Il nuovo sistema SIAP per la Gestione del Personale nel Ministero della Giustizia

Contenuti della Presentazione La Gestione del Personale nella P.A. La Soluzione SIAP Il Riuso del SIAP per il Ministero della Giustizia

Contenuti della Presentazione La Gestione del Personale nella P.A. Il Modello Integrato di Gestione La Gestione del Personale nell’attuale legislatura La Gestione del Personale nel Ministero della Giustizia Criticità Soluzioni Alternative Bacino di Utenza 1/3

Contenuti della Presentazione La soluzione SIAP Il Sistema del Personale Siap Aree Applicative Architettura e Mappa Applicativa Il SIAP nel MEF: Dimensioni del Progetto Il Riuso del SIAP: il SIAP* Omogeneità Funzionale & Motivazioni “strutturali” Benefici per l’Amministrazione & Benefici Progettuali Il SIAP* come acceleratore di Progetto Un Esempio di Riuso: L’esperienza di Corte dei Conti 2/3

Contenuti della Presentazione Il Riuso del SIAP per il Ministero della Giustizia I Passi effettuati La Road-Map delle attività effettuate I Risultati dell’Analisi condotta I Prossimi Passi La Road-Map delle prossime attività Acquisizione parere CNIPA e Definizione Contrattuale Inizio Attività Progettuali Rilasci pianificati 3/3

La Gestione del Personale nella P.A. Passaggio da un regime “Pubblicistico” ad un regime “Privatistico” incentrato su: Contratto Nazionale Contratto integrativo di Ministeri Forte attenzione allo sviluppo del personale in termini di Valutazione, Promozione, Sviluppo Competenze Gestione di tipo “Privatistico” dei Dirigenti Valutazione delle prestazioni sulla base di obiettivi prefissati Mobilità tra Amministrazioni Flessibilità degli incarichi

Modello Integrato di Gestione La Funzione Pubblica ha disegnato un Modello Integrato per la Gestione del Personale con l’obiettivo, in tutto il Comparto Ministeriale, di: Standardizzazione di processi e procedure Univocità dei dati Gestione integrata degli eventi della vita del dipendente Uso di tecnologie web

Modello Integrato di Gestione Sistema Conoscitivo/Direzionale Sistema conoscitivo e di supporto alle decisioni relativo al personale del Ministero Sistema Conoscitivo/Direzionale Sistema di Gestione del Personale Sistema informativo di supporto agli uffici per la gestione del Personale dell’Amministrazione Gestione Anagrafica Gestione Amministrativa Gestione Giuridica Gestione Economica Gestione della Risorsa Umana Sistema del Personale Gestione Risorsa Umana Gestione Economica Gestione Giuridica Gestione Anagrafica e Amministrativa Sistema di Elaborazione del Cedolino Sistema informativo per il pagamento delle competenze al personale Sistema di Elaborazione Cedolino

La Gestione del Personale nell’attuale legislatura Obiettivi principali: Lotta all’assenteismo Meritocrazia Trasformazione dei dirigenti in manager Misure previste: Regole più severe e controlli più capillari Organizzazione più flessibile Pubblicazione dei risultati delle valutazioni Responsabilità dei dirigenti per i risultati di gestione

La Gestione del Personale nel Ministero della Giustizia: Criticità Scambio di informazioni essenzialmente su supporto cartaceo Presenza di modalità operative dovute più a “prassi” consolidate che a esigenze normative; Duplicazione di alcune attività; Proliferare di archivi del personale presso i singoli uffici; Cultura della “carta” che comporta la conservazione e l’archiviazione di qualsiasi documento relativo al personale (anche in più copie); Dislocazione del personale di uno stesso ufficio presso sedi diverse distribuite sul territorio; Possibilità che il dipendente presti servizio presso sedi diverse da quella di assegnazione.

Utilizzo di un Pacchetto di Mercato Riutilizzo del Sistema SIAP* La Gestione del Personale nel Ministero della Giustizia: Soluzioni Alternative Sviluppo Custom Utilizzo di un Pacchetto di Mercato Riutilizzo del Sistema SIAP*

Personale in Pianta Organica La Gestione del Personale nel Ministero della Giustizia: Bacino di Utenza Unità Amministrative Personale in Pianta Organica Amministrazione Centrale (DAG,DOG,Uffici Diretta Collaborazione, DGM) 1.850 Giustizia Minorile 1.300 Corte Suprema di Cassazione 1.200 Procura Generale c/o la Cassazione 220 DNA 215 Tribunale Superiore Acque Pubbliche 30 Corti di Appello 4.315 Procure c/o le Corti d’Appello 1.355

Personale in Pianta Organica La Gestione del Personale nel Ministero della Giustizia: Bacino di Utenza Unità Amministrative Personale in Pianta Organica Tribunali e Sezioni distaccate di tribunale 22.570 Procure c/o Tribunali 10.810 Tribunali di sorveglianza e Uffici di sorveglianza 1.315 Tribunali per i minorenni 1.020 Procure c/o Tribunali Minorenni 620 Giudici di pace 9.515 Ufficio notifiche, esecuzioni e protesti 6.550 TOTALE 62.885

Comunicazioni agli utenti La soluzione SIAP Comunicazioni agli utenti

Contenuti della Presentazione La soluzione SIAP Il Sistema del Personale Siap Aree Applicative Architettura e Mappa Applicativa Il SIAP nel MEF: Dimensioni del Progetto Il Riuso del SIAP: il SIAP* Omogeneità Funzionale & Motivazioni “strutturali” Benefici per l’Amministrazione & Benefici Progettuali Il SIAP* come acceleratore di Progetto Un Esempio di Riuso: L’esperienza di Corte dei Conti 2/3

La soluzione SIAP Per rispondere alle priorità ed agli obiettivi specifici sulle tematiche delle Risorse Umane, alcune Amministrazioni Centrali hanno adottato una soluzione di gestione basata sul Sistema Informativo di Amministrazione del Personale (SIAP) Il SIAP si sostanzia nella realizzazione del sistema di gestione del personale attraverso l’utilizzo di una soluzione ERP (Enterprise Resource Planning) basata sul Modulo HR delle Oracle Applications

La soluzione SIAP Attraverso il SIAP è possibile: gestire tutti gli eventi che caratterizzano la vita del dipendente all’interno dell’Amministrazione (immatricolazione, gestione giornaliera, gestione giuridica ed economica, cessazione dal servizio) uniformare le informazioni relative al personale del Ministero, attraverso: Acquisizione e convergenza dei dati dai sistemi pre-esistenti Integrazione con altri sistemi informativi: Sistema Conoscitivo/Direzionale Service Personale Tesoro (SPT) standardizzare ed informatizzare i principali processi amministrativi; migliorare il livello di servizio, dell’efficienza e della trasparenza amministrativa; fornire supporto nell’attività decisionale della Dirigenza;

Il SIAP - Aree applicative PROCESSI TRASVERSALI Il SIAP - Aree applicative Il SIAP assicura la piena copertura delle aree funzionali di gestione del personale SERVIZI CORRELATI AMMINISTRAZIONE DEL DEL PERSONALE GESTIONE RISORSA UMANA GESTIONE GIURIDICA NUCLEO BASE PROCESSI HR GESTIONE ECONOMICA

Il SIAP - Aree applicative GESTIONE RISORSA UMANA AMMINISTRAZIONE DEL DEL PERSONALE Servizi correlati: NUCLEO BASE PROCESSI HR GESTIONE GIURIDICA GESTIONE ECONOMICA Part Time Posizioni di Stato Onorificenze Procedimenti Disciplinari Sussidi Anagrafe Incarichi Posizioni di Servizio Permessi Studio … Immatricolazione Assegnazione Cessazione Comandi Fuori Ruolo Mobilità Trasferimenti Dati Anagrafici Gestione partita stipendiale Assegno al nucleo familiare FUA e altre Indennità Ritenute conto terzi Ferie non godute Trattamento pensionistico e di quiescenza Formazione Dati curriculari Valutazione delle prestazioni Sviluppo professionale Gestione presenze / assenze Buoni pasto Straordinario Ferie Missioni Carte di credito

Il SIAP - Aree applicative SERVIZI CORRELATI PROCESSI TRASVERSALI Il SIAP - Aree applicative Servizi correlati: Gestione dati logistici Elenco del telefono Gestione personale esterno Dati per intranet di Amministrazione Sistema Direzionale Reporting direzionale Funzionalità self service Certificazioni Tessere di riconoscimento Stato matricolare Gestione provvedimenti Gestione organici Gestione concorsi Archiviazione ottica Gestione documentale

Il SIAP - Aree applicative Servizi correlati: Gestione giuridica: part-time – Posizioni di stato – Procedimenti disciplinari – Onorificenze – Sussidi – Anagrafe degli incarichi – Posizioni di servizio – Permessi studio – Permessi sindacali Processi trasversali: Servizi Correlati: Nucleo minimo per utilizzo SIAP Stato matricolare Gestione provvedimenti Gestione organici Gestione concorsi Archiviazione ottica Gestione documentale Immatricolazione Assegnazione Gestione dati logistici Elenco del telefono Gestione personale esterno Dati per intranet di Amministrazione Sistema Direzionale Reporting direzionale Funzionalità self service Certificazioni Tessere di riconoscimento Amministrazione del Personale: Gestione risorse umane: Cessazione Gestione organizzazione Gestione anagrafica Comandi Gestione presenze / assenze Buoni pasto Straordinario Ferie Missioni Carte di credito Formazione Dati curriculari Valutazione delle prestazioni Sviluppo professionale Mobilità Fuori ruolo Aggiornamento dati anagrafici Trasferimenti Gestione economica: Gestione partita stipendiale – Assegno al nucleo familiare – FUA e altre competenze accessorie – Indennità particolari – Ritenute conto terzi – Ferie non godute – Trattamento pensionistico e di quiescenza

Il SIAP: Architettura e Mappa Applicativa Intranet Controllo di gestione Data Mart SI.CO.GE SPT FUNZIONE PUBBLICA Area di stage SIAP Modulo Rilevazione Presenze ORACLE HRMS Modulo Oracle HR Mod. Self Service Modulo Learning Management Motore di Workflow Internet Browser (thin client) WEB SERVER Portale Intranet DB Oracle

Il SIAP nel MEF: Dimensioni del progetto Utenti del sistema 2.200 In Esercizio da: Dicembre 2002 Anagrafiche personale esterno 4.150 SIAP Sedi di servizio (Siti periferici) 270 Anagrafiche dipendenti 12.350 Sedi di servizio (Siti centrali) 54 Uffici collegati (Roma) 560 Uffici collegati (Periferia) 206

Il Riuso del SIAP: il SIAP* Dal 2004 il MEF ha messo a disposizione una versione standardizzata e parametrica del SIAP, denominata SIAP*, per tutte quelle Amministrazioni che intendono dotarsi di un sistema informativo coerente con il Modello Integrato SIAP* recepisce nativamente la normativa della P.A. ed è caratterizzato da un elevato livello di astrazione nella definizione dei processi, tale da consentire, attraverso la semplice valorizzazione di parametri, grande adattabilità ai diversi contesti organizzativi; Il SIAP* pertanto persegue due categorie di obiettivi: standardizzazione di trattamento del personale riduzione dei tempi e costi per ciascuna Amministrazione che lo adotti

Il Riuso del SIAP: il SIAP* Il SIAP*, basato su un package, presenta elevato grado di ingegnerizzazione e di qualità in termini di: Gestione sicurezza e profili autorizzativi Stabilità, anche in considerazione della maturità raggiunta nel contesto complesso del MEF Facilità di parametrazione e sviluppo Flessibilità, tramite strumenti integrati di workflow management Adeguamento tecnologico garantito Sulla base della forte sponsorizzazione del CNIPA, volta a favorire il riuso nella P.A., il SIAP* è stato già scelto da: Corte dei Conti: in esercizio da Luglio 2006 MIUR: in esercizio da Luglio 2006

Grado di Omogeneità nella P.A.C. Grado di riuso molto elevato Il Riuso del SIAP: Omogeneità funzionale Aree applicative Grado di Omogeneità nella P.A.C. Copertura SIAP Gestione Anagrafica Immatricolazione e Cessazione Gestione Dati Anagrafici Gestione Dati Assegnazione Gestione Amministrativa Gestione Presenze/Assenze Gestione Buoni Pasto Gestione Giuridica Gestione Provvedimenti Gestione Mobilità Gestione Posizioni di Stato Gestione Economica Gestione Straordinari Gestione Partita Stipendiale Gestione Missioni Gestione della Risorsa Umana Gestione Formazione Gestione Skill e Competenze Valutazione Prestazioni Grado di riuso molto elevato Grado di riuso elevato

Il Riuso del SIAP: Motivazioni “strutturali” La possibilità del riuso del SIAP in altri contesti della Pubblica Amministrazione è supportata da diverse motivazioni: Sistema consolidato, in esercizio dal 2002 in un contesto ampio e complesso come quello del MEF Sistema realizzato tramite operazioni di parametrizzazione e personalizzazione di prodotti di mercato, finalizzate all’adattamento alla normativa della P.A. Utilizzo di un package, che garantisce vantaggi rispetto all’adozione di soluzioni custom: Gestione della sicurezza e dei profili autorizzativi integrata ed adattabile per singola entità/ministero Nativamente più flessibile nella gestione dei dati e dei processi Stabile in quanto già in uso in contesti differenti Adeguamento tecnologico e funzionale garantito dal fornitore del software Dotato di strumenti estremamente semplici di sviluppo (molte personalizzazioni possono essere effettuate valorizzando parametri senza sviluppare codice)  e di gestione degli ambienti di sviluppo

Il Riuso del SIAP – Benefici per l’Amministrazione Omogeneizzazione del trattamento delle regole ed eliminazione delle prassi consolidate e diversificate Miglioramento e snellimento dei processi amministrativi Revisione e ottimizzazione dei flussi operativi e maggiore integrazione tra gli Uffici Progressiva eliminazione dei flussi cartacei Decentramento dell’acquisizione delle informazioni Condivisione delle informazioni (nel rispetto delle competenze) Miglioramento della qualità dei dati e della tempestività di aggiornamento Efficientamento delle attività (riduzione dei tempi di percorrenza) Supporto nell’attività decisionale Coinvolgimento diretto del dipendente attraverso l’utilizzo delle funzionalità Self-Service

Il SIAP* come acceleratore di Progetto Attraverso una cessione dal MEF ad una generica Amministrazione, il SIAP può essere usato come acceleratore di progetto, base di partenza nella implementazione di progetti simili sulle singole Amministrazioni Approccio Tradizionale Analisi dei Gap Implementazione SIAP Acceleratore Prototipo Analisi e Sviluppo Vantaggi (a livello di singola Amministrazione) Riduzione dei tempi di implementazione (30-40%) Riduzione dei costi di progetto (30-40%) Riduzione dei rischi progettuali

Il Riuso del SIAP – Benefici Progettuali Riduzione di tempi e costi (risparmio del 30/40% rispetto ad implementazioni ex-novo) Riduzione dei rischi progettuali Informatizzazione dei principali processi amministrativi attraverso una soluzione tecnologicamente avanzata Utilizzo di una soluzione integrata con un sistema di rilevazione delle presenze Banca dati centralizzata delle informazioni relative al personale dell’Amministrazione Integrazione con altri sistemi informativi utilizzati dagli Uffici del personale (Sistemi Direzionali, SPT, SI.CO.GE.) Flessibilità del sistema: facilità di adeguamento a modifiche dell’organigramma o a variazioni organizzative

Il Riuso del SIAP - l’esperienza di Corte dei conti Prima esperienza di riuso presso una Pubblica Amministrazione L’operazione è stata avviata grazie ad una forte sponsorizzazione dei vertici dell’Amministrazione che ha consentito di minimizzare le resistenze culturali e/o “strumentali” al cambiamento 700 utenti utilizzatori – 3.300 anagrafiche (Amministrativi, Dirigenti e Magistrati) – 145 Uffici (centrali e regionali) collegati In esercizio dal 20 Luglio 2006.

Il Riuso del SIAP - l’esperienza di Corte dei conti Soluzione modulare 40 Processi di interesse della Corte rispetto ai 43 presenti nel SIAP* + 2 sviluppati ex-novo Uniche operazioni effettuate sul sistema: parametrizzazione (configurazione del SIAP* in base all’organizzazione dell’Amministrazione) personalizzazione (adattamento di alcune funzionalità a specificità della Corte: ad es. Gestione dei Magistrati) Soluzione economica Costo dell’implementazione per Corte dei conti è risultato il 50% dello sviluppo del SIAP MEF Soluzione rapida Tempi di sviluppo globale del progetto: 16 mesi. Prima metà dei processi disponibili in 10 mesi. La riduzione dei tempi è dovuta soprattutto alla metodologia di analisi, ossia alle sedute interattive con l’utente (Conference Room Pilot) Soluzione stabile Sistema stabile da subito: nessun malfunzionamento “‘applicativo”: team di assistenza totalmente dedicato a problematiche di tipo amministrativo/operativo

Il riuso del SIAP per il Ministero della Giustizia I Passi effettuati RIUSO SIAP* MACRO ANALISI GAP STUDIO DI FATTIBILITA RIUSO SIAP* PER IL MG OFFERTA TECNICA/ECONOMICA FORNITORE

Contenuti della Presentazione Il Riuso del SIAP per il Ministero della Giustizia I Passi effettuati La Road-Map delle attività effettuate I Risultati dell’Analisi condotta I Prossimi Passi La Road-Map delle prossime attività Acquisizione parere CNIPA e Definizione Contrattuale Inizio Attività Progettuali Rilasci pianificati 3/3

Il riuso del SIAP per il Ministero della Giustizia I Passi effettuati Sulla base delle considerazioni precedentemente esposte, il DGSIA del Ministero della Giustizia ha deciso di intraprendere una serie di iniziative per definire un progetto di riuso del SIAP presso il Ministero. I passi ad oggi effettuati sono stati: Richiesto ed Ottenuto dal MEF il Riuso del SIAP Definito un tavolo di lavoro con CNIPA, CONSIP, MEF per la gestione del Progetto di Riuso del SIAP per il Ministero della Giustizia Realizzato uno Studio di Fattibilità atto a valutare tempi e costi dell’iniziativa Effettuata una macro analisi dei gap sui processi del personale coinvolgendo i principali referenti degli uffici del Personale Effettuata una richiesta di offerta tecnica ed economica al fornitore Ricevuta l’offerta da parte del fornitore, attualmente al vaglio del CNIPA

I Passi Effettuati: la Road Map 2008 Gennaio Febbraio Marzo Aprile Maggio Giugno Luglio Agosto Settembre Autorizzazione al Riuso da MEF Macro Analisi dei Gap e Questionari ai Referenti Definizione Studio di Fattibilità e Capitolato Definizione Offerta Tecnica ed Economica Richiesta Parere al CNIPA Attività del Fornitore Attività dell’Amministrazione

Il riuso del SIAP per il Ministero della Giustizia L’esito dell’Analisi Condotta L’analisi condotta ha coinvolto i servizi del personale dei dipartimenti DAG/DOG/DGM. Lo scopo della rilevazione è stata la determinazione dei gap, tra quanto offerto in termini di processo da SIAP*, e la realtà del Ministero della Giustizia. L’indagine ha portato ai seguenti risultati in termini di copertura riscontrata sui 41 processi analizzati (Il grado medio di copertura è del 93%)

Il riuso del SIAP per il Ministero della Giustizia L’esito dell’Analisi Condotta I processi con copertura totale (25 su 41) sono:

(*) si riferisce ai Concorsi per Magistrati Il riuso del SIAP per il Ministero della Giustizia - L’esito dell’Analisi Condotta I processi con copertura fino al 33% e dal 66% e il 98% sono: (*) si riferisce ai Concorsi per Magistrati

Il riuso del SIAP per il Ministero della Giustizia I prossimi passi Formalizzazione del Contratto con il Fornitore Inizio Attività Progettuali Sessioni Prototipali (CRP) per Analisi di dettaglio dei Gap dei Processi SIAP Rilascio Processi SIAP (Tre Lotti Distinti)

I prossimi Passi: La Road Map delle Milestones del Progetto 2008 T0+6 Mesi: Rilascio Primo Lotto di Processi T0+12 Mesi: Rilascio Secondo Lotto di Processi T0+18 Mesi: Rilascio Terzo Lotto di Processi 2009 2010 T0: Inizio Attività Contrattuali

I prossimi Passi: La Road Map delle Milestones del Progetto 2008 T0+6 Mesi: Rilascio Primo Lotto di Processi T0+12 Mesi: Rilascio Secondo Lotto di Processi T0+18 Mesi: Rilascio Terzo Lotto di Processi 2009 2010 T0: Inizio Attività Contrattuali

I prossimi Passi: La Road Map delle Milestones del Progetto 2008 T0+6 Mesi: Rilascio Primo Lotto di Processi T0+12 Mesi: Rilascio Secondo Lotto di Processi T0+18 Mesi: Rilascio Terzo Lotto di Processi 2009 2010 T0: Inizio Attività Contrattuali

I prossimi Passi: La Road Map delle Milestones del Progetto 2008 T0+6 Mesi: Rilascio Primo Lotto di Processi T0+12 Mesi: Rilascio Secondo Lotto di Processi T0+18 Mesi: Rilascio Terzo Lotto di Processi 2009 2010 T0: Inizio Attività Contrattuali

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