Rilevazione Presenze e Staff Planner: dalla pianificazione turni alla certezza della presenza Ing. Fabio De Cesco Pag.1

La gestione dei turni: le variabili in gioco REGOLE DEL PIANO I DATI INIZIALI Pag.2

La gestione dei turni: le variabili in gioco REGOLE DEL PIANO I DATI INIZIALI Pag.3

La gestione dei turni: le variabili in gioco REVISIONE DEL PIANO DEI TURNI IDENTIFICAZIONE DELLE NECESSITA’ REALIZZAZIONE BOZZA DEL PIANO DEI TURNI Pag.4

Staff Planner: Obiettivi e caratteristiche 1. PIANIFICAZIONE – obiettivo di medio/lungo periodo Inaz Staff Planner permette di svolgere e salvare simulazioni diverse del piano dei turni di lavoro e consente valutazioni strategiche sulle squadre di lavoro e sui contratti aziendali da applicare in base al fabbisogno offerto al cliente finale. sfrutta tecniche algoritmiche all’avanguardia della ricerca operativa. Collaborazione costante con l’Università. Grande flessibilità nel risolvere anche le problematiche più particolari e di difficile gestione. 2. GESTIONE – obiettivo di breve periodo Inaz Staff Planner mette a disposizione tutti gli strumenti per la semplice gestione manuale del piano dei turni di lavoro. possibilità di svolgere modifiche manuali al piano prodotto (aggiunta turno, eliminazione turno, sostituzione di turni fra operatori, cambi attività, messa in ferie/malattia/infortunio/ecc...). valutazione puntuale degli effetti dello spostamento del turno sulla soluzione complessiva. Visualizzazione interattiva con diversi tool di estrema utilità. Pag.5

Staff Planner: Obiettivi e caratteristiche 1. Integrazione con software Presenze Dialoga con la rilevazione Presenze per organizzare la turnazione e gestire le sostituzioni. 2. Sicurezza dei dati Solo dopo l’approvazione dello schema turni gli orari di lavoro vengono inviati alla gestione e rilevazione presenze/assenze. 3. Facilità d’uso Implementato con la stessa tecnologia dei prodotti Inaz, consente a tutti gli utenti di interagire con il sistema in modo intuitivo e senza particolari competenze informatiche. 4. Velocità dei calcoli La realizzazione dei calendari dei turni di lavoro può essere svolta molto velocemente anche quando il numero di operatori da pianificare è molto elevato. 5. Qualità e calibrabilità delle soluzioni Il piano dei turni è realizzo utilizzando tecniche moderne di ricerca locale, sviluppate in collaborazione con docenti e ricercatori universitari coinvolti in numerosi studi di ricerca su queste problematiche. Pag.6

Staff Planner: Obiettivi e caratteristiche 6. Gestione manuale ed automatica delle variazioni Le assenze, le sostituzioni e i cambi di turno possono essere gestiti in maniera manuale grazie all’introduzione di semplici operazioni sul piano dei turni, oppure possono essere proposte in modo automatico dal sistema. 7. Statistiche Permette la rilevazione di informazioni statistiche sulla base delle turnistiche elaborate ed informa l’utente sulle violazioni del piano sulla base delle regole impostate. 8. Strumento comune fra più reparti Possibilità di accentrare in un unico strumento la pianificazione di tutte le risorse umane dell’azienda, anche di diversi reparti, permettere lo scambio di personale tra una struttura e l’altra. 9. Facilitazione nella rilevazione degli orari Rende particolarmente semplice la rilevazione degli orari di lavoro grazie alla immediata comprensione del calendario dei turni. 10. Accesso all’applicazione via web La soluzione è fruibile via web e quindi accessibile da qualsiasi postazione connessa in rete. Pag.7

Staff planner: Obiettivi e caratteristiche Pag.8

Staff Planner: Regole del calcolo gestite ABILITA’: l’operatore ricopre sempre una mansione per cui risulta abile. INDISPONIBILITA’: l’operatore che presenta una causale di indisponibilità in un giorno (ferie, malattia, infortunio, ecc...) risulterà sempre assente. INIZIO/FINE CONTRATTO DI LAVORO: l’assegnazione di orari di lavoro all’operatore dipende dalla data di inizio e dalla data di scadenza del suo contratto di lavoro. ORARI DI LAVORO PERMESSI DA CONTRATTO: gli orari di lavoro che un operatore può ricoprire giornalmente sono solamente quelli stabiliti dal contratto. Lunedì Martedì Mercoledì Giovedì Venerdì Sabato Domenica Pre-festivi Festivi Post-festivi Orari O1, O2, O3 Orari O4, O5, O6 Orari O7,08 Pag.9

Staff Planner: Regole del calcolo gestite MINIMO NUMERO DI ORE DI RIPOSO TRA UN TURNO E IL SUCCESSIVO: è necessario che tra un turno lavorato e il successivo ci siano un numero di ore di riposo che permette all’operatore di essere produttivo sul posto di lavoro. Talvolta questa regola viene identificata con il nome Conflitti tra turni. SODDISFACIMENTO DEL FABBISOGNO MINIMO: è necessario evitare, per ogni momento della giornata, l’under staffing ossia un disservizio derivante da un numero esiguo di operatori rispetto a quello previsto. SODDISFACIMENTO DEL FABBISOGNO MASSIMO: è necessario evitare, per ogni momento della giornata, l’over staffing ossia un’inefficienza derivante da un numero superiore di operatori rispetto a quello previsto. SEQUENZA DI TURNO: l’organizzazione del piano dei turni di un operatore deve essere sviluppato secondo la sequenza di riferimento. GIORNI CONSECUTIVI: per ogni operatore è necessario verificare che lo sviluppo del piano dei turni non presenti un numero di giorni lavorativi consecutivi maggiore rispetto a quello stabilito dal contratto di lavoro. ...: ... Pag.10

Case History – settori di applicazione REQUISITO DESCRIZIONE 1 Dimensionale oltre i 30 “turnisti” 2 H24 servizio continuativo al Cliente finale su tutto l’arco della giornata 3 Variabilità del lavoro il servizio al Cliente finale è variabile a seconda del momento della giornata oppure di giorno in giorno 4 Flessibilità dei contratti di lavoro i dipendenti possono essere arbitrariamente assegnati a turni diversi di giorno in giorno 5 Mansioni diverse di lavoro nell’arco della giornata è necessario coprire più ruoli con le risorse umane a disposizione 6 Scambio di risorse tra un reparto e l’altro richieste di utilizzo di dipendenti, in caso di necessità, da un reparto all’altro. Pag.11

Case History – settori di applicazione Potenziali clienti A: requisito ad alta importanza M: requisito a media importanza B: requisito a bassa importanza Dimensionale H24 Variabilità lavoro Flessibilità dei contratti Mansioni diverse Interscambio di risorse 1 Enti ospedalieri A M B 2 Call-Center 3 Aziende manifatturiere 4 Grande distribuzione 5 Istituti di vigilanza e security 6 Aeroporti Altri settori: cooperative di servizi, autostrade, impianti sciistici di risalita, autogrill, punti vendita, ecc... Pag.12

Case History: Enti Ospedalieri TURNAZIONE CLASSICA: le mansioni sono organizzate secondo i turni di lavoro classici M / P / N / G 1 / 2 / 3 / G CICLICITA’ DEI TURNI DI LAVORO: la turnazione del personale avviene secondo dei “pattern” di riferimento; la ciclicità dei turni di lavoro varia nel tempo solamente in caso di stretta necessità Esempio: turno in quinta g1 g2 g3 g4 g5 M P N R Rispetta le regole contrattuali degli operatori GESTIONE DELLE ASSENZE DEL PERSONALE E SOSTITUZIONI MIRATE: è indispensabile poter impostare le assenze del personale per Ferie/Malattia/Congedo/Infortunio e pianificare quali sono le persone più adatte a sostituire le figure professionali mancanti. OBIETTIVO FINALE: evolvere il piano dei turni di lavoro secondo la ciclicità definita dall’amministratore del piano dei turni, considerando le indisponibilità degli operatori e compensando il servizio al cliente finale con il lavoro degli operatori jolly o aggiungendo lavoro straordinario al personale ordinario. Pag.13

Case History: Enti Ospedalieri ESEMPIO REALE Ore dovute reale vs teoriche Scostamento ore dovute vs reali Sequenza fissa Turno in quinta Operatori jolly Fabbisogno infermieri e O.S.S. Pag.14

Case History: Call-Center CONTRATTI FLESSIBILI: i contratti di lavoro dei dipendenti prevedono l’assegnazione a orari di lavoro diversi da giornata a giornata. I contratti possono avere durata anche molto breve a seconda della commessa da soddisfare. Maggiore è la flessibilità dei contratti aziendali e migliore risulta complessivamente l’organizzazione del lavoro e il livello di servizio al cliente finale. In un Call-Center circa il 90% dei costi interni sono riferiti al personale CURVA DI TRAFFICO: la direzione generale conosce quale deve essere in ogni momento della giornata il livello di servizio offerto al Cliente per ogni attività proposta. OBIETTIVO FINALE: La turnazione deve garantire oltre alla copertura migliore della curva di traffico, il soddisfacimento delle regole contrattuali classiche del personale (almeno 11 ore tra un turno e il successivo, non più di 5 giorni consecutivi, la scadenza dei contratti) e le richieste specifiche dei dipendenti. Pag.15

Case History: Call-Center ESEMPIO REALE MATRICOLA COGNOME NOME 23/06/2008 24/06/2008 25/06/2008 26/06/2008 27/06/2008 28/06/2008 29/06/2008 OP001 AGOSTINI ANNA RITA R 09:30-17:30 10:30-18:30 08:30-16:30 08:00-16:00 10:00-18:00 OP002 AIELLO CARLA OP003 ALESSANDRIA MIRKO 12:30-20:30 11:30-19:30 13:30-21:30 12:00-20:00 OP004 ANGELICO SILVIA 15:30-21:30 11:00-17:00 13:30-19:30 13:00-19:00 11:30-17:30 OP005 ANGILLETTA DAMIANA 09:00-17:00 OP006 APREA FABIO F OP007 ARFINENGO TERESA 11:00-19:00 OP008 ARNONE GIOVANNA 09:00-15:00 OP009 AUDINO MICHAEL OP010 BALZAMO FRANCESCO OP011 BANZATO BARBARA 13:00-21:00 SCAD OP012 BARBULESCO ELENA OP013 BARIRERO SILVIA RITA 18:00-00:00 OP014 BARZON MARCO 16:00-22:00 17:30-23:30 16:30-22:30 OP015 BASILE SABRINA 08:00-12:00 08:30-12:30 09:00-13:00 OP016 BELLIZZI GIANFRANCO M L’assegnazione degli orari di lavoro è libero Pag.16