Report federica scarrione 18/05/09

Definizione I rapporti o report sono lo strumento informatico per la presentazione di un insieme di dati memorizzati nel database. Attraverso i report, le informazioni possono essere raggruppate ed esposte in stampa in modo da riassumere i risultati prodotti da un grosso numero di dati presenti nel database. Questi possono essere strutturati in una forma leggibile, adatta agli scopi prefissati: in particolare, si possono generare stampe riepilogative e statistiche su lunghi periodi di tempo.

La maggior parte delle volte i dati da stampare non provengono da una sola Tabella. In questi casi occorrerà preparare una Query che contenga tutti i dati che si desiderano stampare. Prima di stampare un Report si consiglia di visualizzarne l'anteprima in modo da poter controllare la stampa prima di inviarla alla stampante. Esistono metodi diversi per la creazione di un Report: la Creazione guidata Report che prevede un approccio guidato, attraverso una serie di domande; la Visualizzazione struttura che crea un Report vuoto in cui aggiungere, uno alla volta, tutti gli elementi necessari;

Report standard Access prevede la caratteristica di Report standard, che rende possibile la creazione veloce di un Report. Per realizzare un Report veloce da una Tabella (o da una Query) basta scegliere Report Nuovo, indicare la Tabella da cui prelevare i dati e selezionare una delle due opzioni: Report standard a colonna oppure Report standard tabulare.

L'anteprima di stampa Per muoversi tra le pagine del report occorre utilizzare i pulsanti di navigazione presenti in basso a sinistra nella finestra del report. Per chiudere il report è sufficiente chiudere la finestra che lo contiene, facendo uso di uno dei metodi conosciuti per la chiusura di una finestra generica.

Per modificare la percentuale di ingrandimento sulla barra degli strumenti dell'anteprima di stampa fare clic sulla freccia accanto alla casella Zoom, quindi scegliere una percentuale di ingrandimento oppure digitare la percentuale desiderata. Quando si sceglie Adatta, l'ingrandimento della pagina viene regolato in base alle dimensioni della finestra. È possibile passare dall'ingrandimento selezionato ad Adatta posizionando il puntatore sulla Tabella, sulla Maschera o sul Report quindi facendo clic quando il puntatore assume l'aspetto di una lente di ingrandimento.

La Creazione guidata Report guida l'utente attraverso il processo di composizione dei Report. E' il sistema di costruzione dei Report che, probabilmente, si utilizza più spesso perché permette di personalizzare in modo molto semplice il Report. Una ulteriore potenzialità della Creazione guidata Report è la possibilità di creare stampe utilizzando diversi livelli di aggregazione. Per ogni livello indicato viene utilizzato un raggruppamento ed Access effettua automaticamente le somme di tutti i campi numerici secondo tale raggruppamento (ad esempio, effettuando un raggruppamento per cliente vengono automaticamente calcolati i totali degli importi per ogni cliente).

creazione guidata Per utilizzare la Creazione guidata Report: nella scheda Report fare clic su Nuovo; scegliere Creazione guidata Report e nella finestra di dialogo che compare scegliere la Tabella o la Query che contiene i dati da stampare;

nella casella Campi disponibili fare doppio clic su ogni campo che si desidera visualizzare nella stampa. Se si volessero visualizzare tutti i campi basterà fare un clic sul pulsante ">>". Se si seleziona un campo per errore con il pulsante "<" si riporta nella casella Campi disponibili. Con il pulsante "<<" si deselezionano tutti i campi. Fare clic su Avanti per proseguire; nella finestra di dialogo successiva si possono scegliere i livelli di raggruppamento, cioè i campi in base ai quali devono essere organizzati i dati. Se, ad esempio, si desiderasse la stampa dei clienti suddivisa per paese, si dovrà scegliere il campo Paese come raggruppamento.

Quando si sceglie un livello di raggruppamento il campo selezionato si allontana dagli altri ed appare in cima alla sezione ad indicare che tutte le informazioni saranno aggregate in base ai valori di quel campo.

Nella finestra successiva scegliere l'eventuale campo con cui ordinare all'interno di ciascun gruppo; nelle due finestre successive scegliere il layout e lo stile desiderato e di seguito assegnare il nome al Report.