EVOLUZIONE CUAS Roma, 25 gennaio 2006

Progetto “efficientamento 2006” Progetto “ Nuova Rendicontazione per immagini” Il progetto si propone di informatizzare il processo di rendicontazione delle ricevute cartacee originali dei bollettini eliminando gli attuali sistemi ottico-meccanizzati di gestione del flusso cartaceo e le successive lavorazioni manuali per il controllo e l’imbustamento La realizzazione del nuovo processo di rendicontazione prevede il coinvolgimento di due società del gruppo, Postecom e Postel, rispettivamente per la gestione e la elaborazione dei dati di rendicontazione e delle immagini e per la gestione della piattaforma di stampa e imbustamento delle ricevute secondo formati di stampa predefiniti Documento riservato vietata la duplicazione e la riproduzione

Progetto “efficientamento 2006” “Nuova Rendicontazione per immagini” – Obiettivi di Business Incremento dell’efficacia del processo di incasso bollettini: Miglioramento del servizio attraverso l’ampliamento dei canali e delle modalità di rendicontazione al cliente beneficiario Contrazione dei tempi di postalizzazione della rendicontazione al cliente Incremento dei livelli di qualità del ciclo di produzione con l’ampliamento della fase di verifica elettronica a tutti i bollettini bianchi Riduzione costi legati alla gestione della materialità dei bollettini attraverso la digitalizzazione del processo di rendicontazione (costi di gestione e di manutenzione dei sistemi di smistamento e raggruppamento automatico) Obiettivi di business Documento riservato vietata la duplicazione e la riproduzione

Obiettivi Tecnologici Progetto “efficientamento 2006” “Nuova Rendicontazione per immagini” – Obiettivi Tecnologici Predisposizione di un’ infrastruttura tecnologica abilitante per la realizzazione di passi evolutivi successivi quali: Potenziamento dei canali telematici alternativi per l’accettazione dei bollettini Ottimizzazione dell’attuale archiviazione digitale con eliminazione dell’archiviazione tramite microfilmatura (Archiviazione Ottica Digitale a norma CNIPA) Obiettivi Tecnologici Documento riservato vietata la duplicazione e la riproduzione

Progetto “efficientamento 2006” “Nuova Rendicontazione per immagini” – Processo di lavorazione “AS IS” 1 2 3 4 5 Pre allibramento Arrivi Bollettini da Ufficio Postale Preparazione documenti Caricamento Microfilmatura (ICR) Intelligent Character Recognition 6 7 8 9 Spunta e Correzione Bilanciamento Elettronico Verifica Elettronica immagini Produzione flussi di accredito Post allibramento 1 Fase batch di Post-allibramento 2 Selezione cartacea delle ricevute di accredito 3 Produzione “Liste di accompagnamento” 4 Verifica per sfogliamento 5 Partenze Cicli di recupero (Attività Trasversali alla lavorazione) Accredito / Addebito Bridge Servizio Assistenza Clienti (2° e 3° livello) Ricerche / Archivi Staff (Attività Trasversali alla lavorazione) Focal Point Segreteria tecnica Sistema Gestione della Qualità Controllo di Gestione Sistemi informativi Attività Manuale Attività Semi-automatica Attività Automatica Attività svolte solo se nelle fasi precedenti si riscontrano anomalie Documento riservato vietata la duplicazione e la riproduzione

Progetto “efficientamento 2006” “Nuova Rendicontazione per immagini” – Processo di lavorazione “TO BE” Arrivi Bollettini da Ufficio Postale 1 2 3 Microfilmatura 4 (ICR) Intelligent Character Recognition 5 Pre allibramento Preparazione documenti Caricamento 6 Bilanciamento Elettronico 7 Verifica Elettronica immagini 8 Produzione flussi di accredito 9 Spunta e Correzione Fase batch di Post-allibramento 1 Partenze 2 Post allibramento Cicli di recupero (Attività Trasversali alla lavorazione) Accredito / Addebito Bridge Servizio Assistenza Clienti (2° e 3° livello) Ricerche / Archivi Staff (Attività Trasversali alla lavorazione) Focal Point Segreteria tecnica Sistema Gestione della Qualità Controllo di Gestione Sistemi informativi Attività Manuale Attività Semi-automatica Attività Automatica Attività svolte solo se nelle fasi precedenti si riscontrano anomalie Documento riservato vietata la duplicazione e la riproduzione

Progetto “efficientamento 2006” “Nuova Rendicontazione per immagini” – Obiettivi finali del Progetto L’evoluzione prevista si configura come efficientamento operativo interno e punta a minimizzare gli impatti normativi e commerciali mantenendo inalterati il layout del bollettino e l’operatività della transazione per il cliente versante L’obiettivo finale è quello di ottenere una giusta sintesi tra l’efficientamento del prodotto tradizionale allo sportello, tuttora strumento leader sul territorio nazionale per i servizi di incasso, e l’arricchimento dell’offerta innovativa attraverso il previsto ampliamento delle funzionalità e dei servizi offerti dai canali telematici alternativi di pagamento Documento riservato vietata la duplicazione e la riproduzione

D Progetto “efficientamento 2006” Dimensionamento “TO BE” : sintesi Considerato il volume di bollettini lavorati e quello delle attività trasversali alla produzione nonché il tempo medio impiegato da una risorsa nello svolgimento delle stesse, evidenzia un organico attuale superiore alle attuali esigenze dimensionali della struttura dei CUAS: FASI DI LAVORAZIONE # RISORSE ATTUALI DIMENSIONAMENTO TO BE Pre-allibramento 441 441 Post-allibramento 317 127 Cicli di recupero 286 286 D Attività di Staff 71 71 TOT 190 1.115 925 (-17%) Documento riservato vietata la duplicazione e la riproduzione

Soluzione organizzativa: razionalizzazione numero CUAS In considerazione dei progetti organizzativi in corso, delle evoluzioni di mercato e tecnologiche, nonché delle reintegre di risorse ex-contratto a tempo determinato, la strategia aziendale non è quella di procedere alla redistribuzione degli esuberi sulle varie location ma di continuare nella razionalizzazione del numero dei CUAS per le seguenti ragioni: Consente maggiori risparmi in termini di costi fissi e di struttura (es. immobili, macchinari dedicati, ecc.) Permette di migliorare il rapporto Line /staff nonché la saturazione delle risorse e del numero di coordinatori Rende possibile valutare la razionalizzazione secondo una logica di equilibrio organici sul territorio di riferimento Documento riservato vietata la duplicazione e la riproduzione

Soluzione organizzativa: razionali di scelta del CUAS da chiudere Sulla base delle logiche esposte la soluzione scelta è quella di procedere alla chiusura del CUAS di Milano. Motivazioni: ottimale ricollocazione delle risorse in considerazione del nuovo progetto ELI2 (*) normalizzazione territoriale dei centri operativi presenta un elevato numero di risorse diplomate/laureate (≃ 71%) e quindi facilmente reimpiegabili (*) Il progetto ELI2 prevede la fornitura di servizi integrati verso il Ministero dell’Interno per il rilascio, ai cittadini stranieri in possesso di alcuni requisiti, dei permessi di soggiorno e per il rinnovo di quelli già concessi ed in scadenza. Documento riservato vietata la duplicazione e la riproduzione

Struttura organizzativa CUAS: nuova distribuzione territoriale bollettini Oggi Domani C.U.A.S. SEDI Attuale Distrib. Geografica Volumi bollettini accettati C.U.A.S. SEDI Futura Distrib. Geografica Volumi bollettini accettati Piemonte, V.A., Sicilia, Sardegna 1 - Piemonte Torino Piemonte, V.A., Sicilia, Sardegna, Milano, Monza, Lodi 153,5 mln 1 - Piemonte Torino 114,9 mln 2 - Lombardia Milano Lombardia, Liguria 105,6 mln 2 - Veneto Venezia Veneto, Trentino, Friuli, Emilia, Pavia, Sondrio, Varese, Cremona, Como, Lecco, Mantova 134,5 mln Veneto, Trentino, Friuli, Emilia, Umbria 3 - Veneto Venezia 116,5 mln 4 - Toscana Firenze Toscana, Campania 108,5 mln 3 - Toscana Firenze Toscana, Campania, Umbria 119,5 mln 5 - Marche Ancona Marche, Lazio 87,6 mln 4 - Marche Ancona Marche, Lazio, Bergamo, Brescia 107,6 mln Puglia, Basilicata, Abruzzo, Molise; Calabria Puglia, Basilicata, Abruzzo, Molise, Calabria, Liguria 6 - Puglia Bari 91,8 mln 5 - Puglia Bari 109,8 mln Totale 624,9 mln Totale 624,9 mln 1 2 3 1 2 4 5 3 4 6 5 = Regioni in cui sono presenti i CUAS Documento riservato vietata la duplicazione e la riproduzione