Guida operativa per la gestione del Protocollo informatico Incontro del 21 gennaio 2015

Argomenti Area Organizzativa Unica e modello del protocollo Documenti interni Casi particolari Cosa si protocolla? Classificazione e Titolario

Area Organizzativa Omogena (AOO) Dall’ 1-1-2015 l’Ateneo è una unica AOO L’AOO è un insieme di funzioni e di strutture, individuate dalla amministrazione, che opera su tematiche omogenee e che presenta esigenze di gestione della documentazione in modo unitario e coordinato. La AOO Università degli Studi di Genova comprende Aree Dirigenziali dell’Amministrazione Centrale Strutture fondamentali Le Aree Dirigenziali e le Strutture fondamentali costituiscono Unità Organizzative Responsabili (UOR)

Modello del protocollo Nell’ambito dell’AOO unica il protocollo è Unico per i documenti in entrata, in uscita ed interni formali e per i repertori Modello federato: la registrazione dei documenti in entrata, uscita e interni è effettuata presso ciascuna UOR dalla propria Unità Organizzativa di registrazione di Protocollo (UOP) Il modello federato permette che l’attività del protocollo avvenga dove viene effettuato il procedimento amministrativo e quindi dove c’è la conoscenza sullo specifico procedimento

UNICITÀ DEL PROTOCOLLO INFORMATICO La numerazione progressiva delle registrazioni di protocollo è unica indipendentemente dal modello distribuito. Sono eliminati i protocolli di struttura, protocolli multipli e tutti i protocolli diversi da quello informatico unico. La numerazione si chiude al 31 dicembre di ogni anno e ricomincia dal primo gennaio dell’anno successivo. Il numero di protocollo individua un unico documento e, di conseguenza, ogni documento reca un solo numero di protocollo. La registrazione di protocollo in entrata deve essere effettuata di norma nel giorno del ricevimento del documento e comunque non oltre le 24 ore lavorative dal ricevimento. Non è consentita la protocollazione di un documento già protocollato.

UNICITÀ DEL PROTOCOLLO INFORMATICO Non è consentita l’identificazione dei documenti mediante l’assegnazione manuale di numeri di protocollo che il sistema informatico ha già attribuito ad altri documenti, anche se questi documenti sono strettamente correlati tra loro; fa eccezione a questa regola solo l’assegnazione dello stesso numero di protocollo precedentemente assegnato alla busta di una offerta in risposta ad un bando di gara e assimilabili ai documenti contenuti nella stessa al termine della procedura di gara (vedi par. 3.1.14 della “Guida operativa per la gestione del protocollo informatico”). Non è pertanto consentita in nessun caso la cosiddetta registrazione “a fronte”, cioè l’utilizzo di un unico numero di protocollo per il documento in arrivo e per il documento in partenza. Non è consentito lasciare all’interno della numerazione progressiva e continua dei numeri di protocollo utilizzati dei numeri non utilizzati o liberi per uso futuro. La documentazione che non è stata registrata presso una UOP viene considerata giuridicamente inesistente presso l’amministrazione.

FLUSSO DI LAVORAZIONE DEI DOCUMENTI Il flusso di lavorazione dei documenti si riferisce a: Documenti ricevuti Documenti spediti Documenti interni formali I documenti interni formali sono esclusivamente quelli che possono avere rilevanza giuridico-probatoria Si sottolinea che dal punto di vista della gestione documentale TUTTE le tipologie di protocollo hanno uguale rilevanza.

Documenti interni I documenti scambiati fra UOR dell’AOO sono esclusivamente di tipo interno (es. una lettera protocollata spedita da un’Area dirigenziale a un Dipartimento o viceversa) I documenti interni sono protocollati dalla UOR mittente e non devono in alcun caso essere protocollati dalla UOR ricevente, perché già presenti nel protocollo Le comunicazioni informali tra uffici, compresi eventuali allegati, sono ricevute e trasmesse per posta elettronica interna e non interessano il sistema di protocollo

Protocollo interno e dematerializzazione I documenti interni formali sono creati in formato elettronico devono essere gestiti nel protocollo come documenti elettronici L’assegnazione per competenza ed eventualmente per conoscenza sostituisce l’invio cartaceo L’assegnazione va effettuata alla UOP non a singole persone (es. capiservizio), al fine di rendere visibile il documento a livello della UOR e non solo del singolo (ad es. per una struttura decentrata l’assegnatario è «Protocollo XXXX» NON «Mario Rossi settore…»), anche qualora il nome dell’RPA figuri nell’elenco dell’organigramma della struttura presentato dal PdP.

Casi particolari -1 Documento ricevuto da una UOR non di competenza: il documento viene protocollato dalla UOR ricevente ed assegnato alla UOR responsabile del procedimento amministrativo; in questo caso è buona norma contattare la UOR assegnataria prima di procedere alla protocollazione. Documento ricevuto via mail senza firma digitale del mittente: il documento viene protocollato. La valenza giuridico-probatoria di un messaggio così ricevuto è assimilabile a quella di una lettera non sottoscritta e va valutata dal responsabile del procedimento amministrativo (RPA) Ricezione di documenti via mail: deve avvenire sulla mail di struttura PEC o non certificata. In caso di invii ad altri indirizzi mail si protocolla, ma si segnala al mittente il corretto indirizzo a cui inviare altri documenti Offerte di gare di appalto: viene protocollata la busta o plico. Dopo l’apertura delle buste dell’offerta l’RPA che gestisce la gara d’appalto riporta gli estremi di protocollo indicati sulla confezione esterna su tutti i documenti in essa contenuti e provvede ad acquisire digitalmente tale documentazione sul PdP, collegandolo al medesimo numero di protocollo.

Casi particolari - 2 Corrispondenza personale: La posta indirizzata nominalmente al personale dell'Ateneo di norma non viene aperta dagli UOP, salvo autorizzazione da parte del destinatario. La corrispondenza con la dicitura “riservata” o “personale” non è in alcun caso aperta ed è consegnata in busta chiusa al destinatario. Il destinatario, dopo averne preso visione, se reputa che i documenti ricevuti devono essere comunque protocollati, provvede a trasmetterli all’UOP di riferimento. Registrazioni riservate: All’interno dell’AOO è istituito un unico protocollo riservato – sottratto alla consultazione da parte di chi non sia espressamente abilitato –, tale protocollo viene gestito all’interno del PdP esclusivamente dall’UOP dell’ Area Direzionale.

Cosa si protocolla? In generale si protocolla tutta la corrispondenza ricevuta o inviata ad enti (AOO esterne), aziende, persone. La documentazione che non è stata registrata presso una UOP viene considerata giuridicamente inesistente presso l’amministrazione. Le uniche eccezioni sono elencate al par. 9 della “Guida operativa per la gestione del protocollo informatico” e riguardano esclusivamente: Una serie di documenti previsti dall’art. 53. c. 5 del DPR n. 445/2000 (es. pubblicità) Alcune tipologie di documenti quali tipi di certificati, richieste di missioni o ferie, avvisi Documenti che vengono repertoriati all’interno del PdP (non si possono creare e utilizzare altri repertori non previsti dall’AOO)

Classificazione La classificazione si applica all’oggetto del documento e ha lo scopo di consentire l’organizzazione dei documenti dell’archivio corrente secondo uno schema articolato di voci, il «titolario». Per titolario di classificazione si intende quindi un quadro di riferimento per l’archiviazione, la conservazione e la individuazione dei documenti. I documenti vengono classificati non con un criterio formale (fattura, circolare, ecc.), ma sulla base dell’oggetto trattato dallo specifico procedimento (es. acquisto di beni mobili). Tutti i documenti protocollati e non protocollati riferiti ad uno stesso procedimento avranno la medesima classificazione La classificazione diventa elemento necessario per la creazione dei fascicoli dei documenti

Il titolario Il titolario è unico all’interno di una medesima AOO, cioè è comune per tutte le UOR che ne fanno parte, al fine di garantire l’omogeneità e il coordinamento della gestione della documentazione all’interno dell’AOO. Il titolario adottato per l’AOO Università degli Studi di Genova è quello già in uso per l’Amministrazione Centrale. Il titolario è a due livelli gerarchici e organizzato in: Titoli (da I a XI) Classi (in numero variabile all’interno di ciascun titolo) Le funzioni indicate nel titolario di norma riguardano funzioni sia attive che passive. Si tratta, cioè, di funzioni agite e di funzioni subìte. Ad esempio, la classificazione X/3 – «Acquisizione e fornitura di beni mobili, di materiali e attrezzature non tecniche e di servizi» –serve a classificare servizi richiesti e servizi forniti. Sempre per restare nell’esempio precedente della classificazione X/3: tutti i documenti della procedura di acquisizione di uno specifico servizio dovranno avere questa classificazione dalla richiesta di preventivo inviata al fornitore, alla offerta ricevuta dal fornitore, all’ordine inviato al fornitore, alla fattura ricevuta dal fornitore