Caratteristiche, scopi e redazione del budget aziendale di Massimo Ciambotti

Agenda Introduzione Ruolo, funzioni e vantaggi del budget L’iter di redazione del budget I budget settoriali Consolidamento dei budget settoriali e budget globale d’azienda

Fattori di complessità Internamente all’azienda: cambiamenti nei modelli organizzativi, nei fini perseguiti, nei processi produttivi, negli strumenti di gestione. Esternamente all’azienda: turbolenza e complessità dell’ambiente, oscillazione dei mercati e delle valutazioni, nuovi bisogni da soddisfare, un numero maggiore di stakeholders Minore prevedibilità delle dinamiche aziendali

Adattarsi al cambiamento Modificare i modelli organizzativi interni Modificare i processi decisionali interni Individuare nuove forme di collaborazione esterna Ampliare la strumentazione informativa a supporto del processo decisionale Pianificazione, Programmazione e Controllo

I controlli dei risultati Intendono influenzare i comportamenti individuali utilizzando meccanismi di collegamento tra remunerazioni e prestazioni raggiunte Responsabilizzazione degli individui sugli esiti delle loro attività Tale forma di controllo contribuisce a creare un ambiente meritocratico Si tratta indifferentemente di controllo dei risultati o di controllo di gestione Si basano su una strumentazione tecnico-contabile di supporto, denominata contabilità direzionale

Programmazione e controllo Pianificazione strategica: decisioni di carattere strategico Pianificazione: identificazione degli obiettivi di fondo da raggiungere in un arco di medio-lungo periodo, correlandovi strategie e mezzi Programmazione: traduzione degli obiettivi stabiliti dalla pianificazione in programmi di azione aventi breve termine redazione del budget Confronto tra obiettivi perseguiti e risultati conseguiti: Analisi delle varianze

Una definizione (formale) di budget Documento contabile amministrativo che, con riferimento ad un orizzonte temporale di breve periodo, traduce in termini quantitativo – monetari i dati contenuti nel piano aziendale di medio-lungo andare Si compone di vari documenti (budget settoriali) relativi alle singole aree funzionali dell’azienda A livello globale d’azienda, si sintetizza in un bilancio preventivo

Una definizione (funzionale) di budget È uno strumento di controllo di gestione Coordina e sintetizza dati relativi alle varie aree funzionali dell’azienda Riguarda un orizzonte temporale futuro Risulta uno strumento di elevata responsabilizzazione e di incentivazione dei dipendenti e dei manager dell’azienda, ovvero ne orienta i comportamenti futuri

Le caratteristiche del budget Deriva dal piano strategico aziendale, costituendone il primo anno Esprime in termini economico-finanziari gli obiettivi che l’azienda intende raggiungere nel prossimo periodo (obiettivi – decisioni – risorse) È relativo all’azienda nel suo complesso (globalità) È articolato per centri di responsabilità È riferito ad intervalli di tempo infrannuali

Il carattere di globalità Globale perché prende in considerazione tutta l’azienda (aree funzionali, prodotti, strategie, etc.) Come si arriva a tale globalità? - Redazione di singoli budget relativi a ciascuna area aziendale - Aggregazione dei budget settoriali - Redazione di un singolo documento aziendale, il budget Fornisce un vero e proprio riferimento per tutti i dipendenti e costituisce una sorta di “modello di comportamento globale” per tutti

Articolazione in centri di responsabilità Budget per programmi, suddivisi in Centri di costo Centri di ricavo e di profitto (o di risultato) Siamo in presenza di un c. di costo, di ricavo o di profitto quando è possibile con chiarezza: definire gli obiettivi da raggiungere; individuare i costi dei fattori dipendenti dagli obiettivi programmati (“controllabili”); individuare i costi…indipendenti (“incontrollabili”); accertare un’unica ed univoca responsabilità nell’uso delle risorse disponibili.

Intervalli di tempo infrannuali L’infrannualità è una specificità essenziale del budget e ne caratterizza l’utilizzo nel quadro del processo di pianificazione Consente una migliore individuazione di scostamenti e disfunzioni (es. fluttuazioni nella domanda) Maggiore possibilità di influenzare i comportamenti e di incrementare l’efficacia e la tempestività del processo di programmazione e controllo Non costituisce una regola fissa: ci possono anche essere budget pluriennali!

Omogeneizzazione in termini monetari Esprimere le previsioni, gli obiettivi, i mezzi e le scelte in termini quantitativo-monetari. Costi – Ricavi (aspetto economico della gestione) Entrate – Uscite (aspetto finanziario della gestione) Vantaggio: comparabilità dei programmi di gestione e di tutte le informazioni aziendali NB: l’obiettivo finale del budget è quello della redazione di un Bilancio d’esercizio preventivo.

Le funzioni del budget Guidare ed orientare le azioni dei manager e dei responsabili aziendali, assegnando idonee risorse e consentendo anche il coordinamento ex-ante delle loro azioni Verificare la fattibilità del piano, alla luce dei vincoli di breve periodo Fornire i parametri economico-finanziari necessari al confronto obiettivi-risultati (vd. meccanismo di feedback): il budget è strumento di attuazione del piano e di relativo controllo (anche operativo) Motivare i dipendenti ed i responsabili al raggiungimento degli obiettivi (ma: top-down o bottom-up?) Consentire la valutazione delle prestazioni e dei comportamenti

L’iter di redazione di un budget Nella sua forma definitiva un budget rappresenta un Bilancio d’esercizio preventivo, ovvero risulta composto dai seguenti documenti: a) budget economico (o conto economico preventivo); b) budget patrimoniale (o stato patrimoniale preventivo); c) budget finanziario (o prospetto di flussi finanziari preventivi). Considerazione dei budget settoriali e di iteratività

La redazione del Bilancio preventivo a) budget economico (o conto economico preventivo): redatto per scopi interni, raramente ha la stessa forma di quello civilistico; si focalizza sulla evidenziazione di risultati intermedi (Margine Lordo di contribuzione, Risultato Operativo, Risultato prima delle imposte, etc.) b) budget patrimoniale (o stato patrimoniale preventivo): strutturato secondo il criterio finanziario (Impieghi e Fonti) c) budget finanziario (o prospetto di flussi finanziari preventivi): contiene flussi di natura finanziaria e distingue tra flussi delle risorse finanziarie globali e flussi di cassa (o di tesoreria)

Presupposti di formulazione del budget Prendere avvio dagli obiettivi generali stabiliti nel piano aziendale; il budget deve essere predisposto prima dell’inizio dell’anno cui si riferisce; sarebbe preferibile un coinvolgimento dei vari attori nel processo di redazione; rispetto della sequenzialità delle fasi di redazione del budget.

L’agenda da seguire Definizione delle linee guida e degli obiettivi generali del budget; formulazione del budget delle vendite; preparazione di massima degli altri budget; negoziazione tra responsabili, posti a vari livelli gerarchici, ai fini di un accordo definitivo sui piani; coordinamento e revisione delle singole componenti del budget; approvazione finale; distribuzione del budget approvato.

Quale approccio nella definizione? Top-Down Stile impositivo Obiettivi del piano decisi dall’alta direzione Elevato livello di dettaglio Mancata partecipazione del manager alla definizione degli obiettivi: può solo conseguirli… Scarsa conoscenza dei problemi locali? Difficile accettazione e demotivazione? Eccessiva enfasi posta sugli scostamenti negativi

I vantaggi del budget Incentiva i vari responsabili dei CdR ad utilizzare le risorse aziendali in maniera economica e razionale Svolge un fondamentale ruolo di motivazione dei manager e dei responsabili di area Coniuga sia parametri di carattere economico- finanziario sia non monetari Consente il confronto tra risultati e previsioni e la conseguente messa in atto di azioni correttive (meccanismo di feedback )

Gli svantaggi del budget In condizioni di forti instabilità e turbolenza ambientali, le previsioni del budget risultano non sempre attendibili (vd. uso della simulazione) Richiede uno spirito aziendale di budget, ovvero deve essere «accettato» Talora enfatizza eccessivamente la componente economica della gestione, rispetto a quella finanziaria Deve essere redatto con grande cura

Quale approccio nella definizione? Bottom-Up Stile partecipativo I CdR formulano le loro proposte di budget Gli obiettivi di budget vengono concordati tra i vari soggetti Enfasi sulle cause degli scostamenti Maggior spazio alle individualità ed agli obiettivi di area? Scarso coordinamento? Budget slacks? (riserve di risultato o risorse sovrabbondanti)