The International Association of Lions Clubs Distretto 108 L Riunione delle Cariche Giugno 2011 Formazione per i Tesorieri di Clubs A cura del Tesoriere Distrettuale Piero Paccosi

Formazione per i Tesorieri di Clubs Cari amici, I miei più sinceri complimenti ed auguri per il prestigioso incarico che vi è stato assegnato. Il ruolo che siete stati chiamati a ricoprire è importante e di prestigio, e l’obiettivo primario è quello del perseguimento di una efficace ed efficiente gestione finanziaria ed amministrativa del Vostro Club. Il Tesoriere è sicuramente una figura molto importante, cardine dei movimenti finanziari di un Club che dovranno essere attuati con attenzione scrupolosa, sempre nel rispetto delle regole di base di un’adeguata amministrazione contabile.

Formazione per i Tesorieri di Clubs In questa sede non si vuole insegnare niente a nessuno, ma l’intendimento è quello di fare insieme alcune riflessioni sull’argomento specifico, che possano essere utili nella gestione di un Club, e dare nel contempo alcune indicazioni amministrative ed organizzative. Nell’adempimento del Vostro ruolo fornirete un notevole contributo al raggiungimento degli obiettivi che il Club si porrà nella prossima annata lionistica. E sarà più agevole ottenere risultati importanti e premianti, attraverso una costante e trasparente comunicazione con il Presidente e con i membri del Consiglio Direttivo. Cercheremo, pertanto, di focalizzare insieme il ruolo del Tesoriere di Club, evidenziandone compiti e funzioni.

Formazione per i Tesorieri di Clubs Vediamo chi è il Tesoriere di Club Normativa L’art. 5 sezione1 dello Statuto Internazionale annovera il Tesoriere tra i principali Officers della nostra Associazione. L’Officer è un Funzionario al quale viene affidata una determinata funzione, da curare nei suoi vari aspetti. Nel nostro caso i Tesorieri sono chiamati a curare l’aspetto finanziario, contabile ed amministrativo del Club di appartenenza.

Formazione per i Tesorieri di Clubs Anche lo Statuto del Multidistretto all’art.7 sez. 2 elenca tra gli Officers il Tesoriere, e lo identifica come il soggetto al quale è affidata la gestione (amministrativa-finanziaria), con il supporto del Comitato Finanze. In particolare poi il Regolamento del Multidistretto all’art.14 sez.3- elenca anche i compiti del Tesoriere Distrettuale, dei quali si possono ricordare i seguenti: riscuote e rilascia ricevute di tutte le quote che gli vengono versate, esegue i depositi in banca e provvede agli esborsi sotto la direzione ed il controllo del Consiglio; cura i registri ed i libri contabili permettendone l’esame ad ogni componente del Consiglio; predispone il piano di gestione per l’anno sociale in corso da sottoporre all’approvazione del….

entro il 15 agosto presenta un bilancio di previsione provvisorio; Formazione per i Tesorieri di Clubs Inoltre l’art. 26 del Regolamento del Distretto precisa che il Tesoriere: entro il 15 agosto presenta un bilancio di previsione provvisorio; entro il 1° ottobre porta all’approvazione un bilancio di previsione definitivo; al Congresso di Primavera presenta un bilancio di verifica non anteriore al 31 marzo ed un pre-consuntivo al 30 giugno; entro il 30 luglio il conto consuntivo dell’intera gestione finanziaria.

Statuto Tipo di Clubs Il Tesoriere Formazione per i Tesorieri di Clubs Statuto Tipo di Clubs Il Tesoriere all’art. 7 è citato tra gli Officers del Club all’articolo 8 è citato quale membro del Consiglio Direttivo

Nel Regolamento tipo di Club – all’art. 3 sez. 5 – Formazione per i Tesorieri di Clubs Nel Regolamento tipo di Club – all’art. 3 sez. 5 – pubblicato dalla Sede Centrale sul sito Internazionale, sono riportati i compiti del Tesoriere, da adottare ed adattare alle realtà dei nostri Clubs: - ricevere il denaro dal Segretario e/o da altre fonti, per depositarlo nella o nelle Banche indicate dal Comitato Finanze ed autorizzate dal Consiglio Direttivo; - eseguire i pagamenti per conto del Club, soltanto su autorizzazione del Consiglio Direttivo; - tutti gli assegni e le quietanze dovranno essere firmate dal Tesoriere e controfirmate da un altro funzionario indicato dal Consiglio. Due officers sottoscriventi autorizzati non possono risiedere presso lo stesso nucleo familiare.

custodire e registrare tutte le entrate e le uscite del Club; Formazione per i Tesorieri di Clubs custodire e registrare tutte le entrate e le uscite del Club; preparare e presentare i rapporti finanziari mensili e semestrali e sottoporli al Consiglio Direttivo del Club; versare una cauzione, a garanzia del fedele adempimento dei suoi doveri, mediante la somma o le garanzie stabilite dal Consiglio Direttivo; far pervenire tempestivamente al successore, alla conclusione della carica, i conti finanziari, i fondi ed i registri del Club.

Adempimenti iniziali del Tesoriere: Formazione per i Tesorieri di Clubs Adempimenti iniziali del Tesoriere: deve compilare un verbale, con il precedente Tesoriere, per la consegna dei documenti e dei libri contabili; deve prendere in carico i crediti ed i debiti esistenti all’inizio del mandato; deve andare in banca e depositare la propria firma per poter prendere in carico il saldo disponibile del conto corrente e poter eseguire tutte le operazioni bancarie.

Il Tesoriere deve inoltre effettuare due importantissime verifiche Formazione per i Tesorieri di Clubs Il Tesoriere deve inoltre effettuare due importantissime verifiche a) Presso il Club di appartenenza deve controllare: quanti sono i soci in carico al Club; se risultano eventuali soci familiari ovvero altre categorie di soci; se sono tutti in regola con i pagamenti delle quote.

- quanti sono i soci che risultano in carica; Formazione per i Tesorieri di Clubs b) Presso la Sede Centrale deve essere controllata la posizione del Club verificando: - quanti sono i soci che risultano in carica; se risultano eventuali soci familiari; se è regolare il pagamento delle quote; se vi sono debiti di altra natura.

Altri appuntamenti molto importanti sono: Formazione per i Tesorieri di Clubs Altri appuntamenti molto importanti sono: - la riunione con il Consiglio Direttivo del Club per programmare l’attività annuale, i services, ed altro; l’analisi delle spese relative al programma fatto e la verifica della copertura finanziaria mediante le quote sociali e le entrate diverse; la predisposizione di una proposta di bilancio di previsione.

la gestione deve essere sempre in pareggio; Formazione per i Tesorieri di Clubs Attenzione la gestione deve essere sempre in pareggio; per ogni singolo service, raccolta o evento deve essere redatto un rendiconto separato; il totale degli oneri per services deve essere sempre uguale al totale dei proventi per services.

Formazione per i Tesorieri di Clubs Suggerimenti fatta l’analisi dei proventi e degli oneri, occorre tenere sempre sotto controllo l’andamento dei tempi degli incassi e quelli dei pagamenti (incasso quote, pagamenti a Sede Centrale, pagamenti conviviali ecc.) fare ogni trimestre un bilancio di verifica, confrontandolo con il bilancio di previsione ed eventualmente fare l’assestamento, che deve essere approvato dall’assemblea dei soci.

Il Tesoriere di Club deve: Formazione per i Tesorieri di Clubs Il Tesoriere di Club deve: verificare con il Tesoriere Distrettuale la situazione del Club, prima dei Congressi di Autunno e Primavera, al fine di limitare le verifiche ed evitare conguagli in sede pre-congressuale; predispone il Preventivo di gestione con l’accordo del Presidente, da sottoporre all’approvazione del Consiglio Direttivo e dell’Assemblea dei soci;

Formazione per i Tesorieri di Clubs tenere aggiornati i libri contabili annotando e conservando in ordine cronologico la documentazione di spesa; non sono obbligatori i libri di tipo contabile, ma possono essere utili ai fini della redazione del bilancio (adempimento obbligatorio), infatti: - deve redigere alla fine dell’anno sociale il Rendiconto Consuntivo,accompagnato da una relazione illustrativa predisposta dal Consiglio Direttivo,per la definitiva approvazione da parte dell’Assemblea dei Soci ( con allegata la relazione dei Revisori dei Conti).

Impegni con la Sede Centrale Formazione per i Tesorieri di Clubs Impegni con la Sede Centrale 10 luglio 2011: versamento della prima semiquota di US $ 19,50 per socio, salvo le riduzioni previste per i soci familiari; tramite pagamenti in Euro presso la Banca Nazionale del Lavoro – Piazza S. Fedele, 3 – 20121 Milano sul conto intestato a: The International Association of Lions Clubs IBAN: IT29F0100501600000000006817 - 10 gennaio 2012 : versamento della seconda semiquota di US $ 19,50 per socio, salvo riduzioni per i soci familiari.

Impegni con il Distretto Lions Clubs International Distretto 108 L Formazione per i Tesorieri di Clubs Impegni con il Distretto - 10 settembre 2011 : versamento della prima semiquota di Euro 45,70 per socio, salvo riduzioni per i soci familiari; da effettuare sulla Banca Popolare di Spoleto - Sportello n°1 - Spoleto (PG) sul nuovo conto corrente intestato a: Lions Clubs International Distretto 108 L IBAN: IT30F 05704 21801 000000015943 - 28 febbraio 2012: versamento della seconda semiquota di Euro 45,70 per socio, salvo riduzioni per i soci familiari.

Rapporto di cambio con il Dollaro U.S. Formazione per i Tesorieri di Clubs Rapporto di cambio con il Dollaro U.S. Ogni Club riceve dalla Sede Centrale l’estratto conto relativo alla quota semestrale da pagare. L’ammontare riportato è la risultante della sommatoria anche degli eventuali residui debiti da saldare, che potrebbero essere stati originati da errati calcoli, comunicazioni difettose o non tempestive, differenti valori del cambio. Se non pagate l’importo preciso, ovvero lo pagate a cavallo del mese (il cambio è al primo del mese), si generano differenze attive e passive, che vengono trascinate nei mesi successivi.

Normativa sulla Sospensione Formazione per i Tesorieri di Clubs Normativa sulla Sospensione Un Lions Club che abbia un saldo debitore superiore a US $ 20,00 per socio o di US $ 1.000,00 per Club da oltre 120 giorni, sarà SOSPESO, così come la validità della sua Charter. La Sospensione consiste nel rinvio della validità della Carta Costitutiva, nonché dei relativi diritti, privilegi ed obblighi di ogni Lions Club, a causa del debito insoluto. Soluzioni: saldare il debito per intero e/o prendere immediati contatti con la Divisione Finanze per eventuali dilazioni.

Nota riguardante il Mod. EAS Formazione per i Tesorieri di Clubs Nota riguardante il Mod. EAS Entro il 31 marzo 2012: comunicazione telematica all’Agenzia delle Entrate dei dati contabili e delle variazioni intervenute nel 2010, mediante invio del Mod. EAS (documento necessario per accedere alle agev.ni fisc. per gli enti no-profit D.L. n.185/08 convert. L. n.2/2009) L’Agenzia delle Entrate, con Risoluzione n.125/E del 06/12/2010, ha precisato che, al fine di evitare duplicazioni, la comunicazione dei dati relativi al Rappresentante Legale o dati dell’Ente (ad es. variazione di sede) attraverso l’invio di un nuovo modello EAS, non sia necessaria ove l’anzidetta informazione risulti dalle notizie già in possesso dell’Amministrazione (poiché prodotte ad es. con mod. AA5/6 entro 30 gg. dall’evento).

Formazione per i Tesorieri di Clubs Collocazione Fiscale I Lions Clubs si collocano tra gli Enti non commerciali e svolgono attività prive di lucro. Appartengono alla folta categoria delle Associazioni di servizio nazionali ed internazionali. La loro veste fiscale è la seguente: Associazioni “no profit” ossia Enti non commerciali. Occasionalmente e marginalmente possono svolgere attività ritenute commerciali, purchè di modico valore. La partecipazione di artisti, oratori ecc.,ai quali venga corrisposto un compenso, e non un semplice rimborso spese, comporterà, da parte del Club, di operare quale sostituto d’imposta, la ritenuta di acconto del 20% sulle somme corrisposte.

Comunque, quando avrete dubbi o vorrete aggiornamenti: Formazione per i Tesorieri di Clubs Comunque, quando avrete dubbi o vorrete aggiornamenti: Contattate gli Officers del Gabinetto Distrettuale, che sono sempre a disposizione; - Controllate il sito del Distretto www.lions108l.it Controllate il sito della Sede Centrale www.lionsclubs.org

Vi auguro buon lavoro ed una annata ricca di soddisfazioni Formazione per i Tesorieri di Clubs Vi auguro buon lavoro ed una annata ricca di soddisfazioni A cura del Tesoriere Distrettuale Piero Paccosi