1 FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA CONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVA IL RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE ​​ Definizione delle politiche complessive del processo ​ ​ Gestione secondo modello organizzativo, interno o esterno ​ Manuale di conservazione: redazione e aggiornamento ​ Rapporto di versamento e pacchetto di distribuzione: redazione e sottoscrizione (se prevista da manuale) ​ Richiesta pubblico ufficiale se necessario ​ Monitoraggio del sistema ​ Verifica periodica non superiore a 5 anni di integrità e leggibilità archivi ​ Delega dei compiti a uno o più soggetti terzi Compiti del responsabile della conservazione che opera d’intesa con il Responsabile del trattamento dei dati personali e il Responsabile della Sicurezza

2 FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA CONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVA SCELTA E NOMINA DEL RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE Nel caso di soggetti privati singoli o imprese a struttura semplificata, tale ruolo sarà ricoperto dalla medesima persona fisica, o dal soggetto imprenditore o da un dipendente o da un professionista in grado di assolvere gli adempimenti richiesti o da un terzo Conservatore Accreditato Nel caso di contribuenti diversi dalle persone fisiche, spetta agli stessi il potere di nominare il responsabile della conservazione che potrà essere sia un soggetto legato da un rapporto qualificato (un socio,un amministratore, un dirigente) sia un terzo esterno alla società, all’associazione o all’ente compreso un terzo Conservatore Accreditato In sede di verifica da parte dell’Amministrazione finanziaria, uno dei primi documenti che verranno richiesti ai fini del controllo è costituito proprio dall’atto di nomina data la posizione fondamentale rivestita dal responsabile in seno al processo di conservazione sostitutiva Quindi, ai fini della nomina del soggetto responsabile della conservazione è necessario predisporre un’apposita lettera di incarico o atto di nomina da fare controfirmare per accettazione alla persona fisica nominata. CONSERVATORI ACCREDITATI AGID Si tratta di soggetti pubblici e privati che svolgono attività di conservazione dei documenti informatici e di certificazione dei relativi processi anche per conto di terzi e che conseguono il riconoscimento del possesso dei requisiti del livello più elevato, in termini di qualità e di sicurezza. I soggetti privati devono essere costituiti in forma di società di capitali e disporre di un capitale sociale non inferiore a duecentomila euro

3 FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA CONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVA MANUALE DI CONSERVAZIONE (Obbligatorio) ​​​ Redazione obbligatoria ​ Documento informatico ​ Contenuto minimo: organizzazione, soggetti coinvolti e ruoli svolti, modello di funzionamento del processo e delle infrastrutture utilizzate

4 FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA CONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVA RESPONSABILITA’ CIVILI E PENALI RESPONSABILITA’ CIVILE Il Responsabile della Conservazione è obbligato a rispondere dei danni eventualmente cagionati a terzi a causa del negligente adempimento del proprio incarico. RESPONSABILITA’ PENALE Il Responsabile della Conservazione quindi, nel momento in cui non rispetta la normativa vigente, può commettere in base alla sua condotta il reato di trattamento illecito di dati personali o il reato di omessa adozione delle misure minime di sicurezza dei dati, solo se abbia operato al fine di trarne per sé o per altri un profitto o di recare ad altri un danno è punito, se dal fatto deriva nocumento al titolare dei dati indebitamente trattati, con la reclusione da sei a diciotto mesi o, se il fatto consiste nella comunicazione o diffusione, con la reclusione da sei a ventiquattro mesi”. L’articolo 169 del Codice della privacy delinea il reato di omessa adozione delle misure minime di sicurezza dei dati. La norma prevede che chiunque, essendovi tenuto, omette di adottare le misure minime è punito con l’arresto sino a due anni o con l’ammenda da diecimila euro a cinquantamila euro.

5 FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA CONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVA IMPOSTA DI BOLLO SULLE FATTURE ELETTRONICHE

6 FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA CONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVA EVENTUALI SANZIONI DA VERIFICHE FISCALI a)Chi non tiene o conserva, secondo le prescrizioni, le scritture contabili, i documenti e i registri previsti dalle leggi in materia di II.DD. e IVA ovvero i libri, i documenti e i registri la cui tenuta e conservazione sono imposte da altre disposizioni di leggi tributarie e non rispetta le modalità obbligatorie relative alla conservazione digitale di tali documenti è punito con la sanzione amministrativa da euro 1.032,91 a euro 7.746,85. b) La medesima sanzione trova applicazione anche a colui il quale nel corso di accessi, ispezioni, verifiche ai fini dell’accertamentosi rifiuta di esibire, dichiara di non possedere o comunque sottrae alla verifica i documenti, i registri e le scritture, ancorché non obbligatori, dei quali risulti con certezza l’esistenza. Tale quindi è la fattispecie per chi non consenta l’accesso ai sistemi elettronici (ad es. non comunicando password, chiavi di accesso e simili) ovvero, sempre a titolo esemplificativo, non metta a disposizione le necessarie apparecchiature tecniche Passiamo adesso ad analizzare la sanzione prevista in caso di inosservanza del termine quindicinale per procedere alla conservazione digitale delle fatture. Ad esempio le fatture vengono portate in conservazione entro venti giorni ma sono state emesse e registrate nei registri Iva nei termini, la sanzione che troverebbe applicazione è quella dell’articolo 9 che va da euro 1.032,00 a euro 7.746,00. Nel caso in cui il contribuente si rifiuti di esibire i documenti oppure li occulti o li distrugga, si configura la fattispecie penale prevista dall’articolo 10 del D. Lgs. 74/2000, che prevede la reclusione da sei mesi a cinque anni.