ERM La nostra esperienza Fabio Marzani / e-mail: fabio.marzani@unicatt.it Renato Mazzocchi / e-mail: renato.mazzocchi@unicatt.it Presentazione Progetto premesse/situazione dati raccolti conclusioni/suggerimenti/prossimi passi Circa 40 slide Roma, 27 marzo 2009

Università Cattolica del Sacro Cuore 5 sedi Milano Brescia Piacenza - Cremona Roma Campobasso 14 Facoltà 42.000+ studenti 1.400+ docenti Ottenere una fotografia, un benchmark di dotazioni competenze procedure 2 2

Catalogo unico d’Ateneo UCSC 1.100.000+ record bibliografici 26.000+ seriali 1.600.000+ record di esemplare 770.000+ record d’autorità 270 Banche dati  (11.400+ titoli di periodici)                 129  CD-ROM/DVD                 141  On-Line (abbonamenti)                                       43 Free [dati aggiornati al 31.12.2008] Ottenere una fotografia, un benchmark di dotazioni competenze procedure 3 3

ILS Millennium - Implementazione 3 Database : Bibliografico – Tesi (ciclo unico, specialistiche magistrali) – Storico Acquisti 1 Biblioteca Associata MODULI IMPLEMENTATI CATALOGAZIONE ACQUISTI GESTIONE SERIALI CIRCOLAZIONE ILL ERM Server Z39.50 OPAC (rss; forse cercavi) LINK RESOLVER – Webbridge RICERCA FEDERATA – Research Pro AUTENTICAZIONE REMOTA alle risorse - WAM (Web Access Management) ARRICCHIMENTO RECORD (indici, recensioni, copertine) - Syndetics Solutions Ottenere una fotografia, un benchmark di dotazioni competenze procedure 4 4

Situazione pre ERM Coinvolgimento di differenti figure professionali settore catalogazione settore accessioni settore amministrativo settore tecnico Mancanza di coordinamento Utilizzo di strumenti differenti e spesso ridondanza informazioni Documenti di Word Fogli Excel DB Access Licenza sottoscritta originale (o una copia) Catalogo web non integrato Ottenere una fotografia, un benchmark di dotazioni competenze procedure 5 5

Adozione prodotto Millennium ERM 2003 Inizio Benchmarking internazionale per cambio ILS 2004 ILS scelto : Millennium di Innovative Interfaces Inc. Unico software ad avere un prodotto ERM rilasciato ed integrato basato sulle specifiche DLF (Digital Library Federation) ERMI (Electronic Resource Management Initiative) Ottenere una fotografia, un benchmark di dotazioni competenze procedure 6 6

Implementazione ERM Gennaio 2006 : costituzione gruppo di lavoro interforze 7 unità provenienti da vari uffici (accessioni, risorse elettroniche, catalogo, IT) OBIETTIVI (1) : Studio approfondito delle funzionalità del prodotto ERM di III Definizione delle tipologie di risorse da gestire in ERM Ottenere una fotografia, un benchmark di dotazioni competenze procedure 7 7

Implementazione ERM OBIETTIVI (2) : Definizione dizionario dati (data dictionary) UC Risorsa Licenza Contatti Numero utenti simultanei Modalità e date rinnovo Provider Campus autorizzati URL amministrative e usernames e passwords Permessi archiviazione Contatti tecnici fornitore Trial prodotto Permessi ILL Titolo (245) Fornitore (acq) URL accesso (856) Ottenere una fotografia, un benchmark di dotazioni competenze procedure Editore (260) Periodo rinnovo (acq) Registrazione malfunzionamenti (log) Tipo licenza 8 8

Implementazione ERM OBIETTIVI (3): Definizione delle personalizzazioni dell’interfaccia staff Definizione delle personalizzazioni dell’interfaccia pubblica (web) Ottenere una fotografia, un benchmark di dotazioni competenze procedure 9 9

Implementazione ERM FEBBRAIO 2006 Rilascio documentazione tecnica Dizionario dati Personalizzazioni interfaccia staff (richieste a III) Personalizzazioni “Catalogo BD web”/OPAC Individuazione risorse da gestire in ERM (FASE 1) Banche dati on-line Citazioni Indici & abstracts Full-text Pacchetti di periodici Banche dati su CD-Rom Ottenere una fotografia, un benchmark di dotazioni competenze procedure 10 10

Implementazione ERM MARZO - APRILE Rilascio prototipo interfaccia staff catalogo web Revisione Rilascio personalizzazioni Inizio popolazione base dati Bonifica catalogo record bibliografico unico ISSN Ottenere una fotografia, un benchmark di dotazioni competenze procedure 11 11

Catalogo risorse elettroniche in produzione Implementazione ERM MAGGIO - GIUGNO Completata creazione record risorsa, licenza, contatti Concluse operazioni bonifica catalogo LUGLIO Coverage Load CSA : PsycINFO EBSCO : Business Source Premier JSTOR PAO Swetswise Catalogo risorse elettroniche in produzione http://millennium.unicatt.it/search*ita/y Ottenere una fotografia, un benchmark di dotazioni competenze procedure 12 12

Implementazione ERM 13 Ottenere una fotografia, un benchmark di dotazioni competenze procedure 13 13

Implementazione ERM AUTUNNO 2006 Utilizzo servizio CASE (Content Access SErvice) Caricamento dati di copertura Integrazione ERM con Link Resolver (WebBridge) Completato caricamento risorse Ottenere una fotografia, un benchmark di dotazioni competenze procedure 14 14

Risultati ottenuti Gestione efficiente e razionale delle attività e del flusso di lavoro trial/negoziazione/acquisizione/gestione pro-memoria via e-mail (scadenze,…) Maggiore cooperazione e comunicazione fra le varie unità Gestione centralizzata in un unico database di risorse licenze contatti ordini Gestione centralizzata dei contatti commerciali tecnici Ottenere una fotografia, un benchmark di dotazioni competenze procedure 15 15

Risultati ottenuti Principali dati per la gestione immediatamente disponibili risorsa, licenza, ordine, contatti Caricamento automatico (batch) dei “dati di copertura” (Coverage load) Crea record bibliografico (se non presente in catalogo) Crea record di posseduto legato al bibliografico Lega record bibliografico alla risorsa Aggiorna le URL Aggiorna le consistenze Identifica i titoli eventualmente cancellati Strumenti (report) per l’analisi e lo sviluppo delle collezioni elettroniche “sovrapposizioni” (titoli doppi) stesso titolo contenuto in più banche dati titoli presenti in tutte le banche dati elenco di tutti i titoli presenti in tutte le risorse Ottenere una fotografia, un benchmark di dotazioni competenze procedure 16 16

Risultati ottenuti Gestione automatizzata delle scadenze attraverso avvisi (tickler) inviati automaticamente dal sistema tramite posta elettronica Data prefissata Evento - con qualche giorno di anticipo rispetto ad una certa data Segnalazione prossima scadenza contratto Segnalazione che il periodo di trial sta finendo Segnalazione termine di preavviso chiusura sottoscrizione Preavvisi in genere Ottenere una fotografia, un benchmark di dotazioni competenze procedure 17 17

Risultati ottenuti Catalogo integrato Ricerca per nome risorsa Lista A-Z Ricerca per materia – argomento / area tematica Visualizzazione immediata degli utenti autorizzati e dei termini d’uso permessi restrizioni Link alla risorsa elettronica base dati Elenco dei titoli presenti nella risorsa full-text Possibilità di segnalare con tempestività ed evidenza eventuali interruzioni di servizio Ottenere una fotografia, un benchmark di dotazioni competenze procedure 18 18

… Grazie per l’attenzione ! Presentazione Progetto premesse/situazione dati raccolti conclusioni/suggerimenti/prossimi passi Circa 40 slide … Grazie per l’attenzione !

Documentazione – dizionario dati Ottenere una fotografia, un benchmark di dotazioni competenze procedure 20

Coverage Load 21 Ottenere una fotografia, un benchmark di dotazioni competenze procedure 21

Report 22 Ottenere una fotografia, un benchmark di dotazioni competenze procedure 22

Avvisi - Tickler 23 Ottenere una fotografia, un benchmark di dotazioni competenze procedure 23

Legami fra record [Resord risorsa] Jstor [Record risorsa] Swetswise [Record bibliografico] Biometrika [Resord risorsa] Jstor [Record check-in] Ott. 1901 – Dic. 2000 [Record check-in] Gen. 1999 – [Record bibliografico] Comparative Political Studies [Record risorsa] Swetswise [Record check-in] Gen. 2001 – Ottenere una fotografia, un benchmark di dotazioni competenze procedure [Record bibliografico] Applied Psycholinguistics [Record ordine] [Record licenza] [Record check-in] Gen. 1999 – [Record contatto] 24

CASE - lista A-Z 25 Ottenere una fotografia, un benchmark di dotazioni competenze procedure 25