Ph.D. Massimo Canonico www.mfn.unipmn.it/~mcanonic Universita' degli Studi del Piemonte Orientale Il Sistema Informativo per la Pianificazione d'Impresa e il Controllo di Gestione Ph.D. Massimo Canonico www.mfn.unipmn.it/~mcanonic

Programma il Sistema Informativo (SI): introduzione Fonti e obiettivi Caratteristiche Pianificazione e Progettazione del SI

Programma (II) Efficienza e funzionamento del SI Aziendale Rapporto tra il SI e la struttura organizzativa aziendale Analisi costi-benefici per la convenienza economica degli investimenti nel sistema informativo

Programma (III) Libro consigliato: McGraw Hill 2002 L. Boccoliero, C. Caccia, G. Nasi, “Il sistema informativo dell'azienda sanitaria” McGraw Hill 2002 Altro materiale: http://www.mfn.unipmn.it/~mcanonic/master

Presentazione Il corso si pone propone di illustrare in dettaglio le aree di impatto delle tecnologie dell'informazione e della comunicazione (ITC) a supporto delle relazioni all'interno di un azienda Azienda ospedaliera Relazioni tra ospedali, strutture sanitarie, medici e pazienti e-health Recenti stime a livello internazionale hanno indicato il potenziale dell'e-health nei sistemi sanitari con impatti significati sui processi diagnostico-terapeutici e sulle competenze professionali dei diversi operatori

Obiettivi Sistema informativo Ospedaliero Indicare come valutare e gestire un sistema informativo di un'azienda sanitaria con riferimento all'area amministrativa, direzionale e clinica

Destinatari Il corso e' utile per coloro che intendono assumere ruoli decisionali o consultivi presso le strutture e le organizzazioni di erogazione di cure mediche

Il Sistema Informativo (SI): Caratteristiche e Importanza

Introduzione In un'organizzazione l'informazione è una risorsa importante al pari di altri tipi di risorse: umane, materiali, finanziarie, ...(con il termine organizzazione intendiamo un insieme di uomini,strumenti, attività coordinato per il raggiungimento di obiettivi comuni)

Definizione di SI Il SI e' un insieme di elementi, di mezzi e procedure che raccolgono, elaborano, scambiano, fanno circolare e archiviano dati allo scopo di produrre un flusso continuo di informazioni tali da essere utilizzate come supporto logico per prendere decisioni e per renderle più razionali possibili

Definizione di Sistema Informatico Sistema Informativo: insieme delle risorse e attività finalizzate allagestione (raccolta, registrazione, elaborazione, conservazione, comunicazione) dell'informazione in un'organizzazione.

Esempi Il sistema informativo e' presente in vari settori: Biblioteca Universita' Ospedale Industria chimica Studio professionale

Flusso Informativo Dati Informazioni Diversi flussi Informativi: - produzione - marketing - finanza - amministrazione Livelli di decisione: - controllo di gestione - pianificazione strategica Info diverse e processi di elaborazione/analisi diverse Decisioni

Dato Vs Informazioni La funzione del SI e' quella di trasformare, attraverso un trattamento di elaborazione, i dati in informazioni utili per le decisioni dato: numeri, simboli, misure informazione: dati converti ed elaborati che diventano utili per processi decisionali e per la razionalità delle scelte Dati=Materia prima | Convertiti in informazioni significative e comprensibili al destinatario

Dato, Informazioni e Conoscenza Dati = fatti Informazione = dati che assumono un significato in un determinato contesto Conoscenza = relazioni generali tra i dati, sotto forma di modelli Utilizzando la conoscenza, estraiamo informazioni dai dati

Esempio: Dati, informazione e conoscenza Dato: “altezza 3m” Informazione: L'altezza e' riferita ad un mezzo pesante Conoscenza: Il mezzo pesante non puo' passare sotto ad un ponte con limite di altezza pari a 2,5m

Esempio (II): Dati, informazione e conoscenza Dato: “la pressione del sangue del paziente e' pari a 150/100 mmHg” Informazione: Il dato di cui sopra e' inserito nel contesto costituito da una cartella clinica di un paziente: possiamo interpretarlo come probabile ipertensione Conoscenza: “se la pressione sanguigna di un paziente e' maggiore di 135/95 mmHG in tre diverse occasioni, allora il paziente ha la pressione alta” (modello dell'ipertensione)

Maledetti computer Importanza dell'Informatica ed elaborazione elettronica dei dati L'informatizzazione agisce nel profondo in modo irreversibile Rivoluzione tecnologica e culturale ha pero' innegabili vantaggi Maggior ostacolo: fattore umano - SI: parte automatizza + non automatizzata - interfaccie sempre piu' userfriendly

Maledetti computer (II) Per agevolare e potenziare la gestione delle informazioni di una organizzazione si ricorre generalmente all'uso di strumenti informatici, che consentono un'automazione (in genere parziale) del sistemainformativo Computer ed i sistemi di elaborazione dati, permette di trattare un numero elevato di informazioni in tempo reale

Sistema informatico Si chiama Sistema Informatico (EDP: Electronic Data Processing) l'insieme degli strumenti informatici (calcolatori, software di base, programmi applicativi,...) impiegati per il trattamento automatico delle informazioni allo scopo di migliorarne l'efficienza.

Sistema informatico(II) Diversi approcci al Sistema Informatico: Computer come deposito di dati (no interpretazione) Supporto alla visualizzazione: estrazione di un sottoinsieme di dati secondo un particolare modello Interpretazione dei dati: interpretazione automatica ECG

Fare o non fare? Dirigere = Decisioni + Controllo Informazioni Precise Tempestive Pertinenti

Fattore soggettivo nelle decisioni Senza tempestive e pertinenti informazioni non esiste alcuna garanzia di razionalità nel processo decisionale rischio di eccessiva influenza della discrezionalità/esperienza del decisore stesso

Fonti del Sistema Informativo

Fonti Fonti interne formali Fonti interne informali Decisioni Fonti per prendere decisioni razionali arrivano sia dall'interno che dall'esterno fonti interne formali: rendiconti/consultivi/ordini di servizio--> informazioni a posteriori sugli accadimenti aziendali fonti interne informali: contatti tra colleghi, fatti e notizie ufficiose: cosa sta accadendo e cosa si pensa accadra fonti est form: statistiche nazionali/internet/riviste specializzate->realta' operativa esterna all'azienda incontri di lavoro, siti internet settoriali-> cosa accadra', decisioni strategiche Fonti esterne informali Fonti esterne informali

Obiettivi del Sistema Informativo

Obiettivi Un'efficace gestione aziendale passa 3 obiettivi fondamentali: documentare gli accadimenti aziendali informare il soggetto direzionale su ciò che sta avvenendo prevedere ciò che arriverà nel medio termine Le info indipendentementa dalla natura/provenienza devono essere selezionate/catalogat in modo congruo e tempestivo Conclusioni: il SI guida i manager nella gestione e nei processi di pianificazione

Caratteristiche del Sistema Informativo

Caratteristiche del SI Le informazioni, indipendentemente da che tipo di fonte provengano, devono rispettare i seguenti requisiti: completezza sinteticità “La troppa informazione corrisponde a non averne per nulla” U.Eco. skimming Completezza: devo descrivere il quadro completo di un particolare problema o di una particolare situazione sinteticita': facili analisi, solo aspetti essenziali

Caratteristiche del SI (2) Un SI deve inoltre presentare le seguenti caratteristiche: Uniformità es. Stesse unita' di misura Razionalità Definire con precisione le procedure (standardizzazione) Flessibilità Tollerare l'errore e l'imprevisto (dato mancate) Unif. Dei criteri di calssificazione/rilevazione/presentazione razionalita' delle procedure di informazione. Il SI non deve far perdere tempo flessibilita': far vedere per ogni situazione/persona solo le informazioni di cui ha bisogno

Caratteristiche del SI (3) Capacita' ed esperienza dei decisori non saranno mai sostituiti da nessun SI (anche se rispecchia perfettamente tutte le caratteristiche) Importanza del fattore umano

Pianificare un Sistema Informativo

Elementi base Per Pianificare/Progettare/Costruire un SI occorre definire un struttura, gli organi, le procedure e strumenti necessari per produrre un flusso coordinato e continuativo di informazioni Il SI visto nel suo insieme e' troppo complesso. Una tecnica logica e' quella di dividere il problema della gestione in insiemi più semplici e quindi facilmente utilizzabili

Passo 1: suddividere il problema Suddivisione necessaria per motivi logici e tecnici suddivisione in sottoinsiemi maggiori minori

Suddivisione Ogni sottoinsieme ha le proprie finalità informative relativa ad una specifica area di riferimento Tali informazioni confluiscono pero' in dati globali sulla gestione produttiva, economica e finanziaria d'impresa

Sottoinsiemi maggiori Si riferisco alle principali attività direzionali dell'azienda: sottosistema finanziario sottosistema logistico e operativo (produzione e distribuzione) sottosistema del personale

Sottoinsiemi minori Non sono meno importanti, sono piuttosto isolabili dal contesto operativo aziendale: sottosistema per la pianificazione strategica sottosistema di marketing sottosistema di ricerca e sviluppo sottosistema per gli acquisti sottosistema per le vendite

Suddivisione Azienda S. Logistico S. Finanziario S. Personale Operativo ... ... .. Reparto X Reparto Y ... ... ... ... ...

Realizzazione di un Sistema Informativo

L'analisi top-down risulta migliore Realizzazione Approccio top-down partendo dalle strategie dell'azienda Approccio bottom-up partendo dai problemi più minuti ed urgenti L'analisi top-down risulta migliore Bottom-up con questo approccio microsettoriale e' grav.mente insuff per tutta l'azienda in quanto priva dell'approccio strategico Partendo da un insieme troppo elevato di sottoinsiemi che non tengono conto dell'unitarietà dell'impresa

Realizzazione (II) Top Gestione Reparti Cardiologia Dermatologia Psichiatria Down

Approccio top-down fissare degli obiettivi informativi identificazione delle strategie informativa identificazione degli utenti che svolgono l'attività decisionale definizione dei fabbisogni informativi di tutti i livelli aziendali definizione delle procedure di trattamento dei dati necessarie come supporto alle attività aziendali 1- quali tipo di informazioni il sistema puo/deve fornire agli utenti 3 – definizioni di tutte le figure interne all'azienda: da quelle con alto livello decisionale a quelli piu' operativi 4 – fabbisogni informativi: intervistare chi lo utilizzare per capire i requisiti 5 - Informatici

Efficienza del Sistema Informativo

“Hai capito?” L'efficienza non passa da rigidi criteri di raccolta, produzione e trasmissione delle informazioni, ma dall'efficacia della comunicazione Per decidere, ossia dirigere informazioni sullo stato del sistema aziendale informazioni sugli eventi che possono in qualche modo influire su scelte/decisioni - comunicazione come elemento fondamentale

Efficienza e Funzionamento (2) Organizzare un efficiente sistema informativo aziendale comporta senz'altro sforzi organizzativi notevoli Tutte le informazioni devono poi venire correlate tra loro ed elaborate per renderle direttamente utilizzabili per precisi e differenti fini

EDP Vantaggi: automatizzare procedure ripetitive rilevare eccezioni dovute a limiti di tolleranza Inserimento dati errati decisioni routinarie (che variano poco)

EDP e efficienza Computer hanno dato velocità e precisione al processo decisionale e hanno dato informazioni nuove ma non tutto si può automatizzare: l'interpretazione dei dati e l'uso che ne viene fatto determinano l'efficienza del sistema

Informazioni nuove L'automazione permette di soddisfare esigenze di informazione ben più sofisticate sei sistemi tradizionali: Quante volte e' stato ricoverato il paziente? Che tipo di cura e' gia stat applicata? Ricoveri di parenti con sintomi simili? Somministrazione del farmaco X negli ultimi 10 mesi Anomalie funzionamento apparecchio EGC

Sistema operativo e struttura organizzativa

SI Vs Struttura Organizzativa Ogni singola unita' aziendale deve poter ricevere e trasmettere informazioni evitare informazioni inutili e sovrabbondanti/ripetute SI e Struttura Organizzativa vivono in simbiosi modifica organizzativa di o più parti del sistema rispecchierà modifiche al SI ad esso associato

SI Vs Struttura Organizzativa (2) Esigenze informative dei vari subsistemi e unita' decisionali vengono stabilite a priori in sede di programmazione traduzione in programmi di esecuzione dell'elaboratore costringe ad una maggiore formalità dell'organizzazione (input/output)

Costi e benefici di un Sistema Informativo

Costi-Benefici Ne vale veramente la pena? costi di hardware costi di software tempo per l'inserimento/modifica/controllo delle informazioni o procedure I vantaggi del SI alcune volte intangibili e i costi sono difficilmente quantificabili

Costi-Benefici Occorre quindi tener conto di alcuni fattori: costi quantificabili benefici quantificabili oneri e vantaggi non direttamente quantificabili fattori non di natura economica bilancio di convenienza

Conclusioni Fattore tecnologia non trascurabile in qualsiasi azienda Il SI e' parte integrante della bontà/efficienza dell'azienda stessa (vantaggio competitivo) l'analisi di convenienza e la pianificazione/progettazione del SI devono essere affidate a esperti del settore

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