Lezione 8 Riccardo Sama' Copyright  Riccardo Sama' Excel: formule e funzioni

Funzione somma automatica ● La somma e' la funzione piu' usata ● Per inserire la funzione somma si puo' anche utilizzare la barra degli strumenti – Selezionare la cella nella quale si desidera in serire il risultato (adiacente alla lista di dati) – Dalla barra delle applicazioni selezionare l'icona con il simbolo di sommatoria – Nella cella selezionata appare la formula

Funzione somma automatica – Se le celle contornate con un bordo lampeggiante e tratteggiato sono quelle che si desidera sommare premere invio – Se le celle non sono quelle desiderate selezionarle trascinando il mouse tenendo premuto il tasto sinistro quindi premere invio ● Se si desidera visualizzare sia la formula che il risutato selezionare la cella che contiene il risultato. Nella cella ci sara' il risultato e nella barra della formula ci sara' la formula

Funziona somma utomatica ● Quando si seleziona un intrevallo per applicare una formula excel considerera' solamente le celle che contengono valori numerici, tutte le celle che contengono testo verranno omesse ● Per sommare tutte le colonne (righe) di una tabella selezionare l'intera riga (colonna) al di sotto (a destra) dei dati e selezionare la funzione di somma automatica

Funzione somma automatica ● Se si desidera inserire il risultato della somma in una qualsiasi cella (anche distante dalla serie di dati) e' sufficiente selezionare la funziona dalla barra delgli strumenti e selezionare successivamente le celle da sommare trascinando il mouse

Creare formule ● In excel le formule iniziano tutte con il simbolo di uguale (=) per esempio =2+2, il risultato viene visualizzato nella cella dopo aver premuto il tasto invio ● Al posto dei numeri si possono inserire i riferimenti di cella per esempio =a1+a2. I valori contenuti all'interno delle celle saranno sommati ● Excel e' in grado di aggiornare automaticamente il risultato se modifichiamo i valori nelle celle

Creare formule ● I calcoli possono essere eseguiti usando gli operatori matematici piu' (+), meno (-), per (*) e diviso (/) ● Per applicare una formula ad un intervallo di celle si puo' specificare l'intervallo nel seguente modo a1:a7, che significa tutte le celle dalla a1, a2, a3, a4, a5, a6 e a7 oppure a1:b2 che significa a1, a2, b1 e b2

Creare formule ● Per controllare se il contenuto di una cella sia una formula o un numero si deve selezionare la celle desiderta. A questo punto il valore della cella verra' visualizzato nella cella stessa e cio' che viene effettivamente scritto nella cella (la formula) viene visualizzato nella barra della formula

Creare formule ● Per utilizzare piu' operatori matematici all'interno di una stessa formula bisogna utilizzare le parentesi tonde. Per esempio =4+6/2 e =(4+6)/2) non danno lo stesso risultato

Riferimenti di cella relativi ed assoluti ● In excel esistono tre tipi di riferimenti di celle, quello relativo, quello assoluto e quello misto ● Quello relativo indica ad excel di considerare la cella indicata utilizzando coordinate relative a quella attiva (per esempio tre celle a sinistra ed una in basso) [esempio:A1] ● Quello assoluto indica ad excel la posizione esatta nel foglio di lavoro [esempio: $A$1]

Riferimenti di cella relativi ed assoluti ● Il tipo di riferimento misto indica ad excel di considerare una cella in relazione a quella corrente ma anche con un riferimento fisso all'interno del fogli di lavoro (per esempio nella colonna D tre celle in basso rispetto a quella attiva) (esempio: $D5 | D$5) ● I riferimenti possono anche essere tra fogli di lavoro diversi (esempio: foglio2!B2)

Riferimenti di cella relativi ed assoluti ● Se per esempio scriviamo una formula per calcolare la somma di due celle a sinistra della cella corrente e poi usiamo la funzione di completamento automatico per copiare la formula scopriamo che il risultato nelle celle copiate cambia, questo perche' abbiamo usato riferimenti relativi

Inserire le funzioni ● Una funzione e' una formula predefinita alla quale viene associato un nome (per esempio la funzione somma). Le funzioni servono a semplificare la scrittura di operazioni. In excel le funzioni predefinite sono piu' di 300 ● Per inserire una funzione si deve digitare (nella cella dove si desidera visualizzare il risultato) un uguale (=) seguito dal nome della funzione e dalle celle, racchiuse tra parentesi tonde, che contengono i valori che ci interessano

Inserire le funzioni ● Per utilizzare le funzioni non e' necessario ricordarle tutte. Una volta inserito il segno di uguale (=) e' sufficiente selezionare la funzione dall'elenco che viene visualizzato nella casella nome (che ora si chiama funzioni). ● Una volta selezionata la funzione apparira' la finestra della formula (se appare l'assistente cliccare su no). La finestra puo' essere spostata trascinandola. In questo modo e' possibile selezionare le celle che ci interessano.

Inserire funzioni ● Nella finestra della funzione si puo' anche inserire piu' di un intervallo di celle (num1,num2, ecc...) ● Per ridurre ad icona temporaneamente la finestra della formula cliccare sull'icona a destra dell'argomento che intendete inserire, per ripristinarla cliccare sull'icona nella parte destra della finestra ridotta

Inserire funzioni ● Per inserire funzioni personalizzate bisogna semplicemente digitarle manualmente, prestando attenzione alla sintassi. (esempio: (((C3+D4)/D2)*(D6+D5)) )

Funzione calcolo automatico ● La funzione di calcolo automatico ci serve per visualizzare in tempo reale (senza la necessita' di scrivere alcuna funzione) il risultato di un'operazione preimpostata semplicemente selezionando le celle che ci interessano ● Questo risultato (insieme all'operazione eseguita) verra' visualizzato nella barra di stato

Funzione calcolo automatico ● Per modificare la funzione associata al calcolo automatico, cliccare col tasto destro del mouse sulla casella dove viene visualizzato il risultato del calcolo automatico (nella barra di stato) e selezionare l'operazione desiderata ● Selezionare “non presente” per disabilitare il calcolo automatico ● Per visualizzare la barra di stato: “strumenti” - “opzioni” scheda “visualizza”

Correggere errori nelle formule ● Concetto di precedenti e dipendenti: – Precedenti sono tutti i riferimenti di cella che compaiono nella formula – Dipendenti sono tutte le celle che contengono un riferimento alla cella in questione ● Per individuare i precedenti selezionare “strumenti” - “controllo” - “individua precedenti”

Correggere errori nelle formule ● Per individuare i dipendenti, selezionare “strumenti” - “controllo” - “individua dipendenti” ● Per eliminare le frecce di controllo selezionare “strumenti” - “controlloo” - “rimuovi tutte le frecce” ● Per individuare un errore in una formula errata si puo' utilizzare “strumenti” - “controllo” - “individua errore”

Correggere errori nelle formule ● In questo modo vengono visualizzate le tracce della funzione inserita nella cella selezionata. Questo dovrebbe essere di aiuto al fine di individuale l'errore nella formula ● Per rimuovere le frecce seguire la procedura gia' spiegata

Modificare il formato dei numeri ● Per modificare il formato dei numeri di una o piu' celle bisogna per prima cosa selezionarle – Per inserire il simbolo dell'euro selezionare dalla barra delgli strumenti il simbolo dell'euro – Per inserire il simbolo percentuale cliccare sulla relativa icona nella barra degli strumenti (attenzione! 0,12=12% 12=1200%) – Cliccando sull'icona stile separatore si inseriscono i punti che separano le migliaia (vengono aggiunte e le cifre dopo la virgola)

Modificare il formato dei numeri – Per aumentare o diminuire il numero di cifre dopo la virgola si possono utilizzare i pulsanti “aumenta decimali” e “diminuisci decimali” ● Per applicare un formato diverso da quelli presenti nella barra degli strumenti, selezionare “formato” - “celle” e aprire la scheda “numero”. Qui e' possibile selezionare il tipo di formato desiderato

Modificare il formato dei numeri ● Inserendo un numero seguito da un simbolo (€ %) excel formattera' automaticamente la cella ● Se si sono create delle formattazioni errate sparse per il forglio, puo' essere conveniente eliminare tutte le formattazioni dal foglio con il comando “modifica” - “cancella” - “formati” (ovviamente dopo aver selezionato tutto il foglio o le sole celle formattate in modo errato)

Modificare l'allineamento delle celle ● Per default excel allinea il testo a sinistra, i numeri a destra e verticalmente allinea ogni cosa in basso ● Possiamo modificare il tipo di allineamento dei dati con la barra degli strumenti ● Per centrare un unico testo su piu' colonne possiamo utilizzare il comando “unisci e centra” dalla barra degli strumenti.

Modificare l'allineamento delle celle ● Per modificare piu' in dettaglio l'allineamento delle celle si deve selezionare “formato” - “celle” e ci si deve posizionare nella scheda “allineamento” ● In excel e' possibile modificare anche la formattazione del carattere (come in word) dalla barra degli strumenti o dal menu “formato” - “celle” scheda carattere

Modificare l'allineamento delle celle ● Se le celle sono formattate in modo da avere un allineamento a sinistra si puo' anche aumentare o diminuire il rientro del testo utilizzando la barra delgli strumenti (pulsanti “aumenta rientro” e “diminuisci rientro”)

Applicare bordi e motivi ● Dal menu “formato” - “celle” nella scheda bordo e' possibile (coma dalla barra degli strumenti) aggiungere un bordo alle celle per facilitare la lettura dei dati ● Per applicare uno sfondo si puo' scegliere dal menu “formato” - “celle” la scheda motivo. Qui si puo' decidere se applicare un semplice colore di sfondo (come col pulsante “colore riempimento” dalla barra degli strumenti) o se applicare anche un motivo

Applicare bordi e motivi ● Le linee che delimitano le celle non vengono stampate di default da excel, si puo' impostare un opzione, pero', che fa in modo che vengano stampate: dal menu “file” - “imposta pagina”, nella scheda “folgio” spuntare l'opzione stampa “griglia”. Le linee saranno comunque poco visibile (grigio chiearo) ● Dalla barra degli strumenti e' anche possibile applicare un colore al testo (pulsate “colore carattere”)

Copiare la formattazione delle celle ● Se si desidera copiare il formato delle celle e' possibile selezionare l'icona “copia formato” dalla barra degli strumenti. ● Le celle selezionate avranno ora un bordo lampeggiante. Cliccando col mouse nel punto in cui desideriamo incollare il formato otterremo automaticamente la stessa formattazione. ● Facendo doppio click sull'icona “copia formato” potremo incollare piu' volte la formattazione

Formattazione automatica di un intervallo di celle ● Selezionare le celle da formattare ● Selezionare “formato” - “formattazione automatica” ● Selezionare il tipo di formattazione che piu' si addice alle nostre esigenze e cliccare su “ok” ● E' possibile anche selezionare opzioni di formattazione. Per scegliere queste opzioni cliccare sul pulsante “opzioni”

Formattazione automatica di un intervallo di celle ● Se la nuova formattazione non e' quella desiderata, annullare l'operazione (ctrl+z) e sceglierne un'altra ● ATTENZIONE: la formattazione automatica annulla ogni precedente formattazione applicata alle celle

Creare un grafico con la creazione guidata ● Per creare un grafico con la creazione guidata selezionare la serie di dati (esclusi totali o sobtotali) ● Selezionare “creazione guidata grafico” dalla barra degli strumenti ● Selezionare il tipo di grafico dall'elenco nella parte sinistra della finestra ● Selezionare il tipo di visualizzazione nella parte destra

Creare un grafico ● Cliccare su avanti ● Controllare se l'intervallo di dati e' corretto e selezionare il tipo di serie (per righe o per colonne) ● Cliccare su avanti ● In questa schermata si possono impostare le caratteristiche del grafico. Per esempio il titolo, le intestazioni degli assi, la legenda, ecc...

Creare un grafico ● Cliccare su avanti ● Scegliere la posizione del grafico, con l'opzione “crea nuovo foglio” si puo aggiungerere un foglio di lavoro che contiene solo il grafico appena creato. Cliccare su fine ● Per creare un grafico ancora piu' velocemente si puo' scegliere direttamente fine dalla prima schermata, in questo modo si accettano le opzioni di default

Creare un grafico ● Per avviare la creazione guidata grafico e' anche possibile selezionare “inserisci” - “grafico” ● Per visualizzare un'anteprima del grafico e' possibile cliccare sul pulsante “tenere premuto per visualizzare l'esempio” che si trova nella prima schermata della creazione guidata. In questo modo se il risultato non e' come vogliamo e' possibile sceglere direttamente un altro tipo di grafico

Spostare e ridimensionare un grafico ● Quando viene selezionato un oggetto (nel nostro caso un grafico) appaiono i “quadratini di selezione” negli angoli e a meta' di ogni lato. Questi quadratini servono a ridimensionare l'oggetto. Basta cliccarci sopra e trascinare il mouse ● Per selezionare un grafico cliccare in un bunto del grafico dove non c'e' nulla ● Per spostarlo cliccare e trascinare il mouse

Spostare e ridimensionare un grafico ● Per ridimensionare un grafico cliccare su uno dei quadratini di selezione e trascinare il mouse ● Se si tiene premuto il tasto MAIUSC durante il trascinamento di un angolo le dimensioni del grafico rispettano le proporzioni ● Per cancellare un grafico dal foglio di lavoro basta selezionarlo e premere il tasto CANC sulla tastiera

Modificare il tipo di grafico ● Se si desidera cambiare il tipo di grafico dopo averlo creato, e' sufficiente selezionare il grafico e cliccare sull'icona tipo di grafico nella barra degli strumenti “grafico” oppure selezionando il menu “grafico” - “tipo grafico” ● Per modificare il tipo di grafico solo per una serie di dati, selezionare un elemento della serie ed in seguito il tipo di grafico

Modificare il t ipo di grafico ● Per modificare i colori di un elemento del grafico (serie, griglie, ecc...) e' sufficiente cliccare sull'elemento da modificare e selezionare il colore da applicare dal pulsante “colore riempimento” (nella barra degli strumenti standard) ● Per cambiare le dimensioni dei caratteri all'interno di tutto il grafico selezionare il grafico e scegliere la dimensione del carattere dalla barra degli strumenti standard

Modificare i titoli del grafico ● Per spostare un titolo all'internbo del grafico semplicemente selezionarlo e trascinarlo nella nuova posizione ● Per modificare il testo di un titolo bisogna selezionare il titolo e cliccare nuovamente sul testo del titolo, per deselezionarlo cliccare in un punto esterno al titolo ● Per cancellare un oggetto del grafico selezionarle e premere CANC

Modificare i titoli del grafico ● Per eliminare un oggetto del grafico e' anche possibile selezionarlo, cliccarci sopra col tasto destro del mouse e selezionare dal menu contestuale “cancella” ● Per aggiungere un titolo al grafico selezionare il menu “grafico” - “opzioni grafico”, posizionarsi nella scheda “titoli” ed inserire i titoli desiderati

Modificare i titoli del grafico ● Per inserire delle etichette all'interno del grafico basta selezionare il grafico e scrivere il testo desiderato. Il testo apparira' nella barra della formula. Premendo invio verra' visualizzata all'interno del grafico una casella di testo. A questo punto e' possibile spostare la casella nel punto desiderato

Modificare i titoli del grafico ● Per modificare il colore del carattere di un elemento del grafico basta selezionare l'elemento e scegliere il colore dalla casella “colore carattere” nella barra degli strumenti standard ● Per modificare il tipo o la dimensione del carattere di un oggetto del grafico selezionare l'oggetto e scegliere il tipo e la dimensione del carattere dalla barra degli strumenti

Modificare i dati del grafico ● Se, una volta creato il grafico, modifichiamo o cancelliamo dati relativi al grafico, excel modifichera' automaticamente il grafico. Viceversa se aggiungiamo dati dovremo aggiornare manualmente il grafico ● Una volta selezionato il grafico vedremo apparire una riga colorata con i quadratini di selezione intorno alla serie di dati relativa

Modificare i dati del grafico ● Utilizzando i quadratini di selezione si puo' ingradire o diminuire la serie di dati che comporra' il grafico. Una volta rilasciato il pulsante del mouse il grafico si aggiornera' automaticamente ● In alternativa si puo' utilizzare il comando “aggiungi dati” del menu “grafico”. Una volta aperta la finestra di dialogo sara' sufficiente selezionare le nuove celle da aggiungere e premere “ok” per aggiornare il grafico

Modificare i dati del grafico ● Per stampare solo il grafico procedere come segue: – Selezionare il grafico – Scegliere dal menu “file” il comando “stampa” – Controllare che sia spuntata l'opzione “grafico selezionato” – Scegliere le opzioni di stampa e premere “ok”