Benvenuti al seminario distrettuale su comunicazione e pubblica immagine DISTRETTO 2080 SEMINARIO Fiuggi 2015

Una strategia vincente per lo sviluppo della comunicazione nei Club virtuosi Costruire un piano di comunicazione DISTRETTO 2080 SEMINARIO Fiuggi 2015

ROTARY E COMUNICAZIONE La funzione di comunicazione ha assunto un ruolo fondamentale nel panorama delle leve a disposizione dei CLUB e del nostro DISTRETTO per il miglioramento dei Rapporti con i soci, per la gestione dei Club e per il miglior funzionamento del Distretto e dei servizi erogabili DISTRETTO 2080 SEMINARIO Fiuggi 2015

ROTARY E COMUNICAZIONE La comunicazione assume dunque un ruolo centrale per l’agire organizzativo, come strumento di governo della complessità della realtà rotariana e non più solo come leva manageriale per la gestione dei servizi o come importante attività per assicurare la diffusione delle conoscenze indispensabili per internalizzare i valori, troppo spesso dimenticati o no conosciuti da parte dei rotariani DISTRETTO 2080 SEMINARIO Fiuggi 2015

ROTARY E COMUNICAZIONE A fianco della funzione di relazione biunivoca con i soci sul piano dell’ascolto, della informazione, dell’accesso, della valutazione della qualità del funzionamento del Club e del Distretto, la comunicazione assume valore come strumento di governo per elaborare e attuare politiche pubbliche sempre più articolate e complesse (si vedano le regole ed i principi per la costruzione del piano strategico di Club). DISTRETTO 2080 SEMINARIO Fiuggi 2015

ROTARY E COMUNICAZIONE All’aumento della complessità dei problemi ai quali la comunicazione è chiamata a rispondere, corrisponde quindi una maggiore complessità dell’articolazione organizzativa della funzione. DISTRETTO 2080 SEMINARIO Fiuggi 2015

Suggerimenti per un intervento efficace Aneddoti ed esempi Rispetto dei tempi Evitare di leggere gli appunti Contatto visivo e postura corretta Parlare con chiarezza Dimostrarsi sicuri e a proprio agio DISTRETTO 2080 SEMINARIO Fiuggi 2015

ROTARY E COMUNICAZIONE All’aumento della complessità dei problemi ai quali la comunicazione è chiamata a rispondere, corrisponde quindi una maggiore complessità dell’articolazione organizzativa della funzione. DISTRETTO 2080 SEMINARIO Fiuggi 2015

Definiamo insieme un piano di comunicazione Il piano è uno strumento che serve a programmare le azioni di comunicazione di un Club in un arco di tempo annuale e triennale. DISTRETTO 2080 SEMINARIO Fiuggi 2015

L’utilità del piano Il piano di comunicazione deve consentire di: Razionalizzare le attività Sviluppare i percorsi Razionalizzare l’impiego delle diverse risorse necessarie Assegnare i compiti Identificare le milestone DISTRETTO 2080 SEMINARIO Fiuggi 2015

Come si realizza il piano di comunicazione? (1/2) L’analisi dello scenario Gli obiettivi La segmentazione del pubblico di riferimento La scelta delle strategie… DISTRETTO 2080 SEMINARIO Fiuggi 2015

La scelta dei contenuti La scelta delle attività e degli strumenti La misurazione dei risultati Come si realizza il piano di comunicazione? (1/2) DISTRETTO 2080 SEMINARIO Fiuggi 2015

1.Analisi dello scenario 1. Analisi dello scenario L’analisi del contesto interno si riferisce allo studio delle caratteristiche distintive di un Club nel suo complesso che possono fornire indicazioni sullo stato dell’organizzazione (punti di forza e debolezza, vision e mission). DISTRETTO 2080 SEMINARIO Fiuggi 2015

2. Quali obiettivi Obiettivi di policy Obiettivi di identità e immagine Obiettivi di garanzia e tutela nella relazione con il Distretto, con gli altri Club Obiettivi di promozione e miglioramento di qualità DISTRETTO 2080 SEMINARIO Fiuggi 2015

3. Come segmentare il pubblico di riferimento Pubblico interno al Club Pubblico interno al Rotary – Altri Club – Distretto – Altri Distretti Pubblico esterno (Istituzioni, Media, Opinione Pubblica, Soci potenziali) DISTRETTO 2080 SEMINARIO Fiuggi 2015

4. Le strategie di base La scelta delle strategie consiste nella traduzione dell’obiettivo in azioni e strumenti della comunicazione: Strategie in base ai pubblici: – Strategia indifferenziata – Strategia differenziata – Strategia concentrata DISTRETTO 2080 SEMINARIO Fiuggi 2015

5. L’attenzione sui contenuti (1/2) La scelta dei contenuti è la selezione dei valori che si intendono veicolare. I contenuti devono essere chiari, espliciti e veritieri L’importanza dei calendari del Club, del Distretto e del Rotary International La congruenza con i calendari nazionali DISTRETTO 2080 SEMINARIO Fiuggi 2015

5. L’attenzione sui contenuti (2/2) La formazione interna Valori e documenti del R. I. DISTRETTO 2080 SEMINARIO Fiuggi 2015

6. Attività e strumenti La scelta delle attività e degli strumenti fa riferimento a quali mezzi di comunicazione si possono utilizzare e la selezione avviene valutando la coerenza con pubblici e contenuti. DISTRETTO 2080 SEMINARIO Fiuggi 2015

7. Misurazione dei risultati La misurazione dei risultati è l’ultimo step ma non il meno importante. L’assenza di verifica e analisi vanifica la validità e l’efficacia del piano E’ opportuno un monitoraggio delle varie fasi del piano attraverso il questionario, l’intervista e l’osservazione. Spesso si lavora con un’osservazione partecipata. DISTRETTO 2080 SEMINARIO Fiuggi 2015

Proviamo a Valutare La valutazione è fondamentale per verificare l’esito del piano. L’identificazione preventiva dei parametri di valutazione garantisce il risultato Attenzione ai metodi ed agli strumenti di valutazione Attenzione ai soggetti coinvolti nella valutazione DISTRETTO 2080 SEMINARIO Fiuggi 2015

Il piano di comunicazione come processo organizzativo Le tre fasi del piano La pianificazione della comunicazione Gli attori del piano Le modalità e gli strumenti di coordinamento La legittimazione formale Le azioni di supporto al piano di comunicazione Criticità, insegnamenti Le ricadute del piano DISTRETTO 2080 SEMINARIO Fiuggi 2015

Proviamo a realizzare il piano nelle tre fasi fondamentali 1.Pianificazione e redazione 2.Implementazione 3.Valutazione DISTRETTO 2080 SEMINARIO Fiuggi 2015

Nell’ottica di una nuova governance I presupposti indispensabili Proposta di parametrazione Presupposti ed effetti del piano DISTRETTO 2080 SEMINARIO Fiuggi 2015

Conclusioni e proposte Dall’analisi effettuata emerge: La mancata predisposizione di un piano La predisposizione naif di pseudo piani La confusione tra piano strategico e piano di comunicazione Una scarsa applicazione puntuale delle fasi di costruzione del piano. DISTRETTO 2080 SEMINARIO Fiuggi 2015

Conclusioni e proposte E’ opportuna una maggiore enfasi sulla definizione degli obiettivi. Bisogna monitorare con frequenza. Il segreto è insistere sulla valutazione DISTRETTO 2080 SEMINARIO Fiuggi 2015