AIAS CONFERENCE ORGANIZATION survival guide Informazioni per la preparazione della proposta di candidatura per l’organizzazione della Conferenza AIAS

INFORMAZIONI GENERALI COSA È? La Conferenza AIAS è l’evento più importante della Società Scientifica Italiana di Progettazione Meccanica e Costruzione di Macchine (AIAS). L’evento ha cadenza annuale e rappresenta il momento di incontro di una comunità in cui presentare e discutere i risultati della ricerca e le questioni inerenti il settore scientifico disciplinare ING-IND/14. COME? Per partecipare alla Conferenza AIAS è necessario essere soci iscritti all’AIAS. L’iscrizione può essere sottoscritta in qualunque momento dell’anno o contestualmente alla registrazione alla conferenza. QUANTO È GRANDE? La Conferenza AIAS è un evento di medie dimensioni al quale intervengono mediamente 150 partecipanti tra soci, accompagnatori e sponsor. QUANDO SI SVOLGE? La collocazione temporale è quella a ridosso del primo fine settimana di settembre. Approvato dal Consiglio Direttivo Giugno 2018

INFORMAZIONI GENERALI COME È PIANIFICATO L’EVENTO? La conferenza dura tradizionalmente 3 giorni ed è organizzata secondo il seguente schema: 1° Giorno. Inizio ore 13:00. Registrazione on site Registrazione on-site Memoria invitata Memoria invitata II (opzionale) Sessione juniores I Sessioni parallele I Coffee break Sessioni parallele IV Sessione juniores II Sessioni parallele II Cena di Benvenuto Pranzo Sessioni parallele V Sessioni parallele III Sessioni parallele VI Assemblea dei soci Cena sociale Sessioni parallele VII Chiusura lavori 2° Giorno. Inizio ore 8:00 3°Giorno. Inizio ore 8:00 Proposte che si allontanino da questo schema potranno essere considerate ma andranno comunque concordate preventivamente con il Consiglio Scientifico AIAS. Approvato dal Consiglio Direttivo Giugno 2018

FORMATO DELLA PROPOSTA COME SCRIVERE LA PROPOSTA? La proposta dovrà contenere le seguenti informazioni essenziali: Location, date e breve descrizione del contesto locale Organizzatore (Chair) e proposta del Comitato Organizzatore e/o Sessioni Tematiche Indicazioni relative all’alloggio Schema temporale delle date essenziali e pagamenti Budget Aspetti di promozione dell’evento Invited lectures (nomi e costi) Approvato dal Consiglio Direttivo Giugno 2018

CRITERI DI VALUTAZIONE COME VERRANNO VALUTATE LE PROPOSTE? Le proposte saranno valutate dal Consiglio Direttivo secondo i seguenti criteri: Rispetto dei requisiti riportati di seguito Sostenibilità finanziaria Attrattività della location Alternanza geografica per la scelta della sede Approvato dal Consiglio Direttivo Giugno 2018

COME SOTTOMETTERE UNA PROPOSTA QUANDO INVIARE? Le proposte devono essere inviate entro il 15 Luglio dell’anno precedente alla data prevista per la conferenza che si intende organizzare A CHI INVIARE? I proponenti sono invitati ad inviare la propria proposta al seguente indirizzo e-mail: segreteria@aiasnet.it QUANDO VERRA’ VALUTATA? Le proposte ricevute verranno valutate dal Consiglio Scientifico sulla base del criterio «first- come, first-served». Su proposta del Consiglio Scientifico e su delibera del Consiglio Direttivo, la sede del Convegno per l’anno successivo verrà annunciata durante la cena sociale del Convegno AIAS Approvato dal Consiglio Direttivo Giugno 2018

Approvato dal Consiglio Direttivo Giugno 2018 REQUISITI LOCATION. La sede del convegno deve garantire lo svolgimento dei lavori nelle condizioni migliori e più confortevoli per i partecipanti. La sede dei lavori deve necessariamente poter offrire: 1 sala di almeno 150 posti per le sessioni plenarie/invited e riunione dei soci 4 sale di almeno 50 posti per lo svolgimento delle sessioni parallele 1 spazio comune dove tenere i coffee break ed ospitare gli espositori Le sale devono essere attrezzate con proiettore di luminosità adeguata e microfono ALLOGGIO. E’ oramai tradizione dell’AIAS comprendere nell’iscrizione anche l’alloggio per la durata del convegno (3 notti). Sulla base dell’esperienza sono necessarie circa 120 stanze. E’ prassi che i soci senior alloggino in un albergo di almeno 4 stelle, mentre i soci junior in albergo ad almeno 3 stelle eventualmente in collocazione in camera doppia con bagno in camera. Gli alberghi devono essere ad una distanza ragionevole dalla sede del convegno. NOTA: prevedere la possibilità che i partecipanti, a proprie spese, possano prolungare la permanenza. RAGGIUNGIBILITÀ. La sede dovrebbe essere facilmente raggiungibile via treno e aereo. Qualora la sede fosse distante dall’aeroporto o dalla stazione è auspicabile che venga pianificato un servizio di navetta. Approvato dal Consiglio Direttivo Giugno 2018

Approvato dal Consiglio Direttivo Giugno 2018 REQUISITI VITTO. L’organizzazione del convegno richiede che vengano previsti almeno: 5 coffee break 2 pranzi 1 cena sociale Prevedere la possibilità di offrire pasti speciali su richiesta: vegetariani, ciliaci, etc. POST CONFERENCE TOUR. Tour ed attività per gli accompagnatori (i costi sono a carico dei soli partecipanti che provvederanno personalmente al pagamento delle quote). CONFERENCE AUTHOR KIT. Definizione del kit per la conferenza (badge, shopper, blocco , etc..) REGISTRATION DESK. E’ necessario prevedere un desk di registrazione per l’accoglienza dei partecipanti attrezzato con: 2 PC e lettore barcode o codice QR. E’ consigliato prevedere un servizio di assistenza da fornire ai partecipanti durante l’intera durata dell’evento ed in particolare durante le presentazioni. Approvato dal Consiglio Direttivo Giugno 2018

Approvato dal Consiglio Direttivo Giugno 2018 RUOLO DELL’AIAS COSA FA AIAS? L’ AIAS si fa carico della Comunicazione attraverso la realizzazione di un sito web dedicato alla conferenza Gestione del processo di sottomissione ed approvazione dei sommari Gestione del processo di revisione dei lavori per la pubblicazione su PROCEDIA Gestione amministrativa completa dell’evento: incasso delle quote di partecipazione pagamento delle fatture relative ai costi sostenuti. Tutti le spese devono essere preventivamente approvate da AIAS emissione delle ricevute di pagamento definizione delle commissioni per i premi e processo di revisione. Approvato dal Consiglio Direttivo Giugno 2018

RUOLO DELL’ORGANIZZATORE COSA FA L’ORGANIZZATORE? L’organizzatore ha il compito di Scegliere la sede, il catering e la cena sociale Definire i servizi di navetta (se necessari) Gestire le prenotazioni alberghiere Preparare il programma dei lavori (provvisorio e definitivo) Proporre invited lectures Garantire l’assistenza ai partecipanti durante l’evento Approvato dal Consiglio Direttivo Giugno 2018

Approvato dal Consiglio Direttivo Giugno 2018 SCHEMA DI BUDGET Di seguito sono riportate a titolo di esempio le macrovoci da considerare per una prima definizione del budget Note: Le cifre sono indicative e possono essere variate a seconda delle esigenze. Le quote di iscrizioni sono quelle di riferimento. La voce «COSTO AIAS» è il costo, per socio, che AIAS sostiene per le tutte le attività dell’anno (gestione, iscrizione, procedia, etc.) e non deve essere variata. Il saldo deve essere positivo. Approvato dal Consiglio Direttivo Giugno 2018