Barbara De Mei – Chiara Cattaneo Per il Gruppo tecnico PASSI Workshop per i Coordinatori e Referenti del sistema di sorveglianza PASSI Sviluppare il lavoro in rete nelle regioni e provincie autonome per sostenere la sorveglianza epidemiologica Istituto Superiore di Sanità 25 – 26 marzo 2010 Gestire la riunione del gruppo di coordinamento regionale Barbara De Mei – Chiara Cattaneo Per il Gruppo tecnico PASSI

La riunione…. Uno strumento per lavorare in gruppo Attenzione Ascolto Attenzione e ascolto degli altri Barbara De Mei Centro Nazionale di Epidemiologia Sorveglianza e Promozione della Salute

Valorizzazione delle diverse professionalità/persone coinvolte Prima di focalizzare l’attenzione sulla riunione riflettiamo brevemente su…………… Collaborazione Integrazione Comunicazione Valorizzazione delle diverse professionalità/persone coinvolte Barbara De Mei Centro Nazionale di Epidemiologia Sorveglianza e Promozione della Salute

Gruppo di lavoro integrato Comunicazione interna Attenzione alla Comunicazione interna Barbara De Mei Centro Nazionale di Epidemiologia Sorveglianza e Promozione della Salute

La forza dell’organizzazione sta nell’organizzazione Il valore aggiunto del gruppo La forza dell’organizzazione sta nell’organizzazione del “gioco” di gruppo Nella consapevolezza del valore aggiunto dell’essere gruppo Nella consapevole gestione dei tempi e del ritmo Il valore aggiunto dell’essere gruppo è dato da validi professionisti che lavorano insieme per dare risultati superiori al valore dei singoli Barbara De Mei Centro Nazionale di Epidemiologia Sorveglianza e Promozione della Salute

Contrattando le regole relazionali IO, TU, NOI NOITA’ Sono basilari i significati che tutte queste parti assumono individualmente e quali negoziazioni gli individui strutturano per pervenire allo stesso universo di significati condivisi. Tale universo di significati si struttura attraverso la presenza (essere per) e il senso di appartenenza Contrattando le regole relazionali Barbara De Mei Centro Nazionale di Epidemiologia Sorveglianza e Promozione della Salute

Sviluppare capacità di collaborazione integrata INTEGRAZIONE Sviluppare capacità di collaborazione integrata Condizioni favorevoli dell’essere gruppo Il clima di relazione e di organizzazione La circolazione delle informazioni I rapporti interpersonali Il ruolo dell’emotività Trasparenza e chiarezza Barbara De Mei Centro Nazionale di Epidemiologia Sorveglianza e Promozione della Salute

GRUPPO DI LAVORO OBIETTIVO METODO RUOLI LEADERSHIP COMUNICAZIONE CLIMA SVILUPPO CLIMA Barbara De Mei Centro Nazionale di Epidemiologia Sorveglianza e Promozione della Salute G.P. Quaglino, S. Casagrande, A. Castellano Gruppo di lavoro. Lavoro di gruppo

Comunicazione esterna CLIMA Comunicazione interna Clima interno all’individuo (professionista) Clima interno al gruppo di lavoro (Equipe) Comunicazione esterna Immagine all’esterno Barbara De Mei Centro Nazionale di Epidemiologia Sorveglianza e Promozione della Salute

La riunione…. Uno strumento per lavorare in gruppo La ri – unione… fa la forza la riunione è uno strumento che mette insieme almeno due persone per compiere ciò che una persona da sola non può fare Gruppo: Fara insieme Stare insieme VALORIZZARE LE RELAZIONI PER PRODURRE DEI RISULTATI. UNA CONSIDERAZIONE BANALE: L’ESSENZA DEL GRUPPO è NELLA SUA PLURALITA’ è UN “SOGGETTO PLURALE”

Tre aspetti fondamentali Organizzazione ….. Relazione ….. Conduzione …..

qualche considerazione La riunione: qualche considerazione

La riunione è… uno strumento di pianificazione strategica e di gestione di lavoro rispetto alle finalità del gruppo, in vista del raggiungimento di un obiettivo comune per arrivare allo stesso obiettivo, altri metodi possono essere ugualmente efficaci contatti telefonici, conference calls memorandum/lettere e-mail, chat, ecc

una riunione serve a… raggiungere un obiettivo comune far circolare idee in modo collettivo favorire una logica di appartenenza a un gruppo di lavoro sostenere le idee condividere i problemi ricercare consenso

Diversi tipi di riunione Non tutte le riunioni sono uguali Quello che caratterizza la tipologia della riunione è la sua finalità a cosa serve? qual è il suo scopo? quali risultati ci si attende? Riunioni diverse hanno bisogno di diversi modi di conduzione e modalità di partecipazione

riunione informativa lo scopo è di presentare informazioni al gruppo o favorire lo scambio di informazioni ritenute importanti il risultato atteso è il passaggio, la diffusione, delle informazioni accortezze del conduttore: - informazioni comprensibili (chiarezza, sinteticità) - ambiente che faciliti l’ascolto

Riunione di discussione Prendere in considerazione, analizzare le convinzioni di ciascuno Verifica della distanza divergenza/convergenza Costruzione di una sintesi Accortezze del conduttore valorizzare il contributo di ciascuno - Verifica della distanza: divergenza/convergenza Costruzione di una sintesi: territorio comune rappresentativo di tutte le convinzioni - Accortezze del conduttore - valorizzare il contributo di ciascuno -> “scuotere tutti gli alberi” - ascoltare il parere di tutti 17

riunione di elaborazione piuttosto complesse perché richiedono un processo elaborativo e creativo (problem solving) le fasi: - analisi della situazione - descrizione del problema - elaborazione delle soluzioni accortezze del conduttore: - gestione delle dinamiche di gruppo Elaborazione soluzioni per risolvere il problema

- gestione delle dinamiche di gruppo riunione di decisione rappresenta il momento formale di decisione rispetto a un problema si realizza un effettivo processo di decisione collettiva accortezze del conduttore: - gestione delle dinamiche di gruppo spesso conseguente alle tipologie precedenti

…ma spesso le riunioni sono improvvisate e chi le conduce non si chiede quali accortezze sono necessarie per garantirne la qualità spesso conseguente alle tipologie precedenti

criticità delle riunioni (…ossia le lametele) “si fanno troppe riunioni” “le riunioni sono troppo lunghe” “le motivazioni sono poco chiare” “la preparazione della riunione è carente” “mancano proprio le persone che dovrebbero esserci!” quante volte ci siamo lamentati per una riunione appena svolta o imminente

Qualche consiglio per organizzare una riunione… efficace

Preparare una riunione efficace Predisporre un piano di lavoro logico e realistico Comunicare gli obiettivi in modo chiaro e comprensibile Valutare il numero di partecipanti (preferibilmente non superiore a 10) Dare alla riunione una durata realistica (1.30 - 2 ore max) Concludere la riunione con un piano operativo Fare una scaletta Partecipanti: possono contribuire con info utili? Possono apportare idee interessanti? Possono influenzare le decisioni?

L’Ordine del Giorno Preparare e distribuire un Ordine del Giorno almeno 2 giorni prima della riunione Aiuta i partecipanti a capire obiettivi e finalità della riunione Aiuta a prepararsi per apportare un contributo effettivo Fornisce una direzione e focalizza la discussione, durante la riunione Distribuire documentazione prima della riunione Dovrebbe includere titolo, data, luogo, punti della discussione e nomi dei responsabili per ogni punto, con l’orario approssimativo di discussione è lo schema che la riunione dovrebbe seguire definisce obiettivi e finalità raggruppa per argomento i punti da trattare fissa i limiti di tempo per ogni punto da discutere dovrebbe includere: titolo, data, luogo e responsabili focalizza la discussione durante la riunione va inviato ai partecipanti almeno 2 giorni prima

Organizzazione e logistica Curare la logistica Aula, strumentazione, spostamenti Scegliere un luogo e una data che rispondano il più possibile alle esigenze dei partecipanti Convocazione delle persone implicate nelle decisioni da prendere Controllo di partecipazione

Coordinare una riunione L’importanza del conduttore

Coordinare una riunione Chiarire e condividere con il gruppo l’obiettivo da raggiungere Identificare i mezzi, le risorse necessarie Definire il metodo di lavoro, le regole, principi di comportamento che si ritengono importanti Chiarire i ruoli interni e verificare che tutti i partecipanti li condividano Riconoscere il valore dei singoli e del collettivo Lavorare e condividere l’obiettivo

Coordinare una riunione Creare un clima collaborativo Favorire l’ascolto, la comunicazione “a due vie”, coordinare gli interventi e moderare i turni Ascoltare il parere di tutti e capire le motivazioni delle diverse posizioni Porre attenzione alla comunicazione non verbale e paraverbale Essere aperti alle proposte altrui… cambiare opinione Valorizzare i punti di contatto Verificare: importanza del feedback costruttivo mantenere il controllo: limitare l’invadenza e limitare la dispersione 28

Inoltre… Iniziare e finire in orario Usare l’ordine del giorno Iniziare in ritardo non dimostra rispetto e apprezzamento per chi arriva in orario Danneggia la fase di chiusura Usare l’ordine del giorno Revisionarlo all’inizio della riunione e modificarlo se necessario Far riferimento all’ordine del giorno aiuta a mantenere la discussione nei binari

La chiusura È un passaggio fondamentale per non perdere il senso dell’incontro e le considerazioni emerse Concludere riassumendo i punti più importanti, le decisioni prese, le scadenze e le azioni necessarie Assicurarsi che i risultati siano chiari a tutti Fissare la riunione successiva se necessario Preparare una relazione scritta

Il “cesto delle idee” Spesso, vengono in mente buone idee, ma non sono inerenti agli scopi dell’incontro Annotare le idee durante la riunione per discuterle in incontri successivi Permette di immagazzinare buone idee da considerare successivamente Permette alla discussione di rimanere attinente all’ordine del giorno

Bibliografia Sitografia Quaglino G.P., Cortese C.G, Gioco di squadra. Come un gruppo di lavoro può diventare una squadra eccellente, Raffaello Cortina Editore, Milano, 2003 Quaglino G.P., Casagrande S., Castellano A., Gruppo di lavoro e lavoro di gruppo, Raffaello Cortina Editore, Milano, 1992 Sitografia http://www.unce.unr.edu/publications/files/cd/other/fs9729.pdf

grazie per l’attenzione e buon lavoro!