il canale telematico per l’assistenza via web Civis: il canale telematico per l’assistenza via web Cuneo, 15 maggio 2013

Civis: il canale telematico per l'assistenza via web CIVIS: gli utenti CIVIS è rivolto agli utenti abilitati ad Entratel e Fisconline nonché anche ai cittadini italiani residenti all’estero. Nell’ottobre 2009, in via sperimentale, il canale è stato inaugurato solo per i professionisti. Dal maggio 2010 è stato esteso a tutti i contribuenti abilitati ai canali telematici dell’Agenzia delle Entrate. CIVIS

Civis: il canale telematico per l'assistenza via web CIVIS : il contesto CIVIS ha l’obiettivo di consentire agli utenti ENTRATEL e FISCONLINE di effettuare via web le stesse operazioni che effettuerebbero presso uno sportello fisico dell’Agenzia delle Entrate. Il servizio prevede il trattamento sia degli avvisi di irregolarità inviati agli intermediari, sia delle comunicazioni di irregolarità inviate ai contribuenti, sia l’assistenza telematica sulle cartelle esattoriali emesse a seguito delle comunicazioni d’irregolarità. Dal 2013, dopo una prima sperimentazione solo sulle dichiarazioni Unico 2010 SC, i contribuenti hanno la possibilità di usufruire del canale CIVIS per l’invio della documentazione relativa alle dichiarazioni Unico 2011 PF sottoposte a controllo formale ex art. 36 ter D.P.R. 600/73. Come già accennato dalla dott.ssa Noto, l’Agenzia delle Entrate ha siglato degli accordi con le associazioni dei tributaristi, nell’ottica di reciproca collaborazione, affinchè si incentivi la diffusione dei canali telematici. In particolare gli accordi prevedono che l’Agenzia fornisca entro un massimo di 10 giorni lavorativi, risposta alle richieste inviate tramite PEC e a quelle di riesame in autotutela pervenute tramite CIVIS. Altra novità degli accordi stipulati quest’anno (2013) vi è l’impegno aggiuntivo dell’Agenzia a fornire agli Intermediari la possibilità di usufruire di un appuntamento prioritario presso i propri Uffici, nel caso in cui non sia andata a buon fine la modalità telematica o si tratti di questioni non risolvibili tramite Pec o tramite Civis o altri servizi telematici. Gli intermediari potranno prenotare fino a 4 appuntamenti contigui presso lo stesso sportello. Sempre da quest’anno, l’Agenzia offre un nuovo servizio fornito in modalità telematica: Civis per l’invio della documentazione attestante gli oneri, le spese e le ritenute indicate in dichiarazione. Tali dichiarazioni, sottoposte a controllo formale ex art. 36 Ter dpr 600/72, sono selezionate per l’invio telematico della documentazione. Il servizio avviato sperimentalmente sulle dichiarazioni UNICO 2010 SC è stato recentemente esteso anche alle dich UNICO 2011 PF.

Civis: il canale telematico per l'assistenza via web Civis: la tempistica I tempi previsti per la lavorazione delle richieste e la conseguente risposta sono i seguenti: entro 24 ore l’ istanza inviata dall’utente viene presa in carico dall’Ufficio ricevente Preferibilmente entro tre giorni ed al massimo entro otto la comunicazione o la cartella devono essere lavorate, altrimenti il sistema blocca l’Ufficio ricevente In generale il sistema pur non prevedendo una tempistica dilavorazione, il Piemonte

Civis: i vantaggi per i professionisti L’intermediario accede al servizio e compila una form inserendo i dati previsti per richiedere assistenza sulle comunicazioni di irregolarità, sugli avvisi telematici o sulle cartelle di pagamento. RISPARMIO IN TERMINI DI TEMPO/DENARO CELERITA’ NELLA RISPOSTA

Civis: i vantaggi per i gli uffici Minore affluenza di pubblico Possibilità di lavorare in back office Ripartizione più equa dei carichi di lavoro presso gli uffici territoriali

Civis: il preavviso telematico Civis: il canale telematico per l'assistenza via web Civis: il preavviso telematico

Civis: i vantaggi dell’avviso telematico Civis: il canale telematico per l'assistenza via web Civis: i vantaggi dell’avviso telematico Entro 30 giorni dal ricevimento del preavviso telematico, gli Intermediari devono informare i propri clienti della comunicazione d’irregolarità. Il contribuente che sceglie la trasmissione dell’avviso telematico all’intermediario usufruisce di un lasso di tempo più ampio per fruire della sanzione in misura ridotta a 1/3 rispetto alla sanzione in misura ordinaria del 30% - il termine di 30 giorni per effettuare il pagamento o per la rideterminazione in sede di autotutela delle somme emergenti dalla comunicazione d’irregolarità inizia a decorrere dal sessantesimo giorno successivo alla trasmissione dell’avviso Come precisato dall’art. 6 dello Statuto del Contribuente, l’amministrazione è obbligata a richiedere al contribuente, prima di iscrivere a ruolo, di Fornire chiarimenti ed informazioni relativamente alla posizione irregolare

Civis: richieste pervenute a livello nazionale COMUNICAZIONI CARTELLE 2011 2012 2013 Aggiornamento al 26 aprile Incremento 411.335 _____ 433.273 11.040 28.456 232.906 53,75 % 257,75 %

Civis: richieste pervenute a livello regionale Civis: il canale telematico per l'assistenza via web Civis: richieste pervenute a livello regionale COMUNICAZIONI CARTELLE 2011 2012 2013 Aggiornamento al 26 aprile Incremento 28.849 _____ 32.541 2.276 1.921 16.266 49,98 % 84,40 %

Civis: percentuali di risposte fornite a livello regionale 2012 2013 Risposte fornite nei 3 gg Risposte fornite negli 8 gg Aggiornamento al 31 marzo 94,64 % 94,80 % 98,86 % 99,14 %

Civis: la richiesta di assistenza Civis: il canale telematico per l'assistenza via web Civis: la richiesta di assistenza Gli utenti del servizio possono inviare le richieste di assistenza dalle 7 alle 23 Per le comunicazioni: le richieste di assistenza sono smistate automaticamente presso le caselle di posta degli Uffici Territoriali sulla base di criteri per-impostati dalla Direzione Regionale. Nell’ambito della circolarità dell’assistenza sulle comunicazioni d’irregolarità, il sistema le smista non tenendo conto del domicilio fiscale. In procedura, i singoli Uffici, per il tramite del proprio gestore, provvederanno ad assegnare le pratiche ai propri operatori. Per le cartelle: in base alle percentuali di distribuzione impostate da ciascuna direzione provinciale, le richieste di assistenza sono smistate automaticamente presso le caselle di posta degli Uffici in cui ricade il domicilio fiscale del titolare della cartella di pagamento. Come avviene per le comunicazioni d’irregolarità, sarà poi il gestore del servizio all’interno dell’Ufficio che si farà carico di distribuire le pratiche civis-cartelle agli operatori del servizio. Per il controllo formale: è stata creata una connessione tra il canale telematico CIVIS, la procedura di controllo formale delle dichiarazioni e il nuovo sistema documentale per cui la documentazione prodotta dagli Intermediari attraverso il canale telematico verrà automaticamente indirizzata all’Ufficio Territoriale competente e visibile direttamente dal funzionario assegnatario della posizione. il sistema smista automaticamente le richieste presso tutti gli Uffici territoriali del Piemonte

Civis: il canale telematico per l'assistenza via web Ma passiamo ad analizzare direttamente le modalità di accesso al canale telematico CIVIS. All’interno dei servizi di Fisconline trovate il collegamento a tutte le funzioni di CIVIS. Tra queste vi è il servizio di assistenza sulle comunicazioni d’irregolarità, per cui indicando il numero presente sulla comunicazione d’irregolarità è possibile accedere alla form di assistenza telematica.

Civis: la richiesta di erogazione del servizio per le comunicazioni Civis: il canale telematico per l'assistenza via web Civis: la richiesta di erogazione del servizio per le comunicazioni Il sistema verifica la correttezza, coerenza e la congruenza dei dati inseriti, quindi propone all’utente una form per l’inserimento delle informazioni di dettaglio, necessarie per la lavorazione della pratica: numero della comunicazione codice fiscale del contribuente modello dichiarativo e anno d’imposta motivazione della richiesta di assistenza, selezionandola tra quelle standard proposte in un apposito elenco; informazioni utili per la lavorazione della richiesta; è disponibile un link ad una pagina di aiuto in cui sono riportate le informazioni da fornire per le diverse tipologie di motivazione; dati per il contatto da parte dell’ufficio locale: telefono, e-mail e persona di riferimento Una volta presa in carico la richiesta di assistenza, il sistema assegna un protocollo identificativo e lo comunica all’utente. n. comunicazione, c.f e modello e anno d’imposta sono dati che sono reperiti automaticamente dalla proceduta. Mentre è richiesto al contribuente di inserire informazioni di dettaglio inerenti alla liquidazione della dichiarazione e necessarie al fine della lavorazione della pratica. Importante è inserire i dati per il contatto da parte dell’ufficio del contribuente o intermediario che si è occupato della elaborazione della dichiarazione. Più informazioni sono fornite all’interno della form, più sarà semplice per il funzionario operante sulla pratica captare l’errore e procedere con la correzione.

Civis: il canale telematico per l'assistenza via web è disponibile un link ad una pagina di aiuto in cui sono riportate le informazioni da fornire per le diverse tipologie di motivazione Possiamo ad esempio indicare le date dei versamenti effettuati e non intercettati dall’anagrafe tributaria.

Civis: le tipologie di lavorazioni Civis: il canale telematico per l'assistenza via web Civis: le tipologie di lavorazioni Fattispecie di facile risoluzione, con pochi esiti a debito, quali ad esempio: ravvedimenti operosi; mancato riconoscimento di versamenti; abbinamento di versamenti effettuati con errata indicazione del periodo di imposta o del codice tributo; maggior credito da confermare. e, soprattutto, lavorabili in fase di art. 36 bis, DPR n. 600/1973 e art. 54 bis, DPR n. 633/72

Civis: il flusso del servizio Civis: il canale telematico per l'assistenza via web Civis: il flusso del servizio 1) Richiesta di erogazione del servizio L’utente compila una form su Fisconline o Entratel e invia la richiesta; 2) Ricezione della richiesta il sistema distribuisce la richiesta ad un ufficio disponibile e la rende visualizzabile tramite le applicazioni a disposizione del gestore dell’ufficio; 3) Smistamento della richiesta il gestore del servizio assegna la richiesta ad un operatore dell'ufficio 4) Presa in carico della richiesta e Lavorazione l'operatore dell'ufficio accede alla funzionalità CIVIS prende in carico la richiesta e ne effettua la lavorazione utilizzando le specifiche applicazioni (es. DALI); 5) Chiusura della richiesta l'operatore dell'ufficio conclusa la lavorazione, registra l’esito sulla funzionalità CIVIS (Profilo Utente) dandone comunicazione all’utente via e-mail. 1 2 Se necessario l’operatore contatta l’utente per l’invio di documentazione anche via email o fax. Se lo scambio avviene tramite posta elettronica verrà sempre utilizzata la casella di posta dell’ufficio, questo anche per evitare le truffe canalizzate attraverso i canali informatici. Nell’oggetto della mail sarà indicato il numero di protocollo della richiesta di assistenza. Qualora lo scambio avvenga tramite fax, nell’intestazione sarà indicato il protocollo della richiesta. 5 3 4

Civis: la chiusura della lavorazione Civis: il canale telematico per l'assistenza via web Civis: la chiusura della lavorazione Terminata la lavorazione, l’operatore ne registra l’esito. Se è necessario rimandare la pratica ad un ufficio territoriale, l’operatore informa l’intermediario e chiede presso quale ufficio egli desidera recarsi. Gli esiti possibili sono i seguenti: • Evasa la lavorazione della pratica è conclusa • Trasferita a ufficio territoriale non definito l’intermediario intende scegliere l’ufficio in autonomia: l’iter di lavorazione presso lo sportello virtuale è considerato chiuso • Trasferita a ufficio territoriale concordato con utente l‘intermediario ha indicato l'ufficio territoriale presso il quale si recherà: l’operatore trasferisce la pratica a tale ufficio. L’iter di lavorazione presso lo sportello virtuale è considerato chiuso

Civis: la comunicazione dell’esito Civis: il canale telematico per l'assistenza via web Civis: la comunicazione dell’esito L’esito è comunicato al contribuente o all’Intermediario Tramite e-mail, impersonalmente, l’ufficio territoriale invia copia in pdf dell’esito della richiesta di assistenza con una breve descrizione delle operazioni di correzione svolte

Civis: il canale telematico per l'assistenza via web

Civis: il canale telematico per l'assistenza via web Civis: la richiesta di erogazione del servizio per le cartelle esattoriali L’utente compila la form per richiedere assistenza per le cartelle. In particolare, dopo aver selezionato l’anno d’imposta dall’elenco a scorrimento, seleziona l’identificativo del ruolo al quale si riferisce la cartella, inserisce la motivazione e tutte le informazioni utili alla lavorazione della richiesta di autotutela: Anno d’imposta a cui si riferisce la cartella Codice fiscale del contribuente Identificativo del ruolo Motivazione per la richiesta di annullamento ed altre informazioni utili alla lavorazione della richiesta Come precedentemente detto, la pratica è assegnata direttamente all’ufficio competente in base al domicilio fiscale del contribuente. Il sistema verificata la coerenza dei dati assegna un protocollo identificativo della richiesta e lo comunica all’utente.

Civis: la chiusura della lavorazione per le cartelle Civis: il canale telematico per l'assistenza via web Civis: la chiusura della lavorazione per le cartelle Terminata la lavorazione, l’operatore ne registra l’esito. Le possibili motivazioni della chiusura della lavorazione sono: • Sgravio totale la lavorazione della pratica è conclusa accogliendo integralmente l’istanza • Sgravio parziale Accoglimento parziale dell’istanza e comunicazione all’utente • Domanda di sgravio respinta L’esame del merito della richiesta non ha consentito l’accoglimento della stessa in quanto la pretesa tributaria è risultata legittima • Domanda di sgravio chiusa per assenza di indicazioni da parte dell’utente Le informazioni fornite non sono state sufficienti a dimostrare l’illegittimità della pretesa ovvero a chiarirne l’ambito • Trasferita a Ufficio Territoriale concordato con l’utente In questi ultimi due casi, lo sgravio nelle nostre procedure, sarà comunque visibile nello stato sgravio rifiutato.

Civis: il canale telematico per l'assistenza via web Civis: la comunicazione dell’esito di chiusura della pratica CIVIS per le cartelle L’esito non è comunicato al contribuente o all’Intermediario ma, direttamente in procedura, è visualizzata la motivazione di chiusura della lavorazione

Civis: criticità della procedura relativa alle cartelle Civis: il canale telematico per l'assistenza via web Civis: criticità della procedura relativa alle cartelle Impossibilità di allegare documentazione alla richiesta Mancata visualizzazione della cartella di pagamento da parte della procedura Limiti nel dettaglio delle motivazioni di chiusura della lavorazione In alcuni casi, l’intermediario non ha rilevato l’esito della chiusura della pratica CIVIS Ovviamo richiedendo direttamente all’Intermediario l’invio tramite e-mail o via fax dei documenti, soprattutto per le informazioni non reperibili nelle nostre banche dati.

Civis: il canale telematico per l'assistenza via web Infine passiamo ad analizzare l’ultimo servizio nato in CIVIS ovvero l’invio della documentazione per le dichiarazioni selezionate per il controllo formale ex art. 36 ter dpr 600/72.

Civis: il canale telematico per l'assistenza via web Civis: la richiesta di erogazione del servizio per l’invio della documentazione “La informiamo che all’interno del canale di assistenza CIVIS è attivo il nuovo servizio telematico che consente, con le modalità descritte nel foglio allegato, la trasmissione dei documenti in formato elettronico” Il servizio consente di inviare la documentazione in risposta ad una comunicazione da parte dell’Agenzia delle Entrate ovvero di integrare la documentazione già trasmessa per consentire all'ufficio competente di verificare la conformità dei dati riportati in dichiarazione.

Civis: estratto foglio spiegazioni per l’invio della documentazione Civis: il canale telematico per l'assistenza via web Civis: estratto foglio spiegazioni per l’invio della documentazione “I documenti da trasmettere devono essere contenuti in files omogenei, suddivisi per tipologia, preferibilmente un unico file per tipologia. Le diverse tipologie indicate nella procedura di trasmissione dei documenti corrispondono a quelle specificate nell’elenco dei documenti richiesti.” L’elenco dei documenti da trasmettere è presente anche in procedura telematica. Tali informazioni le trovate all’interno della comunicazione inviata centralmente in cui si richiede la produzione dei documenti attestanti i dati indicati in dichiarazione. La suddivisione dei documenti per tipologia è utile per dare un ordine ai file che si trasmettono.

Civis: la tipologia di documenti da inviare Civis: il canale telematico per l'assistenza via web Civis: la tipologia di documenti da inviare CREDITI D’IMPOSTA CUD: RITENUTE E ALTRI DATI DETRAZIONI PER FAMILIARI A CARICO RITENUTE SPESE DETRAIBILI E/O DEDUCIBILI DELEGA ALTRO (nel caso in cui il tipo di documento richiesto non rientri nelle categorie sopra riportate)

Civis: il formato dei files Civis: il canale telematico per l'assistenza via web Civis: il formato dei files I files possono essere allegati in formato PDF/A o TIFF e non possono superare ognuno la dimensione massima di 5 MB. Qualora un file superi i 5 MB l’utente dovrà provvedere a suddividerlo in più files che rispettino i limiti previsti e che potrà inoltrare uno alla volta. A giorni, direttamente in procedura, sarà presente il PDF/A converter.

Civis: la delega e l’autorizzazione al trattamento dei dati sensibili Civis: il canale telematico per l'assistenza via web Civis: la delega e l’autorizzazione al trattamento dei dati sensibili Gli Intermediari che trasmettono documenti per conto dei loro assistiti, devono necessariamente inviare la delega firmata dal delegante e la copia del documento di identità del delegante. Pro-forma di delega I files possono contenere dati “sensibili”; pertanto il delegante è informato, ai sensi dell’art. 13 del D.Lgs 30.06.2003 n. 196, che i dati personali sono trattati solo nell’ambito del procedimento per il quale la dichiarazione di delega è resa. Una nuova delega non è richiesta nel caso di integrazione di documentazione

Civis: la ricevuta di trasmissione e di ricezione dei documenti Civis: il canale telematico per l'assistenza via web Civis: la ricevuta di trasmissione e di ricezione dei documenti Direttamente in procedura nella sezione “ricevute” è possibile consultare l’esito di ogni invio nella sezione “integrazione documentazione” è possibile integrare la documentazione con l'invio di ulteriori allegati a fronte di una pratica già aperta

Civis: il canale telematico per l'assistenza via web Arrivederci su CIVIS !!!