Le strutturali tradizionali: ufficio stampa e rassegna stampa 14 febbraio 2015

Che cosa è una notizia? 2° Seminario Distrettuale sulla Comunicazione e PR – Distretto 2080 Relatore: Anna Tina Mirra E’ l’annuncio di un evento, un avvenimento o un fatto in grado di suscitare il reale interesse di un pubblico esterno (siano essi lettori, ascoltatori radiofonici, telespettatori o utenti di testate online). Le caratteristiche di una notizia sono, dunque, riconducibili a: l’interesse concreto dell’audience alla quale è indirizzata (es. il territorio su cui agisce il Club). la soddisfazione generale di un bisogno di informazione (per es. un Service utile); la novità e l’attualità dell’informazione (es. il Rotary Day, il Centenario, l’eradicazione della Polio etc). Un fatto è notiziabile se è nuovo, singolare, influisce sulla vita delle persone, fa leva sulle emozioni, è insomma appetibile….

Le relazioni con i media a) Il comunicato stampa 2° Seminario Distrettuale sulla Comunicazione e PR – Distretto 2080 Relatore: Anna Tina Mirra E’ una comunicazione/informazione che un’azienda o ente o organizzazione destina ai media per far conoscere le proprie iniziative, lanciare i suoi prodotti o informare sulle novità. Deve rispondere a 3 requisiti: Accuratezza – Brevità – Chiarezza La regola delle 5 W: Who – «chi» compie l’azione o organizza l’evento; When – «quando» si svolge l’attività in questione; Where – «dove» ha luogo l’iniziativa/azione; What – «cosa» si desidera comunicare; Why – «perché» l’azione è stata organizzata.

2° Seminario Distrettuale sulla Comunicazione e PR – Distretto 2080 Relatore: Anna Tina Mirra Il comunicato stampa dovrà essere completato con: dettagli dell’evento/fatto; eventuali dichiarazioni (es. del Presidente del Club);; informazioni istituzionali: una breve sintesi (circa 5 righe, dette boiler plate) di cosa è il Rotary a livello mondiale e di come opera attraverso i singoli Club. informazioni di servizio: ad es. il Club che emette il comunicato, la persona che si occupa delle Pubbliche Relazioni del Club, i numeri di telefono ai quali poter essere raggiunti. N.B. Potrebbe essere utile inviare ai mass media, insieme al comunicato, immagini (a quotidiani, periodici e giornali online) e video (alle televisioni).

b) La conferenza stampa 2° Seminario Distrettuale sulla Comunicazione e PR – Distretto 2080 Relatore: Anna Tina Mirra E’ un modo per sviluppare un contatto con i giornalisti in modo diretto, interattivo e personalizzato. E’ uno strumento che deve essere utilizzato soltanto per motivi rilevanti e nel corso della quale è fondamentale dare informazioni di vero interesse in modo diretto, interattivo e personalizzato. Si convoca di solito in tarda mattinata. ASPETTI ORGANIZZATIVI IN PILLOLE: Prima della conferenza: -Scelta location e invio inviti; -Preparazione scaletta contenuti, scelta relatori, -Definizione intervento Presidente/Governatore; -Preparazione materiale video e cartella stampa.

2° Seminario Distrettuale sulla Comunicazione e PR – Distretto 2080 Relatore: Anna Tina Mirra Durante la conferenza: -Presidio e controllo dei mezzi tecnici; -Desk accoglienza; -Organizzazione di un welcome coffee; -Fotografo per documentare l’evento; -Eventuale cocktail finale. Dopo la conferenza: -Follow-up (invio cartella stampa a giornalisti non intervenuti); -Raccolta articoli per rassegna stampa. C) Press-Briefing E’ un incontro stampa più semplice e informale per presentare un’iniziativa ai giornalisti. In genere durante un pranzo.

d) L’intervista 2° Seminario Distrettuale sulla Comunicazione e PR – Distretto 2080 Relatore: Anna Tina Mirra E’ un incontro diretto con il giornalista, fissato con l’obiettivo di consolidare il rapporto tra Club e testata. Per l’incontro è utile fornire al giornalista quanto più materiale possibile: cartella stampa istituzionale, schede specifiche sul Distretto/Club, curriculum vitae dell’intervistato etc. E’ sconsigliato: prima chiedere in anticipo le domande e dopo di leggere l’intervista.

La cartella stampa 2° Seminario Distrettuale sulla Comunicazione e PR – Distretto 2080 Relatore: Anna Tina Mirra E’ uno strumento che contiene tutte le informazioni per un approfondimento completo. E’ indispensabile averla a disposizione per tutte le occasioni di incontro con i giornalisti: conferenze stampa, press-briefing o interviste. E’ bene inserirvi informazioni «modulari» per far sì che all’esterno la comunicazione sia univoca e coordinata. IL CONTENUTO: -Comunicato Stampa; -Progetto; -Informazioni sul Rotary International: mission, storia, struttura organizzativa, membri; -Informazioni sul Distretto e sul Club; -Eventuali curriculum.

Contattare i media 2° Seminario Distrettuale sulla Comunicazione e PR – Distretto 2080 relatore: Anna Tina Mirra 2° Seminario Distrettuale sulla Comunicazione e PR – Distretto 2080 Relatore: Anna Tina Mirra La prima cosa da fare per attivare le relazioni con i media è costruire una MAILING LIST, ossia un elenco di contatti qualificati e selezionati. Insomma un database con i nomi dei giornalisti ed i loro riferimenti. Come procedere? -Verificare chi firma gli articoli; -Controllare i colophon delle testate; -Telefonare alle Segreterie di redazione; -Farsi aiutare da un giornalista amico Una buona mailing list comprende un mix di contatti tra quotidiani, periodici, giornali online, tv, radio locali.

2° Seminario Distrettuale sulla Comunicazione e PR – Distretto 2080 Relatore: Anna Tina Mirra METODO DI APPROCCIO: -Mail -Telefono -Fax -Lettera personalizzata -Cartella stampa TIPOLOGIA DEI MEDIA – TEMPI DI CONSEGNA MATERIALI -Quotidiani/Radio/TV: entro le ore 15,00 dello stesso giorno -Settimanale: 3 – 4 settimane prima dell’uscita del giornale -Mensile: 3 – 4 mesi prima della data di uscita del giornale. -Testate online e Agenzie di Stampa: tempo reale