico per la gestione dell'Identità Digitale di cittadini e imprese (SPID) le pubbliche amministrazioni potranno consentire l'accesso in rete ai propri servizi, oltre che con lo stesso SPID, solo mediante la carta d'identità elettronica e la carta nazionale dei servizi. La possibilità di accesso con carta d'identità elettronica e carta nazionale dei servizi resta comunque consentito indipendentemente dalle modalità predisposte dalle singole amministrazioni. http://www.agid.gov.it/agenda-digitale/infrastrutture-architetture/spid

Valore probatorio del documento informatico sottoscritto 5 febbraio 2014 Valore probatorio del documento informatico sottoscritto il documento informatico è sprovvisto di qualsiasi firma elettronica ed ha la stessa efficacia probatoria delle riproduzioni meccaniche disciplinate dall’art 2712 del codice civile; si tratta di qualsiasi documento informatico, nel significato più lato che questo termine può assumere. il documento informatico sottoscritto con firma elettronica semplice o debole o non avanzata è liberamente valutabile dal giudice tenuto conto delle sue caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità e immodificabilità, ai sensi dell’articolo 116 del codice di procedura civile. Si tratta di tutti quei sistemi che in vario modo possono permettere di individuare un soggetto in base alle sue conoscenze (PIN, password e username e-mail). La valutazione dell’efficacia probatoria di tali documenti è interamente rimessa alla decisione del giudice. documento informatico munito di firma digitale o di firma elettronica qualificata, ha l'efficacia prevista dall'articolo 2702 del codice civile. L'utilizzo del dispositivo di firma si presume riconducibile al titolare, salvo che questi dia prova contraria (Art. 21 comma 2)

Il Processo di dematerializzazione dei documenti 5 febbraio 2014 Il Processo di dematerializzazione dei documenti La diffusione del documento informatico è tuttavia ancora frenata da alcuni elementi di varia natura: 1. difficoltà interpretative delle diverse norme; 2. scarsa diffusione di prassi per la sottoscrizione dei documenti informatici; limitata usabilità degli strumenti per la sottoscrizione dei documenti e, soprattutto, per la gestione dei documenti firmati; 4. insufficiente fiducia nella e-mail come strumento di trasmissione formale dei documenti; 5. difficoltà di “esibizione” del documento informatico; 6. scarsa maturità delle soluzioni per la conservazione digitale di lungo periodo.

La dematerializzazione: gli strumenti - scanner 5 febbraio 2014 La dematerializzazione: gli strumenti - scanner Dotato di cassetto alimentatore per gli originali corredato da software per acquisizione, OCR ed editing dei documenti. Utilizzando uno scanner, il documento cartaceo viene sottoposto al processo di dematerializzazione mediante scansione. Al fine di ottenere un documento che rispetti le regole dell'accessibilità è necessario aver configurato il software d'acquisizione in modo tale che il file di risulta venga salvato in modalità PDF testo (non PDF immagine) e la risoluzione impostata su 250/300 dpx. È comunque consigliabile tenere un rapporto qualità/peso del documento tale da non determinare una eccessiva perdita di qualità e di contenuti o una eccessiva occupazione di spazio negli archivi digitali.

La dematerializzazione: gli strumenti - scanner 5 febbraio 2014 La dematerializzazione: gli strumenti - scanner Software per la conversione e il salvataggio in formato PDF di documenti digitali di varia natura: Software: doPDF - PdfCreator... Appartengono a questa famiglia di programmi i software che, installando una stampante virtuale consentono, attraverso le normali procedure di stampa offerte dai vari software, la stampa o più precisamente il salvataggio di documenti attivando semplicemente la stampa degli stessi. Anche in questo caso è opportuno verificare la configurazione dei programmi affinché possano salvare i files nella modalità accessibile, (Pdf testo).

La dematerializzazione: gli strumenti – modem fax 5 febbraio 2014 La dematerializzazione: gli strumenti – modem fax eliminazione del fax nella comunicazione tra le pubbliche amministrazioni, disposta dall’art. 14 legge 98/2013 Modem Fax Modem fax e relativo software che consente ai fax di essere ricevuto direttamente in formato elettronico da un computer. Il fax digitale è rappresentato sempre con una immagine e pertanto dovrà anch'esso essere sottoposto alla conversione in formato PDF testo (accessibile). http://www.onlineocr.net/default.aspx

La firma elettronica qualificata e firma digitale 5 febbraio 2014 La firma elettronica qualificata e firma digitale [ Art. 1, c. 1, lett. r), CAD] – Per firma elettronica qualificata s’intende un particolare tipo di firma elettronica avanzata che sia basata su un certificato qualificato e realizzata mediante un dispositivo sicuro per la creazione della firma [Art. 1, c. 1, lett. s), CAD] – Per firma digitale s’intende un particolare tipo di firma elettronica avanzata basata su un certificato qualificato e su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro, che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l'integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici

La firma elettronica remota ed avanzata 5 febbraio 2014 La firma elettronica remota ed avanzata [Art. 1, DPCM 22 febbraio 2013] – La firma remota è un particolare procedura di firma elettronica qualificata o di firma digitale, generata su HSM, che consente di garantire il controllo esclusivo delle chiavi private da parte dei titolari delle stesse [Art. 1, c. 1, lett. q-bis, CAD] – Per firma elettronica avanzata s’intende l’insieme di dati in forma elettronica allegati oppure connessi a un documento informatico che: consentono l'identificazione del firmatario del documento garantiscono la connessione univoca al firmatario sono creati con mezzi sui quali il firmatario può conservare un controllo esclusivo sono collegati ai dati ai quali detta firma si riferisce in modo da consentire di rilevare se i dati stessi siano stati successivamente modificati

La firma elettronica remota ed avanzata 5 febbraio 2014 La firma elettronica remota ed avanzata [Art. 21, c. 1, CAD] – Il documento informatico sottoscritto con firma elettronica avanzata formato nel rispetto delle regole tecniche di cui all'articolo 20, comma 3, che garantiscano l'identificabilità dell'autore, l'integrità e l'immodificabilità del documento, ha l'efficacia prevista dall'articolo 2702 del codice civile [Art. 55, DPCM 22 febbraio 2013] - La realizzazione di soluzioni di firma elettronica avanzata è libera e non è soggetta ad alcuna autorizzazione preventiva La firma elettronica avanzata realizzata in conformità con le disposizioni delle presenti regole tecniche, è utilizzabile limitatamente ai rapporti giuridici intercorrenti tra il sottoscrittore e il soggetto che ne fa uso per l’erogazione dei suoi servizi

La firma elettronica grafometrica 5 febbraio 2014 La firma elettronica grafometrica Per firma grafometrica non s’intende la scansione di una firma autografa né il processo di acquisizione del tratto grafico mediante un tablet, bensì l'acquisizione, oltre che del tratto grafico, anche di una serie di parametri comportamentali legati alla firma, che permettono di identificare con certezza il firmatario Tra questi parametri comportamentali figurano: la velocità di scrittura la pressione esercitata sul tablet l’angolo di inclinazione della penna l’accelerazione dei movimenti il numero di volte che la penna viene sollevata dalla tavoletta

La dematerializzazione: gli strumenti – firma digitale 5 febbraio 2014 La dematerializzazione: gli strumenti – firma digitale è un particolare tipo di firma elettronica avanzata basata su un sistema di chiavi asimmetriche crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro Strumento che permette di verificare la provenienza e l’integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici la generazione della firma digitale avviene tramite un certificato digitale qualificato rilasciato da un’autorità certificata e riconosciuta da AGID: certificatore ufficiale

La dematerializzazione: gli strumenti – firma digitale 5 febbraio 2014 La dematerializzazione: gli strumenti – firma digitale Valore della Firma digitale: - autenticità: certezza dell’autore non è una “firma falsa” - integrità: non modificabilità del documento originale (dopo che è stato firmato) - non ripudiabilità: l’autore non può negare di aver firmato il documento CAdES PAdES XAdES (file con estensione p7m) (file con estensione pdf) (file con estensione xml)

La dematerializzazione: gli strumenti – firma digitale 5 febbraio 2014 La dematerializzazione: gli strumenti – firma digitale L’apposizione di firma digitale integra e sostituisce l’apposizione di sigilli, punzoni, timbri, contrassegni e marchi di qualsiasi genere ad ogni fine previsto dalla normativa vigente, in sintesi il sistema della firma digitale soddisfa il requisito della forma scritta. Dunque, se si utilizza la firma digitale, in caso di contenzioso un giudice non avrà margini di valutazione su autenticità del documento, integrità e provenienza della firma.

La dematerializzazione: gli strumenti – firma digitale 5 febbraio 2014 La dematerializzazione: gli strumenti – firma digitale Una firma digitale NON è valida se è generata con un certificato elettronico scaduto, sospeso o revocato. E’ valida quella firma digitale alla quale è associabile un riferimento temporale opponibile a terzi che collochi la generazione delle firma in un momento precedente alla sospensione, scadenza o revoca del suddetto certificato. [Ai sensi dell’art. 41, c. 4, del DPCM 22 febbraio 2013] - Oltre alla marca temporale, costituiscono validazione temporale: marca temporale; il riferimento temporale contenuto nella segnatura di protocollo; il riferimento temporale ottenuto attraverso la procedura di conservazione il riferimento temporale ottenuto attraverso l’utilizzo del servizio di posta elettronica certificata;

La dematerializzazione: gli strumenti – firma digitale 5 febbraio 2014 La dematerializzazione: gli strumenti – firma digitale Come leggere un file firmato digitalmente? Procedura operativa n° 1 Programma installato sul proprio computer https://www.firma.infocert.it/installazione/installazione_DiKe.php Procedura operativa n° 2 Usufruire di un servizio on-line https://www.firma.infocert.it/utenti/verifica.php https://postecert.poste.it/verificatore/service?type=0 Procedura operativa n° 3 Installare un add-on per Adobe Acrobat Reader® (versioni X, 9 e 8) http://www.adobe.com/it/security/italiandigsig.html

La dematerializzazione dei documenti a scuola 5 febbraio 2014 La dematerializzazione dei documenti a scuola Copie informatiche di documenti analogici (Art.22)

La dematerializzazione dei documenti a scuola 5 febbraio 2014 La dematerializzazione dei documenti a scuola Copie informatiche di documenti analogici. 1. I documenti informatici contenenti copia di atti pubblici, scritture private e documenti in genere, compresi gli atti e documenti amministrativi di ogni tipo formati in origine su supporto analogico, spediti o rilasciati dai depositari pubblici autorizzati e dai pubblici ufficiali, hanno piena efficacia, ai sensi degli articoli 2714 e 2715 del codice civile, se ad essi è apposta o associata, da parte di colui che li spedisce o rilascia, una firma digitale o altra firma elettronica qualificata. La loro esibizione e produzione sostituisce quella dell'originale. 2714. Copie di atti pubblici. Le copie di atti pubblici [c.c. 2699] spedite nelle forme prescritte da depositari pubblici autorizzati [c.c. 2673, 2719] fanno fede come l'originale [c.c. 2700; c.p.c. 212]. 2715. Copie di scritture private originali depositate. Le copie delle scritture private depositate presso pubblici uffici e spedite da pubblici depositari autorizzati [c.c. 2700; c.p.c. 743] hanno la stessa efficacia della scrittura originale da cui sono estratte [c.c. 2702, 2719; c.p.c. 212]

La dematerializzazione dei documenti a scuola 5 febbraio 2014 La dematerializzazione dei documenti a scuola Copie informatiche di documenti analogici. 2. Le copie per immagine su supporto informatico di documenti originali formati in origine su supporto analogico hanno la stessa efficacia probatoria degli originali da cui sono estratte, se la loro conformità è attestata da un notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato, con dichiarazione allegata al documento informatico e asseverata secondo le regole tecniche stabilite ai sensi dell'articolo 71.

La dematerializzazione dei documenti a scuola 5 febbraio 2014 La dematerializzazione dei documenti a scuola Copie informatiche di documenti analogici. 4. Le copie formate ai sensi dei commi 1, 2 e 3 sostituiscono ad ogni effetto di legge gli originali formati in origine su supporto analogico, e sono idonee ad assolvere gli obblighi di conservazione previsti dalla legge, salvo quanto stabilito dal comma 5. 5. Con D.P.C.M. possono essere individuate particolari tipologie di documenti analogici originali unici per le quali, in ragione di esigenze di natura pubblicistica, permane l'obbligo della conservazione dell'originale analogico oppure, in caso di conservazione sostitutiva, la loro conformità all'originale deve essere autenticata da un notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato con dichiarazione da questi firmata digitalmente ed allegata al documento informatico.

La dematerializzazione dei documenti a scuola 5 febbraio 2014 La dematerializzazione dei documenti a scuola Copie analogiche di documenti informatici. (Art. 23)

La dematerializzazione dei documenti a scuola 5 febbraio 2014 La dematerializzazione dei documenti a scuola Copie analogiche di documenti informatici. L'art. 23 prevede, al primo comma, che le copie su supporto analogico (cartaceo) di documento informatico, anche sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale, hanno la stessa efficacia probatoria dell'originale da cui sono tratte se la loro conformità all'originale in tutte le sue componenti e' attestata da un pubblico ufficiale a ciò autorizzato.

Il Codice dell’Amministrazione digitale 5 febbraio 2014 Il Codice dell’Amministrazione digitale Articolo 23-ter. Documenti amministrativi informatici. Gli atti formati dalle pubbliche amministrazioni con strumenti informatici, nonché i dati e i documenti informatici detenuti dalle stesse, costituiscono informazione primaria ed originale da cui è possibile effettuare, su diversi o identici tipi di supporto, duplicazioni e copie per gli usi consentiti dalla legge. I documenti costituenti atti amministrativi con rilevanza interna al procedimento amministrativo sottoscritti con firma elettronica avanzata hanno l'efficacia prevista dall'art. 2702 del codice civile Le copie su supporto informatico di documenti formati dalla pubblica amministrazione in origine su supporto analogico ovvero da essa detenuti, hanno il medesimo valore giuridico, ad ogni effetto di legge, degli originali da cui sono tratte, se la loro conformità all'originale è assicurata dal funzionario a ciò delegato nell'ambito dell'ordinamento proprio dell'amministrazione di appartenenza, mediante l'utilizzo della firma digitale

Noi PA Cedolino elettronico 5 febbraio 2014 La dematerializzazione dei documenti a scuola Copie analogiche di documenti informatici (Art. 23) Noi PA Cedolino elettronico

La dematerializzazione dei documenti a scuola 5 febbraio 2014 La dematerializzazione dei documenti a scuola Per assicurare la provenienza e la conformità all’originale, sulle copie analogiche di documenti informatici è possibile apporre a stampa, un contrassegno generato elettronicamente tale da consentire la verifica automatica della conformità del documento analogico a quello informatico. Il contrassegno apposto ai sensi del primo periodo sostituisce a tutti gli effetti di legge la sottoscrizione autografa e non può essere richiesta la produzione di altra copia analogica con sottoscrizione autografa del medesimo documento informatico. I programmi software eventualmente necessari alla verifica sono di libera e gratuita disponibilità.

Codici grafici bidimemsionali 5 febbraio 2014 La dematerializzazione dei documenti a scuola Codici grafici bidimemsionali

l’articolo 3-bis, commi 4-bis, 4-ter e 4-quater del Codice 5 febbraio 2014 La dematerializzazione dei documenti a scuola l’articolo 3-bis, commi 4-bis, 4-ter e 4-quater del Codice Copie analogiche di documenti informatici.

La dematerializzazione dei documenti a scuola 5 febbraio 2014 La dematerializzazione dei documenti a scuola 4-bis. In assenza del domicilio digitale di cui al comma 1, le amministrazioni possono predisporre le comunicazioni ai cittadini come documenti informatici sottoscritti con firma digitale o firma elettronica avanzata, da conservare nei propri archivi, ed inviare ai cittadini stessi, per posta ordinaria o raccomandata con avviso di ricevimento, copia analogica di tali documenti sottoscritti con firma autografa sostituita a mezzo stampa predisposta secondo le disposizioni di cui all'articolo 3 del decreto legislativo 12 dicembre 1993, n. 39. 4-ter. Le disposizioni di cui al comma 4-bis soddisfano a tutti gli effetti di legge gli obblighi di conservazione e di esibizione dei documenti previsti dalla legislazione vigente laddove la copia analogica inviata al cittadino contenga una dicitura che specifichi che il documento informatico, da cui la copia e' tratta, e' stato predisposto e conservato presso l'amministrazione in conformità alle regole tecniche di cui all'articolo 71.

La dematerializzazione dei documenti a scuola 5 febbraio 2014 La dematerializzazione dei documenti a scuola Il Dirigente Scolastico MARIA GRAZIA ROSSI copia analogica sottoscritta con firma a mezzo stampa predisposta secondo l'articolo 3 del D.lgs 12 dicembre 1993, n. 39 e l'articolo 3bis, comma 4bis del Codice dell'amministrazione digitale. Documento prodotto e conservato in originale informatico e firmato digitalmente ai sensi dell'art. 20 del 'Codice dell'Amministrazione Digitale' nella data risultante dai dati della sottoscrizione digitale.

5 febbraio 2014 Strumenti: la posta elettronica certificata xxxxxxxxxx@pec.istruzione.it L’art.54, c.2-ter del CAD Le amministrazioni pubbliche pubblicano nei propri siti un indirizzo istituzionale di PEC a cui il cittadino possa rivolgersi per qualsiasi richiesta ai sensi del presente codice. Le amministrazioni devono altresì assicurare un servizio che renda noti al pubblico i tempi di risposta”. L’indirizzo di PEC (come anche esplicitato dall’art.2, comma 1, lettera a della Legge Stanca n.4/2004), a cui fare riferimento deve essere immediatamente accessibile nella home page del sito web istituzionale.

5 febbraio 2014 Strumenti: la posta elettronica certificata xxxxxxxxxx@pec.istruzione.it Il documento informatico trasmesso con PEC si intende inviato e pervenuto al destinatario, all‘indirizzo elettronico da questi dichiarato. La trasmissione del documento informatico mediante PEC, equivale alla notificazione per mezzo della posta nei casi consentiti dalla legge. Comunicare con il MIUR via Posta Elettronica Certificata - applicazione degli artt. 45 e 47 del Codice dell'Amministrazione Digitale (CAD) (D.Lgs 7 marzo 2005 e s.m.i.) restituire al mittente citando: documento non conforme per la pubblicazione ai sensi dell'art. 9 DL 179/2012 e DM 20 marzo 2013.

5 febbraio 2014 Strumenti: la posta elettronica certificata xxxxxxxxxx@pec.istruzione.it Il termine "Certificata" si riferisce al fatto che il gestore del servizio rilascia al mittente una ricevuta che costituisce prova legale dell’avvenuta spedizione del messaggio ed eventuali allegati. Allo stesso modo, il gestore della casella PEC del destinatario invia al mittente la ricevuta di avvenuta consegna. Inoltre, il sistema di Posta Certificata, grazie ai protocolli di sicurezza utilizzati, è in grado di garantire la certezza del contenuto non rendendo possibili modifiche al messaggio, sia per quanto riguarda i contenuti che eventuali allegati.

5 febbraio 2014 Strumenti: la posta elettronica certificata xxxxxxxxxx@pec.istruzione.it La Posta Elettronica Certificata garantisce, in caso di contenzioso, l'opponibilità a terzi del messaggio. I vantaggi, invece, possono essere semplificati nei seguenti punti: Semplicità, risparmio, comodità Valore legale No virus e Spam Sicurezza

5 febbraio 2014 Comunicazione Elettronica Certificata tra Pubblica Amministrazione e Cittadino CEC-PAC La Cec-Pac, il servizio gratuito di posta elettronica certificata istituito nel 2010 dall'ex Ministro della Pubblica Amministrazione, Renato Brunetta, verrà progressivamente sospeso a partire dal 18 dicembre 2014. dal 18 dicembre 2014 non saranno più rilasciate nuove caselle CEC-PAC dal 18 Marzo 2015 al 17 luglio 2015 le caselle saranno mantenute attive solo in modalità di ricezione e sarà consentito agli utenti l'accesso solo per la consultazione e il salvataggio dei messaggi ricevuti;

5 febbraio 2014 Comunicazione Elettronica Certificata tra Pubblica Amministrazione e Cittadino CEC-PAC dal 18 luglio 2015 le caselle non saranno più abilitate alla ricezione di messaggi, e l'accesso sarà consentito, fino al 17 settembre 2015, solo per la consultazione e il salvataggio dei messaggi ricevuti; dal 18 settembre 2015 al 17 marzo 2018, sarà garantita agli utenti del servizio CEC-PAC la possibilità di richiedere l'accesso ai log dei propri messaggi di posta elettronica certificata. Inoltre, dal 18 Marzo 2015 tutti gli utenti CEC-PAC avranno l'opportunità di richiedere una casella PEC, gratuita per un anno, attraverso l'indirizzo richiestapec@agid.gov.it

La dematerializzazione dei documenti: la comunicazione 5 febbraio 2014 La dematerializzazione dei documenti: la comunicazione Creare aree che consentano agli utenti del servizio scolastico di comunicare con gli uffici e con le figure di sistema Ma per fare questo è necessario che tutti gli operatori scolastici siano utenti registrati del sito della scuola e quindi attribuzione di un account per l'accesso al sito ed alle procedure riservate a tutto il personale in servizio Ma per fare questo è necessario che tutti gli operatori scolastici siano telematicamente raggiun-gibili … e quindi attribuzione di una casella email istituzionale a tutto il personale in servizio riservata alle comunicazioni di servizio.

Le comunicazioni della PA 5 febbraio 2014 Le comunicazioni della PA Trasmissione dei documenti attraverso la posta elettronica tra le pubbliche amministrazioni (Art 47 del CAD) Le comunicazioni di documenti tra le pubbliche amministrazioni avvengono mediante l'utilizzo della posta elettronica o in cooperazione applicativa; esse sono valide ai fini del procedimento amministrativo una volta che ne sia verificata la provenienza Le comunicazioni sono validamente inviate quando: - sono sottoscritte con firma digitale - dotate di segnatura di protocollo - ovvero è comunque possibile accertarne altrimenti la provenienza, secondo quanto previsto dalla normativa vigente o dalle regole tecniche di cui all'articolo 71 (esclusa la trasmissione di documenti a mezzo fax) - sono trasmesse via PEC.

Le comunicazioni della PA 5 febbraio 2014 Le comunicazioni della PA Istanze e dichiarazioni presentate alle pubbliche amministrazioni per via telematica. (Art 65 del CAD) Le pubbliche amministrazioni sono tenute ad avviare il procedimento a seguito di istanze e dichiarazioni inviate dal cittadino per via telematica, con le modalità stabilite dal codice dell'amministrazione digitale (CAD): l'eventuale inosservanza comporta l'insorgenza di responsabilità dirigenziale e disciplinare in capo al titolare dell'ufficio competente. Il mancato avvio del procedimento da parte del titolare dell'ufficio competente a seguitodi istanza o dichiarazione inviate ai sensi e con le modalità di cui al comma 1, lettere a), c) e c-bis),comporta responsabilità dirigenziale e responsabilità disciplinare dello stesso

Le comunicazioni della PA 5 febbraio 2014 Le comunicazioni della PA Istanze e dichiarazioni presentate alle pubbliche amministrazioni per via telematica. (Art 65 del CAD) L'art. 65 prevede che le istanze e le dichiarazioni presentate alla P.A. per via telematica sono valide: a) se sottoscritte mediante la firma digitale b) quando l'autore è identificato dal sistema informatico con l'uso della carta d'identità elettronica o della carta nazionale dei servizi; c) quando l'autore è identificato dal sistema informatico con i diversi strumenti predisposti dalle amministrazioni per l'individuazione del soggetto che richiede il servizio (ad es. POLIS), nonché quando le istanze e le dichiarazioni sono inviate con le modalità di cui all'articolo 38, comma 3, del D.P.R. n. 445/2000 ( invio telematico di copia dell'istanza e copia non autenticata del documento) c) bis ovvero se trasmesse dall'autore mediante la propria Pec-id

Le comunicazioni della PA 5 febbraio 2014 Le comunicazioni della PA Istanze e dichiarazioni presentate alle pubbliche amministrazioni per via telematica. (Art 47 del CAD) La pubbliche amministrazioni utilizzano per le comunicazioni tra l’amministrazione ed i propri dipendenti la posta elettronica o altri strumenti informatici di comunicazione nel rispetto delle norme in materia di protezione dei dati personali e previa informativa agli interessati in merito al grado di riservatezza degli strumenti utilizzati. Si veda anche il rapporto 2013 del MIUR sull’uso della PEC

Le comunicazioni della PA 5 febbraio 2014 Le comunicazioni della PA Posta elettronica Pubblica Amministrazione IPA indice degli indirizzi della PA INIPEC indice nazionale degli indirizi di PEC delle imprese e dei professionisti ANPR* Anagrafe Nazionale della Popolazione Residente sono stati istituti * Prevista entro giugno 2015

Le comunicazioni della PA 5 febbraio 2014 Le comunicazioni della PA Posta elettronica Pubblica Amministrazione In sintesi, tutte le comunicazioni tra pubbliche amministrazioni/ professionisti/ imprese, possono essere inviate attraverso PEC senza che il destinatario debba dichiarare la propria disponibilità ad accettarne l’utilizzo (art. 16, comma 9 del D.L. n° 185/2008). Inoltre, a decorrere dal 1° luglio 2013, la presentazione di istanze, dichiarazioni, dati e lo scambio di informazioni e documenti tra le imprese e le amministrazioni pubbliche avvengono esclusivamente in via telematica. (DPCM del 22 luglio 2011)

Le comunicazioni della PA 5 febbraio 2014 Le comunicazioni della PA Art. 57 bis CAD Al fine di assicurare la trasparenza delle attività istituzionali è istituito l’indice degli indirizzi di posta elettronica delle amministrazioni pubbliche da utilizzare per le comunicazioni e per lo scambio di informazioni e per l’invio di documenti. La gestione dell’indice sono affidate a DigitPA Le amministrazioni aggiornano gli indirizzi e i contenuti dell'indice tempestivamente e comunque con cadenza almeno semestrale secondo le indicazioni di DigitPA. La mancata comunicazione degli elementi necessari al completamento dell'indice e del loro aggiornamento è valutata ai fini della responsabilità dirigenziale e dell'attribuzione della retribuzione di risultato ai dirigenti responsabili.

Indice nazionale degli indirizzi di posta elettronica certificata 5 febbraio 2014 Strumenti: la posta elettronica certificata xxxxxxxxxx@pec.istruzione.it Indice nazionale degli indirizzi di posta elettronica certificata Nasce il registro degli indirizzi di posta elettronica certificata, un elenco attraverso il quale i cittadini potranno trovare il recapito telematico di imprese e professionisti. Imprese Professionisti Ini-Pec

Anagrafe nazionale della popolazione residente 5 febbraio 2014 Anagrafe nazionale della popolazione residente A.N.P.R. E'  istituita  presso il Ministero dell'interno l'Anagrafe nazionale della popolazione residente (ANPR) DECRETO DEL PRESIDENTE DEL CONSIGLIO DEI MINISTRI 10 novembre 2014, n. 194  Regolamento recante modalita' di attuazione e di funzionamento dell'Anagrafe nazionale della popolazione residente (ANPR) e di definizione del piano per il graduale subentro dell'ANPR alle anagrafi della popolazione residente.

Archiviazione dei documenti informatici 5 febbraio 2014 Archiviazione dei documenti informatici L’archivio è definito come “un complesso organico di documenti prodotti, o comunque sia acquisiti, da un soggetto pubblico o privato, ente o famiglia, durante lo svolgimento delle sue funzioni” L’archivio nasce spontaneamente, quale sedimentazione documentaria di un’attività pratica, amministrativa, giuridica Il documento archivistico viene prodotto nell’ambito di un’attività pratica, amministrativa o giuridica, pertanto esso è strettamente correlato ai suoi precedenti e susseguenti, nonché al soggetto produttore. L’archivio si forma correttamente nella misura in cui queste relazioni sono mantenute evidenti

Archiviazione dei documenti informatici [Art. 53, c. 5, del DPR 28 dicembre 2000, n. 445] e [DPCM 03/12/2013 sulle regole tecniche per il protocollo informatico] - La registrazione di protocollo è «un’operazione obbligatoria per i documenti ricevuti o spediti da una pubblica amministrazione e per tutti i documenti informatici» Sono esclusi dalla registrazione di protocollo: le gazzette ufficiali, i bollettini ufficiali e notiziari della pubblica amministrazione, le note di ricezione delle circolari e altre disposizioni, i materiali statistici, gli atti preparatori interni, i giornali, le riviste, i libri, i materiali pubblicitari, gli inviti a manifestazioni, la corrispondenza interna che non ha, in modo diretto o indiretto, contenuto probatorio o comunque sia rilevanza amministrativa.

Archiviazione dei documenti informatici Sono esclusi dalla registrazione di protocollo i documenti già soggetti a registrazione particolare dell’Amministrazione Con l’entrata in funzione del sistema di gestione informatica dei documenti devono essere eliminati tutti i sistemi di registrazione dei documenti alternativi al protocollo informatico La registrazione dei documenti informatici determina la loro immissione nell’archivio digitale: da quel momento in poi non potranno più essere modificati o cancellati.

Archiviazione dei documenti informatici La registrazione di protocollo dei documenti informatici prevede la memorizzazione delle stesse informazioni indicate per quelli cartacei con l’aggiunta, tra i dati obbligatori, dell’ impronta del documento informatico, costituita dalla sequenza di simboli binari in grado di identificarne univocamente il contenuto. La registrazione di protocollo dei documenti informatici ricevuti per posta elettronica è effettuata in modo da far corrispondere ad ogni messaggio una registrazione

Archiviazione dei documenti informatici Ogni persona tende ad organizzare i propri documenti in un modo che rispecchia il suo carattere e i suoi interessi Siccome l’archivio è la memoria di un’intera organizzazione, alle logiche personali di organizzazione dei documenti devono subentrare metodi e regole condivise Il titolario di classificazione è il sistema precostituito di partizioni astratte (di solito denominate: titoli, categorie, classi, sottoclassi), gerarchicamente ordinate (dal generale al particolare), fissate sulla base dell’analisi delle funzioni dell’ente

Archiviazione dei documenti informatici Classificare un documento significa associarlo, in base all’oggetto cui si riferisce, alla partizione del titolario (ad esempio categoria e classe) che individua la relativa funzione. [Art. 56 del DPR n. 445/2000] - Le operazioni di registrazione e segnatura di protocollo, nonché di classificazione dei documenti, sono operazioni necessarie. I documenti informatici in arrivo, dopo essere stati scaricati dalla PEC istituzionale, protocollati e classificati, sono assegnati agli uffici per competenza o conoscenza. L’assegnazione di un documento si traduce nell’autorizzazione all’accesso da parte dell’assegnatario tramite il sistema di gestione informatica dei documenti, ma non dovrebbe determinare lo spostamento fisico dei file

Archiviazione dei documenti informatici I documenti relativi ad un determinato procedimento amministrativo, ad una persona fisica o giuridica, o comunque sia formati per la trattazione di un oggetto specifico, devono essere riuniti in fascicoli I fascicoli devono ricadere necessariamente in una partizione del titolario di classificazione e sono numerati progressivamente nell’ambito di ciascuna categoria, classe e sottoclasse I fascicoli rappresentano le unità di base, indivisibili, di un archivio

Archiviazione dei documenti informatici Mentre un fascicolo cartaceo si forma attraverso la sedimentazione fisica dei documenti che vi afferiscono, un fascicolo informatico è rappresentato con l’ausilio di un software che analizza i metadati a esso associati, individua i documenti che lo compongono e visualizza l’insieme risultante in una forma grafica che ricorda i tradizionali carteggi Agendo direttamente e opportunamente sull’insieme dei metadati associati ai documenti e ai fascicoli informatici, si possono creare una moltitudine di link che permettono di “navigare” agevolmente nell’archivio digitale alla ricerca dei vari oggetti informativi

Archiviazione dei documenti informatici Lo spostamento di documenti informatici registrati sul sistema di gestione informatica dei documenti avviene sempre attraverso il sistema con l’operazione di riassegnazione. Per soddisfare il requisito dell’unitarietà dell’archivio digitale, occorre evitare la dispersione dei documenti informatici nei sistemi utilizzati per la loro produzione o acquisizione Il legislatore ha previsto anche l’utilizzo di un registro di emergenza

Archiviazione dei documenti informatici Le pubbliche amministrazioni devono: istituire le Aree Organizzative Omogenee (AOO), indicando per ciascuna di esse le unità operative che la compongono attivare in ogni AOO il Servizio di protocollo informatico e nominare un Responsabile con idonei requisiti professionali, ai sensi dell’art. 61 del DPR 445/2000 ri-progettare l’intero sistema di gestione dei documenti, elaborando un nuovo modello organizzativo ed archivistico adottare il manuale di gestione dei documenti ai sensi del DPCM 31 ottobre 2000 e dell’art. 5 del DPCM 03/12/2013 sulle regole tecniche per il protocollo informatico.

Conservazione dei documenti informatici I fattori che incidono negativamente sulla conservazione a lungo termine di un contenuto informativo digitale riguardano: il deterioramento dei media, che può avvenire per cause naturali o per effetto di agenti atmosferici l’obsolescenza tecnologica, che colpisce indifferentemente tutti i componenti del sistema la perdita di dati in modo accidentale o intenzionale La normativa vigente in Italia (Deliberazione CNIPA 19 febbraio 2004, n. 11) è stata recentemente modificata ed integrata dal DPCM del 03/12/2013 sulle regole tecniche in materia di conservazione

Conservazione dei documenti informatici L’art. 2 della Deliberazione CNIPA 19 febbraio 2004, n. 11 dichiara: gli obblighi di conservazione (sostitutiva) dei documenti, previsti dalla legislazione vigente sia per le pubbliche amministrazioni sia per i privati, sono soddisfatti a tutti gli effetti se il processo di conservazione è effettuato con le modalità di cui agli articoli 3 e 4. L’AGID ha emanato la circolare n° 65 del 10/04/2014 che disciplina le modalità per l’accreditamento e la vigilanza sui soggetti pubblici e privati che svolgono attività di conservazione dei documenti informativi

Conservazione dei documenti informatici L’art. 3 della delibera n. 11/2004 dichiara che la conservazione di documenti informatici, anche sottoscritti, avviene mediante memorizzazione su supporti ottici e termina con l’apposizione, sull’insieme dei documenti, o su un’evidenza informatica contenente una o più impronte dei documenti, o di un insieme di essi, del riferimento temporale e della firma digitale da parte del Responsabile della conservazione che attesta così il corretto svolgimento del processo. Per fronteggiare l’obsolescenza dei supporti, il legislatore ha assegnato al Responsabile della conservazione il compito di verificare periodicamente, con cadenza non superiore a 5 anni, l’effettiva leggibilità dei documenti conservati provvedendo, se necessario, al riversamento diretto del contenuto dei supporti.

Conservazione dei documenti informatici Per fronteggiare l’obsolescenza dei formati elettronici, il legislatore è ricorso alla tecnica del riversamento sostitutivo che consiste nel trasferire uno o più documenti conservati da un supporto ottico di memorizzazione ad un altro, modificando la loro rappresentazione informatica [Art 44-bis, c. 1, CAD] – I soggetti pubblici e privati che svolgono attività di conservazione dei documenti informatici e di certificazione dei relativi processi anche per conto di terzi ed intendono conseguire il riconoscimento del possesso dei requisiti del livello più elevato, in termini di qualità e di sicurezza, chiedono l'accreditamento presso l’AGID ai sensi delle regole che l’AGID definirà nel rispetto dell’art. 13 del DPCM 03/12/2013. AGID Accreditamento e conservatori