Sistemi e Tecnologie del Web Sistemi informativi per la Pubblica Amministrazione

Lezione 1: Introduzione al corso

Sommario della lezione Introduzione ai sistemi informativi: concetto di risorsa, processo, informazione sistema informativo e sistema informatico Un esempio - discussione

Introduzione ai SI

Concetti essenziali in una organizzazione risorse processi Sistema informativo: informazioni utilizzate, memorizzate, elaborate in una organizzazione per il perseguimento dei propri fini : mazioni utilizzate, memorizzate, elaborate in una organizzazione per il perseguimento dei propri fini Sistema organizzativo - l’ insieme di risorse e regole per l’ utilizzo coordinato di tali risorse che in una organizzazione vengono utilizzate per il perseguimento dei propri scopi. Risorsa aziendale e’ tutto cio’ con cui la azienda opera, sia materiale che immateriale per perseguire i suoi obiettivi, e percio’ i prodotti, i servizi, i materiali utilizzati Processo e’ l’ insieme delle attivita’ (sequenze di decisioni e azioni) che l’ azienda nel suo complesso svolge per gestire il ciclo di vita di una risorsa o di un gruppo omogeneo di risorse

Risorse risorsa e’ tutto cio’ con cui l’azienda opera, sia materiale che immateriale, per perseguire i suoi obiettivi diverse classificazioni (segue quella di Ricciardi) Sistema informativo: informazioni utilizzate, memorizzate, elaborate in una organizzazione per il perseguimento dei propri fini : mazioni utilizzate, memorizzate, elaborate in una organizzazione per il perseguimento dei propri fini Sistema organizzativo - l’ insieme di risorse e regole per l’ utilizzo coordinato di tali risorse che in una organizzazione vengono utilizzate per il perseguimento dei propri scopi. Risorsa aziendale e’ tutto cio’ con cui la azienda opera, sia materiale che immateriale per perseguire i suoi obiettivi, e percio’ i prodotti, i servizi, i materiali utilizzati Processo e’ l’ insieme delle attivita’ (sequenze di decisioni e azioni) che l’ azienda nel suo complesso svolge per gestire il ciclo di vita di una risorsa o di un gruppo omogeneo di risorse

Informazione come risorsa aziendale Risorse Esterne Ambiente sociale ed economico Mercato Clienti Risorse Interne Risorse di scambio: prodotti (beni o servizi) Risorse di struttura: finanze, persone, infrastrutture Risorse di gestione: norme, organigrammi, deleghe, piani, informazioni 7

Ciclo di vita di una risorsa Pianificazione Acquisizione Gestione Manutenzione Esempi: personale, denaro, informazioni 8

Processi Processo e’ l’insieme di attivita’ che l’organizzazione nel suo complesso svolge per gestire il ciclo di vita di una risorsa o di un gruppo omogeneo di risorse per raggiungere un risultato definito e misurabile (prodotto/servizio) i processi per operare hanno bisogno di informazioni 9

Sosta 1 – lezione 1 Il termine “risorsa umana” viene utilizzato per indicare il personale che lavora per una organizzazione Elencare alcuni processi connessi alla gestione di risorse umane Classificarli nell’ambito dei passi del ciclo di vita illustrati Hotword: risorsa, processo, ciclo di vita delle risorse

Sistema informativo e sistema informatico

Cosa è un SI Gestione della risorsa informazione Utilizzo tecnologie Secondo regole e obiettivi aziendali

Sistema informatico tecnologie della informazione e della comunicazione (ICT: Information and Communication Technology) Per elaborare, archiviare, scambiare informazioni cambia nel tempo con l’evolvere della azienda e delle tecnologie 13

Sistema informativo Gestione della risorsa informazione flussi di informazioni informazione  dato Sistema informativo basato su ICT (SI informatizzato) 14

Contesti di un sistema informativo Abbiamo visto: Processi Tecnologie Abbiamo parlato di organizzazione, quindi: Obiettivi Risorse umane Inserito in un sistema sociale Sistema informativo: informazioni utilizzate, memorizzate, elaborate in una organizzazione per il perseguimento dei propri fini : mazioni utilizzate, memorizzate, elaborate in una organizzazione per il perseguimento dei propri fini Sistema organizzativo - l’ insieme di risorse e regole per l’ utilizzo coordinato di tali risorse che in una organizzazione vengono utilizzate per il perseguimento dei propri scopi. Risorsa aziendale e’ tutto cio’ con cui la azienda opera, sia materiale che immateriale per perseguire i suoi obiettivi, e percio’ i prodotti, i servizi, i materiali utilizzati Processo e’ l’ insieme delle attivita’ (sequenze di decisioni e azioni) che l’ azienda nel suo complesso svolge per gestire il ciclo di vita di una risorsa o di un gruppo omogeneo di risorse

OBIETTIVI E PRESTAZIONI PROCESSI SISTEMA TECNOLOGIA SOCIALE (visione affari, strategia, criteri di economicità) PROCESSI (produttivi, amministrativi, comunicativi) TECNOLOGIA (hardware, software, reti) SISTEMA SOCIALE (valori, cooperazione) ORGANIZZAZIONE (progetto organizzativo)

Complessita’ del sistema Un sistema informativo in una organizzazione e’ un sistema complesso: più sorgenti informative più basi di dati Collegamenti in rete con reti locali e geografiche processi interconnessi

Sosta 2 – lezione 1 Ipotizzare un processo di acquisto di libri all’interno di un dipartimento di un’azienda pubblica Quali sorgenti informative? Quali dati in basi di dati? Quali collegamenti in rete? Quali altri processi sono collegati? Hotword: sistema informativo, sistema informatico, sistema informativo basato su ICT

Esempio di SI

Un esempio Ministero delle Finanze Missione del MF: Riscuotere le imposte dirette, le tasse e le imposte dirette sugli affari 8

Ministero dell’Economie e delle Finanze Strutture organizzative (Finanze) Uffici del territorio Dogane Agenzie centrali (RM) Processi Riscossione imposte Assegnazione e gestione codice fiscale Identificazione evasione

Problemi da affrontare (1) Presentare le informazioni e i servizi agli utenti (interni e esterni) Esempio Dichiarazione dei redditi Punto di vista dell’utente Punto di vista dell’amministrazione Modalita’ classica: Su carta, data entry da parte di operatori, 5 anni di ritardo, 10% di errori Evoluzione: su dischetto, problemi di compabilita’, normativi

Problemi da affrontare (2) Una possibilita’: il Web acquisizione immediata Controllo errori Autenticazione (problemi tecnologici di sicurezza, riservatezza) Italia avanzata sul fronte tecnologico (efficienza del processo) Come il processo organizzativo e’ piu’ efficace in Francia (dichiarazioni inviate dall’amministrazione e controllate dal contribuente)

Problemi da affrontare (3) Quanti siti Web? Informazioni fiscali gestite da piu’ strutture organizzative (es. uffici unici delle entrate) Interazione con i cittadino e uso interno delle informazioni Dove sono i dati: strutture periferiche, strutture centrali Per processo o per struttura

Sosta 3 – lezione 1 Qual e’ la differenza tra efficacia e efficienza? Analizzare il sito del Ministero dell’Economia e delle Finanze Quali sono i servizi offerti in linea Che caratteristiche presentano? Hotword: sistema informativo, servizi in linea

Lezione 2 Tipologie di sistemi informativi

Sommario La gerarchia aziendale, portafoglio applicativo, processi e dati Protafoglio istituzionale e portafoglio operativo Portafoglio applicativo delle societa’ di servizi

Gerarchia dei processi e dati aziendali

Classificazione dei processi e delle applicazioni Decisioni strategiche Decisioni direzionali Decisioni operative Piramide di Anthony Modello gerarchico dell’organizzazione 30

Esempi di processi strategici/direzionali/operativi Presso un comune Operativo: contabilizzazione dei pagamenti dei cittadini, manutenzione delle strade Direzionale: controllo dei pagamenti, solleciti, confronti mensili tra entrate previste ed effettive, monitoraggio inquinamento Strategico: verifica dei costi e dei ricavi relativi ai servizi sociali, definizione di nuove tariffe, piani regolatori 31

Esempi di processi strategici/direzionali/operativi Presso una banca Operativo: gestione movimenti dei conti correnti Direzionale: Revisione degli scoperti Strategico: Verifica dell’andamento di un servizio, decisione di aprire nuovi servizi 32

Esempi di processi strategici/direzionali/operativi Presso una azienda Operativo: registrazione costi delle commesse Direzionale: controllo scostamenti settimanali tra preventivo e consuntivo Strategico: scelta delle aree di mercato piu’ convenienti 33

Anche i dati sono strategici/direzionali/operativi Dati operativi: importi di versamenti, ore di presenza dei dipendenti Dati direzionali saldi mensili, lavoro mensile di ciascun reparto Dati strategici dati macroeconomici, indicatori generali, dati di budget 34

Criteri per distinguere tra i tre tipi di processi (e dati) Tempo: lunga/media/bassa durata Orizzonte temporale: passato+futuro/presente Livello organizzativo: Top management/quadri intermedi/operativo Importanza della decisione: alta/media/bassa Livello di aggregazione: alto/medio/basso 35

Lezione 2 – sosta 1 Classificare i processi illustrati per il Ministero delle Finanze nell’elenco allegato Hot words: Piramide di Anthony, livello strategico, livello direzionale, livello operativo

(Nella sosta) Processi del Ministero delle Finanze Assistere i cittadini, le imprese e gli intermediari fiscali nel rispetto degli adempimenti Attribuire codice fiscale Riscuotere le imposte Ricevere le dichiarazioni e atti Controllare la correttezza delle imposte versate Eseguire i rimborsi Accertare l’ evasione Fornire certificazioni e visure Gestire il personale e pianificare le attivita’ (autoamministrazione) 9

Piramide dei sistemi informativi aziendali

Informazioni Pianificaz. strategica Contr. direzionale Report (supporto direz.) Contr. direzionale Contr. operativo Informazioni anagrafiche Informazioni transazionali Informazioni per la pianificazione delle operazioni Esecuz.

Sistemi di supporto operativo Serie di funzioni di elaborazione Che interagiscono con basi di dati Registrano eventi e/o consultano BD

Sistemi informativi di supporto operativo I sistemi di supporto operativo supportano gli scambi informativi All’interno dei processi operativi (supporto di processo) Fra processi della stessa azienda (supporto intra-aziendale) Fra processi di diverse aziende (business to business)

Informazioni Anagrafi: di stato, descrivono proprieta’ di oggetti Transazioni: di eventi o movimenti scambi e contratti Trasformazioni (di oggetti fisici) Movimentazioni Certificazioni Pianificazione delle operazioni: programmare il lavoro, fissare obiettivi

Proprietà di una transazione In generale le proprietà di una transazione comprendono: dati identificativi che permettono di individuare la singola transazione: Chiave della transazione Data, che indica quando la transazione è stata effettuata Causale, che indica la tipologia della transazione Chiavi del documento, che certifica l’avvenuta documentazione della transazione Altri dati identificativi Attributi, che descrivono il contenuto specifico della transazione; ad esempio: Il codice del prodotto spedito La quantità spedita Altri dati (testi, grafici, commenti…..)

Sistemi di elaborazione delle transazioni I sistemi di elaborazione delle transazioni comprendono vari tipi di funzioni di elaborazione che possono essere classificate in due categorie: Funzioni dirette, che comprendono le elaborazioni attivabili dall’utente finale: Registrazione delle transazioni e aggiornamento delle basi di dati Visualizzazione e interrogazione della basi dati Funzioni d’amministrazione del sistema: Gestione degli archivi anagrafici Gestione dei profili degli utenti Operazioni periodiche di ripulitura degli archivi Caricamento della base dati Funzioni di sicurezza

Sosta 2- lezione 2 Esaminare un servizio di prenotazione di visite mediche specialistiche Identificare le caratteristiche informative delle prenotazioni Considerare le interazioni con altri sistemi, interni e esterni Hotword: anagrafe, transazione, pianificazione delle operazioni

Il portafoglio applicativo

La segmentazione dei bisogni Il termine portafoglio applicativo indica l’insieme delle applicazioni delle IT in un’azienda. Può essere diviso in tre segmenti principali: Portafoglio direzionale: comprende le applicazioni informatiche a supporto dei cicli di pianificazione strategica e di pianificazione e controllo delle risorse aziendali Portafoglio operativo: comprende le applicazioni informatiche per i processi primari dell’azienda Portafoglio istituzionale: comprende le applicazioni informatiche per i processi di supporto, quali amministrazione, gestione delle risorse umane, contabilità

Schema generale del portafoglio applicativo aziendale Altri processi di supporto

Il portafoglio istituzionale Il portafoglio istituzionale comprende le applicazioni utilizzate all’interno dei processi di supporto (adempimenti di legge come contabilità, retribuzione, previdenza) o come supporto all’amministrazione di infrastrutture (immobili) e di fattori di produzione (personale, scorte, denaro, impianti)

Evoluzione applicazioni interne al portafoglio istituzionale Anni ‘70: primi pacchetti applicativi per l’informatizzazione delle retribuzioni, delle fatturazioni e delle procedure contabili. Bassa integrazione, procedure di interfaccia di tipo batch (non in tempo reale) e su misura. Anni ’90: integrazione tramite sistemi ERP che hanno adottato un unico schema di riferimento per la gestione amministrativa e delle risorse umane. Sono in grado di superare il problema della diversità di legislazione attraverso la cosiddetta localizzazione (adattamento alle norme delle diverse regioni) Riduzione dei costi di elaborazione, capacità di elaborazioni superiori,…

Il portafoglio operativo comprende le applicazioni utilizzate dai processi primari della catena del valore; è specifico di ciascun settore. Nelle aziende manifatturiere le applicazioni supportano: l’esecuzione dei processi primari; la pianificazione; il controllo del ciclo di trasformazione e della logistica in entrata ed in uscita; le applicazioni a monte della produzione (es: applicazioni CAD) e quelle a valle (es: CRM)

Struttura del portafoglio applicativo operativo delle società di servizi Con riferimento alla catena del valore di Porter nelle società di servizi (bancarie, assicurative e finanziarie) si individuano le seguenti Attività Primarie: Processo produttivo: Creazione della capacità produttiva per erogare il servizio Attività di back-office Processo distributivo: Attività di front-office Attività di procacciamento/interazione con la clientela

La catena del valore di una società di servizi Attività infrastrutturali Gestione delle risorse umane Processi di sviluppo della tecnologia Comunicazione interna ed esterna Predisposizione delle condizioni produttive Attività di Back-Office Front-Office procacciamento della clientela Produzione dei servizi Distribuzione dei servizi Erogazione dei servizi Margine

Per approfondimenti G. Bracchi, C. Francalanci, G.M. Motta, Sistemi Informativi in Rete, McGraw Hill, 2001 DOMANDA: VA BENE COSI’?

Sosta 3 – lezione 2 Hotword: portafoglio istituzionale, portafoglio operativo, front-end, back-end Indicare alcuni processi primari in un comune