REGIONE TOSCANA - Settore “Sistema Regionale di Protezione Civile” Seminario: Il piano di protezione civile negli enti locali Villa Montalto (FI) - 25 settembre 2007 Esame e valutazione dei contenuti strategici del piano di protezione civile Paolo Covelli, Stefano Dapporto, Moritz Gabrielli, Alessandro Guarducci REGIONE TOSCANA - Settore “Sistema Regionale di Protezione Civile”

Efficacia del piano di protezione civile DUE DOMANDE FONDAMENTALI: Quali sono i contenuti strategici che rendono un piano di protezione civile efficace? Come si valuta l’efficacia di un piano di protezione civile?

Efficacia del piano di protezione civile Cosa rende un piano di protezione civile efficace? “Efficace” significa che le azioni previste nel piano si possono realmente attivare quando serve… Fattibilità operativa …e nei tempi congrui a realizzare una prevenzione nei confronti delle persone e dei beni. Fattibilità temporale Corretta individuazione delle azioni Rapidità di attivazione EFFICACIA

Efficacia del piano di protezione civile GESTIONE SEGNALAZIONE VALUTAZIONE per far sì che un piano di protezione civile “funzioni” è determinante definire soggetti che presiedono ai passaggi tra le fasi di valutazione e l’attivazione delle azioni INDIVIDUAZIONE AZIONI POSSIBILI ANALISI FATTIBILITA’ ATTIVAZIONE DELLE AZIONI GESTIONE DELLE AZIONI

Gestione della segnalazione Gestione del numero di telefono Capacità di acquisizione delle informazioni Capacità di attivare, in base a una lista di controllo, le strutture competenti nella valutazione delle informazioni VALUTAZIONE GESTIONE SEGNALAZIONE INDIVIDUAZIONE AZIONI POSSIBILI ANALISI FATTIBILITA’ ATTIVAZIONE DELLE AZIONI GESTIONE DELLE AZIONI

Capire il manifestarsi di una condizione di rischio: Valutazione Capire il manifestarsi di una condizione di rischio: dove si manifesta? come si sviluppa temporalmente e con quale intensità? chi e cosa può essere coinvolto dalla condizione di rischio? soggetti che per competenza specifica in materia sono già attivi/devono essere attivati soggetti esterni e interni di riferimento per quel dato rischio con cui mi devo relazionare; gli strumenti e modalità per contattarli VALUTAZIONE GESTIONE SEGNALAZIONE INDIVIDUAZIONE AZIONI POSSIBILI ANALISI FATTIBILITA’ ATTIVAZIONE DELLE AZIONI Dal piano di protezione civile deve risultare chiaramente chi deve fare queste valutazioni e come attivarlo. GESTIONE DELLE AZIONI

Individuazione delle possibili azioni Chi deve intervenire in relazione a quella tipologia di evento ed alle specifiche competenze Le possibili azioni di contrasto (evacuazione, autoprotezione…) e la relativa fattibilità operativa e temporale Le risorse umane e strumentali necessarie VALUTAZIONE GESTIONE SEGNALAZIONE INDIVIDUAZIONE AZIONI POSSIBILI ANALISI FATTIBILITA’ ATTIVAZIONE DELLE AZIONI Dove le azioni siano collegate a comunicazioni alla popolazione queste devono essere previste nel piano solo se sia stata attuata un’adeguata informazione preventiva GESTIONE DELLE AZIONI

Analisi Fattibilità: operativa Quali e quante risorse sono disposizione nell’ente? Quali e quante sono effettivamente attivabili in tempo utile? Sono disponibili anche in caso di evento esteso? Quali sono le risorse esterne a supporto di cui posso richiedere l’attivazione? In quali tempi saranno disponibili? Riesco a gestire l’insieme delle informazioni essenziali e i flussi informativi con i soggetti coinvolti? VALUTAZIONE GESTIONE SEGNALAZIONE INDIVIDUAZIONE AZIONI POSSIBILI ANALISI FATTIBILITA’ ATTIVAZIONE DELLE AZIONI GESTIONE DELLE AZIONI

Analisi Fattibilità: temporale Il fattore tempo è cruciale e trascurarlo può compromettere l’intera procedura. VALUTAZIONE GESTIONE SEGNALAZIONE INDIVIDUAZIONE AZIONI POSSIBILI ANALISI FATTIBILITA’ ATTIVAZIONE DELLE AZIONI Tempo [ore] AZIONE 2 AZIONE 3 AZIONE 1 AZIONE 4 AZIONE 5 AZIONE 7 AZIONE 6 AZIONE 8 La procedura è spesso scomponibile in azioni che hanno tra loro una relazione di consequenzialità o contemporaneità, a volte in responsabilità di soggetti diversi. INDIVIDUARE VIAB. ALTERNATIVA CHIUSURA DEL TRAFFICO VERIFICA IN LOCO PRE-ATTIVAZIONE DITTE PER INTERVENTO ESECUZIONE INTERVENTO ASSISTENZA ALLA POPOLAZIONE ATTIVAZ. VOLONTAR. SCAMBIO INFORMATIVO GESTIONE DELLE AZIONI

Rapidità di attivazione Oltre alla corretta individuazione delle azioni, è fondamentale garantire una rapidità di attivazione delle varie fasi VALUTAZIONE GESTIONE SEGNALAZIONE INDIVIDUAZIONE AZIONI POSSIBILI ANALISI FATTIBILITA’ ATTIVAZIONE DELLE AZIONI VALUTAZIONE GESTIONE SEGNALAZIONE INDIVIDUAZIONE AZIONI POSSIBILI ANALISI FATTIBILITA’ ATTIVAZIONE DELLE AZIONI Fattori ESTERNI Fattori INTERNI RAPIDITA’ Prevedibilità eventi Capacità di preavviso Capacità di reazione tempestiva dell’Ente GESTIONE DELLE AZIONI

Affidabilità previsione del fenomeno e dei suoi effetti Prevedibilità - preavviso - risposta operativa Inizio Criticità Affidabilità previsione del fenomeno e dei suoi effetti T E M P O Efficienza sistema protezione civile Sistema efficiente Sistema non efficiente Risorse attivabili in funzione del tempo di preavviso

Rapidità di attivazione La rapidità di attivazione delle strutture e delle azioni è un elemento determinante su cui si può intervenire anche in fase di pianificazione attraverso: MODELLO ORGANIZZATIVO Aderenza all’effettiva organizzazione dell’ente Individuazione competenze e responsabilità PROCEDURE Chiarezza e semplicità Ordine logico e temporale Completezza CONCERTAZIONE CON SOGGETTI ESTERNI COINVOLTI (attivazioni “reciproche” – ripartizione dei compiti)

Rapidità di attivazione MODELLO ORGANIZZATIVO Utilizzare ogni possibile forma di “pre-allertamento” interno per minimizzare i tempi di reazione al momento dell’attivazione vera e propria Prevedere dei momenti di controllo sullo stato delle azioni in corso definendone centri di responsabilità e dotandoli di strumenti adeguati (check-list).

Rapidità di attivazione PROCEDURE Un piano di protezione civile è di fatto un piano operativo: ciò significa che quando viene attivato normalmente ho poco tempo per “leggere” il piano. Elementi che migliorano l’efficacia di una procedura: Rappresentare le procedure in forma di diagramma di flusso, elenco temporale/schema. Limitare le parti discorsive…sintesi e chiarezza. Utilizzare forme di impaginazione di facile accesso (indici, codifica procedure, colori,separare fascicoli..) Aggiungere sempre la cartografia di ogni elemento strategico di pianificazione, delle risorse, degli elementi vulnerabili, …

Flessibilità delle attivazioni Spesso si riescono a prevedere “Scenari tipo”, non scenari effettivi di un dato rischio. Spesso si può immaginare il tipo di criticità ma non la localizzazione e la tempistica esatta. Inoltre, spesso non dispongo di un sistema di preavviso E’ quindi essenziale rendere le “attivazioni” del piano flessibili e adattabili a situazioni reali diverse. La descrizione dettagliata delle procedure ricorrenti non dovrebbe essere ripetuta per ogni tipologia di rischio.

AGGIORNAMENTO DEL PIANO ESERCITAZIONI ESPERIENZA REALE CRITICITA’ DEL PIANO AGGIORNAMENTO DEL PIANO CAMBIAMENTI ORGANIZZATIVI TRAFORMAZIONI TERRITORIALI Risorse Direttive specifiche Assetti organizzativi Ente

Aggiornamento del piano Un piano di protezione civile è uno strumento organizzativo Deve essere soggetto ad una procedura amministrativa di aggiornamento adeguata alla sua natura. Dopo la prima approvazione deve essere sempre possibile aggiornare procedure, risorse, riferimenti attraverso atti amministrativi semplici