Il brainstorming Tecnica per la generazione creativa di idee su un argomento prestabilito necessita di un modo di operare ordinato e metodico permette di ottenere un gran numero di idee in un tempo breve particolarmente utile nella fase di identificazione di un problema da affrontare, nella ricerca delle cause e nella definizione delle soluzioni favorisce la coesione del gruppo ed il coinvolgimento attivo di tutti i partecipanti

brainstorming Tipologie: BS “strutturato”= ciascuno deve esprimere la proprie idea a turno pro  spinge ognuno a partecipare contro  può portare contributi “forzati” e non spontanei

brainstorming BS “non strutturato” = ciascuno esprime la proprie idea senza rispettare turni pro  l’atmosfera generale è più rilassata contro  i meno estroversi possono rimanere un po’ “schiacciati”

Come preparare una sessione di brainstorming Gruppo di persone in numero inferiore a 12 (limite inferiore 5) disposizione a ferro di cavallo così che tutti vedano tutti atmosfera distesa e desiderio di partecipare strumenti per scrivere e prendere appunti ( se possibile lavagna visibile a tutti per redigere la “lista delle idee”)

Come preparare una sessione di brainstorming Regole del BS note a tutti (eventualmente richiamate dal facilitatore) Chiara identificazione e spiegazione al gruppo del tema Durata limitata (max 1 ora)

Come condurre una sessione di brainstorming Fissare in modo chiaro e non vago l’argomento Non criticare nessuna idea, né ragionarci sopra Andare a ruota libera (OK anche le idee pazze, perché possono essere lo spunto per generarne altre di valide) Obiettivo: massima quantità di idee generate, non qualità Trascrivere ogni idea, anche se esposta in altro modo

Come condurre una sessione di brainstorming Lista delle idee visibile a tutti No al “mattatore”

Un esempio: i problemi individuati da una classe in relazione all’apprendimento in un corso di formazione 1. Novità degli argomenti 2. Difficoltà confronto con altri partecipanti 3. Costanza nello studio 4. Distanza argomenti con propria realtà 5. Tempo 6. Carenza materiale didattico 7. Mancanza simulazioni esame finale 8. Teoricità alcuni argomenti 9. Difficile seguire argomenti che richiedono determinate conoscenze di base 10. Scarsa focalizzazione dei concetti 11. Mancanza di programma dettagliato di tutto il corso 12. Poca finalizzazione su argomenti di proprio interesse in azienda 13. Mancanza filo logico

Un esempio: i problemi individuati da una classe in relazione all’apprendimento in un corso di formazione 14. Difficoltà di memorizzare norme, concetti non maggiormente approfonditi 15. Poche esercitazioni 16. Necessità di legare concetti teorici ad aspetti applicativi 17. Mancanza di individuazione degli argomenti più importanti 18. Poca capacità di sintesi nello studio 19. Insegnamento non omogeneo 20. Distanza fase aula da fase studio a casa 21. Materiale didattico ripetitivo e non integrativo della lezione 22. Scarso approfondimento di alcuni argomenti 23. Poca applicabilità alla propria realtà 24. Difficoltà ad apprendere un terminologia tecnica 25. Insufficienti conoscenze di base di alcune tematiche

Un esempio: i problemi individuati da una classe in relazione all’apprendimento in un corso di formazione 26. Aula differenziata per le conoscenze di base 27. Scarsa applicazione degli strumenti alla realtà 28. Mancanza nel materiale didattico di specifici esercizi di apprendimento 29. Linguaggio in alcune dispense poco chiaro 30. Scarso collegamento fra gli argomenti 31. Stesso docente per stessa materia provoca noia 32. Scarsa applicazione guidata 33. Scarso stimolo all’apprendimento 34. Ritmo espositivo diverso dei docenti 35. Insufficiente discussione risultati prova d’esame finale 36. Poca chiarezza obiettivi di studio (esame o professionalità) 37. Dicotomia obiettivi (docente, discenti, azienda)

Voto Permette di effettuare la scelta fra le proposte presentate dai partecipanti ad un gruppo Il voto è tipicamente usato in circostanze quali: la scelta del problema da affrontare la selezione delle cause sulle quali investigare la decisione riguardo alle soluzioni da adottare

Possibili modalità di votazione A) Voto semplice B) Voto ponderato

Voto semplice Procedura: votare individualmente 3 soggetti (o un qualsiasi altro numero prefissato) fra tutti quelli presenti classificare i soggetti in base al punteggio ottenuto

I problemi del reparto

Voto ponderato Procedura: votare individualmente 3 soggetti (o un qualsiasi altro numero prefissato) fra tutti quelli presentati, assegnando un punteggio da 1 a 3 in ordine di importanza crescente classificare i soggetti in base al punteggio ottenuto

I problemi del reparto

Criteri di qualità dei problemi che stanno alla base di un progetto CHIAREZZA e PRECISIONE nella formulazione PERTINENZA al ruolo di chi intende affrontarli ACCURATEZZA e PRECISIONE dei dati di supporto ATTENDIBILITA’ della fonte dei dati RILEVANZA desumibile dai seguenti criteri > gravità di un Rischio o Danno > diffusione di un rischio o danno > costo della mancata soluzione > pressioni sociali > pressioni particolari

Criteri di qualità dei problemi che stanno alla base di un progetto Il giudizio di rilevanza assoluta o comparativa di un Problema è in molti casi opinabile, in quanto frutto della differente ponderazione attribuita dai soggetti valutanti ad ognuno di questi criteri. Le difficoltà di consenso sui giudizi sono poi aumentate dalla frequente mancanza di dati attendibili per ogni giudizio AFFRONTABILITA’ al livello del potere dei soggetti...

Criteri di qualità dei problemi che stanno alla base di un progetto In campo sanitario e sociale i problemi possono essere SELF (ossia propri dell’organizzazione in esame) e NON SELF (di salute, ambientali, sociali … comunque esterni all’organizzazione) I primi dovrebbero sempre essere affrontati in funzione della migliore soluzione dei secondi

Il diagramma causa-effetto Il diagramma causa-effetto è uno strumento che mostra le relazioni tra un problema e le sue ipotetiche cause, favorendo la valutazione e quindi una selezione di quelle più importanti (è anche detto diagramma a lisca di pesce o di Ishikawa)

Il diagramma causa-effetto A cosa serve: a rappresentare tutte le possibili cause a ricercare le cause importanti a sfatare il fatalismo esistente intorno ad un problema

Il diagramma causa-effetto Per illustrare un diagramma di causa-effetto occorre conoscere le relazioni tra causa ed effetto in forma concreta Effetto = caratteristiche qualitative Causa = fattori Cause procedure persone qualità EFFETTO materiale struttura

Compilazione di un diagramma causa-effetto Scegliere la caratteristica qualitativa che si vuole migliorare o tenere sotto controllo scrivere la caratteristica qualitativa sul lato destro tirare una larga freccia dal lato sinistro a quello destro scrivere almeno quattro famiglie di fattori che possono essere causa della caratteristica individuata

Compilazione di un diagramma causa-effetto Le famiglie generalmente individuate sono: macchine-manodopera-metodi-materiali (4 m) queste categorie vengono di solito poi tradotte con termini più specifici a seconda del tipo di problema affrontato Ad esempio: in ambito sanitario si potrebbero utilizzare categorie quali: struttura, attrezzature, metodiche (processi-organizzazione), persone (operatori-pazienti) Ciascuna famiglia è un ramo su ciascuno di questi rami scrivere le cause presunte: esse appariranno come “rametti”

Un caffè…..cattivo Caffè cattivo macchina materiale metodo manodopera tipo di contenitore tipo di miscela napoletana macinatura manuale importato/nazionale espresso solubile automatica tipo di dolcificante con filtro senza filtro acqua Caffè cattivo tempo esperienza abilità quantità caffè temperatura tazzina non riscaldata preferenza: lungo-forte metodo manodopera

Analisi delle relazioni causa-effetto che emergono dalla costruzione del diagramma Dopo aver visualizzato ed organizzato le cause potenziali di un problema si procede con: individuazione delle cause più probabili individuazione delle cause più importanti verifica se le cause più importanti sono quelle che influenzano l’effetto

Individuazione delle cause più probabili Se non si possiedono dati specifici, si ricorre ad una discussione che può concludersi con una votazione la cause probabili (di norma da due a quattro), vengono individuate riportando un circoletto sul diagramma in corrispondenza di ciascuna di esse

Individuazione delle cause più importanti Si procede attraverso una valutazione del peso che ciascuna delle cause probabili può avere nei confronti dell’effetto, allo scopo di individuarne l’ordine di importanza Anche questa fase può essere realizzata attraverso discussioni e votazioni L’esito dovrebbe essere un elenco ordinato per importanza delle cause più probabili Questo ordine di importanza viene riportato sul diagramma scrivendo un numero a fianco delle cause più probabili

Alcuni consigli pratici per una corretta conduzione dell’analisi causa-effetto Non sottovalutare l’importanza della chiara individuazione dell’effetto: problema, difetto Discutere bene prima di scrivere l’effetto nella sua casella Non esagerare nella sofisticazione delle cause Non pretendere di conoscere a priori la vera causa del problema, o, peggio, la soluzione dello stesso

Il diagramma causa-effetto La costruzione del diagramma di causa-effetto presenta numerosi vantaggi per il gruppo: fa condividere l’analisi delle cause all’interno del gruppo definisce una gerarchia tra i fattori causali identificati disegna una mappa dei punti critici da sottoporre ad un’analisi quantitativa

Il diagramma causa-effetto Una volta completata la costruzione del diagramma, il gruppo sarà in grado di estrapolare le cause e di procedere ad una raccolta dati ad hoc (questionari, moduli, utilizzo di fonti correnti) che esprimano il peso di questi fattori nel determinare l’effetto in questione

Disagio del paziente all’ingresso nel Servizio di Endoscopia Digestiva Assenza di procedure scritte per l’accoglienza

Brainstorming “migliorare l’arrivo del paziente nel Servizio di Endoscopia Digestiva” Appuntamenti con orari più precisi Maggiore professionalità Migliorare la conoscenza della burocrazia Spiegare come avviene l’esame Assenza di procedure scritte per l’accoglienza Assenza di un locale per l’accoglienza Assenza di un locale separato per maschi e femmine per preparazione all’esecuzione della colonscopia

Mancanza di una persona dedicata all’accoglimento Spiegazione come avviene la preparazione per la colonscopia

Voto ponderato

assenza di procedure scritte per l’accoglienza personale metodiche Assenza di procedure Medici di Medic. Generale poco collaboranti Mancanza di formazione I.P. Assenza di avvisi per i pazienti Assenza di lavagna per novità Carichi di lavoro elevati Impegnative incomplete Modulistica complessa Disagio del paziente All’ingresso Utenti non informati Utenti stranieri Utenti anziani Mancanza di locale per l’accoglienza Tipologia utenza struttura