IL PROCESSO TELEMATICO Parte II 26 giugno 2014 Pietro Ortolani

30 Giugno 2014 Ad opera del D.L. 90/2014 pubblicato in G.U. il 24 giugno 2014 il 30 giugno 2014 scatta l’obbligo di depositare telematicamente gli atti e i documenti “delle parti precedentemente costituite” per le cause instaurate dal 30 giugno 2014 . Per i procedimenti iniziati prima di detta data l’obbligatorietà scatta dal 31 dicembre 2014 . Le parti devono provvedere anche al deposito telematico di atti e documenti dei soggetti da esse nominati (CTP). Si pone però un problema in relazione al deposito degli atti introduttivi. Fermo invece al 30 giugno 2014 l’obbligo di deposito telematico per il procedimento di ingiunzione.

Deposito telematico degli atti introduttivi Sul punto, occorre operare una distinzione tra citazione e comparsa di costituzione e risposta. L’atto attoreo può essere depositato telematicamente solo in alcuni Tribunali, in via sperimentale. Negli altri casi, l’unica possibilità è operare il deposito cartaceo. La comparsa di costituzione, invece, è sempre depositabile telematicamente, pur trattandosi di atto non rientrante nel novero di cui all’art. 16. Per gli atti successivi, è obbligatorio il deposito telematico.

30 Giugno 2014 - 31 dicembre 2014 Nei sei mesi (giugno-dicembre 2014) sarà possibile effettuare i depositi in via facoltativa in tutti gli uffici a questo attrezzati o anche in via obbligatoria nei tribunali che dovessero garantire la funzionalità telematica dei servizi di comunicazione accertata con decreti del Ministro della Giustizia, sentiti l’Avvocatura dello Stato, il CNF e i Consigli dell’Ordine degli avvocati.

Le scadenze ad opera del D.L. 90/2014 - Procedimenti iniziati a partire dal 30 giugno 2014: obbligo di depositare telematicamente atti processuali (delle parti costituite) Procedimenti iniziati prima del 30 giugno 2014: facoltativo il deposito dal 30 giugno al 31 dicembre 2014 deposito telematico obbligatorio dal 31 dicembre 2014 obbligatorio se previsto in un DM Decreto ingiuntivo: obbligo di deposito telematico dal 30 giugno 2014

PCT e Corte di appello: art. 44, 2 D.L. 90/2014 A decorrere dal 30 giugno 2015 nei procedimenti civili, contenziosi o di volontaria giurisdizione, innanzi alla corte di' appello,il deposito degli atti processuali e dei documenti da parte dei difensori delle parti precedentemente costituite ha luogo esclusivamente con modalità telematiche, nel rispetto della normativa anche regolamentare concernente la sottoscrizione, la trasmissione e la ricezione dei documenti informatici. Allo stesso modo si procede per il deposito degli atti e dei documenti da parte dei soggetti nominati o delegati dall'autorità giudiziaria. Le parti provvedono,con le modalità di cui al presente comma, a depositare gli atti e i documenti provenienti dai soggetti da esse nominati. Con uno o più decreti aventi natura non regolamentare, da adottarsi sentiti l'Avvocatura generale dello Stato, il Consiglio nazionale forense ed i consigli dell'ordine degli avvocati interessati, il Ministro della giustizia, previa verifica, accertata la funzionalità dei servizi di comunicazione, può individuare le corti di appello nelle quali viene anticipato,nei procedimenti civili iniziati prima del 30 giugno 2015 ed anche limitatamente a specifiche categorie di procedimenti, il termine fissato dalla legge per l'obbligatorietà del deposito telematico. »

Indirizzo PEC Avvocato Il deposito degli atti Atto Indirizzo PEC Avvocato Indirizzo PEC Ufficio giudiziario Ricezione

Che cosa occorre inviare tramite PEC? Per procedere al deposito dell’atto, l’avvocato deve inviare tramite PEC la c.d. BUSTA TELEMATICA. La busta telematica è un file contenente tutti i documenti che devono essere depositati (ad esempio, ricorso ex art. 700, mandato, nota di iscrizione a rulo, documenti allegati ecc.). Al messaggio di posta elettronica da inviare alla cancelleria NON devono essere allegati singolarmente i vari documenti. La busta telematica si prepara con un programma chiamato “redattore atti”. La busta telematica li comprende tutti.

I problemi da affrontare Come procedere correttamente al deposito? Sarà il primo dei temi affrontati, in quanto la procedura è comune a tutti gli avvocati. Come procedere alla preparazione della busta telematica? Questo adempimento varia a seconda del software utilizzato.

Come procedere al deposito/1 La PEC inviata dal professionista Serve a far pervenire all’ufficio tutti i documenti che devono essere depositati, all’interno della busta. Sarà l’ufficio, poi, a “spacchettare” la busta inviata. Che cosa succede dopo?

Come procedere al deposito/2 La ricevuta di accettazione La prima e-mail che il professionista riceverà dopo aver inviato il messaggio all’ufficio giudiziario è la ricevuta di accettazione. A dispetto del nome, essa non certifica l’accettazione dell’atto da parte dell’ufficio, ma dà semplicemente atto della circostanza che il messaggio è stato preso in carico dal gestore del servizio di posta elettronica certificata e sarà recapitato. A questo punto, il messaggio non è ancora recapitato e, quindi, il deposito non è ovviamente compiuto.

Come procedere al deposito/3 La ricevuta di avvenuta consegna La seconda e-mail è la ricevuta di avvenuta consegna. Essa attesta che il messaggio è stato consegnato all’ufficio giudiziario. È emessa dal gestore PEC del Ministero della Giustizia. Il deposito si considera avvenuto nel momento in cui il professionista riceve la ricevuta di avvenuta consegna (Art. 16 ter n. 7 decreto legge 18.10.12 n. 179).

Come procedere al deposito/3 Che cosa contiene la ricevuta di avvenuta consegna La ricevuta di avvenuta consegna contiene: La data e l’ora del deposito Un codice identificativo del messaggio inviato In allegato, il messaggio inviato dal professionista È fondamentale conservare la ricevuta, al fine di poter provare l’avvenuto deposito.

Come procedere al deposito/4 La ricevuta degli esiti dei controlli automatici Una volta ricevuta dall’ufficio, la busta viene esaminata dal sistema informatico della cancelleria, il quale svolge vari controlli: La presenza all’interno della busta di tutti i documenti necessari; L’esistenza di un fascicolo con lo stesso numero di ruolo inviato nella busta; La corrispondenza tra il codice fiscale del professionista indicato nella busta e quello presente nel fascicolo.

Come procedere al deposito/4 Significato dei possibili esiti I controlli di cui sopra possono avere esito positivo o negativo. L’eventuale esito negativo, tuttavia, non necessariamente significa che l’invio è errato, ma sta semplicemente ad indicare che non è stato possibile completare tutti i controlli. Tale impossibilità, in alcuni casi, può essere fisiologica. Ad esempio, quando il convenuto si costituisce in giudizio, i controlli hanno esito negativo, perché il sistema non riesce a verificare la corrispondenza del codice fiscale dell’avvocato indicato nella busta con i dati già presenti nel fascicolo. In tal caso, la ricevuta indicherà la necessità di ulteriori verifiche da parte della cancelleria.

Come procedere al deposito/4 Esempio di ricevuta controlli automatici con esito negativo

Come procedere al deposito/5 La ricevuta di acquisizione Questa è l’unica ricevuta a non essere inviata automaticamente dal sistema, ma personalmente dal cancelliere. Prima di inviare la ricevuta di acquisizione, il cancelliere procederà ad un nuovo controllo, nel caso in cui i controlli automatici del sistema abbiano avuto esito negativo. In questa fase, pertanto, il cancelliere potrà verificare se l’esito negativo è dovuto a ragioni “fisiologiche” o “patologiche”, e comunicherà l’esito con la ricevuta.

Il significato della ricevuta di acquisizione Sebbene il deposito debba intendersi perfezionato dal momento della ricevuta di avvenuta consegna, le due successive ricevute degli esiti dei controlli automatici e di acquisizione hanno un’importanza fondamentale, perché se entrambe hanno un esito negativo il deposito sarà privo di effetti. In altre parole, se l’esito dei controlli è positivo, il deposito sarà da intendersi perfezionato fin dal momento della ricevuta di avvenuta consegna, ma se l’esito è negativo il deposito non si perfezionerà.

Approfondimento: la cronologia del perfezionamento del deposito Come sopra illustrato, il deposito si ha per avvenuto nel momento in cui viene generata (e ricevuta dal professionista) la ricevuta di avenuta consegna da parte del gestore PEC del Ministero (Art. 16 ter n. 7 decreto legge 18.10.12 n. 179). Ciò, tuttavia, non significa che si possa liberamente procedere al deposito in qualsiasi momento della giornata. Occorre, infatti, tenere conto dell’art. 13 del D.M. 44 del 21.2.2011, ai sensi del quale se la ricevuta è rilasciata dopo le ore 14:00, il deposito si considera effettuato il giorno feriale immediatamente successivo.

Esempio pratico n. 1 Udienza 8 aprile 2014 Il giudice concede i termini di cui all’art. 183 comma 6 c.p.c. La memoria n. 1 scade l’8 maggio 2014. Il giorno 8 maggio, alle ore 9:00, l’avvocato invia la busta. Alle ore 9:03, il gestore PEC del Ministero invia la ricevuta di avvenuta consegna Il termine è rispettato.

Esempio pratico n. 2 Udienza 8 aprile 2014 Il giudice concede i termini di cui all’art. 183 comma 6 c.p.c. La memoria n. 1 scade l’8 maggio 2014. Il giorno 8 maggio, alle ore 18:00, l’avvocato invia la busta. Alle ore 18:03, il gestore PEC del Ministero invia la ricevuta di avvenuta consegna Il termine NON è rispettato, perché il deposito potrà considerarsi perfezionato solo in data 9 maggio.

Esempio pratico n. 3 Udienza 8 aprile 2014 Il giudice concede i termini di cui all’art. 183 comma 6 c.p.c. La memoria n. 1 scade l’8 maggio 2014. Il giorno 8 maggio, alle ore 13:59, l’avvocato invia la busta. Alle ore 14:01, il gestore PEC del Ministero invia la ricevuta di avvenuta consegna Il termine è NON rispettato. Questa fattispecie pone notevoli dubbi di legittimità costituzionale, perché fa dipendere il rispetto del termine da un’attività del tutto indipendentemente dalla volontà della parte. L’unica soluzione è una interpretazione costituzionalmente orientata, in base alla quale la parte che abbia inviato la PEC e ottenuto la ricevuta di accettazione entro le ore 14:00 potrà beneficiare di una remissione in termini.

Le novità: art. 51 D.L. 90/14 Momento in cui si perfeziona il deposito: quando la ricevuta di avvenuta consegna è generata entro la fine del giorno di scadenza. Il deposito può essere eseguito mediante più messaggi di posta elettronica se il messaggio eccede la dimensione massima consentita

Caso problematico: il mandato congiunto nella comparsa di costituzione Il caso in cui una parte sia difesa da più di un professionista non dovrebbe, in teoria, suscitare particolari problemi. Tuttavia, qualora si depositi una comparsa di costituzione con mandato congiunto, si riceverà un particolare tipo di esito negativo: ESITO NEGATIVO Non si può costituire più di un avvocato in un deposito, sono necessarie verifiche da parte della cancelleria Si tratta di un caso di esito negativo fisiologico. Una volta controllata la procura ad litem, il cancelliere darà atto dell’esito positivo con la ricevuta di acquisizione.

La preparazione della busta Le modalità di preparazione della busta variano a seconda del software “redattore atti” utilizzato. C’è, tuttavia, un dato costante: nella busta dovranno essere inseriti documenti in formato PDF. In particolare, l’atto principale dovrà essere presentato in formato PDF testo, ovvero preparato con un qualsiasi programma di scrittura (ad es. Word) e successivamente convertito in pdf, senza scansione. I documenti, invece, dovranno essere presentati in formato PDF immagine, ovvero un file PDF creato con lo scanner, a partire dal documento cartaceo.

La preparazione della busta Le modalità di preparazione della busta variano a seconda del software “redattore atti” utilizzato. C’è, tuttavia, un dato costante: nella busta dovranno essere inseriti documenti in formato PDF. In particolare, l’atto principale dovrà essere presentato in formato PDF testo, ovvero preparato con un qualsiasi programma di scrittura (ad es. Word) e successivamente convertito in pdf, senza scansione. I documenti, invece, dovranno essere presentati in formato PDF immagine, ovvero un file PDF creato con lo scanner, a partire dal documento cartaceo.

Esercitazione: Ricorso per D.I. con SL pct La Regione Toscana mette a disposizione un redattore atti gratuito, denominato SL pct, che consente di creare la busta telematica dell’atto da inviare per posta elettronica certificata. N.B.: La procedura illustrata di seguito è meramente esemplificativa. Qualora si utilizzi un diverso programma di redazione atti, i passaggi da seguire saranno simili ma non identici.

La notifica telematica: art. 149 bis c.p.c. Se non è fatto espresso divieto dalla legge, la notificazione può eseguirsi a mezzo posta elettronica certificata, anche previa estrazione di copia informatica del documento cartaceo. Se procede ai sensi del primo comma, l'ufficiale giudiziario trasmette copia informatica dell'atto sottoscritta con firma digitale all'indirizzo di posta elettronica certificata del destinatario risultante da pubblici elenchi o comunque accessibili alle pubbliche amministrazioni. La notifica si intende perfezionata nel momento in cui il gestore rende disponibile il documento informatico nella casella di posta elettronica certificata del destinatario.

La notifica telematica: art. 149 bis c.p.c. L'ufficiale giudiziario redige la relazione di cui all'articolo 148, primo comma, su documento informatico separato, sottoscritto con firma digitale e congiunto all'atto cui si riferisce mediante strumenti informatici, individuati con apposito decreto del Ministero della giustizia. La relazione contiene le informazioni di cui all'articolo 148, secondo comma, sostituito il luogo della consegna con l'indirizzo di posta elettronica presso il quale l'atto è stato inviato. Al documento informatico originale o alla copia informatica del documento cartaceo sono allegate, con le modalità previste dal quarto comma, le ricevute di invio e di consegna previste dalla normativa, anche regolamentare, concernente la trasmissione e la ricezione dei documenti informatici trasmessi in via telematica. Eseguita la notificazione, l'ufficiale giudiziario restituisce all'istante o al richiedente, anche per via telematica, l'atto notificato, unitamente alla relazione di notificazione e agli allegati previsti dal quinto comma.

La notifica telematica effettuata dall’avvocato Articolo 18 del decreto del Ministro della giustizia 21 febbraio 2011 n. 44. Notificazioni per via telematica eseguite dagli avvocati 1. L'avvocato che procede alla notificazione con modalità telematica ai sensi dell'articolo 3-bis della legge 21 gennaio 1994, n. 53, allega al messaggio di posta elettronica certificata documenti informatici o copie informatiche, anche per immagine, di documenti analogici privi di elementi attivi e redatti nei formati consentiti dalle specifiche tecniche stabilite ai sensi dell'articolo 34. 2. Quando il difensore procede alla notificazione delle comparse o delle memorie, ai sensi dell'articolo 170, quarto Comma, del codice di procedura civile, la notificazione è effettuata mediante invio della memoria o della comparsa alle parti costituite ai sensi del comma 1. 3. La parte rimasta contumace ha diritto a prendere visione degli atti del procedimento tramite accesso al portale dei servizi telematici e, nei casi previsti, anche tramite il punto di accesso.

La notifica telematica effettuata dall’avvocato (segue) 4. L'avvocato che estrae copia informatica per immagine dell'atto formato su supporto analogico, compie l'asseverazione prevista dall'articolo 22, comma 2, del codice dell'amministrazione digitale, inserendo la dichiarazione di conformità all'originale nella relazione di notificazione, a norma dell'articolo 3-bis, comma 5, della legge 21 gennaio 1994, n. 53. 5. La procura alle liti si considera apposta in calce all'atto cui si riferisce quando e' rilasciata su documento informatico separato allegato al messaggio di posta elettronica certificata mediante il quale l'atto e' notificato. La disposizione di cui al periodo precedente si applica anche quando la procura alle liti e' rilasciata su foglio separato del quale e' estratta copia informatica, anche per immagine. 6. La ricevuta di avvenuta consegna prevista dall'articolo 3-bis, comma 3, della legge 21 gennaio 1994, n. 5 è quella completa, di cui all'articolo 6, comma 4, del decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68.

Ratio della norma La ratio del D.M. 44 è quella di rendere possibile per l’Avvocato l’autonoma notificazione di atti giudiziari per via telematica, analogamente a quanto già previsto per la notifica per posta (art. 2 l. 53/94). Ovviamente, così come per la notifica per posta, non possono essere notificati gli atti di competenza esclusiva degli ufficiali giudiziari, come ad esempio i pignoramenti immobiliari o presso terzi.

Ambito di applicazione della norma La norma può essere utilizzata da parte degli Avvocati, in possesso di procura alle liti, (che siano stati autorizzati alle notificazioni in proprio dal Consiglio dell’Ordine di appartenenza). Sarà necessario avere sia una casella PEC, sia un dispositivo di firma digitale. La notifica potrà essere effettuata in tutto il territorio nazionale. N.B.: La notificazione dovrà essere inviata all’indirizzo PEC del destinatario risultante da pubblici elenchi. La parte tra parentesi è stata espunta dal D.L. 90/14 per cui non è più necessaria l’autorizzazione del CdO.

Indirizzo PEC risultante da pubblici elenchi Per alcuni tipi di destinatario, la PEC risulta da elenchi pubblici. Per le imprese, la PEC risulta dal registro delle imprese; Per gli avvocati, la PEC risulta dall’elenco REGINDE; Per i professionisti iscritti in albi ed elenchi istituiti con legge dello Stato, esiste un indice nazionale degli indirizzi PEC consultabile all’indirizzo www.inipec.gov.it Per le pubbliche amministrazioni, la PEC risulta dall’indirizzo www.indicepa.gov.it

Cosa possiamo notificare Tramite PEC possiamo notificare sia un documento informatico, sia un documento che originariamente esisteva in forma cartacea (si pensi ad un provvedimento dell’Ufficio giudiziario). Nel primo caso, il documento informatico dovrà essere generato in formato PDF e sottoscritto con firma digitale. Nel secondo caso, il documento dovrà essere scansionato (preferibilmente in formato PDF) e nella relata di notifica si dovrà dare conto della conformità della copia telematica all’originale cartaceo.

Come compilare la relata La relata di notifica è un file pdf separato. Anch’esso dovrà essere sottoscritto con firma digitale. RELATA DI NOTIFICA Io sottoscritto Avv. Tizio iscritto all’albo degli Avvocati presso l’Ordine degli Avvocati di ____, ai sensi della L. 53/94. nonché in forza dell’autorizzazione rilasciata ai sensi e per gli effetti dell’art. 7 della stessa legge dal Consiglio dell’Ordine degli Avvocati di ______, giusta delibera del __/__/_____, quale difensore del Sig. Caio, per il quale si procede alla presente notifica in virtù della procura alle liti che si allega ai sensi dell’art. 83, 3° comma c.p.c.

Come compilare la relata (segue) NOTIFICO l’allegato atto di citazione alla società Alfa s.r.l., all’indirizzo di posta elettronica alfa@pec.it estratto dal Registro delle Imprese di ________ DICHIARO che la presente notifica viene effettuata in relazione a…. (nel caso in cui la notifica faccia capo ad un procedimento già pendente)

Attestazione di conformità al cartaceo ATTESTO ai sensi e per gli effetti degli artt. 3-bis comma 2 e 6 comma 1 della L. 53/94, che l’atto notificato è copia fotoriprodotta conforme all’originale da cui è stata estratta.

Preparare il messaggio PEC A questo punto sarà possibile procedere alla preparazione ed alla spedizione del messaggio di posta elettronica certificata. Nell’oggetto del messaggio, sarà necessario riportare la dizione “notificazione ai sensi della l. n. 53/1994”. Al messaggio dovremo allegare i seguenti documenti: Atto da notificare, firmato digitalmente; Procura alle liti, firmata digitalmente, qualora l’atto da notificare lo richieda (ad es., atto introduttivo); Relata di notifica, firmata digitalmente e redatta secondo le modalità di cui sopra.

Adempimenti burocratici Nel caso in cui si proceda a notifica a mezzo PEC, non sarà necessario darne conto del registro tenuto dall’avvocato abilitato alla notifica in proprio. Prima del D.L. 90/14 era necessario apporre la marca da bollo al momento della produzione dell’atto in giudizio, secondo lo stesso regime fiscale previsto per la notifica per posta. Attualmente è prevista l’esenzione dalla marca da bollo per le notifiche tramite PEC.

Comunicazione alla cancelleria In caso di impugnazione o di opposizione a decreto ingiuntivo, dovrà essere l’avvocato notificante ad effettuare la comunicazione alla cancelleria dell’Ufficio che ha emesso il provvedimento impugnato o opposto (solitamente effettuata dagli ufficiali). A tal fine, sarà necessario depositare presso la cancelleria una copia dell’atto notificato.

Quando si perfeziona la notificazione? Anche per quanto riguarda la notifica via PEC, si ripropone lo stesso meccanismo di sdoppiamento del momento di perfezionamento proprio della notifica a mezzo postale: Per il soggetto che effettua la notifica, la notifica si perfezionerà con la ricezione della ricevuta di accettazione proveniente dal gestore PEC; Per il destinatario, la notifica sarà perfezionata con la generazione della ricevuta di avvenuta consegna.

Grazie per la vostra attenzione. Domande?