Percorso didattico per l’apprendimento di Microsoft Access Modulo 6 I report Percorso didattico per l’apprendimento di Microsoft Access Modulo 6 Prof. Piero GALLO Modulo 6 - I report

Obiettivi Creare report efficaci per una attiva visualizzazione dei dati memorizzati nel database Prof. Piero GALLO Modulo 6 - I report

Prerequisiti Ambiente Windows Caratteristiche e gestione delle finestre di Windows Le tabelle e le query di Access Prof. Piero GALLO Modulo 6 - I report

Conoscenze Conoscere la funzione dei report Conoscere le sezioni dei report Conoscere le tecniche per la costruzione di report Accennare a pbl quando si parla di … modo collaborativo Prof. Piero GALLO Modulo 6 - I report

Competenze Saper costruire report in funzione della tipologia di utilizzo Saper utilizzare la creazione guidata per la costruzione dei report Saper costruire e/o modificare i report senza l’utilizzo della creazione guidata Saper inserire controlli nelle varie sezioni di una maschera Saper impostare le proprietà dei controlli Prof. Piero GALLO Modulo 6 - I report

Cosa sono i report Nei database, gli elenchi di informazioni pronti per essere stampati (nella figura a fianco l’elenco dei cantanti), vengono chiamati report (rapporti) Prof. Piero GALLO Modulo 6 - I report

A cosa servono i report I report di Microsoft Access, per esempio l’elenco dei cantanti, l’elenco dei brani dei veri cantanti, sono tipicamente utilizzati per riepilogare e organizzare informazioni, al fine di esprimere un particolare punto di vista per uno specifico pubblico. Rappresentano lo strumento con il quale si può vedere i risultati di tutta la gestione di un database. Più i report sono dotati di buona struttura per la stampa, più un database acquista valore. I report si possono personalizzare come si vuole, aggiungere immagini, avere intestazioni e piè di pagina, possono calcolare totali e sottototali e avere grafici. Nella progettazione di un report è importante considerare l’obiettivo che si desidera raggiungere, il pubblico al quale è destinato e il livello di informazioni di cui esso avrà necessità. Prof. Piero GALLO Modulo 6 - I report

Differenze tra maschere e report Le maschere vengono utilizzate per immettere, visualizzare e modificare informazioni, mentre i report sono usati soltanto per visualizzare informazioni. Le maschere di solito vengono visualizzate sullo schermo, mentre i report possono essere visualizzati in anteprima sullo schermo, ma generalmente vengono stampati. Le maschere, di solito, forniscono una visione dettagliata dei record e sono rivolte a persone che lavorano con il database, mentre i report sono spesso utilizzati per raggruppare e riepilogare dati e sono in genere rivolti a persone che non lavorano con il database, ma che usano queste informazioni per altre attività. Prof. Piero GALLO Modulo 6 - I report

L’origine record di un report Un report è composto da informazioni recuperate da tabelle o query, nonché da informazioni memorizzate nella struttura del report stesso, ad esempio etichette, intestazioni e grafica. Le tabelle o query che forniscono i dati sottostanti sono note anche come origine record del report. Se i campi che si desidera includere sono presenti in un'unica tabella, utilizzare tale tabella come origine record. Se, invece, i campi sono contenuti in più tabelle, come origine record sarà necessario utilizzare una o più query. È possibile che tali query esistano già nel database oppure che sia necessario creare nuove query specifiche in base alle particolari esigenze del report. Prof. Piero GALLO Modulo 6 - I report

La Creazione guidata Report È possibile utilizzare la Creazione guidata Report per selezionare in maggiore dettaglio i campi da includere nel report. È inoltre possibile specificare la modalità di raggruppamento e ordinamenti dei dati, nonché utilizzare campi di più tabelle o query, a condizione che siano state precedentemente specificate le relazioni tra tabelle e query. Nel riquadro di spostamento fare clic sulla tabella o sulla query contenente i dati che si desidera visualizzare nella maschera. Nel gruppo Report della scheda Crea fare clic su Creazione guidata report. Prof. Piero GALLO Modulo 6 - I report

La Creazione guidata Report Con la prima finestra, Access presenta i campi della tabella o della query che è stata selezionata per la realizzazione del report. La finestra include i pulsanti: Avanti: per confermare le scelte e passare alla finestra successiva Indietro: per intervenire sulle scelte già fatte e passare alla finestra precedente Annulla: per rinunciare all’operazione e uscire dalla creazione guidata Fine: per completare immediatamente la creazione guidata in atto, accettando tutte le scelte predefinite dal programma. Prof. Piero GALLO Modulo 6 - I report

La Creazione guidata Report Per selezionare i campi da includere nel report ci si può servire dei pulsanti: > : per portare il campo selezionato nel report; >> : per portare tutti i campi della tabella/query nel report < : per portare il campo selezionato fuori dal report << : per portare tutti i campi fuori dal report Selezionare i campi desiderati e fare clic sul pulsante Avanti Prof. Piero GALLO Modulo 6 - I report

La Creazione guidata Report Il raggruppamento consente di organizzare e disporre i record in base a gruppi specifici. I gruppi velocizzano la ricerca delle informazioni. È inoltre possibile utilizzare il raggruppamento per calcolare informazioni di riepilogo, ad esempio totali e percentuali. Se in un report vengono incluse più tabelle, la procedura guidata analizza le relazioni tra le tabelle e determina la possibile modalità di visualizzazione. Per aggiungere livelli di gruppo, fare doppio clic su un qualsiasi nome di campo nell'elenco. Per rimuovere un livello di gruppo, fare doppio clic su di esso nella visualizzazione di pagina a destra della finestra di dialogo. Utilizzare i tasti di direzione per aggiungere e rimuovere i livelli di gruppo e modificare la priorità di un livello di gruppo selezionandolo e facendo clic sui pulsanti per lo spostamento verso l'alto o verso il basso nell'ordine di priorità. Fare clic su Avanti. Prof. Piero GALLO Modulo 6 - I report

La Creazione guidata Report È possibile ordinare i record in base a un massimo di quattro campi in ordine crescente o decrescente. Fare clic sul primo elenco a discesa e scegliere un campo in base al quale eseguire l'ordinamento. È possibile fare clic sul pulsante a destra dell'elenco per alternare la modalità di ordinamento crescente e decrescente (l'opzione di ordinamento predefinita è Crescente).. Facoltativamente, fare clic sul secondo, terzo e quarto elenco a discesa per scegliere i campi di ordinamento aggiuntivi. Fare clic su Avanti Prof. Piero GALLO Modulo 6 - I report

La Creazione guidata Report Viene visualizzata la finestra successiva, nella quale scegliere il layout (formato) della maschere: Verticale riporta tutti i campi in colonna, con accanto la descrizione Tabulare i campi vengono mostrati in colonna Giustificato i campi vengono mostrati in una sequenza a partire da sinistra verso destra (continuando sulla riga successiva) Fare clic sul pulsante Avanti Prof. Piero GALLO Modulo 6 - I report

La Creazione guidata Report Si arriva nella finestra dove impostare la disposizione dei campi nella pagina, lo stile grafico dello sfondo e dei tipi di caratteri da utilizzare. Fare clic sul pulsante Avanti Prof. Piero GALLO Modulo 6 - I report

La Creazione guidata Report Appare l’ultima finestra di dialogo della creazione guidata. Scrivere nella casella di testo il alto il titolo della maschera. Scegliere di aprire il report… … per visualizzare immediatamente i dati … oppure in modalità modifica struttura per intervenire e modificarne l’aspetto creato automaticamente dal programma. Fare clic sul pulsante Fine Prof. Piero GALLO Modulo 6 - I report

La struttura del report Al report creato è possibile apportare modifiche ai campi inseriti ed anche aggiunte di nuovi campi. Per far questo, però, dobbiamo visualizzare il report in modalità Struttura così come abbiamo visto per gli altri oggetti di Access. Nel gruppo Visualizzazioni della scheda Home fai clic sul pulsante Visualizza e dal menu corrispondente scegli l’opzione Visualizzazione struttura. Prof. Piero GALLO Modulo 6 - I report

La struttura del report Un report è composto di 5 Sezioni "base": 1. una Sezione "Intestazione Report" (visualizzata o stampata una sola volta all'inizio del documento); 2. una Sezione "Intestazione Pagina" (visualizzata o stampata invece per ogni pagina del Report); 3. una Sezione "Corpo" (ripetuta per ogni Record proveniente dalla Tabella o Query "sottostante"); 4. una Sezione "Piè di pagina pagina" (visualizzata o stampata nel fondo di ogni pagina); 5. una Sezione "Piè di pagina report" (visualizzata o stampata soltanto una volta ed alla fine del documento). Queste 5 sezioni sono sempre presenti in ogni report: naturalmente è possibile abilitarle o disabilitarle a seconda delle necessità. Inoltre possono essere presenti sezioni "aggiuntive" per ogni livello di raggruppamento (di solito un “campo” oppure una combinazione di uno o più campi). In ciascuna Sezione è possibile come al solito inserire controlli di ogni genere, anche se i più comuni sono le etichette e le caselle di testo. Prof. Piero GALLO Modulo 6 - I report

Mettiti alla prova Prova a creare un report che riporti i nomi degli album di ogni cantante. Suggerimento: Per realizzare questo report dovrai basarlo su una query costruita con le tabelle ALBUM e CANTANTE. Quando sceglierai i livelli di gruppo fai in modo che il nome del cantante sia posto in testa e, a seguire, il nome di tutti i suoi album. Il suggerimento è incompleto e parziale…… è tuo compito comprendere il da farsi!!!! Prof. Piero GALLO Modulo 6 - I report