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Dematerializzare per Semplificare Dematerializzare non vuol dire solo semplificare. La semplificazione investe tutta la sfera della riorganizzazione dei processi, della trasparenza e dell’assunzione di responsabilità, dell’uso degli strumenti tecnologici nella comunicazione tra amministrazioni e tra cittadini ed amministrazioni. © 2014 KDM S.p.A. 2

KeySuite per la Pubblica Amministrazione KeySuite è la piattaforma tecnologica integrata di KDM che fornisce soluzioni condivise per la razionalizzazione dei procedimenti amministrativi connessi ai flussi di comunicazione e di gestione documentale, in cui è richiesta un’opportuna iterazione tra soggetti umani, applicazioni e sistemi © 2014 KDM S.p.A. 3

Analisi del procedimento KeySuite fornisce strumenti per l’applicazione di una «metodologia» finalizzata alla descrizione dei procedimenti attraverso la riprogettazione dei flussi documentali e delle procedure amministrative. © 2014 KDM S.p.A. 4

Flowbox - Il magazzino dei procedimenti Il primo strumento della piattaforma è il magazzino dei procedimenti, una piattaforma a riuso della regione Emilia Romagna, che permette di descrizione un procedimento amministrativo nelle sue versioni AS IS e TO BE. In particolare: ♦ la tipologia del procedimento ♦ la normativa e canali di comunicazione ♦ l’ evoluzione del flusso del procedimento ♦ le figure professionali e attori coinvolti ♦ le azioni documentali e i relativi documenti © 2014 KDM S.p.A. 5

FlowBox - Analisi preliminare attraverso il magazzino dei procedimenti © 2014 KDM S.p.A. 6

FlowBox - Descrizione generale procedimento © 2014 KDM S.p.A. 7

FlowBox - Dettagli del procedimento © 2014 KDM S.p.A. 8

FlowBox – Firme e canali di comunicazione © 2014 KDM S.p.A. 9

FlowBox - Evidenza della Normativa © 2014 KDM S.p.A. 10

FlowBox - Commenti alla Normativa © 2014 KDM S.p.A. 11

FlowBox - Attività del procedimento © 2014 KDM S.p.A. 12

FlowBox - Dettaglio delle fasi © 2014 KDM S.p.A. 13

FlowBox - Attori del procedimento UO e Soggetti Esterni © 2014 KDM S.p.A. 14

FlowBox - Attori del procedimento Figure professionali © 2014 KDM S.p.A. 15

FlowBox – Documenti © 2014 KDM S.p.A. 16

FlowBox - Azioni Documentali © 2014 KDM S.p.A. 17

Designer BPMN2 – Modellazione del procedimento KeySuite mette a disposizione un’interfaccia grafica per la modellazione dei processi, il Designer, un tool grafico che consente di modellare un processo evidenziando l’intera struttura e la scomposizione dei processi in attività elementari, raggruppabili in sotto processi. Il flusso viene importato da FlowBox e rimodellato sul Designer. © 2014 KDM S.p.A. 18

Designer BPMN2 - Importa procedimento dal magazzino al Designer © 2014 KDM S.p.A. 19

Nuovo Bando Il sistema richiede i dati descrittivi del nuovo procedimento in fase di apertura Creazione del fascicolo del procedimento Il sistema crea automaticamente un nuovo fascicolo sul protocollo per il procedimento «Richiesta iscrizione Asilo Nido» in base al titolario dell’Ente Richiesta del Bando firmato Il sistema richiede all’utente della PA l’inserimento del bando firmato per renderlo sempre disponibile durante il procedimento e per archiviarlo nel documentale/protocollo dell’Ente Verifica Nuova Richiesta Per ogni richiesta pervenuta il sistema avvia un flusso specifico per il trattamento della comunicazione in entrata Scadenza del bando Alla scadenza del bando il sistema avvia l’esecuzione di un nuovo flusso Pubblicazione graduatoria Il sistema pubblica la graduatoria definitiva sul sito dell’Ente Designer BPMN2 - Modellare il flusso principale del procedimento Asilo Nido © 2014 KDM S.p.A. 20 Richiesta graduatoria provvisoria Il sistema richiede la graduatoria provvisoria all’utente dell’ufficio della PA

Il Bando firmato viene archiviato nel documentale Il sistema si interfaccia con il sistema documentale per archiviare il documento Il Bando firmato viene fascicolato nel sistema di protocollo dell’Ente Il sistema si interfaccia con il protocollo per fascicolare il documento Il Bando firmato viene protocollato Il sistema si interfaccia con il sistema documentale/protocollo per protocollare il documento Designer BPMN2 – Dettaglio del flusso dei sotto processi di interazione con documentale/protocollo © 2014 KDM S.p.A. 21

Gestione Nuova Richiesta Per ogni richiesta pervenuta il sistema avvia un flusso specifico per il trattamento della comunicazione in entrata Verifica dati del mittente Il sistema propone all’utente il riconoscimento del richiedente tramite i suoi dati identificativi/anagrafici al fine di archiviare il nuovo fascicolo corredato dai metadati del richiedente Designer BPMN2 - Modellare il flusso del sotto processo di gestione della richiesta di iscrizione © 2014 KDM S.p.A. 22

La graduatoria provvisoria viene archiviata nel documentale Il sistema si interfaccia con il sistema documentale per archiviare il documento La graduatoria provvisoria viene fascicolata nel sistema di protocollo dell’Ente Il sistema si interfaccia con il documentale/protocollo per fascicolare il documento La graduatoria provvisoria viene protocollata nel sistema di protocollo dell’Ente Il sistema si interfaccia con il documentale/protocollo per protocollare il documento Designer BPMN2 - Sotto processo di accesso al documentale/protocollo © 2014 KDM S.p.A. 23

Designer BPMN2 - Modellare il flusso del sotto processo di creazione nuova richiesta © 2014 KDM S.p.A. 24

Designer BPMN2 – Standard di esportazione Il Designer esporta il progetto in formato BPMN2 standard eseguibile dal motore BPM della piattaforma conforme con lo standard BPMN2 e integrato in maniera opportuna con il sistema documentale. © 2014 KDM S.p.A. 25

Designer BPMN2 - Installa il flusso sull’orchestratore KeySuite © 2014 KDM S.p.A. 26

KeySuite - Gestione del procedimento Accesso Single Sign On © 2014 KDM S.p.A. 27

KeySuite – Scrivania Virtuale © 2014 KDM S.p.A. 28

Nuova Istanza del Procedimento Permette di avviare una nuova istanza del procedimento amministrativo di tipo «Asilo» KeySuite – Avvio istanza procedimento © 2014 KDM S.p.A. 29

KeySuite – Dettagli istanza avviata © 2014 KDM S.p.A. 30

KeySuite – Flusso documentale gestione del fascicolo del procedimento © 2014 KDM S.p.A. 31

KeySuite – Protocollo bando firmato Utilizzo del sistema di protocollo © 2014 KDM S.p.A. 32

KeySuite – Protocollo bando firmato, upload file firmato digitalemente © 2014 KDM S.p.A. 33

KeySuite – Documento protocollato e fascicolato sul sistema di protocollo © 2014 KDM S.p.A. 34

KeySuite – Human task richiesta bando © 2014 KDM S.p.A. 35

Azioni su attività L’utente che ne ha diritto può: 1) Prendere in carico un’attività in ingresso 2) Rilasciare un’attività presa in carico e renderla disponibile in ingresso agli altri utenti del suo ufficio 3) Saltare un’attività in ingresso limitatamente a quelle attività definire opzionali nel flusso Presa in carico attività L’utente che ne ha diritto prende in carico l’attività KeySuite – Presa in carico ed esecuzione dello Human Task © 2014 KDM S.p.A. 36

KeySuite – Flusso documentale gestione dei documenti © 2014 KDM S.p.A. 37

KeySuite – Documento fascicolato e protocollato tramite Sistema Documentale © 2014 KDM S.p.A. 38

KeySuite – Avanzamento flusso © 2014 KDM S.p.A. 39

KeySuite – Invio richiesta iscrizione tramite PEC © 2014 KDM S.p.A. 40

KeySuite – Human Task verifica richiesta © 2014 KDM S.p.A. 41

KeySuite – Presa in carico ed esecuzione del Task verifica richiesta iscrizione © 2014 KDM S.p.A. 42

KeySuite – Protocollo della richiesta di iscrizione tramite sistema di Protocollo © 2014 KDM S.p.A. 43

KeySuite – Protocollo della richiesta di iscrizione tramite sistema di Protocollo © 2014 KDM S.p.A. 44

KeySuite – Protocollo della richiesta di iscrizione tramite Sistema Documentale © 2014 KDM S.p.A. 45

KeySuite – Avanzamento flusso Gestione nuova richiesta © 2014 KDM S.p.A. 46

KeySuite – Task Gestione nuova richiesta © 2014 KDM S.p.A. 47

KeySuite – Invio accettazione richiesta iscrizione © 2014 KDM S.p.A. 48

KeySuite – Dettaglio dello Human Task verifica pertinenza fascicolo © 2014 KDM S.p.A. 49

KeySuite – Stato richieste iscrizione © 2014 KDM S.p.A. 50

KeySuite – Avanzamento gestione delle richieste di iscrizione © 2014 KDM S.p.A. 51

KeySuite – Avanzamento flusso attesa scadenza bando © 2014 KDM S.p.A. 52

KeySuite – Human task di pubblicazione graduatoria © 2014 KDM S.p.A. 53

KeySuite – Presa in carico ed esecuzione pubblicazione graduatoria © 2014 KDM S.p.A. 54

KeySuite – Pubblicazione graduatoria sul sito dell’Ente © 2014 KDM S.p.A. 55

KeySuite – Attività complete © 2014 KDM S.p.A. 56

KeySuite – Istanza del procedimento completa © 2014 KDM S.p.A. 57

KeySuite – Flusso completo © 2014 KDM S.p.A. 58

KeySuite – Navigazione titolari e fascicoli del Sistema Documentale © 2014 KDM S.p.A. 59

KeySuite – Navigazione CIFS La piattaforma rende possibile l’accesso al sistema Documentale di KeySuite tramite protocollo CIFS (share di rete) per poterlo navigare direttamente con «Esplora Risorse» (Windows, MacOS, Linux). Viene utilizzata una integrazione web per l’apertura diretta di cartelle e file con le proprie applicazioni (senza installazioni aggiuntive sui client). © 2014 KDM S.p.A. 60

KeySuite – Navigazione CIFS © 2014 KDM S.p.A. 61

KeySuite – Business Intelligence La piattaforma dispone di un avanzato sistema di Business Intelligence tramite il quale tutte le attività dei processi sono monitorate ed analizzate durante il loro ciclo di vita, con particolare attenzione allo scambio di messaggi, allo svolgimento delle attività umane e all’integrazione dei sistemi applicativi. © 2014 KDM S.p.A. 62

KeySuite – Business Intelligence Analisi delle comunicazioni © 2014 KDM S.p.A. 63

KeySuite – Business Intelligence Analisi delle comunicazioni – Drill Down © 2014 KDM S.p.A. 64

KeySuite – Business Intelligence Analisi dei tempi delle attività © 2014 KDM S.p.A. 65

KeySuite – Business Intelligence Analisi dei tempi delle attività – Drill Down © 2014 KDM S.p.A. 66

KeySuite – Business Intelligence Confronto tempistiche © 2014 KDM S.p.A. 67

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