Modulo 5: Basi di dati (Access) 09/04/2017 Corso di Alfabetizzazione Informatica Scuola Speciale Archivisti e Bibliotecari Modulo 5: Basi di dati (Access)

Concetti fondamentali Basi di dati (Access) 2 09/04/2017 M5: Access Concetti fondamentali Basi di dati (Access)

Basi dati: Sommario Argomenti 3 09/04/2017 Basi dati: Sommario Argomenti M5: Access Concetti di base Gestione documenti Operazioni di base: inserimento Modifica Query Maschere Stampa: i rapporti

Cos’è un software di base dati? 4 09/04/2017 Concetti fondamentali: Basi di dati Cos’è un software di base dati? E’ un programma che permette di gestire gruppi di dati omogenei (es. Nomi, Cognomi, Indirizzi, numeri di telefono…) Terminologia Base dati: “Insieme di archivi integrati che costituiscono una base di lavoro per utenti diversi con applicazioni diverse” Tabelle, Campi, Record. M5: Access Tabella Record Campo

Data base relazionali: problematica archiviazione dati 5 09/04/2017 Concetti fondamentali: Basi dati Data base relazionali: problematica archiviazione dati Nel primo caso, per ogni riga ripeto gli stessi dati, cosa succede se devo cambiarne uno? Devo cambiarli tutti! posso spezzare le tabelle e metterle in relazione tramite Cod Cliente M5: Access

6 09/04/2017 Concetti fondamentali: Basi dati Chiave primaria: Uno o più campi i cui valori permettono di identificare univocamente una riga di una tabella. Nell’esempio, Ragione sociale non basterebbe! La chiave deve essere unica e non nulla. M5: Access

7 09/04/2017 Concetti fondamentali: Basi dati Dati in relazione per evitare ridondanza (ripetizione) e garantire coerenza :integrità referenziale (es. codice fattura inesistente) M5: Access

Applicazione “storica” dei computer! (in Francese, “ordinateur”) 8 09/04/2017 Concetti fondamentali: Basi dati Applicazione “storica” dei computer! (in Francese, “ordinateur”) Basi dati per creare siti web dinamici su Internet con ASP (Active Server Pages) o PHP (Pretty Home Pages) Programmi di data base: Claris FileMaker, Microsoft Access (95, 97, 2000 ….), Microsoft SQL Server 2000 SQL (Structured Query Language): linguaggio standard per interrogare qualunque DB! ODBC: Open DataBase Connectivity Estensione dei documenti di Access: .mdb Icona: Differenze con Excel: poche e tante! (dipende dalle applicazioni) Meno orientato ai calcoli, ottimizzazione per funzioni di ricerca, maschere input, report M5: Access

Operazioni su database Creazione Manipolazione Inserimento Modifica 9 09/04/2017 Concetti fondamentali: Basi dati Operazioni su database Creazione Manipolazione Inserimento Modifica Cancellazione Interrogazione Presentazione M5: Access

Avvio di Access Menu Avvio (Start) Programmi Se non si trova: 10 09/04/2017 Concetti fondamentali: Basi di dati Avvio di Access M5: Access Menu Avvio (Start) Programmi (Office) Microsoft Access Se non si trova: Menu Avvio Trova File o cartelle Access

3 tipi di aiuto: Uso dell’aiuto: Assistente, Sommario, Guida Rapida 11 09/04/2017 Uso dell’aiuto: Assistente, Sommario, Guida Rapida 3 tipi di aiuto: Tasto F1 o menu ? -> Guida in linea di Microsoft Access ? -> Sommario e indice Shift+F1 e poi clic su qualunque elemento da spiegare M5: Access

Finestra di Access M5: Access Nome base dati Barra strumenti standard 12 09/04/2017 Finestra di Access Nome base dati Barra strumenti standard M5: Access Elementi presenti nella scheda selezionata Schede: tabelle, maschere, query, report, macro, moduli Barra di stato

(possibilità di salvare ) 13 09/04/2017 Gestione documenti: Menu File Nuovo database Apri database Salva? Menu files recenti M5: Access File -> Esci (possibilità di salvare )

Data Base (vuoto) o Autocomposizioni (se installate) 14 09/04/2017 Gestione documenti: Nuovo Data Base (vuoto) o Autocomposizioni (se installate) 1 2 3 M5: Access

15 09/04/2017 Gestione documenti: Nuovo Data Base (2) Access vuole salvare subito il data base per motivi di ottimizzazione della velocità dell’accesso ai dati. M5: Access 2 1

(barra strumenti) oppure File -> Salva 16 09/04/2017 Gestione documenti: Salva (o salva con nome) (barra strumenti) oppure File -> Salva Access aggiorna automaticamente il data base!!! Inoltre “Salva col nome” diverso da altri programmi!! “Esporta” salva in altro formato (Excel) M5: Access Posizione Nome Tipo: base dati, Excel, File di Testo, Stampa Unione di Word 1 2 3

In Access posso avere un solo data base aperto alla volta! 17 09/04/2017 Gestione documenti: Lavorare con più documenti In Access posso avere un solo data base aperto alla volta! (ma posso avere più finestre aperte per tabelle, query, ecc.. ) Menu Finestra per selezionarle o per disporre le finestre M5: Access Utile per disporre le finestre Oggetti aperti

Sono strutturate in righe (record) e colonne (campi). 18 09/04/2017 Gli Oggetti di Access TABELLE Le Tabelle rappresentano un insieme di dati relativi ad un argomento specifico. Una tabella può ad esempio contenere dati relativi a libri o autori. Sono strutturate in righe (record) e colonne (campi). Ciascun campo contiene un’informazione relativa all’argomento della tabella. Ad esempio può contenere un’informazione relativa ad un libro, come il suo titolo, o ad un autore, quale ad esempio il suo nome. Ciascun record contiene tutte le informazioni relative ad un’entità di quell’argomento, cioè ad es. un determinato libro o autore. E’ possibile visualizzare una tabella in due modalità: Struttura o Foglio dati. Visualizzando una tabella con la prima modalità è possibile creare o modificare la struttura della tabella stessa, cioè definire il nome e il tipo dei campi. Visualizzando la tabella in modalità foglio dati è invece possibile modificare o aggiungere dati alla tabella stessa. M5: Access

Gli Oggetti di Access (2) 19 09/04/2017 Gli Oggetti di Access (2) QUERY Le Query rappresentano richieste di informazioni relative ai dati memorizzati in una o più tabelle. I dati che costituiscono la risposta alla query formano il DYNASET, cioè una ‘vista’ selettiva e provvisoria dei dati estratti. Ad ogni esecuzione della query, sul dynaset saranno disponibili le informazioni aggiornate. E’ possibile visualizzare una query in tre modalità: Struttura, Foglio dati, SQL. La prima modalità di visualizzazione viene utilizzata per creare o modificare la struttura di una query. E’ con questo tipo di visualizzazione che è possibile effettuare una ricerca sui dati, specificando il tipo di dati desiderato ed il loro ordinamento. La seconda modalità di visualizzazione consente invece di aggiungere, modificare o analizzare i dati. La terza modalità è il formato di memorizzazione interna di Access per la query, corrispondente al linguaggio SQL standard con alcune integrazioni. M5: Access

Gli Oggetti di Access (3) 20 09/04/2017 Gli Oggetti di Access (3) MASCHERE Una maschera presenta i seguenti vantaggi funzionali: efficienza: una maschera visualizza solo determinate informazioni nel modo desiderato; semplicità: in una maschera di Microsoft Access si utilizzano controlli quali le caselle di testo e le caselle di controllo che sono familiari agli utenti di Windows; veste grafica (presentazione): una maschera può essere colorata e personalizzata utilizzando un’ampia varietà di elementi grafici. Anche le maschere possono essere visualizzate in tre modalità che prendono il nome di Struttura, Maschera e Foglio Dati. La visualizzazione struttura delle maschere consente di creare o modificare la struttura di una maschera. E’ possibile aggiungere sulla maschera, tramite la casella degli strumenti, dei controlli legati ad un campo di una tabella o di una query (controlli casella di testo) oppure controlli contenenti testo (controlli etichetta) o immagini (controlli immagini). La visualizzazione maschera consente invece di aggiungere, modificare o analizzare i dati, accedendo alla tabella un record alla volta. M5: Access

Gli Oggetti di Access (4) 21 09/04/2017 Gli Oggetti di Access (4) REPORT I Report vengono utilizzati per la formattazione, il calcolo, la stampa e il riassunto/raggruppamento dei dati selezionati. I report consentono di rappresentare i dati con un accurato profilo estetico grazie alla possibilità di controllare le dimensioni e l’aspetto di tutti gli elementi del report (intestazioni, piè di pagina, corpo e titoli). Un report lo si può visualizzare come Struttura, Anteprima di stampa e Anteprima di Layout. La visualizzazione della struttura consente di creare o modificare dei report. E’ possibile, con questa modalità di visualizzazione, aggiungere dei controlli legati ai campi di una tabella o di una query oppure controlli che calcolano totali o percentuali. L’Anteprima di stampa mostra il report esattamente come apparirà una volta stampato, ma senza tutti i dettagli dell’Anteprima di Layout M5: Access

Gli Oggetti di Access (5) 22 09/04/2017 Gli Oggetti di Access (5) PAGINE Consentono agli utenti di lavorare e manipolare i dati del database Access da internet o da una intranet. MACRO Sono costituite da una sequenza strutturata di azioni, pre-registrate, che Access deve eseguire al verificarsi di un evento definito. MODULI Rappresentano programmi (procedure e funzioni) scritte in Visual Basic per Applicazioni. Si utilizzano quando l’applicazione richiede funzioni non eseguibili tramite le azioni delle macro. M5: Access

Modi di creazione: Nuova tabella Foglio dati (simile a Excel) 23 09/04/2017 Nuova tabella Modi di creazione: Foglio dati (simile a Excel) Struttura: modalità manuale Autocomposizione M5: Access

Simile a Excel Nuova tabella: Foglio Dati 24 09/04/2017 Nuova tabella: Foglio Dati Simile a Excel Doppio clic sui titoli delle colonne per cambiare i nomi dei campi il tipo di dato viene determinato automaticamente (data, ora…) M5: Access

Chiave primaria: Per identificare univocamente le righe di una tabella 25 09/04/2017 Nuova tabella: Foglio Dati Chiave primaria: Per identificare univocamente le righe di una tabella M5: Access

Aprire la tabella creata nella modalità “Struttura”: 26 09/04/2017 Nuova tabella: Foglio Dati Aprire la tabella creata nella modalità “Struttura”: M5: Access

Aprire la tabella creata per inserire i dati 27 09/04/2017 Tabella: Foglio Dati Aprire la tabella creata per inserire i dati nella finestra principale clic sulla tabella e poi su Apri simile ad un foglio di Excel, ma per aggiungere righe devo scrivere nella riga con il triangolo il campo contatore viene aggiornato automaticamente posso modificare ogni record cliccando e correggendo M5: Access

Nella finestra principale, clic su scheda Tabella e poi su Nuovo 28 09/04/2017 Nuova Tabella: Autocomposizione Nella finestra principale, clic su scheda Tabella e poi su Nuovo Viene proposto un insieme di campi (categorie) ben definito Quando ho finito, definisce la chiave e mi chiede come inserire i dati nella tabella M5: Access

Tipi di dati: Nuova Tabella: Visualizzazione struttura 29 09/04/2017 Nuova Tabella: Visualizzazione struttura Tipi di dati: Testo (Lunghezza max 255 caratteri) Memo (Lunghezza Max 64000 caratteri) Numerico (un numero, varie ampiezze) Data/Ora Valuta Contatore (inserito automaticamente) Si/No Proprietà di ciascun campo: Indicizzato - Etichetta - Dimensione M5: Access

L è richiesta l’immissione di un carattere alfabetico 30 09/04/2017 Nuova Tabella: Visualizzazione struttura Maschera di input: controlla l’immissione dei dati quando il campo è vuoto e il formato in cui essi vengono memorizzati. L è richiesta l’immissione di un carattere alfabetico ? è consentita l’immissione di un carattere alfabetico 9 valore numerico facoltativo 0 valore numerico obbligatorio C è consentita l’immissione di qualsiasi carattere o spazio --------------------------------------------------- < rende in testo minuscolo > rende il testo maiuscolo ! allinea il testo a sinistra Valore predefinito: è possibile usare un’espressione del tipo = date() = Time = null = “MI” M5: Access

Non è possibile immettere un valore null in una chiave primaria. 31 09/04/2017 Tabella: Foglio Dati Valori “nulli”: Campo che non contiene nessun valore. È diverso da una stringa di lunghezza zero (“”) o da un campo contenente il valore 0. Non è possibile immettere un valore null in una chiave primaria. N.B. Eliminando un record con un campo contatore, quel valore non sarà più utilizzato nella stessa tabella. M5: Access

Sono meno di quelle degli altri programmi ma più complicate! 32 09/04/2017 Barre degli strumenti Sono meno di quelle degli altri programmi ma più complicate! M5: Access Visualizzazione (SQL solo nelle Query) Ordinamento Finestra database, Nuovo oggetto Filtro in base a maschera Trova Nuovo oggetto, cancella oggetto Filtro in base a selezione

Aprire la tabella per modificare i dati 33 09/04/2017 Tabella: Ordinamento colonne in una tabella Aprire la tabella per modificare i dati (nella finestra principale clic sulla tabella e poi su Apri) fare clic su un dato, poi premere una icona la tabella viene ordinata sempre su tutte le colonne! Il salvataggio avviene ogni volta che si chiude una finestra Criteri multipli: Record->Filtro->Ordinamento/Filtro avanzato M5: Access

Aprire la tabella per modificare i dati 34 09/04/2017 Tabella: Ricerca dati in una tabella Aprire la tabella per modificare i dati (nella finestra principale clic sulla tabella e poi su Apri) Clic su oppure Modifica->Trova Cerca: Sù / Giù / Tutto Cerca in campi come formattati Confronta: Campo intero / Parte del campo / inizio campo Possibilità di sostituire: Modifica->Sostituisci M5: Access

Posso eseguire l’OR logico con la linguetta “Oppure” in basso 35 09/04/2017 Tabella: Filtro Filtro in base a selezione: seleziono un testo (all’inizio, in mezzo o tutto) e attivo il filtro per vedere solo le righe che lo contengono Filtro in base a maschera: analogo a Excel: seleziono i dati per ogni colonna e per attivarlo premo il terzo pulsante Posso eseguire l’OR logico con la linguetta “Oppure” in basso Il terzo pulsante in figura attiva e disattiva il filtro M5: Access Filtro in base a selezione Filtro in base a maschera Filtro on/off

Fare una query: “Interrogare il Database” 36 09/04/2017 Tabella: Query Fare una query: “Interrogare il Database” Anche un filtro è una (semplice) query Linguaggio standard per query: SQL (sequel) Diversi tipi di query: Selezione Aggiornamento Cancellazione di creazione tabella a campi incrociati (simile a tabella pivot di Excel) Si basano tutte sulla query di selezione... M5: Access

37 09/04/2017 Tabella: Query Query -> Nuovo Struttura: vengono visualizzate le tabelle, posso scegliere i campi da esse e impostare le condizioni M5: Access

Aggiunta di campi ad una query 38 09/04/2017 Tabella: Query Aggiunta di campi ad una query Selezionare una tabella e trascinare i campi nel riquadro in basso Impostare le condizioni (altrimenti avrò solo una “proiezione” di colonne) Per le condizioni: generatore di espressioni Premere il pulsante La query viene considerata una nuova tabella M5: Access

Espressione in costruzione 39 09/04/2017 Query: generatore di espressioni M5: Access Espressione in costruzione Operatori Oggetti nel database

Es. Somma([prezzo unitario] * [quantita] * 0,9) 40 09/04/2017 Query: espressioni Un’espressione è costituita da operatori, nomi di campo o di controlli (identificatori), valori alfanumerici, costanti (null, si, …), funzioni Es. Somma([prezzo unitario] * [quantita] * 0,9) Le espressioni prevedono i seguenti caratteri di controllo: [ ] prima o dopo nomi di maschere, report, campi e controlli es. [nome] # prima e dopo le date es. [data] > #13/1/96# “ prima e dopo un testo Access, in alcuni casi, inserisce automaticamente i caratteri di controllo M5: Access

Gli operatori si suddividono in: operatori aritmetici (*, /, +, -, ^) 41 09/04/2017 Query: espressioni (2) Gli operatori si suddividono in: operatori aritmetici (*, /, +, -, ^) operatori di concatenazione (&) operatori di confronto (>, <, >=, <=, =, <>) operatori logici (and, or, not) operatori vari (between, in, is (null), is not (null), like) operatori di identificazione (!, .) (es. Maschere![clienti]![codice cliente]) caratteri jolly: ? (un singolo carattere), # (una singola cifra), * (un qualsiasi numero di caratteri). M5: Access

42 09/04/2017 Query: esempio query semplice “Mostra NomeSocietà, Contatto, Città dalla tabella Clienti dove Città=Parigi” M5: Access

43 09/04/2017 Query: esempio query con più campi di più tabelle “Mostra NomeSocietà, Città e DataOrdine dalle tabelle Clienti e Ordini, dove Città=Parigi e IDCliente della tabella clienti = IDCliente di tabella Ordini” M5: Access Aggiungi tabella Totali

44 09/04/2017 Query: criteri M5: Access

45 09/04/2017 Query: SQL M5: Access

Manipolazione dei dati Formato generale dell'interrogazione: 46 09/04/2017 Query: SQL Manipolazione dei dati Formato generale dell'interrogazione: SELECT [DISTINCT] colonna(e)FROM tabella(e) [WHERE predicato][GROUP BY colonna(e) [HAVING predicato]][ORDER BY colonna(e)]; Esempio:SELECT P# FROM SP; I duplicati non vengono eliminati Ricavare i codici e lo stato dei fornitori nella città di Parigi. SELECT S#, STATUS FROM S WHERE CITY='Parigi'; Il risultato è una tabella. M5: Access

Individuare i numeri dei fornitori di Parigi con stato > 20 47 09/04/2017 Query: SQL Ricerca qualificata: Individuare i numeri dei fornitori di Parigi con stato > 20 Ricerca con Ordinamento Ricavare i codici e lo stato dei fornitori di Parigi in ordine decrescente rispetto allo stato: SELECT S#, STATUS FROM S WHERE CITY='Paris' ORDER BY STATUS DESC; M5: Access

Come creare una relazione fra due tabelle  Menu Strumenti - Relazioni 48 09/04/2017 Relazioni Come creare una relazione fra due tabelle  Menu Strumenti - Relazioni  Selezionare le tabelle della relazione e clic sul pulsante ‘Aggiungi’  impostare i campi di collegamento trascinando il campo comune della parte ‘a uno’ sul campo corrispondente della seconda tabella (parte ‘molti’)  impostare le opzioni della relazione  attivare l’integrità referenziale per mantenere la consistenza dei dati memorizzati nelle due tabelle collegate. Se si attivano le altre due opzioni (Aggiorna/Elimina campi correlati a catena) verranno automaticamente aggiornati i record della tabella correlata a seguito di modifiche/eliminazioni fatte nella tabella primaria. Se le due opzioni sono disabilitate non è possibile modificare il campo utilizzato nella relazione dalla tabella primaria e non è neppure possibile eliminare un record da tale tabella se è collegato a qualche record della tabella correlata. M5: Access

Per eliminare una relazione fra due tabelle 49 09/04/2017 Relazioni Impostare il tipo di relazione da utilizzare quando le tabelle vengono impiegate in una query. Equi join: dalla query vengono restituiti solo quei record aventi il contenuto del campo collegato perfettamente uguale; join esterno 1: include tutti i record della tabella primaria e quei record della tabella correlata aventi il contenuto del campo collegato uguale; join esterno 2: include tutti i record della tabella correlata e quei record della tabella primaria aventi il contenuto del campo collegato uguale.  Crea Per eliminare una relazione fra due tabelle Selezionare la linea di unione Modifica - Elimina Per modificare una relazione fra due tabelle M5: Access

Possibilità di campi calcolati (ad es. totali) 50 09/04/2017 Maschere Modalità di visualizzazione dei dati per l’inserimento o la presentazione (input/output) Possibilità di campi calcolati (ad es. totali) M5: Access

Dalla finestra principale, clic su scheda Maschere e poi Nuovo 51 09/04/2017 Maschere: creazione Dalla finestra principale, clic su scheda Maschere e poi Nuovo Struttura (modo manuale) o autocomposizione Manuale: M5: Access

Dalla finestra principale, clic su scheda Maschere e poi Nuovo 52 09/04/2017 Maschere: autocomposizione Dalla finestra principale, clic su scheda Maschere e poi Nuovo Autocomposizione Passi necessari: definire la tabella e i nomi dei campi di origine dei dati Layout Stile Cosa fare dopo? (aprire in inserimento, modificare) Menu visualizza: M5: Access

Diversi scopi per diversi oggetti: 53 09/04/2017 Report Un Report consente di organizzare e formattare dei dati con elementi grafici, allo scopo di realizzare uno stampato. Diversi scopi per diversi oggetti: Per estrapolare e selezionare dati da tabelle: query Per facilitare immissione e visualizzazione dati: maschera Per organizzare la stampa: report I report vengono aperti in “anteprima di stampa” Esempi di report: Catalogo prodotti Fattura M5: Access

Creazione nuovo report: Scheda Report, pulsante Nuovo 54 09/04/2017 Report Creazione nuovo report: Scheda Report, pulsante Nuovo Struttura (manuale) o autocomposizione M5: Access

Selezione campi da tabella 55 09/04/2017 Report Selezione campi da tabella M5: Access

Scelte successive: ordinamento, layout, stile 56 09/04/2017 Report Livelli di gruppo Opzioni raggruppamento: per ogni livello di raggruppamento posso avere somme, medie o altre funzioni Scelte successive: ordinamento, layout, stile M5: Access

Notare i livelli di raggruppamento!! 57 09/04/2017 Report Risultato: Notare i livelli di raggruppamento!! M5: Access

Apertura in modalità struttura 58 09/04/2017 Report: personalizzazione Apertura in modalità struttura Notare i vari tipi di sezioni … Menu Inserisci -> Data e ora e Inserisci->Numeri di Pagina M5: Access

Modulo M5 e-mail: lecca@dsi.uniroma1.it 59 09/04/2017 M5: Access Modulo M5 e-mail: lecca@dsi.uniroma1.it