La Conservazione Sostitutiva e la Soluzione Una-Doc
Pagina 2 Agenda La Conservazione Sostitutiva e la Soluzione Una-Doc Introduzione alla Conservazione Sostitutiva Le maggiori esigenze di Conservazione Sostitutiva La soluzione Una-Doc Il Valore della soluzione Una-Doc
La Conservazione Sostitutiva e la Soluzione Una-Doc Pagina 3 Sostituzione della conservazione cartacea con quella digitale Conservazione Sostitutiva INTEGRITÀ ACCESSIBILITÀ LEGGIBILITÀ Introduzione alla Conservazione Sostitutiva
La Conservazione Sostitutiva e la Soluzione Una-Doc Pagina 4 Introduzione alla Conservazione Sostitutiva COMPONENTI CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA PROCESSORESPONSABILITÀESIBIZIONE NORMATIVA SPECIFICA (Cnipa, Mef, Ag. Entrate,…) REGOLAMENTO
La Conservazione Sostitutiva e la Soluzione Una-Doc Pagina 5 Memorizzazione su supporti (es. CD) in modalità non coerente con la normativa di riferimento NON è conservazione a norma Introduzione alla Conservazione Sostitutiva
La Conservazione Sostitutiva e la Soluzione Una-Doc Pagina 6 Delega { Responsabile Conservazione ORGANIZZAZIONE ATTESTAZIONE LEGGIBILITÀ SICUREZZA Introduzione alla Conservazione Sostitutiva
La Conservazione Sostitutiva e la Soluzione Una-Doc Pagina 7 Responsabile Conservazione Firma digitale Indicazione temporale Acquisizione Verifica Organizzazione Esibizione Introduzione alla Conservazione Sostitutiva
La Conservazione Sostitutiva e la Soluzione Una-Doc Pagina 8 1 Contenuto del documento 2 Evidenze che qualificano la conservazione 3 Strumenti utili per la verifica del buon esito del processo Esibizione di un documento Introduzione alla Conservazione Sostitutiva
La Conservazione Sostitutiva e la Soluzione Una-Doc Pagina 9 Gestione Cartacea COSTI DIRETTI COSTI INDIRETTI Risparmio Conservazione Sostitutiva – Principali esigenze
La Conservazione Sostitutiva e la Soluzione Una-Doc Pagina 10 Riduzione dei tempi di ricerca ed esibizione Perdita di documenti Spedizione per movimentazione Reinserimento dei documenti in modo errato Conservazione Sostitutiva – Principali esigenze
La Conservazione Sostitutiva e la Soluzione Una-Doc Pagina 11 Eliminazione spazi di archivio Archivio Conservazione Conservazione Sostitutiva – Principali esigenze
La Conservazione Sostitutiva e la Soluzione Una-Doc Pagina 12 Accesso distribuito ai dati Archivio Conservazione Conservazione Sostitutiva – Principali esigenze
La Conservazione Sostitutiva e la Soluzione Una-Doc Pagina 13 BENEFICI Sicurezza Efficacia Efficienza DEMATERIALIZZAZIONERAZIONALIZZAZIONE CONSERVAZIONE SOSTITUIVA Semplificazione Controllo Risparmio Conservazione Sostitutiva – Principali esigenze
La Conservazione Sostitutiva e la Soluzione Una-Doc Pagina 14 Possibili approcci alla Conservazione Sostitutiva Soluzioni Software Servizi Software di conservazione installato nel DataCenter del Cliente Responsabilità della Conservazione presso il Cliente Costi di gestione, manutenzione, sicurezza Delega della Responsabilità della Conservazione Conservazione dei documenti nel DataCenter del fornitore Integrazione dei sistemi del Cliente
La Conservazione Sostitutiva e la Soluzione Una-Doc Pagina 15 La soluzione Una-Doc Una-Doc è una applicazione web per la gestione di documenti sottoposti al processo di Conservazione Sostitutiva Inserimento di nuovi documenti nel sistema di conservazione Ricerca di documenti con chiavi specifiche Esibizione a norma dei documenti, con piena validità legale
La Conservazione Sostitutiva e la Soluzione Una-Doc Pagina 16 La soluzione Una-Doc Una-Doc consente la delega della Resposanbilità della Conservazione 1 NO responsabilità tenuta, accesso, integrità 2 NO Investimenti iniziali 3 NO spazi d’archivio per documenti cartacei { Pieno Valore Legale
La Conservazione Sostitutiva e la Soluzione Una-Doc Pagina 17 Inserimento nuovi documenti Internet Tipologia documentale Indici di classificazione Documento (elettronico o da scanner) Interfaccia Web Utente La soluzione Una-Doc – Modello di utilizzo
La Conservazione Sostitutiva e la Soluzione Una-Doc Pagina 18 Ricerca ed esibizione documenti Internet Ricerca per indici Consultazione Esibizione a norma Interfaccia Web Utente La soluzione Una-Doc – Modello di utilizzo
La Conservazione Sostitutiva e la Soluzione Una-Doc Pagina 19 Unappa Agenzia Utente 1 Utente m Utente a Utente k Gestione documentazione conto terzi Gestione propria documentazione Cliente 1 Cliente 2 Cliente 3 Agenzia Cliente x Cliente y Cliente z La soluzione Una-Doc – Scenario di riferimento
La Conservazione Sostitutiva e la Soluzione Una-Doc Pagina 20 Consolle di Amministrazione Applicazione Una- Doc Attivazione nuove utenze Gestione/Controllo utenze Inserimento e classificazione nuovi documenti Ricerca documenti Consultazione ed esibizione a norma Gestione rubrica e accessi in sola lettura { Utenze che, tramite l’applicazione Una- Doc, possono inserire documenti sul sistema di conservazione La soluzione Una-Doc – Strumenti
La Conservazione Sostitutiva e la Soluzione Una-Doc Pagina 21 Documenti fiscali DDT Attivo DDT Passivo Modello F24 Documenti dichiarativi UNICO Intermediario UNICO Contribuente 730 Intermediario 730 Contribuente 770 Intermediario 770 Contribuente Libri Libro giornale Libro mastro Libro cespiti Libro Inventario Registro IVA Vendite Registo IVA Acquisti Documenti Amministrativi Documento generico Fattura attiva Fattura passiva La soluzione Una-Doc – Tipologie documentali
La Conservazione Sostitutiva e la Soluzione Una-Doc Pagina 22 Caratteristiche distintive SEMPLICITÀ SICUREZZA AFFIDABILITÀ Semplicità Interfaccia user friendly con funzionalità immediate Non sono necessarie installazioni Nessuna preoccupazione per la conservazione dei documenti Controllo della documentazione conservata Il Valore della soluzione Una-Doc
La Conservazione Sostitutiva e la Soluzione Una-Doc Pagina 23 Sicurezza Accesso all’applicazione profilato Elevate misure di sicurezza fisica e logica Delega delle attività Interfaccia di attivazione Affidabilità Tecnologie di ultima generazione Elevati Livelli di Servizio Il Valore della soluzione Una-Doc
La Conservazione Sostitutiva e la Soluzione Una-Doc Pagina 24 Una-Doc Il Valore della soluzione Una-Doc Conservazione Sostitutiva Spazi d’archivio Risparmio Centralizzazione Delega attività Controllo costi Adeguamento costante normativa Leggibilità, integrità, autenticità nel tempo Utilizzo immediato Funzioni semplici Nessun prerequisito Semplicità di Provisioning Interfaccia di attivazione Utilizzabilità immediata Una-Doc soluzione completa, semplice e sicura per il raggiungimento di obiettivi di dematerializzazione