ISTITUTO TECNICO INDUSTRIALE ANNO SCOLASTICO 2013 - 2014 ISTITUTO TECNICO INDUSTRIALE FERMO CORNI MODENA CLASSI SECONDE BIENNIO TECNICO

GESTIONE DEI FLUSSI DOCUMENTARI DAL PROTOCOLLO ALL'ARCHIVIO

Trasparenza per le carte del cittadino Tutti gli atti prodotti dalla Pubblica Amministrazione, o ricevuti dalla Pubblica Amministrazione, vengono protocollati e, dopo la trattazione, archiviati secondo criteri ben precisi restando perennemente nella “memoria” dell’Ente, a disposizione tanto dell’Ente stesso quanto dei privati cittadini. Il protocollo e’ il principale strumento delle Pubbliche Amministrazioni per garantire la trasparenza del proprio operato attraverso la corretta gestione dei flussi documentali e la realizzazione di una idonea struttura d’archivio. Regola le procedure dalla nascita, segnando il momento esatto dell’ingresso della documentazione nella memoria dell’Ente, segue l’iter del documento nella fase corrente e ne assicura una corretta archiviazione [ A.S.C.M.O.].

Dal Protocollo all’Archivio Il protocollo ha infatti il compito di organizzare la memoria dell’Ente attraverso le attestazioni per ogni singolo atto in partenza ed in arrivo di un numero progressivo, dell’indicazione cronologica del soggetto interlocutore e dell’oggetto. Stabilisce inoltre i criteri di distribuzione degli atti nei singoli uffici, crea la struttura delle pratiche e dei fascicoli e realizza tutta l’organizzazione dell’archivio. E’ la guida sia allo stato di avanzamento relativo alla trattazione dei diversi affari in corso, sia alle condizioni di ordinamento dell’archivio. Dalla interrelazione esistente tra i quattro elementi basilari che lo compongono (numero progressivo, estremi cronologici relativi all’ingresso in memoria, indicazione del soggetto e descrizione dell’oggetto) ne deriva per il protocollo la natura di fede privilegiata e quindi il carattere di giuridicità. E’ lo strumento principale a garanzia tanto dell’Ente quanto del cittadino. [ A.S.C.M.O ]

ARCHIVIO GENERALE Dl DEPOSITO Le pratiche concluse, dopo 5 anni di permanenza presso gli archivi correnti, sono, di norma, trasferite all’Archivio Generale di Deposito per poi passare, trascorsi 35 anni ed effettuate le opportune e necessarie operazioni di riordino, selezione e scarto, all’Archivio Storico per la conservazione illimitata. L’Archivio Generale di Deposito, su richiesta degli uffici comunali, effettua ricerche di documentazione e fornisce fotocopie del materiale stesso. Per l’eventuale ritiro (da limitare ai casi stettamente necessari) del materiale originale è necessario utilizzare l’apposito modulo fornito agli uffici.

ARCHIVIO STORICO L’Archivio Storico, terza e ultima fase del processo di gestione e archiviazione delle carte, conserva i documenti che, trascorsi 40 anni dalla conclusione degli affari relativi e superate le fasi di riordino e selezione, verranno conservati illimitatamente per un utilizzo prevalentemente storico documentario. . L’Archivio Storico può essere anche on Iine grazie a un sito internet che illustra le principali attività istituzionali e mette a disposizione la banca dati. [ A.S.C.M.O ]