Reingegnerizzazione e digitalizzazione del procedimento sanzionatorio-amministrativo in materia di assegni Curato da: Prefettura di Palermo - Area III – D.ssa Maria Danila Spagna Facoltà di Ingegneria – Corso di Laurea in Ingegneria Gestionale- Prof. Umberto La Commare e Ing. Manfredi Bruccoleri

Obiettivi e risultati Obiettivo del progetto Raggiungere più alti livelli di efficacia, efficienza, qualità del servizio Risultati attesi (nel lungo periodo) Contrazione del fenomeno degli illeciti amministrativi Riduzione dei conseguenti illeciti penali Progressiva riduzione dell’arretrato Aumento delle entrate erariali Riduzione del costo del servizio (in termini di risorse umane, carta, spazi di archivio) Risultati raggiunti (nella fase di sperimentazione) Contrazione dei tempi del procedimento Incremento della produttività Maggiori incassi per l’erario

Il processo

Fase della contestazione AS-IS Risorsa Attività Esterne Notai, Segretari comunali, Banca d’Italia, Poste, Istituti bancari Inviano le segnalazioni delle violazioni (in modalità cartacea) Interne Dirigente verifica la regolarità e la completezza della documentazione trasmessa Operatore carica i dati e svolge l’accertamento anagrafico e/o tributario (in modalità cartacea) valida i dati, verbalizza e stampa la contestazione Addetto alla spedizione imbusta, registra e spedisce Archivista cura l’inserimento al fascicolo I tempi del procedimento sono prossimi al termine prescrizionale (90 giorni)

Fase della contestazione TO-BE Risorsa Attività Esterne Notai, Segretari comunali, Banca d’Italia, Poste, Istituti bancari inviano le segnalazioni delle violazioni (in modalità elettronica) Poste S.p.a. adottando il Sistema integrato notifiche, stampa, imbusta, spedisce la contestazione allega, sempre via internet, l’esito della spedizione direttamente al fascicolo elettronico Interne Operatore effettua l’accertamento anagrafico e/o tributario in tempo reale via internet valida i dati, li invia telematicamente a Poste S.p.a. archivia nel fascicolo elettronico Digitalizzazione del fascicolo Si riducono le fasi e si accorciano i tempi del procedimento

Fase della contestazione AS-IS TO-BE FONTI ESTERNE FONTI ESTERNE DIRIGENTE OPERATORE OPERATORE POSTE SPA ADDETTO SPEDIZIONE ARCHIVISTA

Fase dell’ordinanza AS-IS Risorsa Attività Interne Archivista preleva i fascicoli in stretto ordine cronologico inserisce la ricevuta di ritorno della raccomandata con cui è stata spedita la contestazione e le eventuali memorie Alla fine, inserisce tutta la documentazione al fascicolo Collaboratore esamina il fascicolo, emette e stampa l’ordinanza Dirigente verifica e firma l’ordinanza Addetto alla spedizione imbusta, registra e spedisce I tempi del procedimento sono prossimi al termine prescrizionale (5 anni)

Fase dell’ordinanza TO-BE Risorsa Attività Interne Archivista allega eventuali memorie al fascicolo elettronico Collaboratore esamina il fascicolo digitalizzato del nominativo. sanziona tutte le violazioni commesse negli anni, emettendo il minor numero possibile di ordinanze, che invia telematicamente al dirigente. Dirigente valida le ordinanze, con firma elettronica o digitale, e le invia da PC a Poste Esterne Poste S.p.a. stampa, imbusta, spedisce le ordinanze (tramite S.I.N.) successivamente allega, sempre via internet, l’esito delle spedizioni direttamente al fascicolo elettronico Si annulla la movimentazione dei fascicoli cartacei, si abbreviano i tempi di trattazione e si riducono lo spazio d’archivio e i tempi del procedimento

Fase dell’ordinanza AS-IS TO-BE ARCHIVISTA ARCHIVISTA COLLABORATORE DIRIGENTE DIRIGENTE ADDETTO SPEDIZIONE POSTE SPA ARCHIVISTA

Riepilogo del progetto di reingegnerizzazione e digitalizzazione Interventi Vantaggi Ricezione rapporti informativi solo per via telematica Si elimina del tutto la fase di inserimento dati e verbalizzazione; L’operatore valida soltanto i dati; La verbalizzazione avviene in maniera automatica; Il fascicolo viene digitalizzato; Notevole risparmio di personale, carta e spazi di archivio. Creazione di una rete interistituzionale con comuni, anagrafe tributaria ed ente per la riscossione La verifica anagrafica e/o tributaria avviene in tempo reale (eliminazione della corrispondenza cartacea e conseguenti tempi di attesa); Si riducono le notifiche multiple e quindi i costi; Diviene possibile una verifica in tempo reale dei pagamenti delle O.I. prima della iscrizione a ruolo (eliminazione sgravi e/o contenzioso). Utilizzo del “Servizio Integrato Notifiche” di Poste s.p.a. Invio dei provvedimenti direttamente da PC (abolizione delle fasi di stampa, imbustamento, archiviazione cartacea con conseguente recupero di personale e risparmio carta).

Fase sperimentale Interventi (già attuati a decorrere da settembre 2009): Le pratiche correnti e arretrate vengono gestite simultaneamente; Le segnalazioni relative alle violazioni pervengono in modalità mista: via internet da parte di Notai e Segretari comunali; in modalità cartacea da Banca d’Italia, Poste, Istituti bancari; E’ stata creata una prima rete interistituzionale con Comune capoluogo e Anagrafe Tributaria. Risultati ottenuti: Sono stati ridotti i tempi del procedimento; E’ migliorata la produttività dell’ufficio; Si è riscontrato un aumento delle entrate.

Sono stati ridotti i tempi del procedimento Fase sperimentale Sono stati ridotti i tempi del procedimento Tempi rilevati prima dell’avvio del procedimento = 8 anni Tempi rilevati a seguito della fase di sperimentazione = 1 anno e 10 mesi

E’ migliorata la produttività dell’ufficio Fase sperimentale E’ migliorata la produttività dell’ufficio

Si è riscontrato un aumento delle entrate Fase sperimentale Si è riscontrato un aumento delle entrate * L’importo è relativo al periodo Gennaio-Ottobre 2010