WALDEMARO MORGESE dirigente responsabile Servizio Biblioteca e Comunicazione istituzionale del Consiglio Regionale della Puglia Professore a contratto di Organizzazione aziendale nell’Università degli studi di Bari La comunicazione istituzionale nel Consiglio Regionale della Puglia Aggiornamento: luglio 2010

LA COMUNICAZIONE ISTITUZIONALE PUBBLICA: QUANDO, COME, PERCHE’ La comunicazione può essere distinta in comunicazione “privata”, “politica”, “pubblica”. Quest’ultima, se è relativa alle azioni rivolte ai cittadini per rendere le attività delle istituzioni pubbliche “conosciute”, “comprensibili” e “utilizzabili” (in una parola “trasparenti” e “condivise”) è definita “comunicazione pubblica istituzionale”. Qualche studioso aggiunge anche la comunicazione “sociale”. L’obiettivo della “utilizzabilità” definisce propriamente la comunicazione pubblica istituzionale “di servizio” o “di pubblica utilità”. Le azioni comunicazionali pubbliche hanno conosciuto in Italia due fasi: quella “atrofica” fino agli anni Ottanta del Novecento (pressocchè assoluta mancanza di comunicazione, salvo la GURI e le affissioni agli albi) e quella basata sulla promozione di politiche strutturate specifiche dagli anni Novanta in poi (fase che trova un epicentro nella legge n° 150 del 2000). Il processo viene rafforzato dal moltiplicarsi di corsi di laurea e di master sul tema della comunicazione pubblica. La legge n° 150/2000, in particolare, disegna una politica comunicazionale basata su “INFORMAZIONE” (gli uffici stampa) e “COMUNICAZIONE” (gli URP): il modello è però in via di superamento a causa della sua evidente schematicità.

IL “VISSUTO” DELLA COMUNICAZIONE ISTITUZIONALE NEL CR DELLA PUGLIA ● Nel 2000 l’ Ufficio di Presidenza del CR della Puglia ha approvato il primo “piano di comunicazione pubblica integrata” del CR ● Dal 2003 al 2006 ha approvato “piani esecutivi di gestione” (PEG) annuali della comunicazione istituzionale del CR. ● Dal 2007 approva “bilanci di direzione” annuali del CR, in cui è inserita la comunicazione istituzionale. IL CR DELLA PUGLIA CONSIDERA LA COMUNICAZIONE ISTITUZIONALE STRUMENTO IMPORTANTE DI RELAZIONE CON IL CITTADINO; PERCIO’ ESSA DAL 2003 VIENE PIANIFICATA CON UN BUDGET ANNUALE DEDICATO

UNA MACRO-SEQUENZA CONCETTUALMENTE COERENTE COME VIENE GESTITA OGGI LA COMUNICAZIONE ISTITUZIONALE DEL CR DELLA PUGLIA? Con deliberazione dell’Ufficio di Presidenza n° 7 del 17 gennaio 2005, ratificata dalla Giunta Regionale, è stato costituito il Settore “Biblioteca e documentazione, comunicazione istituzionale del Consiglio”, divenuto con Deliberazione U. di P. n° 279 del 14 maggio 2009 Servizio “Biblioteca e Comunicazione istituzionale” LA STRUTTURA DELLA COMUNICAZIONE ISTITUZIONALE DAL 2005 E’ STATA QUINDI RESA APICALE E UNIFICATA CON QUELLA DI BIBLIOTECA/DOCUMENTAZIONE, IN MODO DA CONSENTIRE L’ATTIVAZIONE DI UNA MACRO-SEQUENZA CONCETTUALMENTE COERENTE E SINERGICA SUL PIANO OPERATIVO, FACENDO DI “TECA DEL MEDITERRANEO”, LA BIBLIOTECA & CENTRO DI DOCUMENTAZIONE DEL CONSIGLIO, LA SEDE OPERATIVA DEPUTATA PER LA GESTIONE

LA MACRO-SEQUENZA: ULTERIORE RIFLESSIONE Il “comunicatore istituzionale” nel CR della Puglia è un mediatore fra produttori, fornitori e utilizzatori delle informazioni e si identifica in un nucleo compatto di “KNOWLEDGE WORKERS” (di ruolo o in rapporto di outsourcing) in grado di arricchire l’offerta di una particolare tipologia di informazione attraverso l’implementazione di uno “scambio attivo”, di tipo comunicativo, con gli utilizzatori della medesima. INFATTI “COMUNICARE” SIGNIFICA “RENDERE PARTECIPI DUE O PIU’ SOGGETTI DI QUALCOSA”

IL CONTESTO PROCEDURALE DELLA COMUNICAZIONE ISTITUZIONALE NEL CR DELLA PUGLIA: IL “Spa&q” Le attività di comunicazione istituzionale sono realizzate applicando una procedura di atti concatenati a sistema, che consente sia la programmazione annuale delle attività di comunicazione (in sinergia con quelle di biblioteca e documentazione), sia la gestione, sia il monitoraggio. Il sistema di “prospettazioni”, “autoanalisi” e “qualità” (Spa&q), garante di “accountability”, è articolato in vari referti: BO, DD, FR, CCG, RG, CS

IL “Spa&q”: BO, DD, FR, CCG, RG, CS → Il BO (Budget Operativo), fino al 2006 denominato PEG, dal 2007 inserito nel bilancio di direzione del CR, viene approvato dall’U. di P. ogni anno; contiene la programmazione dei processi/attività da svolgere e la dotazione finanziaria a disposizione, in una con le risorse umane → Il DD (Documento Direttore), elaborato ogni anno, articola i processi/ attività del Budget Operativo in “operazioni elementari” e focalizza gli obiettivi prioritari e i “pubblici di riferimento” o “target”: interni (consiglieri e dipendenti), esterni (cittadini o segmenti di essi, istituzioni, scuole, operatori collettivi, media) → Il FR (Flash Report), elaborato trimestralmente, contiene il monitoraggio dello stato di esecuzione delle principali attività programmate → La CCG (Conferenza di Controllo Gestionale) si svolge con tutti gli operatori ogni tre mesi, dopo la pubblicazione del FR, per discutere punti di forza e debolezza della gestione → Il RG (Rendiconto della gestione), elaborato annualmente, contiene la rendicontazione particolareggiata delle attività svolte e i risultati della “Customer Satisfaction” → La CS (Carta dei Servizi) viene elaborata annnualmente; dà conto dei servizi offerti, dei diritti e doveri degli operatori e degli utenti, del sistema tariffario in vigore. TUTTI I REFERTI DEL SISTEMA SONO CONSULTABILI NEL WWW

COMUNICAZIONE “VALORIALE” I referti della comunicazione istituzionale del CR della Puglia attribuiscono particolare importanza strategica ai valori contenuti nel nuovo statuto della Regione, che costituiscono una “guida” anche per metabolizzare una nozione affidabile e dinamica di “identità” regionale

LE ATTIVITA’ COMUNICAZIONALI Le principali attività implementate in fatto di comunicazione istituzionale sono: Messaggistica sui Media e in proprio Eventistica, Sponsorizzazioni e Partnership Infopoint del CR (URP) Portale ufficiale del CR Partecipazione a Fiere, rassegne e altri Saloni Gestione dello stand del CR in Fiera del Levante Marketing istituzionale Progetti valoriali e identitari Training Sussidi documentali (tramite la Biblioteca Multimediale & Centro di Documentazione del Consiglio) Funzionalità digitali e a distanza (democrazia elettronica)

LE ATTIVITA’ INFORMATIVE La funzione di “informazione”, gestita dal SERVIZIO STAMPA DEL CONSIGLIO, presiede ai seguenti servizi, che hanno tutti evidenza nel WEB: News dal Consiglio Agenzia di notizie Agorà del Presidente del Consiglio Rassegna Stampa Rassegna Video Periodico “PUGLIA NOTIZIE” (trimestrale)

DEMOCRAZIA ELETTRONICA Attraverso il proprio portale ufficiale Consiglio.Puglia.it e il sito bcr.puglia.it il CR della Puglia ha attivato nel WWW alcuni strumenti di “e-democracy”: ►SoGIAC: software per informare on line in tempo reale i cittadini sull’iter degli atti consiliari e sugli atti approvati ►CONSIGLIO APERTO: ripresa audio/video in diretta delle sedute del CR (attualmente il servizio è in modalità intranet) ►IL CONSIGLIO RISPONDE: interazione con l’’Infopoint del CR e con “Teca del Mediterraneo” attraverso servizi on line a distanza (“Chiediainfopoint”, “Chiediateca”, “TecaLive”) ►WEBZINE: si tratta di 6 “WEB-MAGAZINE” che trattano vari argomenti di interesse per il cittadino e le P.A.

I PROGETTI VALORIALI: UN ESEMPIO I progetti valoriali guardano con speciale attenzione alle giovani generazioni: 1) “I quotidiani della tua Puglia in classe” dal 2003 ha coinvolto in sessioni di lettura dei quotidiani locali sui temi dell’identità regionale centinaia di scuole, migliaia di studenti e 13 testate giornalistiche 2) “Il Consiglio regionale della Puglia si fa conoscere” dal 2003 ha coinvolto in visite guidate con distribuzione di apparati didattici creati ad hoc centinaia di scuole e migliaia di studenti 3) “Parlamento Regionale dei Giovani” coinvolge ogni anno dal 2004 circa 70.000 studenti votanti e alcune decine di studenti parlamentari, che promuovono incontri, svolgono sessioni di lavoro on line e presentano proposte di legge.

LA COMUNICAZIONE ISTITUZIONALE DEL CR DELLA PUGLIA NEL WWW WWW.CONSIGLIO.PUGLIA.IT WWW.BCR.PUGLIA.IT WWW.PARLAMENTOGIOVANIPUGLIA.ORG