La struttura di una Lettera Commerciale Guglielmo Grisolia

La struttura di una Lettera Commerciale Nel momento in cui si ha necessità di interagire con una o più aziende, il tono da utilizzare nelle comunicazioni deve essere il più professionale possibile. In questo caso ci vengono incontro dei modelli formali basati su uno schema composto da differenti contenitori (blocchi) disposti in modo ordinato all’interno dell’impaginazione della lettera. I quattro modelli più diffusi vengono così riassunti: Schema a blocco Schema a semiblocco Schema in blocco all’americana Schema classico

Schema a semiblocco (con rientri) La struttura di una lettera commerciale: Tipologie Schema a blocco Schema a semiblocco (con rientri) Mittente Mario Rossi Via Milano, 8 88100 Catanzaro Indicazioni particolari Raccomandata a. r. Luogo e data Catanzaro, 20 Ottobre 2016 Destinatario Spettabile Fiat S. p. A. Via Rovereto, 332 87100 Cosenza Riferimenti Vs. Rif. N° 125 del 3 Settembre 2016 Oggetto Oggetto: consegna automezzo. Corpo In riferimento alla Vostra Richiesta Vi comunico che …… Chiusura e saluti PorgendoVi i miei saluti, resto a Vostra disposizione per ulteriori chiarimenti. Dicitura-firma L’Amministratore Delegato (Dott. Mario Rossi) Allegati Allegati: contratto di manutenzione. Sigle MR/gg

La struttura di una lettera commerciale: Tipologie Schema in blocco all’americana (allineato a sinistra) Schema classico (inizio centro della lettera) Mittente Mario Rossi Via Milano, 8 88100 Catanzaro Indicazioni particolari Raccomandata a. r. Luogo e data Catanzaro, 20 Ottobre 2016 Destinatario Spettabile Fiat S. p. A. Via Rovereto, 332 87100 Cosenza Riferimenti Vs. Rif. N° 125 del 3 Settembre 2016 Oggetto Oggetto: consegna automezzo. Corpo In riferimento alla Vostra Richiesta Vi comunico che …… Chiusura e saluti PorgendoVi i miei saluti, resto a Vostra disposizione per ulteriori chiarimenti. Dicitura-firma L’Amministratore Delegato (Dott. Mario Rossi) Allegati Allegati: contratto di manutenzione. Sigle MR/gg

Margini: le interlinee La struttura di una lettera commerciale: Margini Per quel che concerne gli aspetti dell’impaginazione, quello di cui bisogna tener conto sono i margini della pagina, i quali non dovrebbero mai essere al di sotto dei 2 cm. Nello specifico: il margine superiore fra i 2,5 e i 3 cm, il margine inferiore e di destra di 2 cm e, infine, il margine di sinistra doppio rispetto a quello destro. Margini: le interlinee Mittente Indicazioni particolari 2-3 Luogo e data 2 Destinatario 3 Riferimenti Oggetto Corpo Chiusura e saluti Dicitura-firma Allegati 3-6 Sigle Margini: interni 2,5 – 3 cm doppio Lettera commerciale 2 cm

La struttura di una lettera commerciale: Esercitazione Riprodurre la seguente lettera commerciale, scrivendole su quattro pagine diverse dello stesso documento (nome da dare al file: LetteraCommerciale_Cognome_Nome), utilizzando le quattro tipologie conosciute. Al termine inviare il lavoro all’indirizzo email della classe, specificando nell’oggetto il proprio cognome e nome. ……………………………. In riferimento alla Vostra Richiesta Vi comunico che la bozza ultima sarà disponibile entro il 30 Novembre del corrente anno, completa di esempi svolti ed esercizi con le soluzioni disponibili per i docenti. PorgendoVi i miei saluti, resto a Vostra disposizione per ulteriori chiarimenti. Il Responsabile Autori del Mediterraneo (Dott. Mario Rossi) Allegati: mail autore Aldo Bruni. MR/sr Mario Rossi Via Milano, 33 88100 Catanzaro Raccomandata a. r. Catanzaro, data odierna. Spettabile Mondadori Education S. p. A. Via Battistotti Sassi, 11/A – 20133 Milano Tel. 800123931 Vs. Rif. N° 125 del 3 Settembre 2016 Oggetto: consegna automezzo. ………………….

Byte & Byte Via Roma, 55 – Cosenza p. IVA 11111111111 La struttura di una lettera commerciale: Contenuti Dopo aver esaminato gli aspetti strutturale della lettera commerciale, analizziamo i contenuti relativi ai singoli blocchi, evidenziando quelli obbligatori (O), da quelli facoltativi (F). Mittente Indicazioni particolari Luogo e data Destinatario Riferimenti Oggetto Corpo Chiusura e saluti Dicitura-firma Allegati Sigle Blocco Mittente (O) comprende: ragione sociale o cognome e nome indirizzo (via, numero civico, CAP, città) numero telefonico e di telefax, e-mail, sito web numero di codice fiscale o partita IVA logo aziendale Solitamente il blocco Mittente viene inserito all’interno dell’intestazione della pagina. Byte & Byte Via Roma, 55 – Cosenza p. IVA 11111111111 Logo Intestazione Piè di paginaNe E-mail: byte@byte.com Tel. 0984-221122

La struttura di una lettera commerciale: Contenuti Dopo aver esaminato gli aspetti strutturale della lettera commerciale, analizziamo i contenuti relativi ai singoli blocchi, evidenziando quelli obbligatori (O), da quelli facoltativi (F). Blocco Indicazioni Particolari (F) si inseriscono i termini utili a specificare il tipo di lettera, quali: Raccomandata Raccomandata a. r. Espresso Riservata Personale Blocco Luogo e Data (O) va esplicitato tutto su un’unica riga. La data deve essere scritta per esteso e va preceduta dal luogo di invio della lettera, separata da una virgola. Per esempio: Cosenza, 02 Ottobre 2016. In alcuni documenti (soprattutto atti pubblici) è presente la parola ‘li’ (da non indicare se è il giorno 1), indica i giorni trascorsi dall’inizio del mese, forma desueta. Mittente Indicazioni particolari Luogo e data Destinatario Riferimenti Oggetto Corpo Chiusura e saluti Dicitura-firma Allegati Sigle Blocco Destinatario (O) può essere inserito il riferimento a un Ente (ditta, ufficio, ecc.), oppure a una o più persone fisiche. Qualunque sia il destinatario, è opportuno far precedere il suo riferimento da un appellativo: Spettabile (nel caso di un Ente o Azienda) Egregio o Gentile/issimo (nel caso di un Signore) Gentile/issima (una signora) Blocco Riferimenti (F) consente di associare la lettera a precedenti comunicazioni Blocco Oggetto (O) sintetizza il contenuto della lettera, viene evidenziato utilizzando il grassetto

La struttura di una lettera commerciale: Contenuti Dopo aver esaminato gli aspetti strutturale della lettera commerciale, analizziamo i contenuti relativi ai singoli blocchi, evidenziando quelli obbligatori (O), da quelli facoltativi (F). Blocco Corpo (O) della lettera viene preceduto dall’apertura. È consigliabile utilizzare l’apertura quando il destinatario è una persona fisica. Per quanto concerne il modo con cui rivolgersi al destinatario si usa il Voi per le Aziende e il Lei per le persone fisiche. Spettabile Mondadori, con la presente Vi …. Egregio Sig. AAA, la ringrazio per la Sua …. Blocco Chiusura Saluti (O) propone una o più righe conclusive: Certo di un Suo riscontro Porgo distinti saluti RingraziandoVi per la Vostra cortesia, Vi porgiamo i nostri migliori saluti Mittente Indicazioni particolari Luogo e data Destinatario Riferimenti Oggetto Corpo Chiusura e saluti Dicitura-firma Allegati Sigle Blocco Dicitura-firma (O) è composto da più righe di scrittura: Ragione sociale Ufficio dal quale parte la lettera Nome e cognome di chi emette la lettera o di chi è delegato a farlo Firma autografata Blocco Allegati (F) eventuali documenti allegati alla lettera Blocco Sigle (F) indica le iniziali della persona che ha redatto la lettera (in maiuscolo) e della persona che l’ha digitata (in minuscolo). Le prime vanno separate dalla seconde da una sbarra (SP/gp)

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