LA SEGRETERIA Programma di Formazione 2015/2016 Multidistretto LEO 108 ITALY Programma di Formazione 2015/2016 LA SEGRETERIA Commissione GMT - GLT a.s. 2015/2016

chi è e quali sono i suoi compiti? LA SEGRETERIA Il segretario: chi è e quali sono i suoi compiti? E’ l’esecutore delle decisioni del Presidente, del Consiglio direttivo e dell’Assemblea … …è l’informatore di tutto ciò che accade nel Club Commissione GMT - GLT a.s. 2015/2016 2/25

Il segretario funge da elemento di congiunzione con: LA SEGRETERIA Il segretario funge da elemento di congiunzione con: Altri club Leo e Lions Distretto Leo Multidistretto Leo 108 Italy Enti e Istituzioni Altre Associazioni Commissione GMT - GLT a.s. 2015/2016 3/25

Compiti essenziali LA SEGRETERIA FORMALI ORGANIZZATIVI Convocazioni e comunicazioni Stesura dei verbali Assistenza assembleare Archivio Documentazione necessaria “Rapportini trimestrali” ORGANIZZATIVI Appuntamenti del Presidente, inviti, indicazioni ad altri officer Mantenere e favorire i contatti con l’esterno Commissione GMT - GLT a.s. 2015/2016 4/25

1. Comunicazione IN ENTRATA CORRISPONDENZA IN USCITA LA SEGRETERIA Commissione GMT - GLT a.s. 2015/2016 5/25

Corrispondenza in entrata LA SEGRETERIA Corrispondenza in entrata Officers Distrettuali, Officers Lions, Club Limitrofi, Altre Associazioni … Presidente e Segretario di club SOCI del club Commissione GMT - GLT a.s. 2015/2016 6/25

LA SEGRETERIA Alcuni esempi Commissione GMT - GLT a.s. 2015/2016 7/25

Corrispondenza in uscita LA SEGRETERIA Corrispondenza in uscita SOCI del club Presidente e Segretario di club Officers Distrettuali, Officers Lions, Club Limitrofi, Altre Associazioni … Commissione GMT - GLT a.s. 2015/2016 8/25

Alcuni esempi LA SEGRETERIA Convocazioni di Assemblea Soci Leo Advisor Lions Club Padrino Rapporto soci e funzionari per Leo Club (entro il 15 Maggio) Oak Brook (in originale) Governatore Distrettuale Presidente Distrettuale /Segretario Distrettuale Chairperson Distrettuale Presidente Lions Club padrino Archivio di Club Commissione GMT - GLT a.s. 2015/2016 9/25

Alcuni esempi LA SEGRETERIA Inviti per attività di Club Soci Lions Club padrino Governatore Distrettuale Presidente Distrettuale Chairperson Distrettuale Presidenti di Leo Club Delegato di Area Leo Presidente di Zona Lions Presidente di Circoscrizione Lions (ove presente) Coordinatore di Circoscrizione Leo (ove presente) Officer Leo Altre Associazioni Commissione GMT - GLT a.s. 2015/2016 10/25

Alcuni esempi LA SEGRETERIA Comunicazione dei dati per l’Annuario Presidente Distrettuale Leo Segretario Distrettuale Leo Modulo Leo Club su Progetti e Attività trimestrali ( “rapportino trimestrale “) Oak Brook Governatore Distrettuale Presidente Distrettuale / Segretario Distrettuale Leo Presidente Lions Club padrino Chairperson Distrettuale Archivio di Club Commissione GMT - GLT a.s. 2015/2016 11/25

2. Verbali SCOPI: LA SEGRETERIA Riportare fedelmente quanto discusso e deciso durante la riunione Comunicare ai soci non presenti le decisioni prese Fornire uno strumento di consultazione a tutti i soci Costruire una vera e propria pagina di storia del Club Commissione GMT - GLT a.s. 2015/2016 12/25

Deve essere redatto su carta intestata La segreteria Deve essere redatto su carta intestata Deve essere firmato da segretario e presidente Deve essere approvato alla riunione successiva Commissione GMT - GLT a.s. 2015/2016 13/25

LA SEGRETERIA Commissione GMT - GLT a.s. 2015/2016 14/25

Il Verbale Cosa indicare? La segreteria Prova a prendere appunti durante la riunione come se stessi facendo un verbale Cosa indicare? Dove e quando si svolge la riunione Ordine del giorno Soci presenti, assenti giustificati e non Ora di inizio e fine della riunione Cosa si è discusso seguendo i punti dell’o.d.g. Nome, cognome e firma del segretario e del Presidente Commissione GMT - GLT a.s. 2015/2016 15/25

3. Assistenza assembleare LA SEGRETERIA 3. Assistenza assembleare Verifica il numero legale Predispone le schede per la votazione in caso di voto palese effettua il conteggio ufficiale dei voti In caso di voto segreto assiste allo spoglio delle schede Da lettura e distribuisce la documentazione inerente l’ordine del giorno (o.d.g.) Commissione GMT - GLT a.s. 2015/2016 16/25

4. Archivio LA SEGRETERIA Archivio Soci Archivio Service Rassegna stampa Archivio Corrispondenza Registro delle presenze Copia Annuario per ogni anno sociale Commissione GMT - GLT a.s. 2015/2016 17/25

5. Documentazione necessaria LA SEGRETERIA 5. Documentazione necessaria Moduli per il rapportino trimestrale (modello Leo 61) Moduli per l’ ingresso nuovi soci (Modello Leo 72) Moduli per i premi Materiale informativo DA CHI ? LEO ADVISOR Commissione GMT - GLT a.s. 2015/2016 18/25

LA SEGRETERIA Commissione GMT - GLT a.s. 2015/2016 19/25

Il rapportino trimestrale LA SEGRETERIA Il buon segretario si segna le scadenze da rispettare… Il rapportino trimestrale In che periodi si richiede? Che cosa è richiesto nel rapportino? A chi deve essere mandato il rapportino? Commissione GMT - GLT a.s. 2015/2016 20/25

6. Il rapportino trimestrale LA SEGRETERIA 6. Il rapportino trimestrale Quando? Cosa? A chi? TRIMESTRI: Luglio- Settembre Ottobre- Dicembre Gennaio- Marzo Aprile- Giugno PROGETTI : Attività Foto DESTINATARI: Lions Clubs Segretario Leo Segretario Lions Chairperson Commissione GMT - GLT a.s. 2015/2016 21/25

7. Compiti organizzativi RICEVE TUTTA LA CORRISPONDENZA LA SEGRETERIA 7. Compiti organizzativi Appuntamenti del Presidente Inviti alle Autorità per le Attività del club Indicazioni al Censore e al Cerimoniere Contatti RICEVE TUTTA LA CORRISPONDENZA Commissione GMT - GLT a.s. 2015/2016 22/25

Quali caratteristiche deve avere un buon segretario? LA SEGRETERIA Quali caratteristiche deve avere un buon segretario? AFFIDABILE FORMALE INTROVERSO RISERVATO AMICHEVOLE SIMPATICO DETERMINATO PRECISO Commissione GMT - GLT a.s. 2015/2016 23/25

BUON SEGRETARIO BUON ANNO SOCIALE LA SEGRETERIA BUON SEGRETARIO BUON ANNO SOCIALE = Commissione GMT - GLT a.s. 2015/2016 24/25

GRAZIE PER L’ATTENZIONE LA SEGRETERIA GRAZIE PER L’ATTENZIONE BUON LAVORO! Commissione GMT - GLT a.s. 2015/2016 25/25