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REGIONE Sistemi di protocollo e gestione dei flussi documentali e Sistemi di gestione di posta certificata REGIONE

Perché un sistema di protocollo federato Per favorire l’integrazione e interoperabilità dei sistemi informativi. Le pubbliche amministrazioni non sono strutture isolate ma entità che dialogano fra loro e con i cittadini, per scambiarsi conoscenza, lavorare meglio, offrire servizi migliori e più rapidi. Per creare un rapporto nuovo fra cittadino utente e P.A. Se le amministrazioni dialogano fra loro danno informazioni più complete e sicure, fanno risparmiare tempo e denaro ai cittadini, si rendono più visibili e trasparenti. Per accelerare il processo di sburocratizzazione della P.A. L’amministrazione si appiattisce: tende a assumere la forma di una rete di relazioni dove gli snodi fondamentali sono rappresentati dai ruoli di confine (rapporto con i cittadini, con le altre amministrazioni, etc).

Obiettivi da raggiungere Migliorare l’efficienza interna delle amministrazioni attraverso l’eliminazione dei registri cartacei, la diminuzione degli uffici di protocollo, e la razionalizzazione dei flussi documentali; Migliorare la trasparenza dell’azione amministrativa attraverso strumenti che permettono di conoscere informazioni inerenti lo stato dei procedimenti e dei relativi documenti ad parte dei soggetti interessati (cittadini e imprese); Rendere più facilmente attuabile l’automazione dei principali processi amministrativi, per mezzo della gestione elettronica dei documenti

I vantaggi Riduzione dei Tempi Miglioramento della qualità Movimentazione Ricerca Accesso Condivisione Miglioramento della qualità del servizio Efficienza Efficacia Correttezza Riduzione di costi Recupero di risorse Umane Riduzione della carta circolante e delle copie Riduzione degli errori Miglior controllo di gestione Controllo sulla produttività Reporting esteso (statistiche)

La scelta tecnologica La soluzione Hummingbird DocFusion è un sistema di Document Management sviluppata su architettura Web le cui principali caratteristiche sono: Robustezza e completezza. I servizi di Document Management forniti dal sistema sono estremamente solidi e consentono di gestire l’intero ciclo di vita dei documenti. Il sistema offre quindi le massime garanzie di funzionalità, affidabilità e scalabilità. Programmabilità. Tutte le funzionalità del sistema di Document Management sono accessibili tramite un insieme di API accessibili dai più diffusi linguaggi di programmazione. Questa caratteristica consente di accedere ai servizi di Document Management dall’interno di applicazioni verticali di qualunque genere Integrabilità. Grazie l’apertura del sistema e all’ampio utilizzo di standard ed interfacce pubbliche, il sistema supporta un ampio numero di moduli aggiuntivi sviluppati da partner e terze parti specializzate. Modularità. L’architettura del sistema è aperta e modulare. Questo consente di aggiungere con facilità funzionalità specializzate al sistema base.

Riferimenti normativi La soluzione proposta è conforme alle normative AIPA per la tenuta del protocollo informatico da parte delle amministrazioni. DPR 428-98 DPR 445-2000 GEDOC 1 e 2 Circolari AIPA Interoperabiltà di protocollo … Regole tecniche di base

Posizionamento di eProcs-Pa Si pone al terzo livello degli scenari previsti dall’AIPA, consentendo di gestire i procedimenti grazie ai sistemi di workflow integrati e fornisce supporto e strumenti al quarto livello mettendo a disposizione strumenti di riprogettazione e simulazione dei processi. 1- Nucleo minimo 2- Funzionalità aggiuntive 3- Procedimenti 4-BPR

eProcs-Pa è un sistema integrato realizzato per gestire i processi documentali della Pubblica Amministrazione centrale e locale è basato su un motore di workflow risolve le assegnazioni tramite organigramma gestisce l'intero ciclo di vita del procedimento, del relativo fascicolo e dei documenti che lo formano, tratta dunque l'intera documentazione a corredo (fascicolo) con tutti gli altri elementi come note, appunti, allegati ecc.. Consente la comunicazione tra processi di aree o amministrazioni diverse Interoperabilità tra processi Integrazione con altre applicazioni

L’accesso alle informazioni Il cittadino può avere accesso alle informazioni relative a: Stato e responsabile dei procedimenti che lo riguardano Gare Graduatorie concorsi Delibere Provvedimenti … AMMINISTRAZIONE Delibere Provvedimenti Gare CITTADINO

L’accesso agli atti amministrativi Fatte salve le opportune autorizzazioni, il sistema permette un facile accesso alla consultazione delle pratiche sia: a livello di rete telematica regionale (intranet) sia a livello di comunicazione telematica con altri Enti (extranet) sia con i cittadini e le imprese (internet). Attraverso tali consultazioni si ottiene un’immediata rappresentazione dello stato di realizzazione dei Procedimenti Amministrativi

Architettura

Componenti del sistema Protocollo Gestione documenti Modulo di amministrazione Organigramma Gestione dei procedimenti Archiviazione ottica sostitutiva Gestione della posta elettronica Gestione dei fascicoli Titolario Motore di ricerca di full text Firma elettronica Modulo di interoperabilità XML eProcs-PA DocsFusion Modulo di acquisizione immagini Penna stampante Integrazione fax Notifica e-Works

Punti di forza l’interfaccia utente è intuitiva è totalmente web based il workflow è integrato è basato su componenti ampiamente collaudati in ambiente di produzione le comunicazioni sono basate su XML i moduli sono aperti per utilizzo dall’esterno dell’applicazione l’applicazione può essere distribuita su più server gli accessi e le autorizzazioni sono controllati puntualmente facilità di manutenzione

Obiettivi della Posta certificata Elevata garanzia di recapito Autenticazione sia del mittente che del destinatario Non ripudio delle comunicazioni, attraverso sistemi di log e di mutua autenticazione tra server, che consente l’opponibilità di fronte a terzi Indipendenza del messaggio rispetto ai suoi attributi Possibilità di utilizzo con un qualsiasi client di posta elettronica

Funzionalità della Posta certificata Accesso alle Certification Authority per la verifica dei MessageAuthentication Code (MAC) presenti sui messaggi ricevuti Tracciamento delle attività nei Log di posta Gestione automatica delle ricevute di ritorno

Architettura Posta certificata

Ruoli e gestione del progetto: il modello organizzativo

Piano di lavoro Analisi Personalizzazione Installazione Formazione Test e collaudo Avviamento in esercizio

Gestione del Sistema dopo il rilascio L’Help desk. Il servizio ha lo scopo di far fronte alle richieste di assistenza derivanti dall’utilizzo del nuovo Sistema. La manutenzione. Il servizio di manutenzione sarà gestito da un pool di risorse appositamente organizzate. Gli interventi saranno volti alla manutenzione correttiva delle procedure e alla manutenzione adeguativa delle stesse.

Riusabilità della soluzione Riuso dei servizi da parte di più Amministrazioni Locali Possibilità di condividere informazioni da parte di Amministrazioni collegate o dipendenti