User Group Riccardo Righi Analista Titulus e titulus organi

Titulus… Cos’è Titulus? Titulus è un progetto che nasce all’interno dell’Università di Padova con l’intento di controllare gli archivi fin dalla loro fase di formazione (archivio corrente).

Titulus… Come si evolve? Titulus è prima di tutto è un progetto finalizzato a condividere gli strumenti di gestione di un archivio corrente (Titolario, Massimario di scarto….) successivamente le sue specifiche si concretizzano in un software.

Titulus….alcune funzionalità Cosa fà? …garantisce la registratura di protocollo conforme alla normativa …consente di organizzare i documenti in fascicoli secondo il piano di classificazione ed eventualmente in sottofascicoli … gestisce il fascicoli di studente e il fascicolo di personale … consente la ricerca full text

Titulus….alcune funzionalità Titulus si interfaccia con la maggior parte degli scanner, garantendo l’acquisizioni di file immagini direttamente da browser In Titulus è possibile fare il versioning di documenti quali relazioni, atti preparatori, ecc….. In Titulus è possibile condividere documenti tra tutte le persone di una stessa AOO (un insieme definito di unità organizzative di una amministrazione, che usufruiscono, in modo omogeneo e coordinato, di comuni servizi per la gestione dei flussi documentali).

Titulus….interoperabilità La capacità di interagire tra sistemi informatici.

Titulus….interoperabilità Corrispondenza tra AOO

Titulus….Corrispondenza tra AOO L’invio……. Corrispondenza tra AOO di Ateneo Il documento è immediatamente trasferibile ai membri di

Titulus….Corrispondenza tra AOO Dimostrare l’invio a tutti i destinatari!

Titulus….Corrispondenza tra AOO La ricezione…… Vediamo cosa succede dell’altra parte…… la ricezione del documento! Quando sono destinatario del documento. Il documento lo trovo visualizzato nella casella bozze!

Titulus….Corrispondenza tra AOO La modifica della bozza... e la registratura I dati di provenienza certa vengono già riportati e resi immodificabili.

Titulus….Corrispondenza tra AOO ….. la conclusione del processo Dati sull’invio del documento. Conferma della ricezione del messaggio.

Titulus….interoperabilità La PEC Dati sull’invio del documento. Conferma della ricezione del messaggio.

L’invio… Titulus….PEC L’invio è possibile sia massivo che individuale. Chiunque all’interno di una AOO può usare la posta certificata per spedire.

La ricezione…… Titulus….PEC Arrivo nella cartella “Bozze” del soggetto definito nella configurazione Collegamento automatico al mittente se l’indirizzo è presente in anagrafica

Titulus..Fascicolo in CC

Titulus..Fascicolo in CC Fascicolo in copia conoscenza Dall’ultima versione di Titulus è possibile inserire delle persone in CC di un fascicolo. Sia al momento della creazione del fascicolo….. …..che a fascicolo già creato.

Titulus..Fascicolo in CC Vantaggi: mettere una persona a conoscenza di un procedimento o di un affare tramite una sola operazione controllare con più semplicità gli accessi ai documenti

Titulus..Fascicolo in CC Funzionalità: È possibile inserire i CC del fascicolo solo al “primo livello” Se un documento viene tolto dal fascicolo alla persona viene impedito di accedere allo stesso nel documento sono riportati anche i CC del fascicolo in maniera chiara ed evidente

Titulus Organi

Titulus Organi Cos’è? È un software che supporta nella gestione degli Organi collegiali (Consiglio di Amministrazione, Senato Accademico, ecc…).

Titulus Organi Come? Gestendo l’iter della proposta Formulazione Iter di approvazione Eventuali modifiche Presentazione delle proposte Inserimento all’Ordine del Giorno

Titulus Organi Come? Gestendo i tempi: Data della seduta Periodo di pubblicazione Termine di presentazione delle proposte

Titulus Organi Come? Gestendo l’iter della seduta: Produzione Modello dei risultati Emanazione delle delibere Redazione del verbale

Avvio…. Iter della proposta Per formulare la proposta occorre andare su “Nuova proposta”, Maschera di scelta dell’iter della proposta, il tipo di proposta che una persona può effettuare dipende dalle proprie abilitazioni

Iter della proposta Avvio Iter di approvazione. In questo momento Organi si interfaccia con il motore di WF.

….la formulazione Iter della proposta Per formulare la proposta occorre andare su “Nuova proposta”, Maschera di scelta dell’iter della proposta, il tipo di proposta che una persona può effettuare dipende dalle proprie abilitazioni

Definire il calendario L’Ufficio Organi Azioni a disposizione Definire il calendario Redigere il calendario delle sedute, fissando il tempo massimo di approvazione.

Redigere automaticamente l’OdG L’Ufficio Organi Redigere automaticamente l’OdG Redigere il calendario delle sedute, fissando il tempo massimo di approvazione.

Registrare le presenze L’Ufficio Organi Registrare le presenze Redigere il calendario delle sedute, fissando il tempo massimo di approvazione.

L’Ufficio Organi ….e l’esito del voto Redigere il calendario delle sedute, fissando il tempo massimo di approvazione.

Redigere automaticamente il verbale L’Ufficio Organi Redigere automaticamente il verbale Redigere il calendario delle sedute, fissando il tempo massimo di approvazione.

U Gov - Gestione documentale Grazie Redigere il calendario delle sedute, fissando il tempo massimo di approvazione.