LA CONSERVAZIONE A NORMA DEGLI ATTI DIGITALI NOTARILI PRESSO IL CNN LA CONSERVAZIONE A NORMA DEGLI ATTI DIGITALI NOTARILI PRESSO IL CNN MICHELE NASTRI Notaio in Ercolano FORMAZIONE TELEMATICA Casi notarili di diritto dell’informatica 16 gennaio 2013

Un prodotto multimediale ideato e promosso da Fondazione Italiana per il Notariato. © Copyright Fondazione Italiana per il Notariato - Tutti i diritti riservati pagina 2 di 17 Indice  La conservazione del documento notarile  La conservazione del documento informatico  La conservazione del documento notarile informatico: problemi di coordinamento normativo  Le regole per la conservazione dell’atto notarile informatico  Il sistema di conservazione a norma del CNN

Un prodotto multimediale ideato e promosso da Fondazione Italiana per il Notariato. © Copyright Fondazione Italiana per il Notariato - Tutti i diritti riservati pagina 3 di 17 La conservazione a norma degli atti digitali notarili presso il CNN Documento informatico, documento cartaceo e interazioni normative: il principio dell’assimilazione (art. 15 L.59/97) ed i suoi limiti. La conservazione del documento notarile: disciplina (artt. 1, 61, 67 L.89/1913). Conservazione del documento notarile e: 1.sistema delle prove nel codice civile; 2.pubblicità legale.

Un prodotto multimediale ideato e promosso da Fondazione Italiana per il Notariato. © Copyright Fondazione Italiana per il Notariato - Tutti i diritti riservati pagina 4 di 17 La conservazione a norma degli atti digitali notarili presso il CNN Normativa di riferimento: Art. 40/44 bis D.Lgs. 82/05 CAD, Mancata emanazione dei decreti attuativi ex art. 71 CAD e permanenza in vigore della Delibera CNIPA 11/2004. Conformità alla normativa sul documento informatico come requisito per la conservazione del valore legale.

Un prodotto multimediale ideato e promosso da Fondazione Italiana per il Notariato. © Copyright Fondazione Italiana per il Notariato - Tutti i diritti riservati pagina 5 di 17 La conservazione a norma degli atti digitali notarili presso il CNN La mancanza di indicazioni normative circa la struttura degli archivi e le tecnologie utilizzabili: norme di principio e difficoltà applicative. Inserimento dei documenti nell’archivio informatico, permanenza del valore legale: il responsabile della conservazione (art. 5 Del. CNIPA).

Un prodotto multimediale ideato e promosso da Fondazione Italiana per il Notariato. © Copyright Fondazione Italiana per il Notariato - Tutti i diritti riservati pagina 6 di 17 I compiti del responsabile della conservazione (art. 5 Del. CNIPA). In particolare:  apposizione della firma e del riferimento temporale;  la visualizzazione dei documenti - problematiche aperte:  manutenzione dello strumentario hardware e software;  La responsabilità del responsabile della conservazione. La conservazione del documento notarile

Un prodotto multimediale ideato e promosso da Fondazione Italiana per il Notariato. © Copyright Fondazione Italiana per il Notariato - Tutti i diritti riservati pagina 7 di 17 La delega per (tra l’altro) la conservazione degli atti notarili informatici e la tenuta informatica dei repertori (art. 65 L.69/2009). Il decreto legislativo 2 luglio 2010 n La tecnica della novella. La conservazione del documento notarile informatico: il mantenimento del sistema della legge notarile. Il notaio depositario pubblico dei propri atti. Le regole per la conservazione dell’atto notarile informatico

Un prodotto multimediale ideato e promosso da Fondazione Italiana per il Notariato. © Copyright Fondazione Italiana per il Notariato - Tutti i diritti riservati pagina 8 di 17 La necessità tecnica e organizzativa della conservazione uniforme dei documenti; la natura di archivio pubblico dell’archivio del notaio. Il problema della sicurezza: corretta conservazione (del valore legale) e fruibilità nel tempo. Le regole per la conservazione dell’atto notarile informatico

Un prodotto multimediale ideato e promosso da Fondazione Italiana per il Notariato. © Copyright Fondazione Italiana per il Notariato - Tutti i diritti riservati pagina 9 di 17 La conservazione presso una struttura gestita dal CNN (art. 62 bis L. 89/1913). La responsabilità del notaio per la tenuta e la corretta gestione (art. 67 L. 89/1913). L’assunzione da parte del notaio delle funzioni di responsabile della conservazione ai sensi dell’art. 5 Del. CNIPA, e la responsabilità per i dati. Il divieto di accesso agli archivi per altri soggetti. Le regole per la conservazione dell’atto notarile informatico

Un prodotto multimediale ideato e promosso da Fondazione Italiana per il Notariato. © Copyright Fondazione Italiana per il Notariato - Tutti i diritti riservati pagina 10 di 17 Il costo della conservazione: simmetria con il sistema previsto per la conservazione degli originali cartacei. Le annotazioni agli originali: le norme di attuazione previste dall’art. 68 bis (rinvio). Un possibile scenario attuativo: il collegamento tramite strumenti in linguaggio XML (es. busta e-gov). Le regole per la conservazione dell’atto notarile informatico

Un prodotto multimediale ideato e promosso da Fondazione Italiana per il Notariato. © Copyright Fondazione Italiana per il Notariato - Tutti i diritti riservati pagina 11 di 17 L’art. 68 bis L. 89/ funzioni degli archivi:  mantenimento delle prerogative in materia di ispezioni: determinazione delle modalità;  modalità di trasferimento agli archivi e conservazione in caso di cessazione del notaio dall’esercizio nel distretto. Le regole per la conservazione dell’atto notarile informatico

Un prodotto multimediale ideato e promosso da Fondazione Italiana per il Notariato. © Copyright Fondazione Italiana per il Notariato - Tutti i diritti riservati pagina 12 di 17 L’art. 6 D.L. 179/2012 conv. in L. 221/2012:  Superamento temporaneo della necessità dei decreti attuativi in relazione alla conservazione di tutti gli originali informatici;  mantenimento delle prerogative in materia di ispezioni: credenziali di accesso agli archivi forniti dal sistema di conservazione del CNN;  trasferimento agli archivi secondo le modalità determinate con provvedimento del Direttore generale degli archivi; Le regole per la conservazione dell’atto notarile informatico

Un prodotto multimediale ideato e promosso da Fondazione Italiana per il Notariato. © Copyright Fondazione Italiana per il Notariato - Tutti i diritti riservati pagina 13 di 17 Sistema di conservazione centralizzato conforme alla disciplina del CAD, gestito dal CNN attraverso la propria società operativa di informatica (Notartel spa). Funzioni del sistema:  Immediato: conservazione degli atti informatici;  Successivo:  conservazione della documentazione informatica dei notai (visure ricevute etc.);  conservazione di documentazione informatica depositata presso i notai. Il sistema di conservazione a norma del CNN

Un prodotto multimediale ideato e promosso da Fondazione Italiana per il Notariato. © Copyright Fondazione Italiana per il Notariato - Tutti i diritti riservati pagina 14 di 17 Caratteristiche del sistema di conservazione:  apposizione a cadenze prefissate di firma del responsabile della conservazione (suo delegato) e marca temporale (non semplice riferimento);  predefinizione dei formati accettabili: responsabilità del notaio circa l’immissione di documenti in formati accettati;  predisposizione di sistemi di esibizione residenti nel sistema di conservazione;  Obbligo per il notaio di verificare sotto la sua responsabilità la leggibilità dei files conservati. Il sistema di conservazione a norma del CNN

Un prodotto multimediale ideato e promosso da Fondazione Italiana per il Notariato. © Copyright Fondazione Italiana per il Notariato - Tutti i diritti riservati pagina 15 di 17 Caratteristiche del sistema di conservazione:  Accoglimento dei soli originali firmati digitalmente dai notai, con i relativi allegati  La possibilità di apporre la marca temporale  La necessità di individuare, di concerto con gli archivi notarili, una soluzione per l’esecuzione degli annotamenti nelle more dei decreti attuativi. Il sistema di conservazione a norma del CNN

Un prodotto multimediale ideato e promosso da Fondazione Italiana per il Notariato. © Copyright Fondazione Italiana per il Notariato - Tutti i diritti riservati pagina 16 di 17 Oggetto della conservazione:  Obbligatoriamente  Contratti di Rete (art. 45 D.L. 85/2012 conv. in L. 134/2012 art. comma 4 bis D.L. 179/2012 conv. in L. 221/2012)  Appalti pubblici (art. 6 D.L. 179/2012 conv. in L. 221/2012) Facoltativamente tutti gli atti se stipulati in modalità informatica. Il sistema di conservazione a norma del CNN