1 FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA CONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVA DEFINIZIONE E REQUISITI La conservazione digitale sostitutiva è un procedimento informatico regolamentato dalla legge, in grado di garantire nel tempo la validità legale di un documento informatico. Ovviamente la garanzia di conservazione ai fini della rilettura nel tempo dei documenti conservati in formato digitale deriva dai requisiti principali che un buon formato deve possedere: - non essere proprietario, vale a dire non essere legato ad una specifica azienda; - essere aperto, nel senso che le sue specifiche devono essere di pubblico dominio e ben documentate; - essere uno standard, vale a dire essere approvato da organismi internazionali di standardizzazione quali ad esempio l'ANSI (American National Standards Institute), l'ISO (International Organization for Standardization), etc.

2 Il documento soggetto all’obbligo della “Conservazione Digitale” è senz’altro la Fattura elettronica trasmessa, o ricevuta, in formato elettronico Le Fatture elettroniche invece consegnate o spedite in copia sotto forma cartacea possono, e non devono obbligatoriamente, essere conservate digitalmente Le disposizioni del D.M. 23 gennaio 2004, che consentono la “Conservazione Digitale Sostitutiva” si applicano invece alle scritture contabili, ai libri, ai registri e, in generale, ad ogni documento rilevante ai fini tributari, fatta eccezione per le scritture ed i documenti rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie nel settore doganale, delle accise e delle imposte di consumo di competenza dell'Agenzia delle dogane FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA CONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVA DOCUMENTI SOGGETTI ALL’OBBLIGO DI CONSERVAZIONE DIGITALE E CHE SI POSSONO ARCHIVIARE IN MANIERA SOSTITUTIVA. DOCUMENTI CHE NON SI POSSONO ARCHIVIARE IN MANIERA SOSTITUTIVA

3 Memorizzazione è il processo di trasposizione su qualsiasi idoneo supporto, di documenti analogici o informatici Archiviazione elettronica è la memorizzazione, su qualsiasi idoneo supporto, di documenti informatici, identificati in modo univoco mediante un codice di riferimento. Conservazione elettronica dei documenti informatici e analogici è, nel rispetto delle regole tecniche dettate dal DPCM 3 dicembre 2013, il processo che avviene mediante memorizzazione su qualsiasi supporto di cui sia garantita la leggibilità nel tempo e che si conclude con la sottoscrizione elettronica e l’apposizione della marca temporale. FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA CONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVA MEMORIZZAZIONE, ARCHIVIAZIONE CONSERVAZIONE ELETTRONICHE

4 FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA CONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVA CONSERVAZIONE DOCUMENTI NATIVI ANALOGICI O DIGITALI

5 FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA CONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVA TERMINI DI REGISTRAZIONE E CONSERVAZIONE Cadenza quindicinale per le fatture e almeno annuale per i restanti documenti.

6 FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA CONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVA SCELTA DEL FORMATO DA UTILIZZARE PER LA CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI FISCALI Le caratteristiche che un buon formato deve possedere, per consentire una conservazione nel lungo periodo dei documenti fiscali, sono: - essere statico e non modificabile - non essere proprietario - essere aperto - essere uno standard. Altri elementi da valutare sono l’efficienza in termini di occupazione di spazio fisico e la possibilità di gestire il maggior numero possibile di metadati, compresi i riferimenti a modifiche o aggiunte intervenute sul documento Ulteriore elemento di valutazione nella scelta del formato è il tempo di conservazione previsto dalla normativa per le singole tipologie di documenti informatici. I formati per la conservazione adottati per le diverse tipologie di documenti informatici devono essere indicati nel manuale di conservazione

7 PDF - PDF/A - Un documento PDF può essere firmato digitalmente in modalità nativa attraverso il formato ETSI PAdES TIFF - Utilizzato per la conversione in digitale di documenti cartacei JPG - Il suo impiego va valutato attentamente in funzione del tipo di documento da conservare. Office Open XML (OOXML) - Dispone di caratteristiche che lo rendono adatto alla conservazione nel lungo periodo Open Document Format - È stato adottato come standard di riferimento da moltissime organizzazioni governative ed ha una "penetrazione" di mercato che cresce giorno per giorno. XML - Utilizzato in diverse situazioni che vanno dai dati finanziari al commercio elettronico, etc TXT - Oltre a XML, per quanto concerne i formati non binari “in chiaro”, è universalmente utilizzato il formato TXT FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA CONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVA ELENCO DEI FORMATI INDICATI PER LA CONSERVAZIONE (*) (*) (Allegato 2) DPCM 3 dicembre 2013

8 FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA CONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVA IL PROCESSO DI CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA DELLE FATTURE

9 FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA CONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVA GENERAZIONE DELL’IMPRONTA DELL’ARCHIVIO INFORMATICO