La dematerializzazione dei documenti amministrativi Prof. ing. Pierluigi Ridolfi Componente CNIPA Presidente del GdL interministeriale per la dematerializzazione Bologna – 20 aprile 2006

Gruppo di lavoro per la dematerializzazione tramite supporto digitale Amministrazioni coinvolte Innovazione e Tecnologie Presidenza del Consiglio dei Ministri Beni e Attività Culturali Funzione Pubblica Interno Giustizia Economia e Finanze Salute Lavoro e Politiche Sociali CNIPA

Obiettivi individuare criteri e modalità tecniche per la conservazione sostitutiva permanente delle diverse tipologie di documenti amministrativi definire regole per la trasmissione e l’esibizione dei documenti che ne garantiscano l’integrità, la conformità e la provenienza proporre iniziative per razionalizzare, modificare o integrare la normativa vigente

Grandi temi evitare la produzione di nuova carta eliminare il cartaceo esistente non di interesse “storico o culturale” ottenere risparmi diretti (carta, spazi, ...) attivare risparmi indiretti (tempo, efficienza, ...) ottenere benefici immediati e tangibili per il cittadino

Modus operandi del GdL esame della normativa e delle prassi vigenti audizioni delle Associazioni e degli Organismi di settore individuazione di obiettivi da porsi nel breve/medio periodo

Prime considerazioni complessità della problematica superiore al previsto prevalenza delle questioni normative su quelle tecniche vastità della casistica “facilismo” nell’individuare soluzioni

Punti di forza il corpus normativo è pressoché completo le soluzioni tecniche sono adeguate firma digitale e-mail e PEC archiviazione elettronica protocollo e standard di interoperabilità fatturazione elettronica ci sono già esperienze concrete la macchina è partita ma ….

Criticità alcune difficoltà interpretative delle norme carenza di prassi per la sottoscrizione dei documenti informatici scarsa usabilità degli strumenti per la sottoscrizione dei documenti e per la gestione dei documenti firmati scarsa fiducia nella e-mail per la trasmissione formale di documenti difficoltà di “esibizione” e ritrosia all’accettazione del documento informatico scarsa maturità delle soluzioni per la conservazione digitale di lungo periodo

Opportunità per eliminare il cartaceo esistente processi qualificati per la trasposizione in formato digitale o per il riversamento attuazione delle pratiche di scarto approntando strumenti di selezione (massimari) coerenti con i sistemi di classificazione (titolari) approfondimento degli aspetti tecnologici connessi alla conservazione permanente riduzione dei tempi di deposito obbligatorio

Opportunità per limitare la produzione cartacea linee guida semplici e chiare per la gestione dei documenti digitali e dei messaggi di posta cartelle archiviazione personalizzata uniforme attivazione dei procedimenti amministrativi utilizzando le nuove tecnologie promozione dei documenti informatici nativi gestione integrata del ciclo di vita del documento comunicazione e trasmissione dei dati tra le amministrazioni diffusione della firma digitale convincere gli incerti

Libro Bianco prima pietra miliare della dematerializzazione stato dell’arte nei diversi ambiti pubblici e privati evidenza delle criticità che sussistono disamina delle opportunità: per eliminare la carta esistente per limitare la produzione di documenti cartacei

Azioni del Gruppo di Lavoro Istituiti dieci tavoli tecnici – 100 soggetti coinvolti per l’approfondimento di tematiche specifiche per la partecipazione e la disseminazione di un atteggiamento propositivo Tavoli trasversali norme, tecnologie, azioni di promozione, ruolo del responsabile della conservazione Tavoli verticali documentazione bancaria, della salute, tributaria, del lavoro

Tavoli tecnici TAVOLO TECNICO Conservazione sostitutiva dei documenti COORDINATORE AMMINISTR. T1 Conservazione sostitutiva dei documenti Maria Grazia Pastura Beni Culturali T2 Aspetti tecnologici della conservazione permanente Silvio Salza Università Roma 1 T3 Limitazione della produzione cartacea di pubblicazioni Anna Petrucci Innovazione

Luciano Cannerozzi de Grazia Mirella Casini Schaerf Tavoli tecnici TAVOLO TECNICO COORDINATORE AMMINISTR. T4 Riduzione dei tempi di conservazione dei documenti amministrativi Luciano Cannerozzi de Grazia Funzione Pubblica T5 Figura del Responsabile della conservazione Mirella Casini Schaerf CNIPA T6 Iniziative di incentivazione Elio Gullo

Tavoli tecnici TAVOLO TECNICO Documentazione bancaria COORDINATORE AMMINISTR. V1 Documentazione bancaria Enrico De Giovanni Innovazione V2 Documentazione sanitaria Walter Bergamaschi Sanità V3 Documentazione a fini tributari Paolo Puglisi Economia e Finanze V4 Documentazione del lavoro Gaetano Arella Lavoro

Grandi progetti - 1 Progetto “lotta agli sprechi” Progetto “@P@” cedolino elettronico dei dipendenti pubblici Progetto “@P@” 30 progetti finanziati per la diffusione della Posta Elettronica Progetto “protocollo in ASP” Progetti di razionalizzazione delle applicazioni informatiche e dei servizi

Grandi progetti - 2 Dematerializzazione alla fonte (Poste) studi di fattibilità completati sperimentazioni pianificate convenzioni (comma 51 Fin. 2005) Dematerializzazione bollettini postali (Poste) 600 milioni di pezzi/anno sistema pronto a partire legittimazione normativa (comma 51 Fin. 2005)

Comma 51 finanziaria Al fine di semplificare le procedure amministrative delle pubbliche amministrazioni, le stesse possono, nell’ambito delle risorse disponibili e senza nuovi o maggiori oneri a carico del bilancio dello Stato, stipulare convenzioni con soggetti pubblici e privati per il trasferimento su supporto informatico degli invii di corrispondenza da e per le pubbliche amministrazioni. A tale fine le pubbliche amministrazioni si avvalgono di beni e servizi informatici e telematici che assicurino l’integrità del messaggio nella fase di trasmissione informatica attraverso la certificazione tramite firma digitale o altri strumenti tecnologici che garantiscano l’integrità legale del contenuto, la marca temporale e l’identità dell’ente certificatore che presidia il processo.

Comma 51 finanziaria modificato Il concessionario del servizio postale universale ha facoltà di dematerializzare, nel rispetto delle vigenti regole tecniche, anche i documenti cartacei attestanti i pagamenti in conto corrente; a tale fine individua i dirigenti preposti alla certificazione di conformità del documento informatico riproduttivo del documento originale cartaceo. Le copie su supporto cartaceo dei documenti di cui al presente comma, generate mediante l’impiego di mezzi informatici, sostituiscono ad ogni effetto di legge l’originale da cui sono tratte se la conformità all’originale è assicurata da pubblico ufficiale o incaricato di pubblico servizio.

Prossime azioni Attività di stimolo e informazione Libro Bianco 2 risultati dei Tavoli Tecnici indicazioni, suggerimenti e prospettive pubblicazione a luglio Proposte al nuovo governo

Alcuni numeri Documenti protocollati nelle PAC (anno 2004 - dati su 61 amministrazioni – 700.000 dipendenti) 110 mil. di documenti 160 mil. di protocolli, 147 mil. di archiviazioni 50.000 addetti alla gestione in 19.000 uffici costo stimato: 3 mld. (27 euro/doc) Gestione del documento “fattura” 2,8 mld. di fatture/anno di cui 1,4 mld. B2B costo di gestione documentale 7 euro/fattura costo stimato: 10 mld. /anno

Costi del documento cartaceo costi per il sistema Italia: > 30 mld euro > 2% PIL costi diretti e indiretti preparazione, trasmissione, classificazione, conservazione 80% costi di personale archivisti e protocollisti, camminatori e autisti, personale di segreteria, operatori di sportello 20% costi diretti gestione dei locali, costi di spedizione, materiali